Генеративный ИИ в Google Workspace: Центр конфиденциальности

Gemini соблюдает существующие в вашей организации правила и методы обработки данных. Gemini получает доступ к данным клиентов для предоставления персонализированных ответов, например, для составления краткого обзора документа в Google Docs или анализа данных в Google Sheets.

Данные, хранящиеся клиентом при использовании сервисов Google Workspace, считаются данными клиента в соответствии с Дополнением к Соглашению об обработке облачных данных (CDPA) и, следовательно, регулируются условиями обработки данных, изложенными в CDPA. Google получает доступ к данным клиента и обрабатывает их только в соответствии с инструкциями клиента, изложенными в CDPA.

Более подробную информацию о том, как мы обрабатываем запросы пользователей, вы найдете в статье «Жизнь запроса: развенчание мифов о Gemini». Ниже представлена ​​схема рабочего процесса обработки запроса пользователя.

Gemini в Workspace обеспечивает непрерывную и безопасную работу на боковой панели во всех приложениях: Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail и Meet.

• В Gemini in Workspace история переписки отображается на боковой панели, что позволяет возобновлять предыдущие обсуждения и получать доступ к предыдущим вопросам в разных сессиях.
• История взаимодействия хранится в конкретном приложении, где оно произошло. Например, ваша история Gemini в Google Docs отделена от истории в Gmail.
• Ваши переписки видны только вам. Даже в общих файлах или папках другие участники не могут видеть ваши сообщения или ответы Gemini.
• Гибкая структура хранения данных: администраторы контролируют историю переписки в своей организации. Администраторы могут выбрать один из следующих вариантов:
• Разрешите пользователям удалять отдельные беседы (удаление вручную пользователями включено по умолчанию).
• Установите автоматические периоды хранения на основе неактивных бесед (например, 3 месяца, 18 месяцев или 3 года) или храните беседы неограниченно долго для всей организации.

Приложение Gemini позволяет администраторам управлять сохранением и автоматическим удалением переписок в Gemini. Когда история переписок в Gemini отключена, новые чаты сохраняются в учетных записях пользователей до 72 часов, чтобы Google мог предоставлять услугу и обрабатывать отзывы пользователей. Эта активность не отображается в разделе «Активность» приложения Gemini. Когда история переписок включена, новые чаты сохраняются в учетных записях пользователей до тех пор, пока не будут автоматически удалены в соответствии с настройками автоматического удаления. Администраторы могут выбрать автоматическое удаление переписок через 3, 18 или 36 месяцев. По умолчанию установлено 18 месяцев.

Когда клиенты Google Workspace из сферы бизнеса, образования и государственного сектора используют функции Gemini, они получают те же надежные стандарты защиты данных и безопасности, которые предоставляются со всеми сервисами Google Workspace:

• Ваши взаимодействия с Gemini остаются внутри вашей организации. Gemini не передает ваши данные за пределы вашей организации без вашего разрешения.
• Gemini обеспечивает тот же уровень безопасности корпоративного класса, что и остальная часть Google Workspace, автоматически применяя существующие в вашей организации средства контроля и методы обработки данных.
• Ваш контент не используется для других клиентов. Никакой ваш контент не используется для обучения моделей генеративного ИИ за пределами вашей области без вашего разрешения.

Подробнее можно узнать здесь:

• Как мы защищаем ваши данные Google Workspace в эпоху генеративного искусственного интеллекта
• Повышайте производительность и креативность с помощью Duet AI в Google Workspace, сохраняя при этом конфиденциальность данных вашей организации.

Узнайте больше о том, как Workspace Intelligence предоставляет контекстный ИИ безопасным, регулируемым и соответствующим нормативным требованиям способом.

Строгая модель контроля доступа к данным в Gemini не допускает утечки входных данных или содержимого сеанса за пределы пользовательской сети. Модель построена таким образом, что данные из сеанса предоставляются только конкретному пользователю. Таким образом, информация сохраняется конфиденциальной не только внутри организации, но и между пользователями внутри организации в соответствии со встроенным контролем доступа к общим файлам в Workspace. Шифрование на стороне клиента (CSE) может ограничивать доступ Gemini к конфиденциальным данным, поскольку ни одна система Google или сотрудник Google не имеют технических средств для доступа к содержимому CSE, поэтому его можно использовать для достижения той же цели.

Вводимые пользователем подсказки при взаимодействии с функциями Gemini не используются за пределами зоны доверия пользователя. Содержимое подсказок не используется для обучения моделей генеративного ИИ за пределами вашей области без вашего разрешения.

Содержимое, введенное в подсказки Gemini, остается внутри вашей организации. Кроме того, для поддерживаемых версий Workspace существующий контроль DLP будет по-прежнему применяться к сгенерированным Gemini выходным данным, которые вставляются в службы Workspace, охватываемые DLP (например, электронные письма, общие файлы Google Drive и документы). В конечном итоге, никакое содержимое не будет передано третьим лицам, если пользователь в вашей организации явно этого не сделает.

