ระยะที่ 1: เตรียมพร้อมสำหรับการนำ AI มาใช้

ในระยะที่ 1 ให้แนะนำพนักงานเกี่ยวกับฟีเจอร์ AI ใน Workspace และระบุวิธีใช้ฟีเจอร์ดังกล่าวให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนี้ ให้วางแผนชุดการสื่อสารเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมอยู่เสมอ

ในหน้านี้

• ขั้นตอนที่ 1: มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องด้าน AI
• ขั้นตอนที่ 2: ทำแบบสำรวจผู้ใช้พื้นฐาน
• ขั้นตอนที่ 3: ระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมาย
• ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI
• ขั้นตอนที่ 5: วางแผนวิธีสื่อสารข้อมูลการเปลี่ยนแปลง

---

ขั้นตอนที่ 1: มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องด้าน AI

หากต้องการปรับขนาดการใช้งาน AI ทั่วทั้งบริษัท ให้รวบรวมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องต่อไปนี้ ซึ่งแต่ละคนจะมีบทบาทในเชิงกลยุทธ์ของการดำเนินการ ซึ่งบุคคลเหล่านี้อาจเป็นบุคคล ทีม หรือบุคคลหนึ่งๆ ที่อาจต้องทำหน้าที่หลายอย่าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร

	ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร บุคคลนี้มักจะเป็นผู้บริหารระดับ C ซึ่งมีหน้าที่ดังต่อไปนี้ เป็นตัวแทนบริษัทในการเปลี่ยนแปลงด้วยการประกาศและเผยแพร่ประโยชน์ของ AI ปรับการเป็นผู้นำและการจัดการอื่นๆ ให้สอดคล้องกับเป้าหมายเดียวกัน จัดสรรทรัพยากรให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องรายอื่นๆ ช่วยกำหนดกลยุทธ์และโปรเจ็กต์
	ผู้ดูแลระบบ Google Workspace โดยบุคคลนี้จะใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้ ตรวจสอบว่า AI เป็นไปตามนโยบายด้านความปลอดภัยและข้อมูลของบริษัท จัดการสิทธิ์ของผู้ใช้ในการเข้าถึงฟีเจอร์ AI ตรวจสอบการใช้งานและกิจกรรมของ AI ติดตามข่าวสารเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่และโปรแกรมเวอร์ชันอัลฟ่า ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI ด้านล่าง
	ทีมสนับสนุนการใช้งาน ทีมนี้ประกอบด้วยผู้มีอำนาจตัดสินใจและผู้นำทางธุรกิจที่มีหน้าที่ดังนี้ เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงภายในแผนก ช่วยกำหนดกรณีการใช้งานและเป้าหมายของ AI ส่งการช่วยเตือนเกี่ยวกับการฝึกอบรม การสนับสนุน และเรื่องราวความสำเร็จ แชร์สถานะและผลลัพธ์กับผู้นำ
	Google Guide ผู้ใช้กลุ่มแรกสุดที่เปิดรับการใช้งานซึ่งจะทำหน้าที่ดังนี้ เผยแพร่การใช้ AI ในหมู่เพื่อนร่วมงาน ให้การสนับสนุนแบบเพียร์ทูเพียร์ เช่น ผ่านช่วงเวลาทำการ รวบรวมความคิดเห็นและข้อมูลเชิงลึกสําหรับผู้บริหารและทีมสนับสนุนการใช้งาน ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ในส่วนรับ Google Guide เป็นผู้ใช้งานกลุ่มแรกในคู่มือนี้

ขั้นตอนที่ 2: ทำแบบสำรวจผู้ใช้พื้นฐาน

ขั้นต่อไปคือการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานเพื่อทําความเข้าใจความท้าทายในปัจจุบันในการทำงานและวิธีที่พวกเขาคิดว่า AI อาจช่วยได้ คําตอบที่คุณได้รับในขั้นตอนนี้จะช่วยระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมายของ AI ในขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้ คุณจะใช้ข้อมูลพื้นฐานนี้เพื่อวัดผลลัพธ์และความสำเร็จในระยะที่ 3 ของแผนการนำไปใช้นี้ด้วย

เคล็ดลับ: สร้างแบบสำรวจได้ง่ายๆ ในฟอร์ม คุณจะได้รับผลลัพธ์ทันที และสามารถสรุปคำตอบได้อย่างรวดเร็วด้วยแผนภูมิและกราฟ ไปที่สร้างแบบสำรวจในฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 3: ระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมาย

