ระยะที่ 2: กระตุ้นให้ผู้คนเริ่มใช้ AI

ในระยะที่ 2 ให้แนะนำให้พนักงานเริ่มใช้งาน AI ในการทำงานประจำวัน คุณจะต้องจัดการ ฝึกอบรม คู่มือผู้ใช้ และการสนับสนุนแบบเพื่อนช่วยเพื่อน

ในหน้านี้

• ขั้นตอนที่ 1: รับ Google Guide เป็นผู้ใช้งานกลุ่มแรก
• ขั้นตอนที่ 2: จัดทำคู่มือการฝึกอบรม
• ขั้นตอนที่ 3: จัดการฝึกอบรมการเริ่มต้นใช้งานและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง
• จัดทำแบบสำรวจ "ตรวจสอบสถานการณ์" แบบสั้นๆ
• ตรวจสอบการใช้งานและกิจกรรมของ Gemini

---

ขั้นตอนที่ 1: รับ Google Guide เป็นผู้ใช้งานกลุ่มแรก

คัดเลือกผู้ใช้กลุ่มแรกจากแต่ละแผนกหรือกลุ่มหลักเพื่อสำรวจและ เผยแพร่การใช้ AI โดย Google Guide ไม่จำเป็นเป็นคนที่มีความรู้ทางเทคนิคขั้นสูง แต่ควรเป็นสมาชิกทีมที่กระตือรือร้นและ "พร้อม" ให้ความช่วยเหลือเสมอ รวมถึงยินดีที่จะใช้เครื่องมือใหม่ๆ

Google Guide ควรมีเวลาและให้สนใจในการดำเนินการต่อไปนี้

• ทํางานร่วมกับทีมเพื่อระบุกรณีการใช้งานและแสดงวิธีใช้เครื่องมือแก่ผู้ใช้
• ให้การสนับสนุนแบบเพียร์ทูเพียร์โดยการจัดเวลาทำการ สาธิตการใช้งาน และ เข้าร่วมฟอรัมของบริษัท
• แชร์แนวทางปฏิบัติแนะนำและเรื่องราวความสำเร็จในอีเมล บล็อกโพสต์ หรือ จดหมายข่าว
• รวบรวมและส่งต่อความคิดเห็นไปยังทีมสนับสนุนการใช้งานเพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดได้ผลดีและสิ่งที่ควรปรับปรุง

ขั้นตอนที่ 2: จัดทำคู่มือการฝึกอบรม

จัดหาเอกสารการฝึกอบรมแบบออนดีมานด์สำหรับการใช้ฟีเจอร์ AI ใน Workspace เพื่อให้ผู้ใช้เรียนรู้ได้ตามความเร็วของตนเอง สร้างคำแนะนำตามกรณีการใช้งานและ เป้าหมายที่คุณระบุไว้ใน ระยะที่ 1 ของคำแนะนำนี้

ขั้นตอนที่ 3: จัดการฝึกอบรมการเริ่มต้นใช้งานและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ได้ลองใช้ AI ให้จัดการฝึกอบรมแบบเข้าร่วมด้วยตนเอง เตรียมพร้อมให้การสนับสนุนกับผู้ใช้เสมอ และติดต่อผู้ใช้เป็นประจำเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมอยู่เสมอ