Gemini извлекает из рабочей области только тот контент, к которому у пользователя есть доступ, чтобы контекстуализировать подсказки и ответы. Если у пользователя нет доступа к документу или электронному письму, Gemini не будет извлекать этот контент. Ограничения доступа к контенту, такие как управление правами на информацию (запрет загрузки, копирования или печати) и шифрование на стороне клиента , также могут помочь ограничить доступ Gemini к конфиденциальным данным.

В Workspace можно использовать встроенные возможности классификации на основе ИИ или DLP для идентификации конфиденциальных данных, автоматического применения меток классификации и обеспечения соблюдения правил управления правами на информацию (IRM) на основе этих меток, чтобы ограничить доступ Gemini к конфиденциальным данным пользователей, на которых распространяется ограничение IRM. Например, если пользователю запрещено загружать, печатать или копировать файлы в соответствии с политикой IRM, Gemini не будет получать эти файлы или их содержимое от имени пользователя. Кроме того, сгенерированные выходные данные, вставляемые в электронные письма в Gmail или документы в Google Диск, автоматически проверяются на соответствие политикам DLP, установленным администраторами домена.

Нет. Запросы пользователей считаются данными клиента в соответствии с Дополнением к Соглашению об обработке облачных данных . Workspace не использует данные клиента для обучения моделей без предварительного разрешения или указания клиента. Это обязательство изложено в разделе «Ограничения на обучение» Специальных условий использования сервиса Google Workspace .

В Google мы очень серьезно относимся к нашим договорным обязательствам перед клиентами. Клиенты могут рассчитывать на то, что Google будет обрабатывать данные клиентов в соответствии с соглашением, включая наши обязательства (1) обрабатывать данные клиентов в соответствии с инструкциями клиента, указанными в соглашении, и (2) не использовать данные клиентов для обучения или тонкой настройки каких-либо моделей генеративного искусственного интеллекта Google, поддерживающих сервисы генеративного ИИ Google Workspace, без предварительного разрешения или указаний нашего клиента.

Но это не просто слова. Чтобы гарантировать постоянное соответствие этим высоким стандартам, независимые аудиторы проверяют нашу практику на соответствие международным стандартам и передовым методам работы. Компания Gemini получила одни из самых полных сертификатов и подтверждений безопасности, конфиденциальности и защиты данных от международно признанных регулирующих и контролирующих органов, таких как SOC 1/2/3, ISO 9001 , ISO/IEC 27001 , 27701 , 27017 , 27018 и 42001 — первый в мире международный стандарт для систем управления искусственным интеллектом (AIMS). Gemini имеет авторизацию FedRAMP High и может также помочь вам соответствовать требованиям HIPAA.

Базовые языковые модели Google обучаются преимущественно на общедоступных данных из интернета, которые могут быть проиндексированы поисковыми роботами. Мы предоставляем издателям контроль над тем, как используются их сайты, с помощью Google-Extended , который позволяет веб-издателям управлять тем, способствуют ли их сайты улучшению генеративных API Gemini Apps и Vertex AI.

Нет. Функция «Персональный интеллект» — это бета-версия, которая позволяет соответствующим личным учетным записям Google подключать приложение Gemini и поисковые сервисы к приложениям Google, таким как Workspace и Photos, для предоставления более персонализированных рекомендаций. Мы уведомим вас, если эта функция станет доступна для вашей организации.

Gemini использует набор моделей из обширного репозитория Google. С помощью этих моделей Gemini может помочь вам писать, визуализировать, организовывать и устанавливать связи более осмысленно. Подробнее об этом читайте в блоге Keyword Blog .

Как уже упоминалось выше, генеративный ИИ не меняет наших основополагающих мер защиты конфиденциальности, предоставляющих пользователям выбор и контроль над своими данными.

С этой целью мы запустили обновленные настройки интеллектуальных функций, которые регулируют степень персонализации, желаемую пользователем, в частности, то, как данные Workspace используются для персонализации других продуктов Google. Включение этих функций предоставляет пользователям более широкий функционал, позволяя им делать все, от использования Gemini в Workspace до предоставления приложению Gemini доступа к данным Workspace через расширение Workspace. Подробнее об этих пользовательских настройках можно узнать в разделе «Включение или отключение интеллектуальных функций Google Workspace» .

Администраторы также имеют доступ к этим настройкам в консоли администратора и могут устанавливать параметры по умолчанию для ваших пользователей. Подробнее об этих элементах управления администратора можно узнать в статье «Включение или отключение интеллектуальных функций Google Workspace» .

Да. Доступ к приложению Gemini как к основной службе включен по умолчанию. Администраторы управляют доступом к приложению Gemini и могут отключить эту службу. Узнайте, как включить или выключить приложение Gemini для пользователей .

Кроме того, для поддерживаемых версий Workspace администраторы могут включать или отключать функции Gemini и боковую панель в следующих службах Workspace:

• Гмайл
• Водить машину
• Документы
• Встретиться
• Чат

Узнайте, как управлять доступом к функциям Gemini в сервисах Workspace.

