Kiểm soát Workspace Intelligence cho các tính năng AI tạo sinh

Workspace Intelligence tìm nội dung trên các ứng dụng để cung cấp ngữ cảnh sâu hơn cho Gemini trong Workspace, nhờ đó Gemini có thể mang đến trải nghiệm AI tạo sinh hữu ích và phù hợp hơn.

Là quản trị viên, bạn có thể bật hoặc tắt những dịch vụ của Workspace mà người dùng trong tổ chức có thể chủ động tìm kiếm để sử dụng các tính năng AI tạo sinh trong Workspace. Các dịch vụ được hỗ trợ bao gồm:

  • Gmail
  • Drive (bao gồm Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, PDF, Hình ảnh, Vids và nhiều loại tệp khác)
  • Lịch
  • Trò chuyện

Chế độ cài đặt mặc định cho mỗi nguồn là bật. Nếu bạn tắt hoặc bật một nguồn, thì thay đổi này có thể mất đến 48 giờ mới có hiệu lực.

Cách Workspace Intelligence sử dụng dữ liệu của bạn

Workspace Intelligence sử dụng dữ liệu của bạn trên Google Workspace để giúp các tính năng AI tạo sinh hiểu được thông tin riêng của tổ chức bạn. Ví dụ: Workspace Intelligence có thể sử dụng thông tin chi tiết trong email, tài liệu hoặc sự kiện trên lịch của bạn để đưa ra câu trả lời và đề xuất thông minh hơn.

Workspace Intelligence là nền tảng của nhiều tính năng Gemini trong Workspace, bao gồm:

Ví dụ: giả sử bạn cần gửi cho người quản lý thông tin cập nhật về "Dự án X". Bạn hỏi Gemini trong Tài liệu và Workspace Intelligence sẽ tham khảo tất cả dữ liệu liên quan. Trong đó bao gồm ghi chú cuộc họp, tài liệu và các cuộc thảo luận qua tin nhắn liên quan đến Dự án X. Gemini tạo một bản báo cáo nháp trong vài giây, có đầy đủ thông tin trích dẫn.

Những thay đổi này phù hợp với các phương pháp xử lý dữ liệu hiện tại và các cam kết của chúng tôi về quyền riêng tư. Các tính năng AI tuân thủ quyền truy cập nội dung ở cấp người dùng, đảm bảo rằng câu trả lời chỉ dựa trên nội dung mà người dùng đã được cấp quyền xem. Dữ liệu của bạn không bao giờ được dùng để huấn luyện các mô hình AI tạo sinh hoặc cho mục đích quảng cáo.

Bật hoặc tắt Workspace Intelligence trong một dịch vụ của Google

Bạn có thể chọn những dịch vụ của Workspace có thể đóng góp cho Workspace Intelligence.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó AI tạo sinh sau đó Gemini cho Workspace.

    Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

  2. Nhấp vào bảng điều khiển Workspace Intelligence.

  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa bên cạnh dịch vụ mà bạn muốn bật hoặc tắt.

  5. Nhấp vào Bật hoặc Tắt, rồi nhấp vào Lưu.

Khi Workspace Intelligence đang tắt

Nếu bạn tắt tính năng Workspace Intelligence hoặc vô hiệu hoá một nguồn dữ liệu cụ thể, thì các tính năng AI tạo sinh sẽ không chủ động tìm kiếm nội dung từ nguồn đã vô hiệu hoá. Tuy nhiên, nếu người dùng thêm một nguồn cụ thể vào câu lệnh, thì nguồn đó sẽ được dùng để giúp Gemini trả lời. Ví dụ: Nếu bạn tắt Drive làm nguồn, người dùng có thể hỏi Gemini về các tệp cụ thể. Gemini sẽ tham khảo những tệp này nhưng sẽ không chủ động tìm kiếm các tệp khác.

Lưu ý: Việc tắt các nguồn dữ liệu sẽ hạn chế hiệu quả của Gemini. Trong một số trường hợp, người dùng có thể mất quyền truy cập vào một số tính năng AI cụ thể. Ví dụ:

  • Nếu Gmail bị tắt dưới dạng nguồn, thì người dùng có thể mất quyền truy cập vào Thông tin tổng quan do AI tạo trong tìm kiếm trong Gmail. Gmail sẽ quay lại trải nghiệm tìm kiếm cũ.
  • Nếu Lịch bị tắt dưới dạng nguồn, Gemini trong Workspace sẽ không thể đọc lịch hoặc lên lịch cho các sự kiện.
  • Nếu bạn tắt Drive làm nguồn, thì tính năng dự án trong Drive có thể không còn hoạt động nữa.

Những lưu ý quan trọng về Workspace Intelligence

  • Có thể mất tới 48 giờ để các thay đổi có hiệu lực hoàn toàn.
  • Chế độ cài đặt này kiểm soát việc sử dụng các nguồn này khi dùng Gemini trong Workspace. Quy tắc này không điều chỉnh việc sử dụng các nguồn này cho Gemini for Education, Ứng dụng Gemini, NotebookLM hoặc bất kỳ dịch vụ bổ sung nào. Những chế độ cài đặt này được kiểm soát bởi các chế độ cài đặt khác của người dùng hoặc quản trị viên.
  • Một số lựa chọn ưu tiên về dữ liệu ở cấp người dùng cũng chi phối việc chế độ cài đặt Workspace Intelligence có thể sử dụng một nguồn hay không. Ví dụ: nếu một nguồn được bật trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì người dùng cá nhân vẫn có thể tắt các tính năng thông minh và hoạt động cá nhân hoá, đồng thời ngăn Workspace Intelligence sử dụng mọi dữ liệu trên Workspace.
  • Quyền truy cập vào nguồn dữ liệu cũng được kiểm soát theo các quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) của tổ chức.

  • Chế độ cài đặt này quản lý các nguồn dữ liệu mà Workspace Intelligence có thể sử dụng. Google có thể thay đổi cách các tính năng AI cụ thể sử dụng nguồn dữ liệu của Workspace Intelligence. Theo thời gian, một số nguồn dữ liệu nhất định có thể chuyển từ các tính năng nâng cao không bắt buộc cho một tính năng nhất định sang các yêu cầu bắt buộc, giống như các yêu cầu bắt buộc có thể trở thành không bắt buộc.

    Ngoài ra, Google có thể thay đổi các tính năng AI, dẫn đến trải nghiệm bị hạn chế hoặc kém hiệu quả khi Workspace Intelligence không có quyền truy cập vào các nguồn dữ liệu bắt buộc.

  • Khi bạn sử dụng một tính năng của Gemini, nội dung hiện đang hoạt động cũng có thể được dùng để cung cấp câu trả lời chính xác hơn. Ví dụ: nếu bạn mở một tài liệu trong Google Tài liệu và hỏi Gemini một câu hỏi trong bảng điều khiển bên, thì Gemini sẽ có thể xem xét nội dung trong tài liệu đó và đưa ra câu trả lời phù hợp hơn, ngay cả khi Drive bị vô hiệu hoá làm nguồn dữ liệu.

  • Một số phiên bản không có khả năng kiểm soát quyền truy cập vào Workspace Intelligence:

    • Workspace Intelligence có quyền truy cập vào các nguồn dữ liệu đối với người dùng có:
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • Workspace Intelligence không được hỗ trợ ở:
      • Education Fundamentals
      • Education Standard