วิธีที่ดีในการสนับสนุนและดึงดูดผู้ใช้ ได้แก่

• การฝึกอบรมเริ่มต้นที่ Google Guide จะพบกับแต่ละทีมเพื่อสาธิต กรณีการใช้งาน AI สำหรับบทบาทของทีม
• จัดกิจกรรมในเวลาทำการเป็นรายสัปดาห์ โดย Google Guide คอยให้ความช่วยเหลือแบบตัวต่อตัว
• ฮับภายในที่มีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากร AI ทั้งหมด เช่น การฝึกอบรมแบบออนดีมานด์และกำหนดเวลาของกิจกรรมในเวลาทำการ
• พื้นที่ใน Google Chat ที่ผู้ใช้สามารถถามคําถาม แชร์กรณีการใช้งาน และพูดคุยเกี่ยวกับการใช้ AI กับคนอื่นๆ ได้ ดูวิธีสร้างพื้นที่ทำงาน
• การแข่งขันแบบสนุกๆ เช่น ติดตามและฉลองพรอมต์ที่มีประสิทธิภาพหรือสร้างสรรค์ที่สุด
• คำถามที่พบบ่อย เคล็ดลับ และเรื่องราวความสำเร็จที่โพสต์ในฮับ AI หรือแชร์ผ่าน อีเมล บล็อกโพสต์ หรือจดหมายข่าว
• โปสเตอร์ที่แสดงทั่วทั้งที่ทำงานพร้อมการช่วยเตือนและเคล็ดลับจาก AI

จัดทำแบบสำรวจ "ตรวจสอบสถานการณ์" แบบสั้นๆ

ตลอดระยะที่ 2 ให้ดำเนินการสำรวจสั้นๆ หลายครั้งเพื่อสอบถามผู้ใช้เกี่ยวกับฟีเจอร์โปรดที่ผู้ใช้ใช้งานอยู่และประสิทธิภาพของฟีเจอร์ดังกล่าว แล้วใช้คำตอบที่ได้เพื่อสร้างคำถามที่พบบ่อย เคล็ดลับ และเรื่องราวความสำเร็จ รวมถึงระบุจุดที่ผู้ใช้อาจต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม

เคล็ดลับ: สร้างแบบสำรวจได้ง่ายๆ ในฟอร์ม คุณจะได้รับผลลัพธ์ทันที และสามารถสรุปคำตอบได้อย่างรวดเร็วด้วยแผนภูมิและกราฟ ไปที่สร้างแบบสำรวจในฟอร์ม

ตรวจสอบการใช้งานและกิจกรรม Gemini

เมื่อผู้ใช้เริ่มใช้ Gemini กับ Google Workspace แล้ว ให้ใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อ ติดตามการใช้งานและดูวิธีที่ Gemini ใช้ข้อมูลบริษัท

ติดตามการใช้งาน AI ด้วยรายงาน

ดูรายงาน Gemini เพื่อติดตามจำนวนผู้ใช้ Gemini กับ Google Workspace และแอปที่ผู้ใช้ใช้ Gemini ติดตามการใช้งานทั่วทั้งบริษัท ภายในทีม หรือเป็นรายบุคคล

รายงานจะช่วยให้คุณทราบว่าทีมหรือบุคคลใดเป็นผู้ใช้ขั้นสูง หรือ ใครที่มีอัตราการนำไปใช้ต่ำและอาจต้องได้รับการฝึกอบรม AI เพิ่มเติม นอกจากนี้ยังดูข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการนำกรณีการใช้งานต่างๆ ไปใช้ได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าทีมวิศวกรใช้ Gemini ใน Google เอกสารเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร แต่ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ Gemini ใน Meet เช่น สรุปการประชุมและการจดบันทึก

ดูวิธี ตรวจสอบการใช้งาน Gemini ในองค์กร

ดูวิธีที่ Gemini ใช้ข้อมูลบริษัท

เมื่อตอบกลับพรอมต์ของผู้ใช้ Gemini จะเข้าถึงเนื้อหาจาก Google ไดรฟ์ หากต้องการดูว่ามีการเข้าถึงเนื้อหาใดบ้าง คุณสามารถเรียกใช้การค้นหาบันทึกการตรวจสอบใน Drive ได้ เช่น หาก Gemini เข้าถึงข้อมูลจากชุดไฟล์เพื่อตอบคำค้นหาของผู้ใช้ ระบบจะสร้างเหตุการณ์สำหรับแต่ละไฟล์ที่เข้าถึง

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: บันทึกการตรวจสอบสำหรับกิจกรรม Gemini ใน Google Workspace