Generatieve AI in Google Workspace Privacy Hub

Gemini houdt zich aan de bestaande controles en gegevensverwerkingspraktijken van uw organisatie. Gemini heeft toegang tot klantgegevens om gepersonaliseerde antwoorden te geven, zoals het samenvatten van een document in Google Docs of het analyseren van gegevens in een Google Sheet.

Gegevens die door de klant worden opgeslagen via het gebruik van Google Workspace-services worden beschouwd als klantgegevens zoals gedefinieerd in het Cloud Data Processing Addendum (CDPA) en vallen derhalve onder de gegevensverwerkingsvoorwaarden zoals uiteengezet in het CDPA. Google heeft alleen toegang tot klantgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de instructies van de klant zoals vastgelegd in het CDPA.

Meer informatie over hoe we gebruikersverzoeken verwerken, vindt u in 'Het leven van een verzoek: Gemini ontrafeld'. Hieronder ziet u een schematische weergave van de workflow van een gebruikersverzoek.

Gemini in Workspace biedt een continue, veilige ervaring in het zijpaneel voor Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail en Meet.

• Gemini in Workspace bewaart een gespreksgeschiedenis in het zijpaneel, zodat u eerdere discussies kunt hervatten en eerdere prompts in verschillende sessies kunt raadplegen.
• De geschiedenis wordt bewaard in de specifieke app waarin de interactie plaatsvond. Zo is je Gemini-geschiedenis in Google Docs bijvoorbeeld gescheiden van je geschiedenis in Gmail.
• Je gesprekken zijn alleen voor jou zichtbaar. Zelfs in gedeelde bestanden of mappen kunnen andere medewerkers je prompts of de reacties van Gemini niet zien.
• Flexibele bewaartermijn: Beheerders hebben controle over de gespreksgeschiedenis voor hun organisatie. Beheerders kunnen kiezen uit de volgende opties:
• Gebruikers de mogelijkheid geven om individuele gesprekken te verwijderen (handmatig verwijderen door gebruikers is standaard ingeschakeld).
• Stel geautomatiseerde bewaartermijnen in op basis van inactieve gesprekken (bijvoorbeeld 3 maanden, 18 maanden of 3 jaar), of bewaar gesprekken onbeperkt voor de organisatie.

The Gemini app enables admins to manage whether Gemini conversations are saved and for how long before they're automatically deleted. When Gemini conversation history is off, new chats are saved in user accounts for up to 72 hours so Google can provide the service and process any user feedback. This activity doesn't appear in Gemini Apps Activity. When conversation history is on, new chats are saved in user accounts until they are auto-deleted according to the auto delete control. Admins can choose to automatically delete conversations after 3, 18, or 36 months. The default is 18 months.

Wanneer zakelijke klanten, onderwijsinstellingen en overheidsinstellingen van Google Workspace gebruikmaken van Gemini-functies, profiteren ze van dezelfde robuuste gegevensbescherming en beveiligingsnormen die bij alle Google Workspace-services gelden:

• Uw interacties met Gemini blijven binnen uw organisatie. Gemini deelt uw gegevens niet buiten uw organisatie zonder uw toestemming.
• Gemini biedt dezelfde bedrijfsbeveiliging als de rest van Google Workspace en past automatisch de bestaande beveiligingsmaatregelen en gegevensverwerkingspraktijken van uw organisatie toe.
• Uw content wordt niet gebruikt voor andere klanten. Geen van uw content wordt zonder uw toestemming gebruikt voor het trainen van generatieve AI-modellen buiten uw domein.

Meer informatie vind je hier:

• Hoe we uw Google Workspace-gegevens beschermen in het tijdperk van generatieve AI.
• Verhoog de productiviteit en creativiteit met Duet AI in Google Workspace en bescherm tegelijkertijd de privacy van uw organisatiegegevens.

Ontdek meer over hoe Workspace Intelligence contextuele AI levert op een veilige, gecontroleerde en conforme manier.