Оставлять отзывы непосредственно в приложении — полностью добровольно. Если пользователи решат оставить отзыв во время использования функций Gemini, они могут предоставить следующие данные:

• Пользовательская оценка рекомендаций для Близнецов (палец вверх / палец вниз)
• Проблема, выявленная пользователем, выбирается из набора предопределенных вариантов, таких как «оскорбительно/небезопасно» или «не соответствует действительности» (только в Gemini in Workspace).
• Любые дополнительные отзывы, которые пользователь может захотеть оставить, можно отправить через текстовое поле (только в Gemini в Workspace).
• Запрос пользователя и сгенерированный результат отображаются только в том случае, если пользователь явно установил флажок для обмена запросом и результатом (только в Gemini в Workspace).

Обратная связь используется для улучшения продуктов и услуг генеративного ИИ в соответствии с Уведомлением о конфиденциальности Google Cloud , но она не используется для обучения каких-либо моделей генеративного ИИ, поддерживающих сервисы генеративного ИИ Google Workspace. Обратная связь может быть использована следующими способами:

• Сводная аналитика: отслеживание общей удовлетворенности пользователей и выявление тенденций для определения приоритетов в будущих улучшениях.
• Исправление ошибок: для быстрого выявления и устранения проблем.
• Борьба с нарушениями правил: совершенствование функций безопасности Gemini, разработанных для предотвращения создания вредоносного или оскорбительного контента.

Данные обратной связи могут храниться до 18 месяцев.

Workspace Intelligence — это защищенный базовый механизм, обеспечивающий работу контекстно-ориентированных функций генеративного ИИ в Google Workspace. Он находит и извлекает контент из ваших активных приложений Workspace (Gmail, Drive, Calendar и Chat), предоставляя Gemini необходимый контекст для оказания высокорелевантной персонализированной помощи.

Когда Workspace Intelligence получает доступ к информации вашей организации для формирования ответов, она придерживается строгих корпоративных стандартов конфиденциальности:

• Запрет на обучение моделей: Ваш контент не проверяется людьми и не используется для обучения моделей Gemini за пределами вашего домена без вашего разрешения.
• Встроенная безопасность: ИИ использует ваши существующие разрешения Google Workspace. Если у вас нет разрешения на просмотр файла, ИИ не сможет его увидеть или использовать. Система извлекает, ранжирует и генерирует контекст только из файлов, электронных писем и данных, к которым у пользователя уже есть явный доступ.

Администраторы сохраняют полный контроль над Workspace Intelligence. Вы можете включить или отключить активный поиск Gemini по определенным службам Workspace (Gmail, Диск, Календарь или Чат).

• Когда источник отключен: Gemini больше не будет активно искать контекст в фоновом режиме для этого конкретного приложения (что может ограничить работу некоторых функций, таких как обзоры Gmail AI или планирование календаря).
• Активный контекст остается доступным: даже если такой источник, как Google Диск, отключен глобально, пользователи все равно могут безопасно запрашивать у Gemini информацию о конкретном файле, на который они явно ссылаются в своем запросе, или использовать Gemini для анализа документа, который у них в данный момент открыт.

Узнайте больше о том, как Workspace Intelligence предоставляет контекстный ИИ безопасным, регулируемым и соответствующим нормативным требованиям способом.

Мы хотим, чтобы наши клиенты были уверены в конфиденциальности и безопасности своих данных при использовании Gemini. В Gemini по умолчанию встроены надежные механизмы защиты. Мы также предоставляем ряд средств контроля доступа к данным и обеспечения безопасности, чтобы вы могли контролировать свои данные. Подробнее читайте в нашем документе, посвященном вопросам конфиденциальности, безопасности и соответствия нормативным требованиям .

Google Workspace предоставляет администраторам мощный набор журналов аудита для отслеживания активности пользователей и их взаимодействия с Gemini в приложении Gemini и приложениях Workspace (Chat, Classroom, Docs, Drive, Gmail, Keep, Meet, Sheets, Slides и Vids). Подробнее о журналах аудита Workspace можно узнать в разделе «Доступ к журналам аудита Gemini с помощью API отчетов, инструментов безопасности и аудита» .

Когда пользователи запрашивают у Gemini выполнение действия в Gemini in Workspace или приложении Gemini, Gemini проверяет наличие угроз перед выполнением действия. Если Gemini обнаруживает вредоносный контент или подозрительную активность, он уведомляет пользователя и исключает контент или блокирует действие. Узнайте больше о том, как мы защищаем пользователей генерированного ИИ от угроз и предотвращаем атаки с использованием внедрения запросов с помощью многоуровневой стратегии защиты .

Ознакомьтесь с нашим Дополнением к Соглашению об обработке облачных данных , Сводной информацией об услугах рабочего пространства , Условиями предоставления конкретных услуг и Политикой запрета использования генеративного ИИ .

Компания Google давно привержена соблюдению глобальных норм конфиденциальности , и сервисы генеративного искусственного интеллекта не являются исключением.

Компания Gemini получила сертификаты SOC 1/2/3, ISO 9001 , ISO/IEC 27001 , 27701 , 27017 , 27018 и 42001. Gemini имеет авторизацию FedRAMP High . Кроме того, Gemini обеспечивает соответствие требованиям COPPA и FERPA .

Благодаря этим сертификатам компания Gemini обладает одним из самых полных наборов сертификатов в области безопасности, конфиденциальности и защиты данных, признанных на международном уровне регулирующими органами и органами по обеспечению соответствия.

