Fase 2: Mendorong orang untuk mulai menggunakan AI

Pada fase 2, minta karyawan untuk mulai menggunakan AI dalam pekerjaan sehari-hari. Anda harus memberikan pelatihan, panduan pengguna, dan dukungan antarpengguna.

Pada halaman ini

Langkah 1: Rekrut Google Guide sebagai pengguna awal

Rekrut pengguna awal dari setiap departemen atau grup utama untuk mempelajari dan mendorong penggunaan AI. Google Guide tidak harus memiliki pengetahuan teknis yang tinggi, tetapi harus menjadi anggota tim "andalan" dan antusias untuk menggunakan alat baru.

Google Guide Anda harus memiliki waktu dan minat untuk:

  • Bekerja sama dengan tim untuk mengidentifikasi kasus penggunaan dan menunjukkan kepada orang lain cara menggunakan alat
  • Memberikan dukungan antarpengguna dengan mengadakan jam buka, memberikan demo, dan berpartisipasi dalam forum perusahaan
  • Membagikan praktik terbaik dan kisah sukses melalui email, postingan blog, atau newsletter
  • Mengumpulkan dan menyampaikan masukan kepada tim adopsi, untuk mendiskusikan hal yang berjalan dengan baik dan hal yang perlu ditingkatkan.

Langkah 2: Berikan panduan pelatihan

Agar pengguna dapat belajar sesuai dengan kemampuan mereka sendiri, sediakan materi pelatihan on-demand untuk menggunakan fitur AI di Workspace. Buat panduan berdasarkan kasus penggunaan dan sasaran yang Anda identifikasi pada fase 1 panduan ini.

Langkah 3: Berikan pelatihan awal dan dukungan berkelanjutan

Untuk membantu pengguna mempelajari dan menggunakan AI, berikan pelatihan tatap muka, permudah mereka mendapatkan dukungan, dan hubungi mereka secara rutin agar tetap terdorong menggunakan AI.

Beberapa cara yang bagus untuk mendukung dan mempertahankan penggunaan AI bagi karyawan meliputi:

  • Pelatihan awal saat Google Guide bertemu dengan setiap tim untuk mendemonstrasikan kasus penggunaan AI untuk peran mereka
  • Waktu konsultasi mingguan yang dikelola oleh Google Guide, yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk mendapatkan dukungan tatap muka
  • Hub internal dengan akses ke semua referensi AI, seperti pelatihan on-demand dan jadwal waktu konsultasi
  • Ruang Google Chat tempat pengguna dapat mengajukan pertanyaan, berbagi kasus penggunaan, dan berdiskusi dengan satu sama lain tentang penggunaan AI. Pelajari cara membuat ruang
  • Kompetisi yang sehat, seperti melacak dan merayakan perintah yang paling efektif atau kreatif
  • FAQ, tips, dan kisah sukses yang diposting di hub AI atau dibagikan melalui email, postingan blog, atau newsletter
  • Poster yang ditampilkan di seluruh tempat kerja Anda dengan pengingat dan tips seputar AI

Melakukan survei singkat untuk mendapatkan insight dan masukan

Selama fase 2, jalankan serangkaian survei singkat untuk menanyakan pengguna tentang fitur favorit yang telah dipakai dan pengalaman mereka selama menggunakannya. Gunakan respons untuk membuat FAQ, tips, dan kisah sukses, serta untuk mengidentifikasi bagian mana yang mungkin memerlukan pemberian dukungan lebih lanjut.

Tips: Buat survei dengan mudah di Formulir. Anda akan mendapatkan hasil instan, dan bisa meringkas respons secara sekilas dengan diagram dan grafik. Buka Membuat survei di Formulir

Klik di sini untuk melihat contoh pertanyaan

Tips: Minta Gemini agar menyesuaikan pertanyaan ini untuk organisasi Anda. Untuk memulai, buka Tips menulis perintah untuk Gemini.

Masukan khusus fitur

  • Dalam seminggu terakhir, seberapa sering Anda menggunakan Gemini untuk Workspace?
  • Dalam seminggu terakhir, fitur AI mana yang paling sering Anda gunakan?
  • Bagaimana [fitur yang disebutkan di atas] membantu Anda menyelesaikan tugas tertentu? Apakah berhasil?
  • Jelaskan hal yang paling Anda sukai dari [fitur yang disebutkan di atas] dan hal yang dapat ditingkatkan, jika ada.

Eksplorasi terbuka

  • Apakah ada hal yang mengejutkan (positif atau negatif) tentang pengalaman Anda dengan AI pada minggu ini?
  • Apakah Anda mengalami hambatan yang tidak terduga? Bagaimana Anda mencoba mengatasinya?

Memantau penggunaan dan aktivitas Gemini

Setelah karyawan mulai menggunakan Gemini dengan Google Workspace, gunakan konsol Admin untuk melacak adopsi dan pelajari cara Gemini menggunakan data perusahaan Anda.

Melacak penggunaan AI dengan laporan

Lihat laporan Gemini untuk melacak jumlah orang yang menggunakan Gemini dengan Google Workspace, dan aplikasi yang mereka gunakan dengan fitur Gemini. Lacak penggunaan di seluruh perusahaan, dalam tim, atau per individu.

Dengan laporan, Anda dapat mengetahui tim atau individu mana yang merupakan pengguna super, atau yang memiliki rasio penggunaan rendah dan mungkin memerlukan lebih banyak pelatihan AI. Anda juga bisa mendapatkan insight tentang adopsi berbagai kasus penggunaan. Misalnya, Anda mungkin mendapati bahwa tim engineer memang menggunakan Gemini di Google Dokumen untuk meningkatkan komunikasi, tetapi mereka tidak memanfaatkan fitur Gemini di Meet, seperti ringkasan rapat dan pencatatan.

Pelajari caranya: Meninjau penggunaan Gemini di organisasi Anda

Melihat cara Gemini menggunakan data perusahaan

Saat merespons perintah pengguna, Gemini mengakses konten dari Google Drive. Untuk melihat konten yang telah diakses, Anda dapat menjalankan penelusuran log audit di Drive. Misalnya, jika Gemini mengakses data dari kumpulan file sebagai respons terhadap kueri pengguna, peristiwa akan dibuat untuk setiap file yang diakses.

Pelajari lebih lanjut: Log audit untuk aktivitas Gemini untuk Google Workspace