The strict data access control model for Gemini does not allow for inputs or session content to leak across user boundaries. The model is structured to only present data from a session to that individual user. Thus, information is not only kept private within an organization, it is also kept private between users within an organization subject to the built-in Workspace access control for shared files. Client-side encryption (CSE) can restrict Gemini's access to sensitive data, because no Google system or Google employee have the technical means to access CSE content, so it can be leveraged to accomplish the same goal.

De prompts die een gebruiker invoert bij het gebruik van de functies in Gemini worden niet buiten de context van de gebruikersvertrouwensgrens gebruikt. De inhoud van prompts wordt niet gebruikt voor het trainen van generatieve AI-modellen buiten uw domein zonder uw toestemming.

The content entered in Gemini prompts stays within your organization. Additionally, for supported Workspace editions, existing DLP control will continue to apply to generated output from Gemini that is inserted into Workspace services covered by DLP (for example emails, shared Drive files, and Docs). Ultimately no content is shared unless a user in your organization explicitly does so.

Gemini only retrieves relevant content in Workspace that the user has access to in order to contextualize the prompt and ground responses. If the user doesn't have access to a document or email, Gemini will not retrieve that content. Content restrictions, such as Information Rights Management (disable download, copy, or print) and Client-side encryption , can also help restrict Gemini's access to sensitive data.

You can leverage built-in AI classification or DLP capabilities in Workspace to identify sensitive data, automatically apply classification labels, and enforce Information Rights Management (IRM) controls based on the classification labels to restrict Gemini from accessing sensitive data for the users under the IRM restriction. For example, if a user isn't allowed to download, print, or copy files based on the IRM policy, Gemini will not retrieve those files or their content on the user's behalf. In addition, generated output inserted into emails in Gmail or documents in Drive are automatically evaluated against in-scope DLP policies set by domain administrators.

Nee. Gebruikersprompts worden beschouwd als klantgegevens in het kader van het Addendum voor gegevensverwerking in de cloud . Workspace gebruikt geen klantgegevens voor het trainen van modellen zonder voorafgaande toestemming of instructie van de klant. Deze toezegging wordt uiteengezet in het gedeelte 'Trainingsbeperking' van de specifieke voorwaarden van de Google Workspace-service .

At Google, we take our contractual commitments to customers very seriously. Customers can count on Google to handle customer data in line with the agreement, including our commitments (1) to process customer data according to customer instructions under the agreement, and (2) not to use customer data to train or fine-tune any of Google's generative artificial intelligence models supporting the Google Workspace Generative AI Services without our customer's prior permission or instruction.

But they aren't just words. To ensure we continually meet these high standards, independent auditors validate our practices against international standards and best practices. We've attained some of the most comprehensive set of safety, privacy and security certifications and attestations for Gemini from internationally recognized regulatory and compliance bodies, such as SOC 1/2/3, ISO 9001 , ISO/IEC 27001 , 27701 , 27017 , 27018 , and 42001 - the world's first international standard for Artificial Intelligence Management Systems (AIMS). Gemini has FedRAMP High authorization and can also help you meet HIPAA compliance.

De fundamentele taalmodellen van Google worden voornamelijk getraind op openbaar beschikbare, doorzoekbare data van het internet. Met Google Extended geven we uitgevers controle over hoe hun sites worden gebruikt. Webuitgevers kunnen hiermee beheren of hun sites bijdragen aan de verbetering van de generatieve API's van Gemini Apps en Vertex AI.

Nee. Persoonlijke Intelligentie is een bètafunctie waarmee in aanmerking komende persoonlijke Google-accounts de Gemini-app en zoekservices kunnen koppelen aan Google-apps, zoals Werkruimte en Foto's, om meer gepersonaliseerde suggesties te krijgen. We laten u weten wanneer de functie beschikbaar komt voor uw organisatie.

Gemini maakt gebruik van een verzameling modellen uit de uitgebreide database van Google. Met deze modellen kan Gemini je helpen om betekenisvoller te schrijven, visualiseren, organiseren en verbinden. Lees er meer over op de Keyword Blog .

