Usługa przenoszenia domeny Google Workspace nie obsługuje scalania ani usuwania duplikatów kont użytkowników. Ten problem może wystąpić podczas łączenia się z inną firmą, w której użytkownicy otrzymują drugie konto w środowisku Google Workspace nowej firmy.
Jeśli pożądany stan końcowy to uzgodnienie tożsamości, aby każdy użytkownik miał tylko 1 konto Google Workspace, po zakończeniu procesu przenoszenia musisz wykonać dodatkowe czynności.
Ten przewodnik dotyczący konsolidacji jest przeznaczony dla klientów z użytkownikami, którzy mają 2 konta Google Workspace – jedno w środowisku źródłowym, a drugie w środowisku docelowym – i chcą je połączyć w środowisku docelowym po użyciu usługi Domain Transfer.
Przygotowanie
Ważne jest, aby określić, które konto zawiera podstawowe dane użytkownika (takie jak poczta e-mail, wydarzenia w kalendarzu, Dysk Google czy dostęp do aplikacji innych firm). Jest to konto, którego użytkownik ma używać po konsolidacji.
W tym scenariuszu założono, że w ciągu ostatnich 3 miesięcy użytkownik korzystał głównie z 1 konta. Jeśli użytkownik używał obu kont na różne sposoby i na obu z nich ma nowe dane, ta metoda może być nieodpowiednia lub tylko częściowo skuteczna.
Mapowanie źródłowych i docelowych kont użytkowników
Utwórz mapę między źródłowym a docelowym kontem użytkownika, na przykład:
- użytkownikA@example.com > a.użytkownik@solarmora.com
- użytkownikB@example.com > użytkownikB@solarmora.com
Znajdowanie głównego konta użytkownika
Określ, które konto jest kontem „głównym” użytkownika. Oto kilka możliwych metod:
- Zrozumienie procesu łączenia się firm. Często zduplikowane konta służyły do określonych celów i były używane tylko sporadycznie.
- Zwrócenie się z pytaniem do użytkownika.
- Użycie raportów dotyczących kont Google Workspace w celu uzyskania informacji na temat użycia różnych aplikacji. Może to obejmować takie informacje jak:
- stan kont użytkowników,
- Miejsce w Gmailu
- Miejsce na Dysku
- Łączna ilość miejsca
- Łączna liczba e-maili
- edytowane pliki,
- Wyświetlone pliki
- ostatnia aktywność na Dysku.
- Aby uzyskać szczegółową analizę korzystania z poczty e-mail w ciągu ostatnich 30 dni, skorzystaj z przeszukiwania dzienników poczty e-mail w Google Workspace:
- Wiadomości wysłane w okresie od godziny do 7 dni temu lub w wybranym zakresie dat (maksymalnie 30 dni temu).
Uwaga: wyniki wyszukiwania wiadomości starszych niż 30 dni zawierają tylko stan wiadomości po dostarczeniu. - Informacje o czynnościach wykonanych po dostarczeniu nie mają ograniczeń czasowych i są zawsze przechowywane.
- Wiadomości wysłane przez dowolnych użytkowników Google Workspace w Twoich domenach i do nich dostarczone.
- Wiadomości wysłane do grupy w Grupach dyskusyjnych Google lub innej listy adresowej, która zawiera adresy użytkowników Google Workspace w Twojej organizacji.
- Wiadomości wysłane w okresie od godziny do 7 dni temu lub w wybranym zakresie dat (maksymalnie 30 dni temu).
- W przypadku organizacji korzystających z wersji Enterprise użyj Centrum bezpieczeństwa, aby wyświetlić informacje o dostarczeniu wiadomości.
Opcje migracji dla administratorów
Nie ma narzędzia, które umożliwia scalenie 2 kont Google obejmujących wszystkie możliwe usługi Google. Istnieją jednak pewne możliwości konsolidacji i migracji głównych usług Google, takich jak Gmail, Dysk, Kalendarz i Kontakty Google.
Możesz skorzystać z poniższych kroków, ale warto pamiętać też o kilku kwestiach:
- Przetestuj wszystkie znane scenariusze dotyczące użytkowników.
- Przekaż użytkownikom jasny plan zarządzania zmianą, zwłaszcza jeśli zmieni się sposób logowania lub konieczne będzie wysyłanie poczty z adresu, który został podany jako alias.
Uwaga: w przypadku niewielkiej liczby użytkowników i danych najlepszym rozwiązaniem może być zapewnienie opcji samoobsługi.
Krok 1. (Opcjonalnie) Zmień nazwę konta docelowego
Jeśli konto w środowisku źródłowym zostanie określone jako „główne”, zmiana nazwy kont docelowych minimalizuje potrzebę migracji danych.
