Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Ngoài ra, các tiện ích bổ sung AI Expanded Access, AI Ultra Access, Google AI Pro for Education và Teaching and Learning cũng hỗ trợ tính năng này. So sánh phiên bản của bạn
Workspace Intelligence tìm nội dung trên các ứng dụng để cung cấp ngữ cảnh sâu hơn cho Gemini trong Workspace, nhờ đó Gemini có thể mang đến trải nghiệm AI tạo sinh hữu ích và phù hợp hơn.
Là quản trị viên, bạn có thể bật hoặc tắt những dịch vụ Workspace có thể được tìm kiếm chủ động để hỗ trợ các tính năng AI tạo sinh trong Workspace cho người dùng trong tổ chức của mình. Các dịch vụ được hỗ trợ bao gồm:
- Gmail
- Drive và Tài liệu (bao gồm Trang tính, Trang trình bày, PDF, Hình ảnh, Vids và nhiều loại tệp khác)
- Lịch
- Trò chuyện
Chế độ cài đặt mặc định cho mỗi nguồn là bật. Nếu bạn tắt hoặc bật một nguồn, thì thay đổi này có thể mất đến 48 giờ mới có hiệu lực.
Cách Workspace Intelligence sử dụng dữ liệu của bạn
Workspace Intelligence sử dụng dữ liệu của bạn trên Google Workspace để giúp các tính năng AI tạo sinh hiểu được thông tin riêng của tổ chức bạn. Ví dụ: Workspace Intelligence có thể sử dụng thông tin chi tiết trong email, tài liệu hoặc sự kiện trên lịch của bạn để đưa ra câu trả lời và đề xuất thông minh hơn.
Workspace Intelligence là nền tảng của nhiều tính năng Gemini trong Workspace, bao gồm:
- Gemini trong bảng điều khiển bên của Gmail, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Drive và Chat
- Giúp tôi viết trong Gmail và Tài liệu
- Ghi chú cho tôi trong Meet
Ví dụ: giả sử bạn cần gửi cho người quản lý thông tin cập nhật về "Dự án X". Bạn hỏi Gemini trong Tài liệu và Workspace Intelligence sẽ tham khảo tất cả dữ liệu liên quan. Dữ liệu này bao gồm ghi chú cuộc họp, tài liệu và nội dung thảo luận trong cuộc trò chuyện liên quan đến Dự án X. Gemini tạo báo cáo nháp trong vài giây, có trích dẫn đầy đủ.
Những thay đổi này phù hợp với các phương thức xử lý dữ liệu hiện tại và các cam kết của chúng tôi về quyền riêng tư. Các tính năng AI tuân thủ quyền truy cập nội dung ở cấp người dùng, đảm bảo rằng câu trả lời chỉ dựa trên nội dung mà người dùng có quyền xem. Dữ liệu của bạn không bao giờ được dùng để huấn luyện các mô hình AI tạo sinh hoặc cho mục đích quảng cáo.
Bật hoặc tắt Workspace Intelligence trong một dịch vụ của Google
Bạn có thể chọn những dịch vụ của Workspace có thể đóng góp cho Workspace Intelligence.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
AI tạo sinh
Gemini cho Workspace.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gemini.
Nhấp vào bảng điều khiển Workspace Intelligence.
-
(Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).
Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm
Nhấp vào biểu tượng
Chỉnh sửa bên cạnh dịch vụ mà bạn muốn bật hoặc tắt.Nhấp vào Bật hoặc Tắt, rồi nhấp vào Lưu.
Khi Workspace Intelligence đang tắt
Nếu bạn tắt Workspace Intelligence cho một nguồn dữ liệu, các tính năng AI tạo sinh sẽ không chủ động tìm kiếm nội dung trong nguồn đã tắt. Tuy nhiên, khi tham chiếu nội dung cụ thể trên Google Workspace (bao gồm cả tệp trên Drive, email và tin nhắn trên Chat), Gemini có thể dựa vào nội dung đó để đưa ra câu trả lời, ngay cả khi sản phẩm tương ứng bị vô hiệu hoá dưới dạng nguồn dữ liệu cho Workspace Intelligence. Ví dụ: Nếu bạn tắt Drive làm nguồn, người dùng vẫn có thể hỏi Gemini về các tệp cụ thể. Gemini sẽ tham khảo những tệp này nhưng sẽ không chủ động tìm kiếm các tệp khác.