Zoals hierboven vermeld, verandert generatieve AI niets aan onze fundamentele privacybescherming die gebruikers keuzevrijheid en controle over hun gegevens biedt.

To that end we launched updated smart feature settings that govern the degree of personalization a user wants, specifically how a user's Workspace data is used to personalize other Google products. Turning on these features gives users a richer experience, allowing them to do everything from using Gemini in Workspace to allowing the Gemini app to access Workspace data via the Workspace extension. You can learn more about these user controls at Turn Google Workspace smart features on or off .

Beheerders hebben ook toegang tot deze instellingen in de beheerdersconsole en kunnen de standaardinstellingen voor gebruikers instellen. Meer informatie over deze beheerdersopties vindt u in Slimme functies van Google Workspace in- of uitschakelen .

Ja. Toegang tot de Gemini-app als kernservice is standaard ingeschakeld. Beheerders beheren de toegang tot de Gemini-app en kunnen ervoor kiezen de service uit te schakelen. Lees hoe u de Gemini-app voor gebruikers kunt in- of uitschakelen .

Daarnaast kunnen beheerders voor ondersteunde Workspace-edities de Gemini-functies en het zijpaneel in de volgende Workspace-services in- of uitschakelen:

• Gmail
• Drijfveer
• Dokters
• Ontmoeten
• Chat

Leer hoe u de toegang tot Gemini-functies in Workspace-services kunt beheren.

Het geven van feedback binnen het product is volledig vrijwillig. Als gebruikers ervoor kiezen om feedback te geven tijdens het gebruik van Gemini-functies, kunnen ze de volgende gegevens verstrekken:

• De beoordeling van de gebruiker voor de suggesties van Gemini (duim omhoog / duim omlaag)
• Het probleem dat de gebruiker heeft gevonden, is geselecteerd uit een reeks vooraf gedefinieerde opties zoals 'aanstootgevend/onveilig' of 'feitelijk onjuist' (alleen Gemini in Workspace).
• Eventuele aanvullende feedback die de gebruiker wil geven, kan worden verstrekt via het open tekstvak (alleen in Gemini in Workspace).
• De prompt van de gebruiker, contextuele bronnen (zoals documenten of e-mailberichten) en de gegenereerde uitvoer; alleen als de selectievakjes voor het delen van de prompt en de uitvoer door de gebruiker aangevinkt blijven (alleen Gemini in Workspace).

Feedback wordt gebruikt om generatieve AI-producten en -diensten te verbeteren in overeenstemming met de privacyverklaring van Google Cloud , maar wordt niet gebruikt om de generatieve AI-modellen te trainen die de generatieve AI-services van Google Workspace ondersteunen. De feedback kan op de volgende manieren worden gebruikt:

• Geaggregeerde analyse: Om de algehele gebruikerstevredenheid te volgen en trends te identificeren die toekomstige verbeteringen en prioriteiten kunnen bepalen.
• Bugs verhelpen: Om problemen snel te identificeren en op te lossen.
• Beleidsovertredingen bestrijden: De veiligheidsfuncties van Gemini verbeteren, die ontworpen zijn om het genereren van schadelijke of aanstootgevende inhoud te voorkomen.

Feedbackgegevens kunnen tot 18 maanden worden bewaard.

Workspace Intelligence is de veilige, onderliggende engine die contextbewuste, generatieve AI-functies in Google Workspace mogelijk maakt. Het vindt en haalt content op uit je actieve Workspace-apps (Gmail, Drive, Agenda en Chat) om Gemini de diepgaande context te geven die nodig is voor het leveren van zeer relevante, gepersonaliseerde hulp.