Получение сертификата ISO/IEC 42001 , первого в мире международного стандарта для систем управления искусственным интеллектом (AIMS), подтверждает, что Gemini был разработан, внедрен и поддерживается ответственно, с учетом этических принципов, управления данными и прозрачности. Ни одно другое решение на основе генеративного ИИ для повышения производительности и сотрудничества не достигло такого уровня признания, что свидетельствует о том, что Gemini является первым в отрасли решением, готовым поддерживать предприятия и организации государственного сектора, принося пользу всем пользователям.

Gemini поддерживает рабочие нагрузки, соответствующие требованиям HIPAA. Внесены изменения в разделы «Функциональность, соответствующая требованиям HIPAA» и « Руководство по внедрению HIPAA в Google Workspace и Cloud Identity», чтобы отразить включение Gemini в эти стандарты.

Приложения Gemini in Workspace и само приложение Gemini имеют авторизацию FedRAMP High . Подробнее можно узнать в блоге Google Cloud .

Нет. На данном этапе Gemini Notebook не поддерживает соответствие стандартам ISO, SOC или FedRAMP и не подпадает под действие Соглашения о деловом партнерстве с Google (BAA) в отношении соответствия требованиям HIPAA. Мы планируем работать над получением этих сертификатов и вскоре поделимся дополнительной информацией.

Нет. На данном этапе Gemini в Chrome не поддерживает соответствие стандартам ISO, SOC или FedRAMP и не подпадает под действие Соглашения о деловом партнерстве с Google (BAA) в отношении соответствия требованиям HIPAA. Мы планируем работать над получением этих сертификатов соответствия и поделимся дополнительной информацией в 2025 году. См. раздел «Включение или выключение приложения Gemini» для получения информации о том, как отключить Gemini в Chrome.

Мы считаем, что ИИ слишком важен, чтобы его не регулировать. Google обязуется соблюдать все применимые законы. Google подписывает Общий кодекс практики ИИ Европейского союза. Подробнее читайте в нашей статье в блоге Keyword .

В ближайшие месяцы, по мере разработки подробных требований, мы продолжим тщательно анализировать и интегрировать их в наши существующие политики и практики. Наша цель – обеспечить соответствие наших продуктов и услуг требованиям Закона, одновременно продолжая предоставлять инновационные решения, которые ожидают наши клиенты. Узнайте больше о приверженности Google Cloud поддержке Закона ЕС об искусственном интеллекте .

Gemini придерживается одних и тех же принципов конфиденциальности и безопасности во всех приложениях Workspace. Подробную информацию вы найдете на страницах поддержки по вопросам конфиденциальности и безопасности .

В дополнение к этому Центру по вопросам конфиденциальности мы анонсировали и опубликовали руководство по поддержке оценки воздействия на защиту данных (DPIA) , чтобы предоставить нашим клиентам, особенно представителям государственного и образовательного секторов, материалы, разработанные специально для Gemini, необходимые для проведения оценок. Для получения рекомендаций по самому процессу DPIA обратитесь в наш Ресурсный центр по DPIA .

Нет. Когда пользователи взаимодействуют с Gemini в Workspace, их запросы остаются во внутренней среде Google. Сервис не устанавливает прямое соединение между локальной сетью пользователя и общедоступным интернетом. Вместо этого вся обработка происходит в защищенной инфраструктуре Google, обеспечивая ту же защиту корпоративного уровня, что и другие основные сервисы Google Workspace.

Gemini использует внутренний механизм «привязки поиска» для предоставления актуальной информации. Вместо прямого сканирования веб-страниц вашей организации, Gemini выполняет поиск по внутреннему веб-индексу Google. Это позволяет модели получать доступ к релевантным данным в режиме реального времени, обеспечивая при этом защиту ваших запросов и данных в рамках безопасности Google Workspace.

Gemini позволяет подключиться к приложению Google Workspace, чтобы повысить производительность и оптимизировать рабочие процессы. При включении приложения Google Workspace в Gemini вы можете попросить Gemini выполнить следующие действия:

• Находите информацию в Gmail или краткие обзоры документов в Google Диске.
• Добавляйте и отображайте свои задачи из Google Tasks.
• Создавайте и отображайте свои заметки и списки в Google Keep.
• Создавайте, находите и редактируйте свои события в Google Календаре.

Использование вами Gemini с приложением Workspace регулируется соглашением вашей организации о Workspace, включая Дополнение об обработке облачных данных . Ваши чаты и загруженные файлы в приложении Gemini не будут проверяться людьми-экспертами или использоваться для обучения моделей генеративного ИИ без вашего разрешения.

Важно: использование сторонних приложений с Gemini регулируется другими условиями и не подпадает под действие данной статьи.

Да. Администраторы могут контролировать доступ пользователей вашей организации к приложению Workspace в Gemini. Более подробную информацию можно найти в разделе «Включение или отключение приложений Google в Gemini» .

Пользователи могут включать и отключать приложение Workspace в настройках Gemini. Подробнее об этом можно узнать в статье «Использование приложений, подключенных к Gemini, с помощью рабочей или учебной учетной записи Google» . Кроме того, как упоминалось выше, пользователи могут управлять настройками интеллектуальных функций, включая разрешение приложению Gemini доступа к данным Workspace через само приложение Workspace. Подробнее об этих настройках можно узнать в статье «Включение интеллектуальных функций Google Workspace в Gmail» .

