Google Workspace-domänöverföring har inte stöd för sammanslagning av användarkonton eller kontodeduplicering. Detta scenario kan inträffa under en fusion och förvärv (M&A) där det förvärvade företagets användare får ett andra konto i det upphandlande företagets Google Workspace-miljö.
Om det önskade slutläget är en avstämning av identiteter så att varje användare bara har ett Google Workspace-konto, måste ytterligare steg vidtas efter att överföringsprocessen är klar.
Den här konsolideringsguiden är för kunder med användare som har två Google Workspace-konton, ett i källmiljön och ett i målmiljön, och som vill konsolidera dessa konton i målmiljön efter att ha använt domänöverföring.
Förberedelse
Det är viktigt att avgöra vilket konto som innehåller användarens primära data (som e-post, kalenderhändelser, Google Drive och åtkomst till tredjepartsapplikationer). Det här är det konto vi vill att användaren ska använda efter att en konsolidering har slutförts.
Det här scenariot förutsätter att användaren huvudsakligen använde ett enda konto för att bedriva verksamhet under de senaste 3 månaderna. Om en användare har använt båda kontona på olika sätt och har färsk data i båda, kanske den här metoden inte gäller eller bara delvis.
Mappa käll- och målanvändarkontona
Skapa en karta mellan käll- och målanvändarkontona, till exempel:
- användareA@example.com > a.användare@solarmora.com
- användareB@example.com > användareB@solarmora.com
Leta reda på det primära användarkontot
Avgör vilket konto som är det "primära" kontot för en användare. Några metoder för att avgöra detta inkluderar:
- Förståelse för fusioner och förvärv. Många gånger skapades dubbletter av konton för ett specifikt ändamål och användes endast sporadiskt.
- Frågar användaren.
- Använda användarrapporten för Google Workspace-konton för att få en översikt över användningen av olika appar, inklusive:
- Status för användarkonton
- Gmail-lagring
- Drive-lagring
- Total lagring
- Totalt antal e-postmeddelanden
- Redigerade filer
- Filer som visats
- Kör - senaste aktiva tid
- Använd e-postloggsökningen i Google Workspace för en detaljerad analys av e-postanvändningen (under de senaste 30 dagarna):
- Meddelanden skickade från 1 timme sedan till de senaste 7 dagarna, eller för ett datumintervall du anger under de senaste 30 dagarna.
Obs ! Sökresultat för meddelanden som är äldre än 30 dagar visar endast information om meddelanden efter leverans. - Information om meddelanden efter leverans har inga tidsbegränsningar och sparas alltid.
- Meddelanden till eller från valfri Google Workspace-användare i dina domäner.
- Meddelanden som skickas till en grupp i Google Grupper och andra e-postlistor som innehåller dina Google Workspace-användare.
- Meddelanden skickade från 1 timme sedan till de senaste 7 dagarna, eller för ett datumintervall du anger under de senaste 30 dagarna.
- För organisationer med en Enterprise-utgåva, använd säkerhetscentret för att visa meddelandeleveranser .
Migreringsalternativ för administratörer
Det finns inget verktyg som erbjuder ett heltäckande sätt att slå samman två Google-konton som täcker alla möjliga Google-tjänster. Det finns dock flera konsoliderings- och migreringsalternativ för de viktigaste Google-tjänsterna, till exempel Gmail, Drive, Google Kalender och Google Kontakter.
Utöver stegen som beskrivs nedan finns här några rekommendationer att tänka på:
- Testa alla kända användarscenarier.
- Kommunicera en tydlig plan för ändringshantering till användarna, särskilt om det sker en förändring i hur de loggar in eller om de behöver skicka e-post från en adress som nu anges som ett alias.
Obs : För en liten volym användare och data kan det vara det bästa alternativet att erbjuda användarna självbetjäningsalternativ .
Steg 1. (Valfritt) Byt namn på destinationskontot
Om källmiljökontot fastställs vara det "primära" kontot, minimerar namnbyte på destinationskontona behovet av datamigrering.
