Этап 1. Подготовьтесь к внедрению ИИ

На этапе 1 ознакомьте сотрудников с ИИ-функциями в Workspace и определите, как они смогут эффективно использовать эти функции в рабочих целях. Кроме того, запланируйте отправку нескольких сообщений, чтобы поддержать интерес сотрудников.

Содержание

Шаг 1. Задействуйте ключевых сотрудников в сфере ИИ-функций

Чтобы ИИ-функций активнее использовались в компании, привлеките перечисленных ниже ключевых сотрудников, каждый из которых будет играть стратегически важную роль. В зависимости от размера вашей организации, ими могут быть отдельные сотрудники или команды. Кроме того, одному человеку можно поручить несколько ролей.

Ответственное лицо

Обычно им назначается топ-менеджер. Его обязанности:

  • Выступать примером изменений в компании, демонстрирующим преимущества ИИ.
  • Способствовать согласованности целей относительно ИИ-функций среди лидеров и руководителей.
  • Распределять ресурсы между другими ключевыми сотрудниками.
  • Помогать определять стратегии и проекты.

Администратор Google Workspace

Может использовать консоль администратора, чтобы:

  • Обеспечивать соответствие ИИ-функций правилам компании в отношении безопасности и данных.
  • Управлять доступом пользователей к ИИ-функциям.
  • Отслеживайте использование ИИ-функций.
  • Оставаться в курсе новых функций и бета-версий Gemini.

Подробнее о настройке ИИ-функций и правил их использования…

Команда по внедрению

В нее входят сотрудники, принимающие ключевые решения, и руководители, которые:

  • Поддерживают нововведения в отделах.
  • Помогают определить сценарии и цели использования ИИ-функций.
  • Отправляют напоминания об обучении, поддержке и историях успеха.
  • Сообщают о текущем статусе и результатах руководству.

Ассистенты Google

Это пилотная группа пользователей, участники которой:

  • Популяризуют использование ИИ-функций среди коллег.
  • Предоставляют коллегам поддержку, например в виде консультаций.
  • Собирают отзывы и выводы для руководства и команды по внедрению.

Подробнее о том, как задействовать гидов Google в качестве пилотной группы…

К началу

Шаг 2. Проведите начальный опрос пользователей

Далее опросите сотрудников, чтобы определить текущие трудности, с которыми они сталкиваются в работе, и чем им могут быть полезны ИИ-функции. Полученные ответы помогут определить сценарии использования ИИ и цели на следующем этапе. Кроме того, эта информация об исходной ситуации поможет оценить результаты на этапе 3 этого плана внедрения.

Совет. Опрос можно легко создать в Формах. Вы сразу же получите результаты и сможете обобщить ответы, используя графики и диаграммы. Подробнее о том, как создать отчет в Формах…

Нажмите здесь, чтобы посмотреть примеры вопросов для опроса

Совет. Попросите Gemini переписать эти вопросы, чтобы они подходили вашей организации. Ознакомьтесь с советами о том, как писать эффективные запросы для Gemini.

Ваш опыт

  • Какая у вас должность или роль?
  • Насколько хорошо вы знакомы с генеративным ИИ? Поставьте оценку от 1 до 5.
  • Насколько хорошо вы знакомы с принципами составления запросов к ИИ? Поставьте оценку от 1 до 5.

Текущий интерфейс

  • Насколько помогают вам в ежедневной работе существующие приложения Workspace (Gmail, Документы, Таблицы, Презентации, Chat и другие)? Поставьте оценку от 1 до 5.
  • Насколько вам нравится использовать приложения Workspace для выполнения ежедневных задач? Поставьте оценку от 1 до 5.

Ожидания

  • На какие бизнес-процессы вы тратите слишком много времени или какие задачи, по-вашему, можно ускорить с помощью Gemini?
  • Как вы считаете, для каких задач наша организация могла бы использовать Gemini?

К началу

Шаг 3. Определите сценарии и цели использования

Чтобы получить фактическую бизнес-ценность от использования ИИ, определите, чем именно он может быть полезен вашим сотрудникам в повседневной работе:

  1. Изучите доступные ИИ-функции в Workspace, например генератор текстов в Gmail или Документах или создание видео с помощью Google Vids: список ИИ-функций.
  2. Определите конкретные сценарии использования этих функций для каждого отдела или должности.

  3. Для каждого набора примеров выберите желаемые цели в зависимости от того, что важно для вашего бизнеса.

    Совет. Выбирайте измеримые цели, основанные на продуктивности, качестве работы, удовлетворенности сотрудников и удовлетворенности клиентов, а также рабочих процессах. Позже вы будете использовать эти цели, чтобы отслеживать результаты и показатели успешности.

Ниже приведено несколько примеров должностей и сценариев использования.

Разработка продуктов

Примеры использования

Разработка продукта

  • Генерация идей и историй клиентов для новых продуктов.
  • Составление черновиков технических спецификаций.
  • Анализ и создание кратких пересказов отзывов клиентов.
  • Создание списков задач на основе заметок к мероприятиям или расшифровок.
Цели
  • Ускорение разработки продуктов.
  • Улучшение связи между техническими специалистами и другими сотрудниками.
  • Повышение качества продуктов.
  • Снижение нагрузки, позволяющее больше времени уделять техническим разработкам.