Приложение Gemini теперь является основной службой Workspace для большинства версий Google Workspace в соответствии с соглашением Workspace вашей организации, включая дополнение об обработке облачных данных . Когда клиенты Google Workspace из сферы бизнеса, образования и государственного сектора используют приложение Gemini, они получают те же надежные стандарты защиты данных и безопасности, что и во всех сервисах Google Workspace. Ваши чаты и загруженные файлы не будут проверяться людьми или использоваться для обучения моделей генеративного ИИ за пределами вашей сферы без вашего разрешения.

Если вы включите Gemini с дополнительной защитой данных, пользователи Google Workspace for Education любого возраста смогут получить доступ к приложению Gemini. Некоторые функции приложения Gemini по умолчанию ограничены для пользователей Google Workspace for Education, которым не исполнилось 18 лет .

Gemini в Chrome может использовать контекст вкладок браузера, выбранных вашими пользователями, чтобы предоставлять релевантные ответы. Когда включена функция общего доступа, по умолчанию отображается вкладка, которую просматривает пользователь. Пользователь также может выбрать дополнительные вкладки для общего доступа. При включении Gemini в Chrome, Gemini собирает и обрабатывает URL-адреса и содержимое страниц выбранных вкладок браузера в режиме чата или в режиме реального времени. Эти данные не проверяются людьми и не используются для обучения моделей генеративного ИИ за пределами вашей области без разрешения.

Пользователи могут в любой момент прекратить совместное использование текущей вкладки или любой выбранной вкладки, нажав на значок «X» рядом с названием вкладки.

Нет. При использовании поиска Google для блокировки любых передаваемых данных, они шифруются и обрабатываются временно; эти журналы взаимодействия помечаются и удаляются из любых журналов поиска. Это делается для того, чтобы блокировка поиска для клиентов Workspace проводилась в соответствии с нашим Дополнением к соглашению об обработке облачных данных , гарантируя, что ваши запросы останутся конфиденциальными и никогда не будут использоваться для обучения наших моделей генеративного ИИ.

Как основной сервис Workspace , Gemini Notebook подчиняется соглашению Workspace вашей организации, включая дополнение к соглашению об обработке облачных данных , и получает те же надежные стандарты защиты и безопасности данных, что и все сервисы Google Workspace. Кроме того, ваши загрузки, запросы и ответы модели в Gemini Notebook не будут проверяться людьми и не будут использоваться для обучения моделей генеративного ИИ.

Когда пользователи загружают источники из Google Диска, Gemini Notebook создает новую копию каждого файла. Этот новый файл хранится вместе с данными пользователя в Gemini Notebook, а не в его Google Диске. Настройки общего доступа к файлам и регионам данных вашей организации не применяются к данным в Gemini Notebook.

Да, администраторы могут включать или выключать Gemini Notebook . Эта настройка также позволяет администраторам включать Gemini Notebook для всей организации или только для части пользователей в конкретном подразделении или группе организации.

В настоящее время Gemini Notebook не интегрирован с Workspace DLP. Однако вы можете использовать управление правами на информацию (отключить загрузку, копирование или печать), чтобы предотвратить загрузку файлов Google Drive в Gemini Notebook.

Да, администраторы могут использовать CAA с Gemini Notebook для защиты ресурсов от несанкционированного доступа, ограничивая доступ только для тех пользователей, которые находятся в соответствующем контексте (например, состояние устройства пользователя, характеристики сети).

Да, администраторы могут экспортировать данные Gemini Notebook с помощью инструмента «Экспорт данных» . Gemini Notebook также поддерживает функцию «Вывоз данных» для конечных пользователей. Пользователи могут инициировать запрос на экспорт своих данных на сайте takeout.google.com .

Gemini abides by your organization's existing controls and data handling practices. Gemini accesses customer data in order to provide personalized responses, such as summarizing a document in Google Docs or analyzing data in a Google Sheet.

Data stored by the customer through use of Google Workspace services is considered customer data as defined by the Cloud Data Processing Addendum (CDPA) and, as such, is governed by the data processing terms set out in the CDPA. Google only accesses and processes customer data in accordance with customer instruction as set out in the CDPA.

You can find more information about how we process user prompts in The life of a prompt: Demystifying Gemini. Below is a depiction of the workflow of a user prompt.

Gemini in Workspace provides a continuous, secure experience in the side panel across Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail, and Meet.

• Gemini in Workspace maintains a conversation history in the side panel, allowing you to resume previous discussions and access past prompts across sessions.
• History is contained within the specific app where the interaction occurred. For example, your Gemini history in Google Docs is separate from your history in Gmail.
• Your conversations are visible only to you. Even in shared files or folders, other collaborators cannot see your prompts or Gemini's responses.
• Flexible retention: Admins have control over conversation history for their organization. Administrators can choose to:
• Allow users to delete individual conversations (manual deletion by users is enabled by default)
• Set automated retention periods based on inactive conversations (such as 3 months, 18 months, or 3 years), or retain conversations indefinitely for the organization

The Gemini app enables admins to manage whether Gemini conversations are saved and for how long before they're automatically deleted. When Gemini conversation history is off, new chats are saved in user accounts for up to 72 hours so Google can provide the service and process any user feedback. This activity doesn't appear in Gemini Apps Activity. When conversation history is on, new chats are saved in user accounts until they are auto-deleted according to the auto delete control. Admins can choose to automatically delete conversations after 3, 18, or 36 months. The default is 18 months.