Wanneer Workspace Intelligence toegang krijgt tot de informatie van uw organisatie om antwoorden te genereren, houdt het zich aan strikte bedrijfsbrede privacyrichtlijnen:

• Geen modeltraining: Uw content wordt niet door mensen beoordeeld of anderszins buiten uw domein gebruikt voor Gemini-modeltraining zonder uw toestemming.
• Ingebouwde beveiliging: De AI volgt je bestaande Google Workspace-machtigingen. Als je geen toestemming hebt om een ​​bestand te bekijken, kan de AI het ook niet zien of gebruiken. Het systeem haalt alleen bestanden, e-mails en gegevens op, rangschikt ze en genereert context op basis van gegevens waartoe de gebruiker al expliciete toegang heeft.

Beheerders behouden volledige controle over Workspace Intelligence. U kunt specifieke Workspace-services (Gmail, Drive, Agenda of Chat) in- of uitschakelen, zodat deze niet actief door Gemini worden doorzocht.

• Wanneer een bron wordt uitgeschakeld: Gemini zal niet langer actief naar achtergrondcontext zoeken in die specifieke app (wat bepaalde functies zoals Gmail AI-overzichten of agendaplanning kan beperken).
• De actieve context blijft beschikbaar: zelfs als een bron zoals Drive wereldwijd is uitgeschakeld, kunnen gebruikers Gemini nog steeds veilig raadplegen over een specifiek bestand waarnaar ze expliciet in hun prompt verwijzen, of Gemini gebruiken om een ​​document te analyseren dat ze momenteel open hebben.

Ontdek meer over hoe Workspace Intelligence contextuele AI levert op een veilige, gecontroleerde en conforme manier.

We willen dat onze klanten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens privé en veilig zijn wanneer ze Gemini gebruiken. We hebben standaard robuuste beveiligingsmaatregelen in Gemini ingebouwd. Daarnaast bieden we een aantal toegangs- en beveiligingsopties voor uw gegevens, zodat u zelf de controle over uw data hebt. Lees meer in onze whitepaper over privacy, beveiliging en compliance .

Google Workspace biedt beheerders een robuuste set auditlogboeken om gebruikersactiviteit en interacties met Gemini te volgen in de Gemini-app en Workspace-apps (Chat, Classroom, Docs, Drive, Gmail, Keep, Meet, Sheets, Slides en Vids). Lees meer over Workspace-auditlogboeken op Toegang tot Gemini-auditlogboeken via de rapportage-API, de tools voor beveiligings- en auditonderzoek .

When users prompt Gemini to perform an action in Gemini in Workspace or the Gemini app, Gemini checks for threats before performing the action. If Gemini identifies malicious content or detects suspicious activity, it notifies the user and excludes the content, or blocks the action. Learn more about how we are protecting gen AI users from threats and mitigating prompt injection attacks with a layered defense strategy .

Raadpleeg ons Addendum inzake cloudgegevensverwerking , het Overzicht van werkruimtediensten , de Servicespecifieke voorwaarden en het Beleid inzake verboden gebruik van generatieve AI .

Google zet zich al lange tijd in voor wereldwijde naleving van privacywetgeving , en dat geldt ook voor generatieve AI-diensten.

Gemini heeft de volgende certificeringen behaald: SOC 1/2/3, ISO 9001 , ISO/IEC 27001 , 27701 , 27017 , 27018 en 42001. Gemini beschikt over een FedRAMP High-autorisatie . Daarnaast ondersteunt Gemini de naleving van COPPA en FERPA .

Met deze certificeringen beschikt Gemini over een van de meest uitgebreide reeksen veiligheids-, privacy- en beveiligingscertificeringen die internationaal erkend worden door regelgevende instanties en compliance-organisaties.

The achievement of ISO/IEC 42001 , the world's first international standard for Artificial Intelligence Management Systems (AIMS), certifies that Gemini has been developed, deployed, and maintained responsibly with appropriate ethical considerations, data governance, and transparency. No other generative AI offering for productivity and collaboration has met this level of recognition, showing that Gemini is the first in the industry ready to support businesses and public sector organizations while benefiting all users.

