Google Workspace Domain Transfer har inte stöd för sammanslagning av användarkonton eller kontodeduplicering. Det här scenariot kan uppstå under en företagsfusion eller ett förvärv (s.k. M&A) där det förvärvade företagets användare får ett andra konto i det uppköpande företagets Google Workspace-miljö.
Om målet är en sammanslagning av identiteterna, så att varje användare bara har ett Google Workspace-konto, måste ytterligare åtgärder vidtas när överföringsprocessen har slutförts.
Den här guiden är för kunder med användare som har två Google Workspace-konton, ett i källmiljön och ett i målmiljön, och som vill slå samman kontona i målmiljön när de använt Domain Transfer.
Förberedelse
Det är viktigt att avgöra vilket konto som innehåller användarens primära data (t.ex. e-post, kalenderhändelser, Google Drive och åtkomst till appar från tredje part). Det här är kontot som vi vill att användaren ska använda när han eller hon är färdig med sammanslagningen.
I det här fallet förutsätter vi att användaren huvudsakligen använde ett enda konto för att bedriva sin verksamhet under de senaste tre månaderna. Om en användare har använt båda kontona på olika sätt och har aktuell data i båda kanske den här metoden inte kan tillämpas eller endast tillämpas delvis.
Mappa käll- och målanvändarkontona
Skapa en översikt över käll- och målanvändarkontona, t.ex. enligt följande:
- användareA@exempel.com > a.användare@solarmora.com
- användareB@exempel.com > användareB@solarmora.com
Hitta det primära användarkontot
Ta reda på vilket konto som är en användares primära konto. Här följer exempel på metoder:
- Förstå typen av M&A. Ofta har dubblettkonton tillhandahållits i ett specifikt syfte och endast använts sporadiskt.
- Fråga användaren.
- Använd Google Workspace-kontots användarrapport för att få en översikt över användningen av olika appar, inklusive:
- Status för användarkonton
- Lagringsutrymme på Gmail
- Lagringsutrymme på Drive
- Totalt lagringsutrymme
- Totalt antal e-postmeddelanden
- Redigerade filer
- Filer som har visats
- Drive – senaste aktiva tid
- Använd e-postloggsökning i Google Workspace för detaljerad analys av e-postanvändningen (under de senaste 30 dagarna):
- Meddelanden som skickades för mellan en timme sedan och upp till 7 dagar sedan, eller under ett datumintervall som du anger, upp till 30 dagar bakåt i tiden.
Obs! Sökresultat för meddelanden som är äldre än 30 dagar visar endast detaljer om meddelandena efter leverans. - Information om meddelanden efter leverans har inga tidsbegränsningar och finns alltid kvar.
- Meddelanden till eller från en Google Workspace-användare på domänerna.
- Meddelanden som skickas till en grupp i Google Grupper och andra e-postlistor som innehåller dina Google Workspace-användare.
- Meddelanden som skickades för mellan en timme sedan och upp till 7 dagar sedan, eller under ett datumintervall som du anger, upp till 30 dagar bakåt i tiden.
- För organisationer med en Enterprise-utgåva använder du säkerhetscentret för att visa Meddelandeleveranser.
Migreringsalternativ för administratörer
Det finns inget verktyg som erbjuder ett sätt att slå samman två Google-konton för alla möjliga Google-tjänster. Däremot finns det flera alternativ för sammanslagning och migrering för de viktigaste tjänsterna från Google, t.ex. Gmail, Drive, Google Kalender och Google Kontakter.
Förutom de steg som beskrivs nedan vill vi ge dig några rekommendationer som är bra att tänka på:
- Testa alla kända användarscenarier.
- Förse användarna med en tydlig plan för ändringshantering, framför allt om de ska logga in på ett nytt sätt eller om de behöver skicka e-post från en adress som nu är angiven som ett alias.
Obs! Om du har ett litet antal användare och lite data kan det vara enklast att förse användarna med alternativ för självbetjäning.