When Google Workspace business, education, and public sector customers use Gemini features, they get the same robust data protection and security standards that come with all Google Workspace services:

• Your interactions with Gemini stay within your organization. Gemini does not share your data outside your organization without your permission.
• Gemini brings the same enterprise-grade security as the rest of Google Workspace, automatically applying your organization's existing controls and data handling practices.
• Your content is not used for any other customers. None of your content is used for generative AI model training outside of your domain without permission.

You can learn more here:

• How we're protecting your Google Workspace data in the era of generative AI
• Boosting productivity and creativity with Duet AI in Google Workspace while keeping your organization's data private

Learn more about how Workspace Intelligence provides contextual AI in a secure, governed, and compliant manner.

The strict data access control model for Gemini does not allow for inputs or session content to leak across user boundaries. The model is structured to only present data from a session to that individual user. Thus, information is not only kept private within an organization, it is also kept private between users within an organization subject to the built-in Workspace access control for shared files. Client-side encryption (CSE) can restrict Gemini's access to sensitive data, because no Google system or Google employee have the technical means to access CSE content, so it can be leveraged to accomplish the same goal.

The prompts that a user enters when interacting with features available in Gemini are not used beyond the context of the user trust boundary. Prompt content is not used for training generative AI models outside of your domain without your permission.

The content entered in Gemini prompts stays within your organization. Additionally, for supported Workspace editions, existing DLP control will continue to apply to generated output from Gemini that is inserted into Workspace services covered by DLP (for example emails, shared Drive files, and Docs). Ultimately no content is shared unless a user in your organization explicitly does so.

Gemini only retrieves relevant content in Workspace that the user has access to in order to contextualize the prompt and ground responses. If the user doesn't have access to a document or email, Gemini will not retrieve that content. Content restrictions, such as Information Rights Management (disable download, copy, or print) and Client-side encryption , can also help restrict Gemini's access to sensitive data.

You can leverage built-in AI classification or DLP capabilities in Workspace to identify sensitive data, automatically apply classification labels, and enforce Information Rights Management (IRM) controls based on the classification labels to restrict Gemini from accessing sensitive data for the users under the IRM restriction. For example, if a user isn't allowed to download, print, or copy files based on the IRM policy, Gemini will not retrieve those files or their content on the user's behalf. In addition, generated output inserted into emails in Gmail or documents in Drive are automatically evaluated against in-scope DLP policies set by domain administrators.

No. User prompts are considered customer data under the Cloud Data Processing Addendum . Workspace does not use customer data for training models without customer's prior permission or instruction. This commitment is outlined in the 'Training Restriction' section of the Google Workspace Service Specific Terms .

At Google, we take our contractual commitments to customers very seriously. Customers can count on Google to handle customer data in line with the agreement, including our commitments (1) to process customer data according to customer instructions under the agreement, and (2) not to use customer data to train or fine-tune any of Google's generative artificial intelligence models supporting the Google Workspace Generative AI Services without our customer's prior permission or instruction.

But they aren't just words. To ensure we continually meet these high standards, independent auditors validate our practices against international standards and best practices. We've attained some of the most comprehensive set of safety, privacy and security certifications and attestations for Gemini from internationally recognized regulatory and compliance bodies, such as SOC 1/2/3, ISO 9001 , ISO/IEC 27001 , 27701 , 27017 , 27018 , and 42001 - the world's first international standard for Artificial Intelligence Management Systems (AIMS). Gemini has FedRAMP High authorization and can also help you meet HIPAA compliance.

Google's foundational language models are trained primarily on publicly available, crawlable data from the internet. We give publishers control over how their sites are used with Google-Extended , which web publishers can use to manage whether their sites help improve Gemini Apps and Vertex AI generative APIs.

No. Personal Intelligence is a beta feature which enables eligible personal Google accounts to connect the Gemini app and Search services to Google apps, like Workspace and Photos, to provide more personalized suggestions. We'll notify you if the feature becomes available for your organization.

Gemini uses a collection of models from Google's rich repository. With these models, Gemini can help you write, visualize, organize, and connect more meaningfully. Read more about it on the Keyword Blog .

As mentioned above generative AI does not change our foundational privacy protections for giving users choice and control over their data.

To that end we launched updated smart feature settings that govern the degree of personalization a user wants, specifically how a user's Workspace data is used to personalize other Google products. Turning on these features gives users a richer experience, allowing them to do everything from using Gemini in Workspace to allowing the Gemini app to access Workspace data via the Workspace extension. You can learn more about these user controls at Turn Google Workspace smart features on or off .

Admins also have access to these settings in the Admin Console and have the ability to set the default settings for your users. You can learn more about these admin controls at Turn Google Workspace smart features on or off .

Yes. Access to the Gemini app as a core service is turned on by default. Admins manage access to the Gemini app and can choose to disable the service. Learn how to turn the Gemini app on or off for users .