Gemini kan HIPAA-workloads ondersteunen. De HIPAA Included Functionality en de Google Workspace en Cloud Identity HIPAA-implementatiehandleiding zijn bijgewerkt om de integratie van Gemini weer te geven.

Gemini in Workspace-apps en de Gemini-app hebben FedRAMP High-autorisatie . Lees meer op de Google Cloud-blog .

Nee. Op dit moment biedt Gemini Notebook geen ondersteuning voor ISO-, SOC- of FedRAMP-conformiteit en valt het niet onder de Google Business Associate Agreement (BAA) voor HIPAA-conformiteit. We zijn van plan om naar deze conformiteitscertificeringen toe te werken en zullen binnenkort meer informatie delen.

Nee. Op dit moment ondersteunt Gemini in Chrome geen ISO-, SOC- of FedRAMP-conformiteit en valt het niet onder de Google Business Associate Agreement (BAA) voor HIPAA-conformiteit. We werken aan het behalen van deze conformiteitscertificeringen en zullen in 2025 meer informatie delen. Zie De Gemini-app in- of uitschakelen voor meer informatie over het uitschakelen van Gemini in Chrome.

Wij zijn van mening dat AI te belangrijk is om niet te reguleren. Google zet zich in voor naleving van alle toepasselijke wetgeving. Google ondertekent de algemene gedragscode voor AI van de Europese Unie. Lees meer in onze blogpost over zoekwoorden .

In the months ahead, as detailed requirements are developed, we will continue to thoroughly analyze and integrate them into our existing policies and practices. Our focus is on ensuring our products and services align with the Act's requirements while continuing to deliver the innovative solutions our customers expect. Learn more about Google Cloud's commitment to EU AI Act support .

Gemini hanteert dezelfde privacy- en beveiligingsprincipes voor alle Workspace-applicaties. Meer informatie vindt u op onze pagina's over privacy en beveiliging .

Naast deze Privacy Hub hebben we een handleiding voor DPIA-ondersteuning aangekondigd en gepubliceerd om onze klanten, met name die in de publieke sector en het onderwijs, te voorzien van Gemini-specifieke informatie voor hun verplichte beoordelingen. Raadpleeg ons DPIA-informatiecentrum voor meer informatie over het DPIA-proces zelf.

Nee. Wanneer gebruikers in Workspace met Gemini communiceren, blijven hun zoekopdrachten binnen de interne omgeving van Google. De service maakt geen directe verbinding tussen het lokale netwerk van de gebruiker en het openbare internet. In plaats daarvan vindt alle verwerking plaats binnen de beveiligde infrastructuur van Google, met dezelfde bedrijfsbrede beveiliging als andere kernservices van Google Workspace.

Gemini uses an internal “Search grounding" mechanism to provide up-to-date information. Rather than crawling the live web directly from your organization's environment, Gemini performs lookups against Google's internal web index. This allows the model to access relevant, real-time data while ensuring that your prompts and data remain protected within the Google Workspace security boundary.

Met Gemini kunt u verbinding maken met de Google Workspace-app om uw productiviteit te verbeteren en uw workflows te stroomlijnen. Wanneer u de Google Workspace-app inschakelt in Gemini, kunt u Gemini vragen om:

• Zoek informatie in Gmail of vat documenten samen in Drive.
• Voeg je taken toe aan Google Taken en toon ze.
• Maak en toon je notities en lijsten in Google Keep.
• Maak, zoek en bewerk je evenementen in Google Agenda.

Uw gebruik van Gemini met de Workspace-app is onderworpen aan de Workspace-overeenkomst van uw organisatie, inclusief het addendum voor cloudgegevensverwerking . Uw chats en geüploade bestanden in de Gemini-app worden niet door menselijke beoordelaars gecontroleerd of anderszins gebruikt om generatieve AI-modellen te trainen zonder uw toestemming.

Belangrijk: Het gebruik van apps van derden met Gemini is onderworpen aan andere voorwaarden en valt niet onder dit artikel.

