第 1 階段：準備採用 AI

在第 1 階段，請向員工介紹 Workspace 的 AI 功能，說明在工作中有效運用這些功能的方式，並規劃一系列通訊內容，讓員工持續與 AI 互動。

本頁內容

• 步驟 1：與 AI 利害關係人互動
• 步驟 2：進行基準使用者調查
• 步驟 3：找出用途和目標
• 步驟 4：設定 AI 功能和政策
• 步驟 5：規劃如何傳達變更內容

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步驟 1：與 AI 利害關係人互動

如要擴大 AI 在公司內的採用規模，請爭取下列利害關係人參與，他們將扮演策略性角色。視機構規模而定，這些人可能是個人、團隊成員，或一人身兼多職。

	執行發起人 通常是高階主管，負責下列事項： 宣傳及說明 AI 的優點，引領公司推動變革 協調其他主管和管理階層，一起朝共同目標努力 分配資源給其他利害關係人 協助制定策略和專案
	Google Workspace 管理員 負責透過管理控制台執行下列操作： 確保 AI 技術符合公司的安全性和資料政策 管理使用者的 AI 功能存取權 監控 AI 使用情形和活動 即時掌握新功能和 Alpha 版計畫資訊 詳情請參閱下方的「設定 AI 功能和政策」一節。
	推廣團隊 團隊成員包含決策者和業務主管，負責下列事項： 在部門內推行變革 協助定義 AI 用途和目標 傳送有關訓練課程、支援服務和成功案例的提醒 與領導階層分享狀態和結果
	Google 指導 這些早期採用者負責下列事項： 協助同事瞭解 AI 使用方式 提供同儕支援，例如在諮詢時間提供協助 為管理階層和採用團隊收集意見回饋和洞察資料 詳情請參閱本指南後續章節「招募 Google 指導擔任早期採用者」

步驟 2：進行基準使用者調查

接著，請調查員工目前的工作挑戰，以及他們認為 AI 可能提供的協助。收到的回覆可做為參考資料，幫助您在後續步驟中找出 AI 用途和目標。在採用計畫第 3 階段評估影響和成效時，也會用到這些基準資訊。

提示：您可以使用 Google 表單輕鬆建立問卷調查，方便立即查看結果，並透過圖表和圖形彙整回覆內容。詳情請參閱「使用 Google 表單建立問卷調查」。

步驟 3：找出用途和目標

為了確實發揮 AI 技術的業務價值，請找出運用 AI 協助員工處理日常工作的具體方式：

1. 瞭解 Workspace 提供哪些 AI 功能，例如 Gmail 或 Google 文件的「幫我寫」功能，或是透過 Google Vids 製作影片。查看 AI 功能清單
2. 為每個部門/職務找出這些功能的具體用途。

3. 根據每組用途範例對業務的重要性，列出希望達成的目標。

   提示：您可以根據工作效率、工作品質、員工和顧客滿意度，以及工作流程，設定可評估的目標，在稍後用於追蹤影響和成效指標。

以下列舉一些職務和用途，協助您快速上手。

產品與工程

用途	產品開發： 產出新產品構想及撰寫客戶經驗談 草擬產品和工程規格 分析及歸納使用者意見回饋 根據會議記錄或轉錄稿整理待辦事項
目標	加速產品開發 提高業務及工程團隊間的溝通效率 提升新產品的品質 減輕負擔，釋出時間處理技術工作

人資與人事管理

如需更多範例，請參閱：運用 Gemini 處理人力資源業務

用途	招募與新進人員訓練： 撰寫職務說明 草擬向應徵者發送的自訂電子郵件 做好面試準備 員工訓練與職涯發展： 擬定公司政策訓練課程或講稿 增強訓練課程敘事技巧
目標	節省發想點子及開發內容的時間 提升應徵者求職體驗 改進訓練和政策文案品質 藉由內部訓練提高員工滿意度

IT 管理員

用途	文件和通訊內容： 草擬知識庫文章和使用手冊 草擬技術政策或變更事項公告 使用 NotebookLM 建立集中式知識中心
目標	提高說明文件品質 提升員工的技術交流體驗 集中分享資訊，讓團隊隨時掌握最新消息 釋出時間，專注處理 IT 優先要務

行銷

如需更多範例，請參閱：運用 Gemini 處理行銷相關工作

用途	開發內容： 產生網誌文章、網站文案和社群媒體貼文構想 從事競爭分析研究 製作創意簡報和白皮書草稿
目標	加快廣告素材製作程序 提高市場的公信力和關聯性 加速推出廣告活動

銷售

如需更多範例，請參閱：運用 Gemini 處理銷售業務

用途	開發新客： 生成個人化外展內容 鎖定目標顧客角色 研究並更快找出銷售潛在客戶 製作吸引人的內容： 在現場快速回覆 克服寫作瓶頸
目標	提升內容產量和品質 提高轉換率

步驟 4：設定 AI 功能和政策

搭配使用 Google Workspace 和 Gemini 時，您將享有與其他 Workspace 服務相同的企業級安全性和資料防護。詳情請造訪隱私權專區。

此外，您還可透過下列控制選項和監控機制，控管 Gemini 如何處理您的資料，以及不同使用者可使用的功能。

管理安全性和治理措施

您可以使用管理控制台執行下列操作：

• 套用 AI 分類標籤，避免 Gemini 存取使用者的私密資料。查看操作說明
• 設定 Gemini 遵循的資料處理政策。請參閱「資料遺失防護 (DLP)」和「資料地區」。
• 使用智慧功能，控管 Gemini 能否與其他 Google 產品共用使用者資料。瞭解如何

管理 AI 功能存取權

您也可為使用者、團隊或整個機構開啟/關閉下列功能：

• Gemini 應用程式。操作說明
• 各項 Workspace 應用程式中的 Gemini，例如 Gmail、雲端硬碟或 Google 文件。查看操作說明
• NotebookLM。查看操作說明
• Google Vids。查看操作說明
• Meet 會議中的 AI 筆記功能。查看操作說明
• Gemini 應用程式中的 Workspace 擴充功能。操作說明

步驟 5：規劃如何傳達變更內容

為了讓使用者持續與 AI 互動，請制定流暢穩定的通訊流程，以便發送提醒、提示和最新公司策略資訊。

通訊時間軸一覽

請參考以下範例計畫，瞭解如何為採用流程的 3 個階段規劃通訊內容。

第 1 階段：準備	第 2 階段：使用 AI	第 3 階段：評估及擴大規模
在公司中宣傳 播出管理階層影片 進行基準調查 建立訓練網站	招募 Google 指導 舉辦 AI 說明會 傳送提醒 進行簡短問卷調查	進行影響調查 分享成功案例 發布祕訣與指南 發布新功能

提示：您可以透過 Gemini 加快撰寫通訊內容的速度。如要開始使用，請參閱「Gemini 提示撰寫祕訣」。

宣傳活動建議

• 啟動公告：首先由管理階層支持者發送電子郵件或影片公告，向員工介紹 AI 功能及優點
• AI 說明會：讓早期採用者與團隊會面，展示適合該團隊的應用實例
• 電子報和提醒：每週發送這些內容，分享 AI 提示、策略和成功案例
• 問卷調查：在每個階段進行問卷調查，收集意見回饋並評估影響
• 海報：運用視覺元素，在工作場所中推廣優秀應用實例或提示