Additionally, for supported Workspace editions, admins can enable or disable Gemini features and the side panel in the following Workspace services:

• Гмайл
• Водить машину
• Документы
• Встретиться
• Чат

Learn how to manage access to Gemini features in Workspace services

Providing in-product feedback is entirely voluntary. If users choose to submit feedback while using Gemini features, they can provide the following data:

• The user's rating for Gemini suggestions (thumbs up / thumbs down)
• The issue found by the user, selected from a set of pre-defined options such as "offensive / unsafe" or "not factually correct" (Gemini in Workspace only)
• Any additional feedback the user may want to provide via the open text box (Gemini in Workspace only)
• The user's prompt and the generated output, only if the checkbox to share the prompt and output is explicitly selected by the user (Gemini in Workspace only)

Feedback is used to improve generative AI products and services in accordance with the Google Cloud Privacy Notice , but it is not used to train any of the generative AI models that support Google Workspace Generative AI Services. The feedback may be used in the following ways:

• Aggregate analysis: To track overall user satisfaction and identify trends to inform future improvements and prioritization
• Fix bugs: To identify and resolve issues quickly
• Fight policy violations: To improve Gemini safety features that are designed to help prevent the generation of harmful or offensive content

Feedback data may be retained for up to 18 months.

Workspace Intelligence is the secure, underlying engine that powers context-aware generative AI features across Google Workspace. It finds and retrieves content across your active Workspace apps (Gmail, Drive, Calendar, and Chat) to give Gemini the deep context needed to provide highly relevant, personalized assistance.

When Workspace Intelligence accesses your organization's information to generate responses, it adheres to strict enterprise privacy standards:

• No Model Training: Your content is not reviewed by humans or otherwise used for Gemini model training outside your domain without permission.
• Built-in Security: The AI follows your existing Google Workspace permissions. If you don't have permission to see a file, the AI can't see it or use it either. The system only retrieves, ranks, and generates context from files, emails, and data that the user already has explicit permission to access.

Administrators maintain full control over Workspace Intelligence. You can enable or disable specific Workspace services (Gmail, Drive, Calendar, or Chat) from being actively searched by Gemini.

• When a source is turned off: Gemini will no longer actively search that specific app for background context (which may limit certain features like Gmail AI Overviews or calendar scheduling).
• Active context remains available: Even if a source like Drive is disabled globally, users can still securely ask Gemini about a specific file they explicitly link in their prompt, or use Gemini to analyze a document they currently have open.

Learn more about how Workspace Intelligence provides contextual AI in a secure, governed, and compliant manner.

We want our customers to feel confident that their data is private and secure when using Gemini. We've built robust safeguards into Gemini by default. We also provide a number of data access and security controls to give you control over your data. Learn more in our privacy, security, and compliance white paper .

Google Workspace provides admins with a robust set of audit logs to track user activity and interactions with Gemini in the Gemini app and Workspace apps (Chat, Classroom, Docs, Drive, Gmail, Keep, Meet, Sheets, Slides, and Vids). Learn more about Workspace audit logs at Access Gemini Audit logs using the Reporting API, the security and audit investigation tools .

When users prompt Gemini to perform an action in Gemini in Workspace or the Gemini app, Gemini checks for threats before performing the action. If Gemini identifies malicious content or detects suspicious activity, it notifies the user and excludes the content, or blocks the action. Learn more about how we are protecting gen AI users from threats and mitigating prompt injection attacks with a layered defense strategy .

Refer to our Cloud Data Processing Addendum , Workspace Services Summary , Service Specific Terms , and Generative AI Prohibited Use Policy .

Google has a long-standing commitment to global privacy compliance , and generative AI services are no different.

Gemini has attained SOC 1/2/3, ISO 9001 , ISO/IEC 27001 , 27701 , 27017 , 27018 , and 42001 certifications. Gemini has FedRAMP High authorization . Additionally, Gemini supports compliance with COPPA and FERPA .

With these certifications, Gemini has one of the most comprehensive set of safety, privacy and security certifications internationally recognized by regulatory and compliance bodies.

The achievement of ISO/IEC 42001 , the world's first international standard for Artificial Intelligence Management Systems (AIMS), certifies that Gemini has been developed, deployed, and maintained responsibly with appropriate ethical considerations, data governance, and transparency. No other generative AI offering for productivity and collaboration has met this level of recognition, showing that Gemini is the first in the industry ready to support businesses and public sector organizations while benefiting all users.

Gemini can support HIPAA workloads. The HIPAA Included Functionality and the Google Workspace and Cloud Identity HIPAA implementation guide have been updated to reflect the inclusion of Gemini.

Gemini in Workspace apps and the Gemini app have FedRAMP High authorization . Learn more on the Google Cloud Blog .

No. At this stage Gemini Notebook does not support ISO, SOC, or FedRAMP compliance and is not covered by the Google Business Associate Agreement (BAA) for HIPAA compliance. We plan to work toward these compliance certifications and will share more updates soon.

No. At this stage Gemini in Chrome does not support ISO, SOC, or FedRAMP compliance and is not covered by the Google Business Associate Agreement (BAA) for HIPAA compliance. We plan to work toward these compliance certifications and will share more updates in 2025. See Turn the Gemini app on or off for information about disabling Gemini in Chrome.