Załóżmy na przykład, że konta użytkownik1@example.com i użytkownik1@solarmora.com należą do tego samego użytkownika, a konto użytkownik1@example.com jest kontem „głównym” zawierającym większość danych. Po zakończeniu procesu przenoszenia domeny:
- Zmień nazwę użytkownik1@solarmora.com na użytkownik1-STARE@solarmora.com.
- Usuń konto użytkownik1@solarmora.com z listy aliasów konta użytkownik1-STARE@solarmora.com.
- Zmień nazwę użytkownik1@example.com na użytkownik1@solarmora.com.
Uwaga: użytkownik1 loguje się teraz na konto użytkownik1@solarmora.com, ale zachowuje alias użytkownik1@example.com do wysyłania i odbierania poczty e-maili z tego adresu.
Watchpoints
- Przeczytaj artykuł Skutki zmiany adresu e-mail użytkownika.
- Użytkownicy muszą skonfigurować Gmaila pod kątem wysyłania e-maili ze swoich aliasów, gdy odpowiadają na wiadomości odebrane przed zakończeniem przenoszenia domeny lub jeśli alias jest ich głównym kontem zewnętrznym.
- W przypadku korzystania z SSO zewnętrznego dostawcy tożsamości po zmianie nazwy konta użytkownik nie może logować się przy użyciu starego adresu e-mail – dostawca tożsamości musi wysłać nowy, pełny i jednoznaczny adres e-mail. Jeśli użytkownicy mają połączone aplikacje (SAML lub OIDC), może być też konieczna zmiana nazwy konta, którego w nich używają.
Krok 2. Przenoszenie danych między kontami Google Workspace
Każda usługa w Google Workspace używa innej metody eksportowania i importowania danych między 2 kontami Google Workspace.
Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w tym artykule w Centrum pomocy.
| Gmail |
|---|
|
| Dysk |
|
| Kalendarz |
|
| Kontakty Google |
|
| Witryny Google |
| Właściciel witryny może skopiować ją na swoje nowe konto i udostępnić innym użytkownikom. |
| Google Analytics |
| Użytkownicy mogą porządkować swoje usługi w Analytics, w tym przenosić je z jednego konta na inne. |
| YouTube |
| Jeśli kanał jest połączony z kontem marki, użytkownicy mogą zmieniać właścicieli i menedżerów kanału. |
Krok 3. Usuń zduplikowane konto
Po skonsolidowaniu danych użytkownika na jednym koncie usuń lub zarchiwizuj zduplikowane konto (zgodnie z zasadami przechowywania danych). Spowoduje to wyczyszczenie listy katalogów i sprawi, że użytkownicy będą mieć dostęp tylko do jednego konta Google Workspace.
Opcje migracji dla użytkowników
Zapoznaj się z rozwiązaniami dla administratorów, które dotyczą konsolidacji 2 kont Google Workspace w tym samym środowisku. Możesz też skorzystać z alternatywnego rozwiązania polegającego na zarządzaniu zmianą, które pomaga w uniknięciu skomplikowanego procesu technicznego.
Metody dla użytkowników mogą obejmować:
- Założenie: użytkownik ma nadal dostęp do obu kont przez określony czas (na przykład przez miesiąc).
- Poczta: użytkownicy mogą przekazywać e-maile ze „starego” konta na „nowe”.
- Kalendarz: własność wydarzenia można przenieść na „nowe” konto.
- Dysk: własność pliku można przenieść na „nowe” konto.
Rekomendacje
- Przekaż w przejrzysty sposób informacje dotyczące okresu, w jakim użytkownik musi samodzielnie przeprowadzić konsolidację.
- Gdy okres ten dobiegnie końca, administratorzy powinni zawiesić „stare” konta na określony czas (na przykład 3 miesiące) na wypadek, gdyby użytkownik wskazał nieprzeniesione treści.
Uwaga: w przypadku usług spoza zestawu podstawowego opcja przenoszenia własności może być niedostępna. Wymagane może być wtedy pobranie przez użytkownika danych i udostępnienie ich „nowemu” kontu przy użyciu opcji importowania.
Opcje eksportu
Administratorzy i użytkownicy mogą też wyeksportować swoje dane Google.
Organizacje
Superadministratorzy mogą eksportować dane użytkowników organizacji do archiwum Google Cloud.
Użytkownicy
Użytkownicy mogą pobrać dane Google przy użyciu Google Takeout.
Uwaga: zalecamy administratorom włączenie Google Takeout tylko na kontach źródłowych i tylko na czas potrzebny do skonsolidowania danych.
Zasoby
- Scalanie kont
- Tabela narzędzi do migracji Google Workspace
- Opcje zachowywania danych byłych pracowników
- Interfejsy Directory API
- GAM (narzędzie wiersza poleceń)