दूसरा चरण: लोगों को एआई का इस्तेमाल करने के लिए बढ़ावा देना

दूसरे चरण में, कर्मचारियों को एआई का इस्तेमाल करने के लिए कहें. आपको ट्रेनिंग, उपयोगकर्ता गाइड, और एक-दूसरे की मदद करने की सुविधा देनी होगी.

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पहला चरण: Google Guides को रिलीज़ होने से पहले ऐप्लिकेशन इस्तेमाल करने की सुविधा देने वाले लोगों के तौर पर शामिल करना

हर मुख्य विभाग या ग्रुप से, एआई का इस्तेमाल करने वाले शुरुआती लोगों को शामिल करें, ताकि वे एआई को एक्सप्लोर कर सकें और इसका इस्तेमाल कर सकें. Google गाइड के लिए, यह ज़रूरी नहीं है कि वे तकनीकी तौर पर बहुत ज़्यादा जानकारी रखते हों. हालांकि, वे उत्साही और "गो-टू" टीम के सदस्य होने चाहिए. साथ ही, उन्हें नए टूल इस्तेमाल करने में दिलचस्पी होनी चाहिए.

Google गाइड के पास इतना समय और दिलचस्पी होनी चाहिए कि वे:

  • टीमों के साथ मिलकर काम करें, ताकि इस्तेमाल के उदाहरणों की पहचान की जा सके. साथ ही, लोगों को यह दिखाया जा सके कि टूल का इस्तेमाल कैसे किया जाता है
  • ऑफ़िस के समय में साथी कर्मचारियों की मदद करें. इसके लिए, उन्हें डेमो दें और कंपनी के फ़ोरम में हिस्सा लें
  • ईमेल, ब्लॉग पोस्ट या न्यूज़लेटर में, सबसे सही तरीके और सफलता की कहानियां शेयर करें
  • सुझाव इकट्ठा करें और उन्हें अडॉप्शन टीम को भेजें, ताकि यह पता लगाया जा सके कि कौनसी सुविधाएं अच्छी तरह से काम कर रही हैं और किन सुविधाओं में सुधार करने की ज़रूरत है.

दूसरा चरण: ट्रेनिंग गाइड उपलब्ध कराना

ताकि लोग अपनी ज़रूरत के हिसाब से सीख सकें, Workspace में एआई की सुविधाओं का इस्तेमाल करने के लिए, मांग पर ट्रेनिंग के लिए उपलब्ध कराई जाने वाली सामग्री दें. अपनी गाइड को इस्तेमाल के उन मामलों और लक्ष्यों के आधार पर बनाएं जिन्हें आपने इस गाइड के पहले चरण में तय किया था.

तीसरा चरण: इस सुविधा को इस्तेमाल करने के बारे में ट्रेनिंग देना और लगातार सहायता उपलब्ध कराना

लोगों को एआई का इस्तेमाल करने के लिए प्रेरित करें. इसके लिए, उन्हें ट्रेनिंग दें, सहायता पाने की सुविधा को आसान बनाएं, और लोगों को एआई के बारे में जानकारी देने के लिए नियमित तौर पर उनसे संपर्क करें.

उपयोगकर्ताओं की मदद करने और उनसे जुड़ने के कुछ अच्छे तरीके यहां दिए गए हैं:

  • शुरुआती ट्रेनिंग, जहां Google गाइड हर टीम से मिलकर, उनकी भूमिका के लिए एआई के इस्तेमाल के उदाहरण दिखाते हैं
  • हर हफ़्ते होने वाले ऑफ़िस आवर्स, जिनमें Google गाइड मौजूद रहती हैं. यहां उपयोगकर्ताओं को एक-दूसरे से सहायता मिल सकती है
  • एक इंटरनल हब, जिसमें एआई से जुड़े सभी संसाधन उपलब्ध हों. जैसे, मांग पर उपलब्ध ट्रेनिंग और ऑफ़िस के समय का शेड्यूल
  • Google Chat स्पेस, जहां लोग एआई के इस्तेमाल से जुड़े सवाल पूछ सकते हैं, इस्तेमाल के उदाहरण शेयर कर सकते हैं, और एक-दूसरे से बातचीत कर सकते हैं. स्पेस बनाने का तरीका जानें
  • फ़्रेंडली प्रतियोगिताएं. जैसे, सबसे असरदार या क्रिएटिव प्रॉम्प्ट को ट्रैक करना और उन्हें हाइलाइट करना
  • आपके एआई हब पर पोस्ट किए गए या ईमेल, ब्लॉग पोस्ट या न्यूज़लेटर के ज़रिए शेयर किए गए अक्सर पूछे जाने वाले सवाल, सुझाव, और सफलता की कहानियां
  • एआई की मदद से रिमाइंडर और सलाह देने वाले पोस्टर, आपके पूरे ऑफ़िस में दिखेंगे

छोटे "पल्स-चेक" सर्वे करना

दूसरे चरण के दौरान, छोटे-छोटे सर्वे की एक सीरीज़ चलाएं. इसमें उपयोगकर्ताओं से पूछें कि वे कौनसी पसंदीदा सुविधा का इस्तेमाल कर रहे हैं और वह उनके लिए कैसे काम कर रही है. जवाबों का इस्तेमाल करके, अक्सर पूछे जाने वाले सवाल, सुझाव, और सफलता की कहानियां बनाएं. साथ ही, यह पता लगाएं कि लोगों को कहां ज़्यादा मदद की ज़रूरत पड़ सकती है.

