在第 2 階段，請讓員工深入瞭解並開始在日常工作中使用 AI。您必須提供訓練、使用手冊和同儕支援管道。
本頁內容
步驟 1：招募 Google 指導擔任早期採用者
從各主要部門或團隊招募早期採用者，探索並推廣 AI 運用方式。Google 指導不必具備高度技術能力，但必須是熱情洋溢、樂於使用新工具的「可靠」團隊成員。
Google 指導應有時間和興趣處理以下事務：
- 與團隊合作找出工具用途並示範使用方式
- 提供同儕支援，例如安排諮詢時間、舉辦示範活動，以及參與公司論壇
- 在電子郵件、網誌文章或電子報中，分享最佳做法和成功案例
- 收集並轉達意見給採用團隊，以便判斷哪些做法有效，哪些則需要改善。
步驟 2：提供訓練指南
為協助使用者按照自己的步調學習，請提供隨選訓練教材，說明如何使用 Workspace 中的 AI 功能。建立訓練指南時，請參考您在本指南第 1 階段所找出的用途和目標。
步驟 3：提供入門訓練和持續支援
為協助員工深入瞭解並使用 AI，請提供現場訓練課程、易於取得的支援服務，並定期與員工聯絡，確保他們持續運用 AI 技術。
以下是提供支援和確保員工使用 AI 的實用方法：
- 入門訓練課程：Google 指導會與各團隊會面，展示如何將 AI 技術應用於各自的職務
- 每週諮詢時間：由 Google 指導提供服務，為員工提供一對一支援
- 內部資訊中心：統整所有 AI 資源，例如隨選訓練課程和諮詢時間表
- Google Chat 聊天室：員工可以在聊天室中提問、分享應用實例，並交流 AI 使用方式。瞭解如何建立聊天室
- 友善競爭，例如記錄並表揚效果最佳或最有創意的提示
- 常見問題、祕訣和成功案例：在 AI 中心發布這些資源，或是透過電子郵件、網誌文章或電子報分享
- 海報：在工作場所張貼海報，提供 AI 提醒及分享祕訣
進行簡短的「現況評估」問卷調查
請在這個階段進行一系列簡短問卷調查，詢問員工最喜歡哪項功能，以及這項功能的運作情形。根據回覆內容整理常見問題、祕訣和成功案例，並瞭解員工可能需要更多支援的地方。
提示：您可以使用 Google 表單輕鬆建立問卷調查，方便立即查看結果，並透過圖表和圖形彙整回覆內容。詳情請參閱「使用 Google 表單建立問卷調查」
按這裡查看題目範例
提示：您可以要求 Gemini 調整問題內容。如要使用此功能，請參閱「Gemini 提示撰寫祕訣」。
收集有關特定功能的意見回饋
- 過去一週內，你使用 Gemini for Workspace 的頻率是？
- 您過去一週最常使用哪項 AI 功能？
- 「[上述功能]」如何協助您處理特定工作？該項工作是否成功完成？
- 說明「[上述功能]」最讓您滿意的優點，以及哪些部分 (如有) 可以改進。
開放式探索
- 本週使用 AI 功能時，是否有任何值得一提的正面/負面體驗？
- 您是否遇到任何意料之外的障礙？又是如何克服這些挑戰？
監控 Gemini 使用情形和活動
員工開始透過 Google Workspace 使用 Gemini 後，您可以透過管理控制台追蹤採用情況，並瞭解 Gemini 如何使用公司資料。
透過報表追蹤 AI 使用情形
查看 Gemini 報表，瞭解有多少員工透過 Google Workspace 使用 Gemini，以及他們在哪些應用程式中使用這項功能，掌握公司、團隊或個人的使用情形。
您可以透過報表瞭解哪些團隊或個人是進階使用者，或是哪些人採用率偏低，可能需要更多 AI 訓練。您也可以深入瞭解不同用途的採用情形。舉例來說，您可能會發現，工程團隊確實已使用 Google 文件內建 Gemini 提升通訊效率，但他們並未善用 Meet 中的 Gemini 功能，例如會議摘要和筆記。
瞭解如何： 查看貴機構的 Gemini 用量
查看 Gemini 如何使用公司資料
Gemini 回覆使用者提示時，會存取 Google 雲端硬碟中的內容。如要查看哪些內容曾遭存取，可以在雲端硬碟中執行稽核記錄搜尋。舉例來說，如果 Gemini 為了回應使用者查詢而存取一組檔案的資料，系統會為每個遭存取的檔案留下事件記錄。