Steg 1. (Valfritt) Byt namn på målkontot
Om källmiljökontot är det primära kontot kan du byta namn på målkontona för att minimera behovet av datamigrering.
Låt säga att användare1@exempel.com och användare1@solarmora.com tillhör samma användare, och att användare1@exempel.com är det primära kontot med den största mängden data. När Domain Transfer-processen är klar:
- Byt namn på användare1@solarmora.com > användare1-GAMMAL@solarmora.com
- Ta bort användare1@solarmora.com som alias på användare1-GAMMAL@solarmora.com
- Byt namn på användare1@exempel.com > användare1@solarmora.com
Obs! användare1 ska nu logga in med användare1@solarmora.com men behåller användare1@exempel.com som ett kontoalias för att både skicka och ta emot e-post från den här adressen.
Watchpoints
- Läs artikeln Hur appar påverkas när en användares e-postadress ändras.
- Användarna måste konfigurera Gmail för att skicka e-post från sitt alias när de svarar på meddelanden som tagits emot innan domänöverföringen slutfördes, eller om aliaset är deras primära externa konto.
- Om du använder SSO med en extern identitetsleverantör (IdP) kan användaren inte logga in med sin gamla e-postadress när kontot har bytt namn. Din IdP måste skicka den nya fullständiga e-postadressen. Om användarna har anslutna appar (antingen SAML eller OIDC) kan de också behöva byta namn samtidigt.
Steg 2. Överföra data mellan Google Workspace-konton
Alla tjänster i Google Workspace använder olika metoder för att exportera och importera data mellan två Google Workspace-konton.
Se den här hjälpcenterartikeln om du vill ha detaljerade anvisningar.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Kalender |
|
| Google Kontakter |
|
| Google Sites |
| En webbplatsägare kan kopiera webbplatsen till sitt nya konto och dela den med andra användare. |
| Google Analytics |
| Användarna kan omorganisera sina egendomar i Analytics, inklusive flytta dem från ett konto till ett annat. |
| YouTube |
| Om en kanal är länkad till ett varumärkeskonto kan användarna byta kanalägare och kanalansvariga. |
Steg 3. Radera dubblettkontot
När användarens data har slagits samman till ett enda konto raderar eller arkiverar du dubblettkontot, beroende på vilka datalagringspolicyer ni har. På så sätt rensas listan över kataloger upp, samtidigt som du ser till att användarna bara har åtkomst till ett enda Google Workspace-konto.
Migreringsalternativ för användare
När du har granskat den administratörsdrivna metoden för att slå samman två Google Workspace-konton som finns i samma miljö finns det en alternativ metod för ändringshantering som kan eliminera eventuella tekniska problem.
En användardriven metod kan bestå av följande:
- Antagande: Användaren har fortsatt åtkomst till båda kontona under en angiven period (t.ex. en månad).
- E-post: Användarna kan vidarebefordra e-post från det gamla kontot till det nya kontot.
- Kalender: Ägarskapet till händelser kan överföras till det nya kontot.
- Drive: Ägarskapet till filer kan överföras till det nya kontot.
Rekommendationer
- Ange tydligt hur lång tid användaren har på sig för att själv genomföra sammanslagningen.
- När tidsperioden är slut ska administratörer stänga av gamla konton under en viss tid (t.ex. tre månader), för den händelse att användaren upptäcker att det finns innehåll som inte har överförts.
Obs! Det kan hända att det inte går att överföra ägarskapet för tjänster som inte ingår i grundtjänsterna. I så fall måste användaren ladda ned data för att den ska bli tillgänglig i det nya kontot via importalternativen.
Exportalternativ
Administratörer och användare kan också välja att exportera sin Google-data.
Organisationer
Avancerade administratörer kan exportera organisationens användardata till ett Google Cloud-arkiv.
Användare
Enskilda användare kan ladda ned Google-data med hjälp av Google Takeout.
Obs! Google rekommenderar att administratörer endast aktiverar Google Takeout för källkontona och endast under den tid som krävs för att slå samman data.