在第 2 階段，請讓員工深入瞭解並開始在日常工作中使用 AI。您必須提供訓練、使用手冊和同儕支援管道。
本頁內容
步驟 1：招募 Google 指導擔任早期採用者
從各主要部門或團隊招募早期採用者，探索並推廣 AI 運用方式。Google 指導不必具備高度技術能力，但必須是熱情洋溢、樂於使用新工具的「可靠」團隊成員。
Google 指導應有時間和興趣處理以下事務：
- 與團隊合作找出工具用途並示範使用方式
- 提供同儕支援，例如安排諮詢時間、舉辦示範活動，以及參與公司論壇
- 在電子郵件、網誌文章或電子報中，分享最佳做法和成功案例
- 收集並轉達意見給採用團隊，以便判斷哪些做法有效，哪些則需要改善。
步驟 2：提供訓練指南
為協助使用者按照自己的步調學習，請提供隨選訓練教材，說明如何使用 Workspace 中的 AI 功能。建立訓練指南時，請參考您在本指南第 1 階段所找出的用途和目標。
步驟 3：提供入門訓練和持續支援
為協助員工深入瞭解並使用 AI，請提供面對面訓練課程、易於取得的支援服務，並定期與員工聯絡，確保他們持續運用 AI 技術。
以下是提供支援和確保員工使用 AI 的實用方法：
- 入門訓練課程：Google 指導會與各團隊會面，展示如何將 AI 技術應用於各自的職務
- 每週諮詢時間：由 Google 指導提供服務，為員工提供一對一支援
- 內部資訊中心：統整所有 AI 資源，例如隨選訓練課程和諮詢時間表
- Google Chat 聊天室：員工可以在聊天室中提問、分享應用實例，並交流 AI 使用方式。瞭解如何建立聊天室
- 友善競爭：例如記錄並表揚效果最佳或最有創意的提示
- 常見問題、祕訣和成功案例：在 AI 中心發布這些資源，或是透過電子郵件、網誌文章或電子報分享
- 海報：在工作場所張貼海報，提供 AI 提醒及分享祕訣
進行簡短的「現況評估」問卷調查
請在這個階段進行一系列簡短問卷調查，詢問員工最喜歡哪項功能，以及這項功能的運作情形。根據回覆內容整理常見問題、祕訣和成功案例，並瞭解員工可能需要更多支援的地方。
提示：您可以使用 Google 表單輕鬆建立問卷調查，方便立即查看結果，並透過圖表和圖形彙整回覆內容。詳情請參閱「使用 Google 表單建立問卷調查」
按這裡查看題目範例
提示：您可以要求 Gemini 調整問題內容。如要使用此功能，請參閱「Gemini 提示撰寫祕訣」。
收集有關特定功能的意見回饋
- 過去一週內，你使用 Gemini for Workspace 的頻率是？
- 您過去一週最常使用哪項 AI 功能？
- 「[上述功能]」如何協助您處理特定工作？該項工作是否成功完成？
- 說明「[上述功能]」最讓您滿意的優點，以及哪些部分 (如有) 可以改進。
開放式探索
- 本週使用 AI 功能時，是否有任何值得一提的正面/負面體驗？
- 您是否遇到任何意料之外的障礙？又是如何克服這些挑戰？
監控 Gemini 使用情形和活動
員工開始透過 Google Workspace 使用 Gemini 後，您可以透過管理控制台追蹤採用情況，並瞭解 Gemini 如何使用公司資料。
透過報表追蹤 AI 使用情形
查看 Gemini 報表，瞭解有多少員工透過 Google Workspace 使用 Gemini，以及他們在哪些應用程式中使用這項功能，掌握公司、團隊或個人的使用情形。
您可以透過報表瞭解哪些團隊或個人是進階使用者，或是哪些人採用率偏低，可能需要更多 AI 訓練。您也可以深入瞭解不同用途的採用情形。舉例來說，您可能會發現，工程團隊確實已使用 Gemini 版 Google 文件提升通訊效率，但他們並未善用 Meet 中的 Gemini 功能，例如會議摘要和筆記。
瞭解如何： 查看貴機構的 Gemini 用量
查看 Gemini 如何使用公司資料
Gemini 回覆使用者提示時，會存取 Google 雲端硬碟中的內容。如要查看哪些內容曾遭存取，可以在雲端硬碟中執行稽核記錄搜尋。舉例來說，如果 Gemini 為了回應使用者查詢而存取一組檔案的資料，系統會為每個遭存取的檔案留下事件記錄。