Etap 2. Zachęcenie użytkowników do korzystania z AI

W etapie 2 należy zachęcić pracowników do rozpoczęcia korzystania z AI w codziennej pracy. Musisz udostępnić szkolenia i przewodniki użytkownika oraz zapewnić możliwość uzyskania pomocy od innych użytkowników.

Informacje dostępne na tej stronie

Krok 1. Zaangażuj Opiekunów Forum Google jako użytkowników wczesnej wersji

Zaangażuj użytkowników wczesnej wersji z każdego głównego działu lub grupy, aby zapoznali się z AI i popularyzowali jej używanie. Opiekunowie Forum Google nie muszą być specjalistami w dziedzinie technologii, ale powinni być entuzjastami, którzy chętnie korzystają z nowych narzędzi.

Opiekunowie Forum Google powinni mieć wystarczająca ilość czasu oraz być gotowi:

  • współpracować z zespołami w celu określenia zastosowań i pokazania, jak korzystać z narzędzi;
  • zapewnić pracownikom możliwość uzyskania pomocy od innych użytkowników przez organizowanie konsultacji i demonstracji oraz udzielanie się na forach firmowych;
  • dzielić się sprawdzonymi metodami i historiami sukcesu przy użyciu e-maili, postów na blogu lub newsletterów;
  • zbierać opinie i przekazywać je zespołowi ds. wdrażania rozwiązań , aby ustalić, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

Krok 2. Udostępnij przewodniki szkoleniowe

Aby użytkownicy mogli uczyć się we własnym tempie, zapewnij im dostępne na żądanie materiały szkoleniowe dotyczące korzystania z funkcji AI w Workspace. Opracuj przewodniki na podstawie zastosowań i celów zidentyfikowanych w etapie 1 tego przewodnika.

Krok 3. Przeprowadź szkolenie wprowadzające i zapewnij ciągłą pomoc

Aby pomóc użytkownikom w korzystaniu z AI, oferuj szkolenia stacjonarne i ułatw im uzyskiwanie pomocy. Regularne kontakty z nimi pomogą też utrzymać ich zaangażowanie.

Dobrze sprawdzają się następujące sposoby zachęcania użytkowników i zapewniania im pomocy:

  • Szkolenia wprowadzające , podczas których Opiekunowie Forum Google spotykają się z każdym zespołem, aby zademonstrować zastosowania AI w ich pracy.
  • Cotygodniowe konsultacje z Opiekunami Forum Google, podczas których użytkownicy mogą uzyskać pomoc indywidualną.
  • Wewnętrzne centrum zapewniające dostęp do wszystkich zasobów AI, takich jak szkolenia na żądanie i harmonogramy konsultacji.
  • Pokój czatu Google Chat, w którym użytkownicy mogą zadawać pytania, udostępniać przypadki użycia i w inny sposób angażować się w rozmowy na temat korzystania z AI. Dowiedz się, jak utworzyć pokój
  • Zawody w przyjaznej atmosferze, np. śledzenie i chwalenie najbardziej skutecznych lub kreatywnych promptów.
  • Odpowiedzi na najczęstsze pytania, porady i historie sukcesu publikowane w centrum AI lub udostępniane przy użyciu e-maili, postów na blogu lub newsletterów.
  • Plakaty z przypomnieniami i wskazówkami dotyczącymi AI wyświetlane w miejscu pracy.

Krótkie ankiety sprawdzające opinie na bieżąco

W trakcie fazy 2 przeprowadź serię krótkich ankiet, w których użytkownicy będą mogli wyrazić opinię na temat ulubionej funkcji i tego, jak się sprawdza. Na podstawie odpowiedzi możesz tworzyć najczęstsze pytania i odpowiedzi, wskazówki oraz historie sukcesów, a także ustalać, w jakich obszarach użytkownicy mogą potrzebować dodatkowej pomocy.

Wskazówka: ankietę możesz łatwo utworzyć w Formularzach. Wyniki uzyskasz natychmiast, a odpowiedzi możesz podsumować na wykresach. Zapoznaj się z artykułem o tworzeniu ankiety w Formularzach.

Kliknij tutaj, aby zobaczyć przykładowe pytania

Wskazówka: zapytaj Gemini o dostosowanie tych pytań do potrzeb Twojej organizacji. Aby rozpocząć, zapoznaj się ze wskazówkami dotyczącymi pisania promptów w Gemini.

Opinie dotyczące funkcji

  • Jak często w ubiegłym tygodniu zdarzyło Ci się korzystać z Gemini w Google Workspace?
  • Z której funkcji AI korzystałeś(-aś) najczęściej w ubiegłym tygodniu?
  • Jak funkcja [podana wyżej nazwa funkcji] pomogła Ci wykonać konkretne zadanie? Czy okazała się przydatna?
  • Opisz, co najbardziej podoba Ci się w funkcji [podana wyżej nazwa funkcji], i co można ulepszyć.

Pytania otwarte

  • Czy w tym tygodniu zdarzyło się coś zaskakującego (pozytywnie lub negatywnie) związanego z AI?
  • Czy napotkałeś(-aś) jakieś nieoczekiwane przeszkody? Jak próbowałeś(-aś) je rozwiązać?

Monitorowanie aktywności w Gemini i wykorzystania tej usługi

Gdy użytkownicy zaczną korzystać z Gemini w Google Workspace, użyj konsoli administracyjnej, aby śledzić wdrożenie i dowiedzieć się, jak Gemini wykorzystuje dane Twojej firmy.

Śledzenie wykorzystania AI za pomocą raportów

Wyświetlaj raporty Gemini, aby śledzić, ile osób korzysta z Gemini w Google Workspace, i których aplikacji używają. Śledź wykorzystanie w całej firmie, w zespołach lub przez poszczególne osoby.

Dzięki raportom możesz zidentyfikować zespoły lub osoby, które często korzystają z AI, oraz te, które robią to rzadko i mogą potrzebować dodatkowego szkolenia. Możesz też uzyskać informacje o wdrożeniu różnych zastosowań. Możesz na przykład stwierdzić, że Twój zespół inżynierów rzeczywiście używa Gemini w Dokumentach Google do usprawnienia komunikacji, ale nie korzysta z funkcji Gemini w Meet, takich jak podsumowania spotkań i robienie notatek.

Dowiedz się, jak: sprawdzić wykorzystanie Gemini w organizacji

Sprawdzanie, jak Gemini wykorzystuje dane firmy

Podczas odpowiadania na prompty użytkowników Gemini uzyskuje dostęp do treści z Dysku Google. Aby sprawdzić, do jakich treści uzyskano dostęp, możesz wyszukać dzienniki kontrolne na Dysku. Jeśli na przykład Gemini podczas odpowiadania na zapytanie użytkownika uzyskuje dostęp do danych ze zbioru plików, w przypadku każdego pliku, do którego uzyskiwany jest dostęp, generowane jest zdarzenie.

Więcej informacji: dzienniki kontrolne aktywności Gemini w Google Workspace