We believe that AI is too important not to regulate. Google is committed to compliance with all applicable laws. Google is signing the European Union's General Purpose AI Code of Practice. Learn more on our Keyword blog post .

In the months ahead, as detailed requirements are developed, we will continue to thoroughly analyze and integrate them into our existing policies and practices. Our focus is on ensuring our products and services align with the Act's requirements while continuing to deliver the innovative solutions our customers expect. Learn more about Google Cloud's commitment to EU AI Act support .

Gemini follows the same privacy and security principles across all of the Workspace applications. You can find the details in our privacy and security support pages .

In addition to this Privacy Hub, we announced and published a DPIA support guide to provide our customers, especially those in the public and education sectors, with Gemini specific content for their required assessments. Refer to our DPIA Resource Center for guidance around the DPIA process itself.

No. When users interact with Gemini in Workspace, their queries remain within the Google internal environment. The service does not establish a direct connection between the user's local network and the public internet. Instead, all processing occurs within Google's secure infrastructure, maintaining the same enterprise-grade protections as other Google Workspace core services.

Gemini uses an internal “Search grounding" mechanism to provide up-to-date information. Rather than crawling the live web directly from your organization's environment, Gemini performs lookups against Google's internal web index. This allows the model to access relevant, real-time data while ensuring that your prompts and data remain protected within the Google Workspace security boundary.

Gemini allows you to connect to the Google Workspace app to improve your productivity and streamline your workflows. When you turn on the Google Workspace app in Gemini, you can ask Gemini to:

• Find information from Gmail or summarize documents from Drive
• Add and show your tasks from Google Tasks
• Create and show your notes and lists in Google Keep
• Create, find, and edit your events in Google Calendar

Your use of Gemini with the Workspace app is governed by your organization's Workspace agreement, including the Cloud Data Processing Addendum . Your chats and uploaded files in Gemini app won't be reviewed by human reviewers or otherwise used to train generative AI models without your permission.

Important: Using third party apps with Gemini is governed by different terms and is not subject to this article.

Yes. Admins have the ability to control whether users in your organization can access the Workspace app in Gemini. You can find more details at Turn Google apps in Gemini on or off .

Users have the ability to enable and disable the Workspace app in Gemini settings. You can find more details at Use apps connected to Gemini with a work or school Google Account . Also, as mentioned above, users have control over their smart feature settings, including allowing the Gemini app to access Workspace data via the Workspace app. You can learn more about these user controls at Turn on Google Workspace smart features in Gmail .

The Gemini app is now a core Workspace service for most Google Workplace editions subject to your organization's Workspace agreement, including the Cloud Data Processing Addendum . When Google Workspace business, education, and public sector customers use the Gemini app, they get the same robust data protection and security standards that come with all Google Workspace services. Your chats and uploaded files won't be reviewed by human reviewers or otherwise used to train generative AI models outside of your domain without your permission.

If you turn on Gemini with added data protection, Google Workspace for Education users of any age can access the Gemini app. Certain features of the Gemini app are restricted by default for Google Workspace for Education users designated as under 18 .

Gemini in Chrome can use the context of browser tabs selected by your users to help provide relevant responses. When sharing is turned on, the tab the user is viewing is shared by default. The user can also select additional tabs to share. When you enable Gemini in Chrome, Gemini collects and processes the URLs and page content of the selected browser tabs in chat or live mode. This data is not human reviewed or otherwise used for Generative AI model training outside your domain without permission.

Users can stop sharing their current tab or any selected tabs at any time by clicking the X icon next to the tab name.

No. When Google Search is used for grounding, any data shared is encrypted and processed ephemerally; these interaction logs are flagged and redacted from any Search logs. This is to ensure that any Search grounding for Workspace customers is conducted under our Cloud Data Processing Addendum , ensuring your prompts remain private and are never used to train our Generative AI models.

As a core Workspace service , Gemini Notebook is subject to your organization's Workspace agreement, including the Cloud Data Processing Addendum and gets the same robust data protection and security standards that come with all Google Workspace services. In addition, your uploads, queries and the model's responses in Gemini Notebook will not be reviewed by human reviewers, and will not otherwise be used to train generative AI models.

When users upload sources from Drive, Gemini Notebook creates a new copy of each file. This new file is stored with the user's Gemini Notebook data, not in their Drive. Your organization's file sharing and data region settings do not apply to data in Gemini Notebook.

Yes, admins can turn Gemini Notebook on or off . This setting also allows Admins to turn Gemini Notebook ON for their entire organization or only for a subset of users in a specific organization unit or group.

Gemini Notebook is currently not integrated with Workspace DLP. However you can use Information Rights Management (disable download, copy, or print) to prevent Drive files from being uploaded into Gemini Notebook.

Yes, admins can use CAA with Gemini Notebook to help protect resources from unauthorized access by restricting access to only those users who are in the appropriate context (such as user's device posture, network traits).

Yes, Admins can export Gemini Notebook data using the Data Export tool . Gemini Notebook also supports end-user Takeout. Users can initiate a Takeout request to export their data at takeout.google.com .