管理 Gemini 版 Workspace 對話記錄設定

支援這項功能的版本：Business Starter、Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Starter、Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Plus、Teaching & Learning 外掛程式和 Google AI Pro for Education 外掛程式；Google AI Pro 和 Ultra；Frontline Plus。版本比較

使用者可以透過對話記錄查看及繼續與 Gemini in Workspace 的過往對話。管理員可以決定團隊的對話記錄運作方式，包括使用者是否可以保留或刪除對話。

重要事項

允許使用者刪除對話

這項設定會決定使用者是否能刪除自己與 Gemini in Workspace 的對話。如果關閉這項設定，使用者會看到訊息，說明管理員已停用這項選項。

  1. 使用「超級管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。

    如果不是使用超級管理員帳戶，就無法完成這些步驟。

  2. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「生成式 AI」接下來「Gemini for Workspace」。

    必須具備 Gemini 設定管理員權限。

  3. 依序前往「對話記錄與刪除」接下來「手動刪除」。
  4. (選用) 如果只要為部分使用者套用設定，請在側邊選取「機構單位」 (通常用於部門)，或是設定「群組」 (進階)。

    群組設定會覆寫機構單位。瞭解詳情

  5. 選取「開啟」或「關閉」。
  6. 按一下 [儲存]。

自動刪除設定

為配合貴機構的資料保留政策，您可以選擇是否自動刪除閒置對話。如果一段時間內未新增或編輯訊息，系統就會將對話視為閒置。您也可以允許使用者自行選擇自動刪除設定。

系統通常會在一天內刪除符合設定的對話，但處理錯誤可能會導致延遲。

  1. 使用「超級管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。

    如果不是使用超級管理員帳戶，就無法完成這些步驟。

  2. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「生成式 AI」接下來「Gemini for Workspace」。

    必須具備 Gemini 設定管理員權限。

  3. 依序前往「對話記錄與刪除」接下來「自動刪除」。
  4. (選用) 如果只要為部分使用者套用設定，請在側邊選取「機構單位」 (通常用於部門)，或是設定「群組」 (進階)。

    群組設定會覆寫機構單位。瞭解詳情

  5. 選擇下列其中一種做法：
    • 允許使用者自行選擇設定
    • 90 天 (約 3 個月) 後刪除：對話會在最後一次互動的 90 天後自動刪除。
    • 540 天 (約 18 個月) 後刪除：對話會在最後一次互動的 540 天後自動刪除。
    • 1080 天 (約 3 年) 後刪除：對話會在最後一次互動的 3 年後自動刪除。
    • 不自動刪除：對話會無限期保留。
  6. 按一下 [儲存]。