Ja. Beheerders kunnen bepalen of gebruikers binnen uw organisatie toegang hebben tot de Workspace-app in Gemini. Meer informatie vindt u in Google-apps in Gemini in- of uitschakelen .

Users have the ability to enable and disable the Workspace app in Gemini settings. You can find more details at Use apps connected to Gemini with a work or school Google Account . Also, as mentioned above, users have control over their smart feature settings, including allowing the Gemini app to access Workspace data via the Workspace app. You can learn more about these user controls at Turn on Google Workspace smart features in Gmail .

The Gemini app is now a core Workspace service for most Google Workplace editions subject to your organization's Workspace agreement, including the Cloud Data Processing Addendum . When Google Workspace business, education, and public sector customers use the Gemini app, they get the same robust data protection and security standards that come with all Google Workspace services. Your chats and uploaded files won't be reviewed by human reviewers or otherwise used to train generative AI models outside of your domain without your permission.

Als je Gemini inschakelt met extra gegevensbescherming, hebben Google Workspace voor Onderwijs-gebruikers van elke leeftijd toegang tot de Gemini-app. Bepaalde functies van de Gemini-app zijn standaard beperkt voor Google Workspace voor Onderwijs-gebruikers die jonger zijn dan 18 jaar .

Gemini in Chrome can use the context of browser tabs selected by your users to help provide relevant responses. When sharing is turned on, the tab the user is viewing is shared by default. The user can also select additional tabs to share. When you enable Gemini in Chrome, Gemini collects and processes the URLs and page content of the selected browser tabs in chat or live mode. This data is not human reviewed or otherwise used for Generative AI model training outside your domain without permission.

Gebruikers kunnen het delen van hun huidige tabblad of geselecteerde tabbladen op elk gewenst moment stoppen door op het X-pictogram naast de tabbladnaam te klikken.

No. When Google Search is used for grounding, any data shared is encrypted and processed ephemerally; these interaction logs are flagged and redacted from any Search logs. This is to ensure that any Search grounding for Workspace customers is conducted under our Cloud Data Processing Addendum , ensuring your prompts remain private and are never used to train our Generative AI models.

As a core Workspace service , Gemini Notebook is subject to your organization's Workspace agreement, including the Cloud Data Processing Addendum and gets the same robust data protection and security standards that come with all Google Workspace services. In addition, your uploads, queries and the model's responses in Gemini Notebook will not be reviewed by human reviewers, and will not otherwise be used to train generative AI models.

Wanneer gebruikers bestanden uploaden vanuit Drive, maakt Gemini Notebook een nieuwe kopie van elk bestand. Dit nieuwe bestand wordt opgeslagen bij de Gemini Notebook-gegevens van de gebruiker, niet in hun Drive. De instellingen voor bestandsdeling en gegevensregio van uw organisatie zijn niet van toepassing op gegevens in Gemini Notebook.

Ja, beheerders kunnen Gemini Notebook in- of uitschakelen . Met deze instelling kunnen beheerders Gemini Notebook ook inschakelen voor de hele organisatie of alleen voor een subset van gebruikers binnen een specifieke organisatie-eenheid of -groep.

Gemini Notebook is momenteel niet geïntegreerd met Workspace DLP. U kunt echter informatiebeheer (downloaden, kopiëren of afdrukken uitschakelen) gebruiken om te voorkomen dat Drive-bestanden naar Gemini Notebook worden geüpload.

Ja, beheerders kunnen CAA met Gemini Notebook gebruiken om resources te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang door de toegang te beperken tot alleen die gebruikers die zich in de juiste context bevinden (zoals de apparaatstatus van de gebruiker, netwerkkenmerken).

Ja, beheerders kunnen Gemini Notebook-gegevens exporteren met behulp van de tool voor gegevensexport . Gemini Notebook ondersteunt ook Takeout voor eindgebruikers. Gebruikers kunnen een Takeout-verzoek indienen om hun gegevens te exporteren via takeout.google.com .