Låt oss till exempel anta att användare1@example.com och användare1@solarmora.com tillhör samma användare, och att användare1@example.com är det "primära" kontot med det mesta av informationen. När domänöverföringsprocessen är klar:
- Byt namn på användare1@solarmora.com > användare1-OLD@solarmora.com
- Ta bort användare1@solarmora.com som alias på användare1-OLD@solarmora.com
- Byt namn på användare1@example.com > användare1@solarmora.com
Obs : användare1 loggar nu in med användare1@solarmora.com, men behåller fortfarande användare1@example.com som ett kontoalias för att både skicka och ta emot e-post från den här adressen.
Övervakningspunkter
- Läs artikeln Effekten av att ändra en användares e-postadress .
- Användare måste konfigurera Gmail för att skicka e-post från sitt alias när de svarar på meddelanden som tas emot innan domänöverföringen är klar eller om aliaset är deras primära externa konto.
- Om du använder SSO med en extern tredjepartsidentitetsleverantör (IdP) kan användaren inte logga in med sin gamla e-postadress när kontot har bytt namn – IdP:n måste skicka den nya fullständiga e-postadressen. Om de har anslutna appar (antingen SAML eller OIDC) kan de också behöva byta namn samtidigt.
Steg 2. Överför data mellan Google Workspace-konton
Varje tjänst i Google Workspace har en annan metod för att exportera och importera data mellan två Google Workspace-konton.
För en mer utförlig översikt, se den här hjälpcenterartikeln .
| Gmail |
|---|
|
| Köra |
|
| Kalender |
|
| Google Kontakter |
|
| Google Webbplatser |
| En webbplatsägare kan kopiera sin webbplats till sitt nya konto och dela den med andra användare. |
| Google Analytics |
| Användare kan omorganisera sina egendomar i Analytics, inklusive att flytta dem från ett konto till ett annat. |
| YouTube |
| Om en kanal är kopplad till ett varumärkeskonto kan användare byta kanalägare och administratörer. |
Steg 3. Ta bort duplicerat konto
När användarens data har samlats till ett enda konto, radera eller arkivera (enligt policyer för datalagring) dubblettkontot. Detta rensar upp kataloglistan och säkerställer att användarna bara har åtkomst till ett enda Google Workspace-konto.
Migreringsalternativ för användare
Efter att ha granskat den administratörsdrivna metoden för att konsolidera två Google Workspace-konton som finns i samma miljö, finns det en alternativ metod genom ändringshanteringsaktiviteter som kan eliminera tekniska komplexiteter.
Ett användardrivet tillvägagångssätt kan bestå av följande:
- Antagande: Användaren fortsätter att ha åtkomst till båda kontona under en definierad period (t.ex. 1 månad).
- E-post: Användare kan vidarebefordra e-postmeddelanden från det "gamla" kontot till det "nya" kontot.
- Kalender: Äganderätten till händelsen kan överföras till det "nya" kontot.
- Drive: Äganderätten till filen kan överföras till det "nya" kontot.
Rekommendationer
- Tydlig kommunikation angående den tidslinje användaren har för självkonsolidering.
- När tidsperioden är slut bör administratörer stänga av "gamla" konton under en viss period (t.ex. 3 månader) ifall användaren identifierar innehåll som inte har överförts.
Obs ! Icke-kärntjänster kanske inte har ett alternativ för ägaröverföring. Detta kan kräva att användaren laddar ner data som ska göras tillgängliga för det "nya" kontot via importalternativ.
Exportalternativ
Administratörer och användare kan också välja att exportera sina Google-data.
Organisationer
Superadministratörer kan exportera sin organisations användardata till ett Google Cloud-arkiv.
Användare
Enskilda användare kan ladda ner Google-data med hjälp av Google Takeout.
Obs! Google rekommenderar att administratörer aktiverar Google Takeout endast för källkontona och endast under den tid som behövs för att konsolidera informationen.