หากต้องการรับประโยชน์ด้านธุรกิจอย่างแท้จริงจาก AI ให้ระบุวิธีที่ AI จะช่วย พนักงานในการทำงานประจำวันได้

1. ตรวจสอบฟีเจอร์ AI ที่พร้อมใช้งานใน Workspace เช่น ช่วยฉันเขียนใน Gmail หรือเอกสาร หรือการสร้างวิดีโอด้วย Google Vids ดูรายการฟีเจอร์ AI
2. ระบุ Use Case ที่เฉพาะเจาะจงของฟีเจอร์เหล่านี้สำหรับแต่ละแผนกหรือบทบาทงาน

3. สำหรับชุดตัวอย่างแต่ละชุด ให้ระบุเป้าหมายที่คุณหวังว่าจะบรรลุตาม สิ่งที่สำคัญต่อธุรกิจ

   เคล็ดลับ: ตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้โดยอิงตามประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพของงาน ความพึงพอใจของพนักงานและลูกค้า รวมถึงเวิร์กโฟลว์ ซึ่งคุณจะใช้เป้าหมายเหล่านี้ในภายหลังเพื่อติดตามเมตริกผลลัพธ์และความสําเร็จ

บทบาทงานและกรณีการใช้งานบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้มีดังนี้

ผลิตภัณฑ์และวิศวกรรม

กรณีการใช้งาน	การพัฒนาผลิตภัณฑ์: สร้างไอเดียและเรื่องราวของลูกค้าสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ ร่างคุณลักษณะทางวิศวกรรมและผลิตภัณฑ์ วิเคราะห์และสรุปความคิดเห็นของผู้ใช้ สร้างรายการการทำงานจากบันทึกการประชุมหรือข้อความถอดเสียง
เป้าหมาย	เร่งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีมธุรกิจและทีมวิศวกรรม ปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ใหม่ ลดค่าใช้จ่ายเพื่อประหยัดเวลาสำหรับงานด้านเทคนิค

HR และ People Ops

ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับงานทรัพยากรบุคคล

กรณีการใช้งาน	การสรรหาและการอบรมพนักงานใหม่: เขียนลักษณะงาน ร่างอีเมลติดต่อผู้สมัครงานที่กำหนดเอง เตรียมพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์ การฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงาน: พัฒนาหลักสูตรหรือสคริปต์สำหรับการฝึกอบรมนโยบายของบริษัท ยกระดับการเล่าเรื่องในการฝึกอบรม
เป้าหมาย	ประหยัดเวลาในการระดมความคิดและพัฒนาเนื้อหา ปรับปรุงประสบการณ์การสมัครงานของผู้สมัคร ปรับปรุงคุณภาพของการฝึกอบรมและการเขียนนโยบาย เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานด้วยการฝึกอบรมภายใน

ผู้ดูแลระบบไอที

กรณีการใช้งาน	เอกสารและการสื่อสาร: ร่างบทความในฐานความรู้และคู่มือผู้ใช้ ร่างประกาศเกี่ยวกับนโยบายหรือการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิค สร้างฮับความรู้แบบรวมศูนย์โดยใช้ NotebookLM
เป้าหมาย	ปรับปรุงคุณภาพเอกสารประกอบ ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานในเรื่องการสื่อสารทางเทคนิค แจ้งข้อมูลล่าสุดให้ทีมทราบด้วยการแชร์ข้อมูลแบบรวมศูนย์ มีเวลาโฟกัสกับลำดับความสำคัญด้านไอที

การตลาด

ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับการตลาด

กรณีการใช้งาน	การพัฒนาเนื้อหา: ระดมความคิดสำหรับบล็อกโพสต์ ข้อความในเว็บไซต์ และโพสต์บนโซเชียลมีเดีย ค้นคว้าการวิเคราะห์คู่แข่ง ร่างบรีฟครีเอทีฟโฆษณาและเอกสารไวท์เปเปอร์
เป้าหมาย	เร่งกระบวนการสร้างสรรค์ เพิ่มความน่าเชื่อถือและความเกี่ยวข้องในตลาด เพิ่มความเร็วในการเปิดตัวแคมเปญ

ยอดขาย

ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับการขาย

กรณีการใช้งาน	การหาลูกค้าใหม่: สร้างการติดต่อส่วนบุคคล กำหนดลักษณะตัวตนลูกค้า ค้นคว้าและเร่งการค้นหาผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า สร้างเนื้อหาที่น่าสนใจ: ตอบสนองลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ก้าวข้ามปัญหาคิดงานไม่ออก
เป้าหมาย	เพิ่มปริมาณและคุณภาพของเนื้อหา เพิ่ม Conversion

