Fase 1: Bersiap untuk mengadopsi AI

Pada fase 1, perkenalkan fitur AI di Workspace kepada karyawan Anda dan identifikasi cara agar mereka dapat menggunakannya dengan efektif dalam pekerjaan. Selain itu, rencanakan serangkaian komunikasi agar karyawan terus tertarik untuk menggunakan AI.

Pada halaman ini

Langkah 1: Libatkan pemangku kepentingan AI Anda

Untuk meningkatkan skala adopsi AI ke seluruh perusahaan, libatkan pemangku kepentingan berikut, yang masing-masing akan memainkan peran strategis. Bergantung pada ukuran organisasi Anda, pemangku kepentingan ini dapat berupa individu, tim, atau seseorang yang mungkin menjalankan beberapa peran.

Sponsor eksekutif

Umumnya pemimpin level C, orang ini:

  • Berperan sebagai wajah perubahan di perusahaan Anda dengan mengumumkan dan menyosialisasikan manfaat AI
  • Menyelaraskan manajemen dan pimpinan lainnya pada sasaran yang sama
  • Mengalokasikan sumber daya kepada pemangku kepentingan lainnya
  • Membantu menentukan strategi dan project

Admin Google Workspace

Orang ini dapat menggunakan konsol Admin untuk:

  • Memastikan kepatuhan AI terhadap kebijakan keamanan dan data perusahaan Anda
  • Mengelola akses pengguna ke fitur AI
  • Memantau penggunaan dan aktivitas AI
  • Mendapatkan info terbaru tentang fitur baru dan program alfa

Pelajari lebih lanjut di bawah ini di Menyiapkan kebijakan dan fitur AI

Tim adopsi

Tim ini mencakup pengambil keputusan dan pemimpin bisnis yang:

  • Mendukung perubahan dalam departemen
  • Membantu mengidentifikasi kasus penggunaan dan sasaran AI
  • Mengirim pengingat tentang pelatihan, dukungan, dan kisah sukses
  • Membagikan status dan hasil kepada pimpinan

Google Guide

Mereka adalah pengguna awal yang:

  • Mendorong penggunaan AI di antara rekan kerja
  • Memberikan dukungan kepada sesama rekan, seperti melalui waktu konsultasi.
  • Mengumpulkan masukan dan insight untuk tim eksekutif dan tim adopsi

Pelajari lebih lanjut nanti di panduan ini di bagian Merekrut Google Guide sebagai pengguna awal

Kembali ke atas

Langkah 2: Lakukan survei dasar bagi pengguna

Selanjutnya, jalankan survei untuk karyawan guna memahami tantangan saat ini dalam pekerjaan dan pendapat mereka tentang cara AI dapat membantu. Respons yang diperoleh sekarang dapat membantu Anda mengidentifikasi kasus penggunaan dan sasaran AI pada langkah berikutnya. Anda juga akan menggunakan informasi survei dasar ini untuk mengukur dampak dan keberhasilan pada fase 3 rencana adopsi ini.

Tips: Buat survei dengan mudah di Formulir. Anda akan mendapatkan hasil instan, dan bisa meringkas respons secara sekilas dengan diagram dan grafik. Buka Membuat survei di Formulir.

Klik di sini untuk melihat contoh pertanyaan survei

Tips: Minta Gemini agar menyesuaikan pertanyaan ini untuk organisasi Anda. Untuk memulai, buka Tips menulis perintah untuk Gemini.

Latar belakang Anda

  • Apa jabatan atau peran Anda dalam pekerjaan?
  • Seberapa jauh pemahaman Anda tentang AI generatif? (skala 1-5)
  • Seberapa jauh pemahaman Anda tentang pembuatan perintah atau desain perintah? (skala 1-5)

Pengalaman saat ini

  • Seberapa bermanfaat aplikasi Workspace yang ada (Gmail, Dokumen, Spreadsheet, Slide, Chat, dan sebagainya) dalam pekerjaan harian Anda? (skala 1-5)
  • Seberapa sering Anda menggunakan aplikasi Workspace untuk menyelesaikan tugas harian? (skala 1-5)

Ekspektasi

  • Proses bisnis apa yang sangat menyita waktu Anda, atau yang menurut Anda dapat dipercepat dengan bantuan Gemini?
  • Menurut Anda, bagaimana Gemini dapat membantu organisasi Anda secara lebih luas?

Kembali ke atas

Langkah 3: Identifikasi kasus penggunaan dan sasaran

Untuk mendapatkan nilai bisnis yang sebenarnya dari AI, tentukan cara spesifik yang dapat dilakukan AI untuk membantu pekerjaan sehari-hari karyawan Anda:

  1. Tinjau fitur AI yang tersedia di Workspace, seperti Bantu tulis di Gmail atau Dokumen, atau membuat video dengan Google Vids. Melihat daftar fitur AI
  2. Untuk setiap departemen atau peran pekerjaan, identifikasi kasus penggunaan tertentu dari fitur ini.

  3. Untuk setiap kumpulan contoh, cantumkan sasaran yang ingin dicapai, berdasarkan hal yang penting bagi bisnis Anda.

    Tips: Tetapkan sasaran yang dapat diukur berdasarkan produktivitas, kualitas kerja, kepuasan karyawan dan kepuasan pelanggan, serta alur kerja. Anda akan menggunakan sasaran ini nanti untuk melacak metrik dampak dan keberhasilan.

Berikut beberapa peran pekerjaan dan kasus penggunaan untuk memulai.