अहम जानकारी: Forms में आसानी से सर्वे बनाएं. आपको तुरंत नतीजे मिलते हैं. साथ ही, चार्ट और ग्राफ़ की मदद से, जवाबों की खास जानकारी एक नज़र में देखी जा सकती है. Forms में सर्वे बनाने के बारे में जानकारी पर जाएं

नमूना सवालों के लिए यहां क्लिक करें

सलाह: Gemini से, इन सवालों को अपने संगठन के हिसाब से ढालने के लिए कहें. शुरू करने के लिए, Gemini के लिए प्रॉम्प्ट लिखने से जुड़ी सलाह पर जाएं.

किसी सुविधा के बारे में सुझाव/राय देना या शिकायत करना

  • पिछले हफ़्ते, आपने Gemini for Workspace का इस्तेमाल कितनी बार किया?
  • पिछले हफ़्ते, आपने एआई की किस सुविधा का सबसे ज़्यादा इस्तेमाल किया?
  • [ऊपर बताई गई सुविधा] ने किसी टास्क को पूरा करने में आपकी मदद कैसे की? क्या यह काम कर गया?
  • बताएं कि आपको [feature named above] के बारे में सबसे ज़्यादा क्या पसंद आया और इसे और बेहतर बनाने के लिए क्या किया जा सकता है.

ओपन-एंडेड एक्सप्लोरेशन

  • क्या इस हफ़्ते, एआई का इस्तेमाल करने के दौरान आपको कोई अच्छा या बुरा सरप्राइज़ मिला?
  • क्या आपको किसी ऐसी समस्या का सामना करना पड़ा जिसकी आपको उम्मीद नहीं थी? आपने इन समस्याओं को हल करने की कोशिश कैसे की?

Gemini के इस्तेमाल और गतिविधि की निगरानी करना

जब लोग Google Workspace के साथ Gemini का इस्तेमाल करना शुरू कर दें, तब Admin console का इस्तेमाल करके यह ट्रैक करें कि Gemini को कितने लोगों ने अपनाया है. साथ ही, यह जानें कि Gemini आपकी कंपनी के डेटा का इस्तेमाल कैसे कर रहा है.

रिपोर्ट की मदद से, एआई के इस्तेमाल को ट्रैक करना

Gemini की रिपोर्ट देखें. इससे यह पता चलेगा कि कितने लोग Google Workspace के साथ Gemini का इस्तेमाल कर रहे हैं और वे किन ऐप्लिकेशन के साथ इसका इस्तेमाल कर रहे हैं. अपनी कंपनी, टीमों या अलग-अलग लोगों के हिसाब से, इस्तेमाल को ट्रैक करें.

रिपोर्ट की मदद से, यह पता लगाया जा सकता है कि कौनसी टीमें या व्यक्ति एआई का ज़्यादा इस्तेमाल करते हैं. इसके अलावा, यह भी पता लगाया जा सकता है कि कौन एआई का कम इस्तेमाल करता है और उसे एआई के बारे में ज़्यादा ट्रेनिंग की ज़रूरत हो सकती है. आपको अलग-अलग इस्तेमाल के उदाहरणों के बारे में भी जानकारी मिल सकती है. उदाहरण के लिए, आपको पता चल सकता है कि आपकी इंजीनियरिंग टीम, Google Docs में Gemini का इस्तेमाल करके बातचीत को बेहतर बना रही है. हालांकि, वे Meet में Gemini की सुविधाओं का फ़ायदा नहीं ले रहे हैं. जैसे, मीटिंग की खास जानकारी और नोट लेने की सुविधा.

यह तरीका जानें: अपने संगठन में Gemini के इस्तेमाल से जुड़ा डेटा देखें

देखें कि Gemini, कंपनी के डेटा का इस्तेमाल कैसे करता है

Gemini, आपके उपयोगकर्ताओं के प्रॉम्प्ट के जवाब देने के लिए, Google Drive में मौजूद कॉन्टेंट को ऐक्सेस करता है. यह देखने के लिए कि किस कॉन्टेंट को ऐक्सेस किया गया है, Drive में ऑडिट लॉग खोजें. उदाहरण के लिए, अगर Gemini किसी उपयोगकर्ता की क्वेरी के जवाब में फ़ाइलों के किसी सेट से डेटा ऐक्सेस करता है, तो ऐक्सेस की गई हर फ़ाइल के लिए एक इवेंट जनरेट होता है.

ज़्यादा जानें: Google Workspace में की गई गतिविधि के लिए, Gemini के ऑडिट लॉग