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI

เมื่อใช้ Google Workspace ที่มี Gemini คุณจะได้รับการรักษาความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลระดับองค์กรเช่นเดียวกับบริการอื่นๆ ของ Workspace โปรดดูรายละเอียดที่ฮับด้านความเป็นส่วนตัว

นอกจากนี้ คุณยังมีสิทธิ์ควบคุมและดูแลต่อไปนี้ถึงวิธีที่ Gemini จัดการกับข้อมูลของคุณ รวมถึงสิทธิ์ควบคุมว่าใครจะใช้ฟีเจอร์ใดได้บ้าง

จัดการความปลอดภัยและการกำกับดูแล

คุณสามารถใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้

• ใช้ป้ายกำกับการแยกประเภท AI เพื่อป้องกันไม่ให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลผู้ใช้ที่ละเอียดอ่อน ดูวิธีการ
• ตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูลที่ Gemini จะปฏิบัติตาม ไปที่การป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และเขตข้อมูล
• ใช้ฟีเจอร์อัจฉริยะเพื่อควบคุมว่า Gemini จะแชร์ข้อมูลของผู้ใช้กับ ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google ได้หรือไม่ ดูวิธี

จัดการสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ AI

นอกจากนี้ คุณยังเปิดหรือปิดฟีเจอร์ต่อไปนี้สำหรับผู้ใช้ ทีม หรือทั้งองค์กรได้ด้วย

• แอป Gemini ดูวิธี
• Gemini ในแต่ละแอปของ Workspace เช่น Gmail, ไดรฟ์ หรือเอกสาร ดูวิธีการ
• NotebookLM ดูวิธีการ
• Google Vids ดูวิธีการ
• การจดโน้ตด้วย AI ในการประชุม Meet ดูวิธีการ
• ส่วนขยาย Workspace ในแอป Gemini ดูวิธี

ขั้นตอนที่ 5: วางแผนวิธีสื่อสารข้อมูลการเปลี่ยนแปลง

คอยช่วยเตือน แนะนำเคล็ดลับ และอัปเดตกลยุทธ์ของบริษัทอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมกับ AI ต่อไป

ไทม์ไลน์การสื่อสารโดยย่อ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างแผนสำหรับการจัดเตรียมการสื่อสารใน 3 ระยะของการใช้งาน

ระยะที่ 1: เตรียมความพร้อม	ระยะที่ 2: ใช้ AI	ระยะที่ 3: วัดผลและขยาย
ประกาศทั่วบริษัท เผยแพร่วิดีโอจากผู้บริหาร ทําแบบสํารวจพื้นฐาน เปิดตัวเว็บไซต์การฝึกอบรม	รับสมัคร Google Guide จัดโร้ดโชว์เกี่ยวกับ AI ส่งการช่วยเตือน จัดทำแบบสำรวจสั้นๆ	ทําแบบสํารวจผลกระทบ แชร์เรื่องราวความสำเร็จ โพสต์เคล็ดลับและคำแนะนำ ประกาศฟีเจอร์ใหม่

เคล็ดลับ: เขียนการสื่อสารได้เร็วขึ้นโดยใช้ Gemini หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน โปรดไปที่เคล็ดลับในการเขียนพรอมต์สำหรับ Gemini

ไอเดียในการกระจายข่าว

• ประกาศการเปิดตัว - เริ่มต้นด้วยอีเมลหรือวิดีโอประกาศจากผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารของคุณ ซึ่งจะแนะนำฟีเจอร์ AI และประโยชน์ของฟีเจอร์ดังกล่าวต่อพนักงาน
• โร้ดโชว์ AI - ให้ผู้เริ่มใช้งานระยะแรกได้พบกับทีมเพื่อสาธิตกรณีการใช้งาน ที่ปรับให้เหมาะกับทีมนั้นๆ
• จดหมายข่าวและการช่วยเตือน - ส่งจดหมายข่าวและการช่วยเตือนเหล่านี้ทุกสัปดาห์เพื่อรายงานเคล็ดลับ กลยุทธ์ และเรื่องราวความสำเร็จเกี่ยวกับ AI
• แบบสำรวจ - ดำเนินการในแต่ละเฟสเพื่อรวบรวมความคิดเห็นและวัดผล กระทบ
• โปสเตอร์ - แสดงภาพในที่ทํางานที่ไฮไลต์กรณีการใช้งานหรือพรอมต์ยอดนิยม