Produk dan engineering

Kasus penggunaan

Pengembangan produk:

  • Membuat ide dan kisah pelanggan untuk produk baru
  • Membuat draf spesifikasi produk dan engineering
  • Menganalisis dan meringkas masukan pengguna
  • Membuat item tindakan dari catatan atau transkrip rapat
Sasaran
  • Mempercepat pengembangan produk
  • Meningkatkan komunikasi antara tim bisnis dan engineering
  • Meningkatkan kualitas produk baru
  • Mengurangi overhead guna memberikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan teknis

HR dan Operasional Karyawan

Dapatkan contoh lainnya: Menggunakan Gemini untuk sumber daya manusia

Kasus penggunaan

Perekrutan & orientasi:

  • Menulis deskripsi pekerjaan
  • Membuat draf email penjangkauan kustom kepada kandidat kerja
  • Menyiapkan diri untuk menghadapi wawancara

Pelatihan & pengembangan karyawan:

  • Mengembangkan kurikulum atau skrip untuk pelatihan kebijakan perusahaan
  • Meningkatkan teknik bercerita dalam pelatihan
Sasaran
  • Menghemat waktu bertukar pikiran dan mengembangkan konten
  • Meningkatkan pengalaman lamaran kerja kandidat
  • Meningkatkan kualitas pelatihan dan laporan kebijakan
  • Meningkatkan kepuasan karyawan dengan pelatihan internal

Admin IT

Kasus penggunaan

Dokumentasi & komunikasi:

  • Membuat draf artikel pusat informasi dan panduan pengguna
  • Membuat draf pengumuman kebijakan atau perubahan teknis
  • Membuat hub pengetahuan terpusat menggunakan NotebookLM
Sasaran
  • Meningkatkan kualitas dokumentasi
  • Meningkatkan pengalaman karyawan terkait komunikasi teknis
  • Terus beri tim informasi terbaru dengan sistem berbagi informasi terpusat
  • Memberikan lebih banyak waktu untuk berfokus pada prioritas IT

Pemasaran

Dapatkan contoh lainnya: Menggunakan Gemini untuk pemasaran

Kasus penggunaan

Mengembangkan konten:

  • Bertukar pikiran guna mendapatkan ide untuk postingan blog, teks situs, dan postingan media sosial
  • Melakukan riset analisis persaingan
  • Membuat draf info produk/layanan dan ringkasan materi iklan
Sasaran
  • Mempercepat proses kreatif
  • Meningkatkan kredibilitas dan relevansi di pasar
  • Mempercepat waktu peluncuran kampanye

Penjualan

Dapatkan contoh lainnya: Menggunakan Gemini untuk penjualan

Kasus penggunaan

Mencari calon pelanggan:

  • Membuat penjangkauan yang dipersonalisasi
  • Persona pelanggan target
  • Mencari informasi dan mempercepat penemuan prospek penjualan

Buat konten yang menarik:

  • Merespons dengan cepat di lapangan
  • Mengatasi kebuntuan menulis
Sasaran
  • Meningkatkan output dan kualitas konten
  • Meningkatkan konversi

Kembali ke atas

Langkah 4: Menyiapkan kebijakan dan fitur AI

Saat menggunakan Google Workspace dengan Gemini, Anda akan mendapatkan keamanan dan perlindungan data tingkat perusahaan yang sama seperti layanan Workspace lainnya. Untuk mengetahui detailnya, buka Hub Privasi kami.

Selain itu, Anda memiliki kontrol dan pengawasan berikut atas cara Gemini menangani data Anda, dan siapa yang dapat menggunakan fitur tertentu.

Mengelola keamanan dan tata kelola

Anda dapat menggunakan konsol Admin untuk:

Mengelola akses ke fitur AI

Anda juga dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur berikut—untuk pengguna, tim, atau seluruh organisasi:

Kembali ke atas

Langkah 5: Rencanakan cara menyampaikan perubahan

Agar pengguna tetap terdorong untuk menggunakan AI, terus berikan pengingat, tips, dan info terbaru tentang strategi perusahaan secara rutin.

Linimasa komunikasi secara ringkas

Berikut adalah contoh rencana untuk melakukan staging komunikasi Anda di 3 fase adopsi.

Fase 1: Persiapan Fase 2: Menggunakan AI Fase 3: Mengukur & memperluas

Mengumumkan kepada perusahaan

Menayangkan video eksekutif

Melakukan survei dasar

Meluncurkan situs pelatihan

Merekrut Google Guide

Mengadakan roadshow AI

Mengirim pengingat

Melakukan survei singkat

Melakukan survei dampak

Membagikan kisah sukses

Memposting tips & trik

Mengumumkan fitur baru

Tips: Percepat penulisan komunikasi Anda dengan menggunakan Gemini. Untuk memulai, buka Tips menulis perintah untuk Gemini

Ide untuk menyebarkan berita

  • Pengumuman awal—Mulailah dengan pengumuman email atau video dari sponsor eksekutif Anda, yang memperkenalkan fitur AI dan manfaatnya kepada karyawan
  • Roadshow AI—Minta pengguna awal bertemu dengan tim untuk mendemonstrasikan kasus penggunaan yang disesuaikan untuk tim tersebut
  • Newsletter dan pengingat—Kirimkan newsletter dan pengingat setiap minggu untuk membagikan tips, strategi, dan kisah sukses AI
  • Survei—Lakukan survei di setiap fase untuk mengumpulkan masukan dan mengukur dampak
  • Poster—Menampilkan visual di tempat kerja yang menyoroti kasus penggunaan atau perintah teratas

Kembali ke atas