Lưu ý: Việc tắt các nguồn dữ liệu sẽ hạn chế hiệu quả của Gemini. Trong một số trường hợp, người dùng có thể mất quyền sử dụng các tính năng AI cụ thể. Ví dụ:
- Nếu Gmail bị tắt dưới dạng nguồn, người dùng có thể mất quyền truy cập vào Thông tin tổng quan do AI tạo trong tính năng tìm kiếm của Gmail. Người dùng cũng có thể mất quyền truy cập vào Hộp thư đến AI.
- Nếu bạn tắt Lịch làm nguồn, Gemini có thể không đọc được lịch hoặc lên lịch sự kiện trong các dịch vụ khác của Workspace.
- Nếu bạn tắt Drive và Tài liệu làm nguồn, thì tính năng dự án trên Drive có thể không còn hoạt động nữa.
Những lưu ý quan trọng về Workspace Intelligence
- Có thể mất tới 48 giờ để các thay đổi có hiệu lực hoàn toàn.
- Chế độ cài đặt này kiểm soát việc sử dụng các nguồn này khi dùng Gemini trong Workspace. Quy tắc này không điều chỉnh việc sử dụng các nguồn này cho Gemini for Education, Ứng dụng Gemini, NotebookLM hoặc bất kỳ dịch vụ bổ sung nào. Những chế độ cài đặt này được kiểm soát bởi các chế độ cài đặt khác của người dùng hoặc quản trị viên.
- Một số lựa chọn ưu tiên về dữ liệu ở cấp người dùng cũng chi phối việc Workspace Intelligence có thể sử dụng một nguồn dữ liệu hay không. Ví dụ: nếu một nguồn được bật trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì người dùng cá nhân vẫn có thể tắt các tính năng thông minh của Workspace để tắt tất cả các tính năng của Gemini trong Workspace, bao gồm cả Workspace Intelligence.
- Quyền truy cập vào nguồn dữ liệu cũng được kiểm soát theo các quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) của tổ chức.
Chế độ cài đặt này quản lý những nguồn dữ liệu mà Workspace Intelligence có thể sử dụng. Google có thể thay đổi cách các tính năng AI cụ thể sử dụng các nguồn dữ liệu của Workspace Intelligence. Theo thời gian, một số nguồn dữ liệu có thể chuyển từ các điểm cải tiến không bắt buộc cho một tính năng nhất định sang các yêu cầu thiết yếu, giống như các yêu cầu thiết yếu có thể trở thành yêu cầu không bắt buộc.
Ngoài ra, Google có thể thay đổi các tính năng AI, dẫn đến trải nghiệm bị hạn chế hoặc kém hiệu quả khi Workspace Intelligence không có quyền truy cập vào các nguồn dữ liệu bắt buộc.
Khi bạn sử dụng một tính năng của Gemini, nội dung hiện đang hoạt động cũng có sẵn để cung cấp câu trả lời chính xác hơn. Ví dụ: Nếu bạn mở một tài liệu trong Google Tài liệu và hỏi Gemini một câu hỏi trong bảng điều khiển bên, thì Gemini sẽ có thể xem xét nội dung trong tài liệu đó và đưa ra câu trả lời phù hợp hơn, ngay cả khi Drive và Tài liệu bị tắt dưới dạng nguồn dữ liệu.
Hầu hết các phiên bản đều có khả năng kiểm soát quyền truy cập vào các tính năng Trí tuệ nhân tạo trong Workspace. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ:
- Các tính năng Workspace Intelligence không được hỗ trợ trong Education Fundamentals và Education Standard.
- Khách hàng sử dụng gói Workspace Essentials Starter và Workspace Individual không có quyền truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Họ không thể kiểm soát quyền truy cập vào nguồn dữ liệu.
Người dùng Google Workspace for Education dưới 18 tuổi không thể sử dụng Workspace Intelligence. Khi Workspace Intelligence được bật cho người dùng trên 18 tuổi, xin lưu ý rằng tính năng này có thể truy cập vào dữ liệu được chia sẻ với người dùng đó (chẳng hạn như tệp trên Google Drive và tin nhắn trên Chat), bất kể người dùng chia sẻ có quyền truy cập vào Workspace Intelligence hay không.
Tìm hiểu cách kiểm soát quyền truy cập vào các dịch vụ của Google theo độ tuổi.