Управление персоналом

Другие примеры: Как использовать Gemini в отделе кадров

Примеры использования

Поиск и адаптация новых сотрудников:

  • Составление описаний вакансий.
  • Написание черновиков персонализированных обращений для отправки кандидатам по электронной почте.
  • Подготовка к интервью.

Обучение и развитие сотрудников:

  • Разработка учебного плана или сценариев для тренинга по работе с правилами компании.
  • Улучшение сторителлинга в ходе обучения.
Цели
  • Экономия времени, затрачиваемого на мозговые штурмы и разработку контента.
  • Повышение удобства подачи заявок на вакансии для кандидатов.
  • Улучшение качества материалов, связанных с обучением и правилами.
  • Повышение удовлетворенности сотрудников внутренним обучением.

Системные администраторы

Примеры использования

Документация и коммуникация:

  • Составление черновиков статей базы знаний и руководств для пользователей.
  • Составление черновиков объявлений о технических правилах или изменениях.
  • Создание единого справочного ресурса с помощью Gemini Notebook.
Цели
  • Повышение качества документации
  • Повышение удобства работы с оповещениями технического характера для сотрудников
  • Централизованное информирование команд.
  • Экономия времени, позволяющая сосредоточиться на задачах, связанных с ИТ.

Маркетинг

Другие примеры: Как использовать Gemini для маркетинга

Примеры использования

Разработка контента

  • Создание идеи для записей в блоге, текстов на сайте и публикаций в социальных сетях.
  • Анализ предложений конкурентов.
  • Составление черновиков концепций рекламных кампаний и технических описаний.
Цели
  • Ускорение процесса разработки творческих материалов.
  • Повышение доверия клиентов и известности на рынке.
  • Сокращение времени на подготовку рекламных кампаний.

Продажи

Другие примеры: Как использовать Gemini для продаж

Примеры использования

Поиск потенциальных клиентов

  • Персонализированные обращения.
  • Разработка материалов для конкретных клиентов.
  • Анализ и более быстрый поиск потенциальных клиентов.

Создание увлекательного контента

  • Быстрое реагирование на условия рынка.
  • Преодоление творческого кризиса.
Цели
  • Повышение количества и качества контента.
  • Увеличение количества привлеченных клиентов.

К началу

Шаг 4. Настройте ИИ-функции и правила их использования

При использовании Google Workspace с Gemini обеспечиваются те же безопасность и защита данных корпоративного уровня, что и в случае остальных сервисов Workspace. Подробные сведения приведены в нашем Центре конфиденциальности.

Кроме того, вам предоставляются описанные ниже средства контроля за тем, как Gemini обрабатывает ваши данные и кому доступны различные его функции.

Управление информацией и ее защитой

С помощью консоли администратора вы можете:

  • Применять ярлыки с помощью ИИ-классификации, чтобы ограничить доступ Gemini к конфиденциальным пользовательским данным. Подробнее…
  • Настраивать правила обработки данных для Gemini. Подробнее о защите от потери данных (DLP) и регионах хранения данных…
  • Использовать умные функции, чтобы контролировать возможность Gemini делиться данными пользователей с другими продуктами Google. Подробнее…

Управление доступом к ИИ-функциям

Вы можете включать и отключать следующие функции для отдельных пользователей, команд или всех сотрудников организации:

К началу

Шаг 5. Спланируйте, как сообщить пользователям об изменении

Чтобы поддерживать интерес пользователей к ИИ-функциям, обеспечьте регулярную рассылку напоминаний, советов и новостей о стратегиях компании.

План коммуникаций

Ниже приведен пример плана коммуникаций на трех этапах внедрения.

Этап 1. Подготовка Этап 2. Использование ИИ Этап 3. Отслеживание и более глубокое внедрение

Оповещение сотрудников

Покажите ознакомительное видео

Проведите начальный опрос

Запустите сайт для обучения

Выбор гидов Google

Проведите демонстрацию ИИ-функций

Отправка напоминаний

Проводите короткие опросы

Проведение опроса о результатах

Поделитесь историями успеха

Опубликуйте советы и подсказки

Сообщите о новых функциях

Совет. Пишите тексты для коммуникаций быстрее с помощью Gemini. Ознакомьтесь с советами о том, как писать эффективные запросы для Gemini.

Идеи для распространения информации

  • Начальное объявление. Начните с объявления от ответственного лица в формате электронного письма или видео с описанием ИИ-функций и пользы, которую сотрудники могут из них извлечь.
  • Демонстрация ИИ-функций. Попросите участников пилотной группы пользователей встретиться с командами и продемонстрировать подходящие для каждой из них сценарии использования.
  • Новости и напоминания. Организуйте еженедельную рассылку с советами по использованию ИИ, стратегиями и историями успеха.
  • Опросы. Проводите опросы на каждом этапе, чтобы собирать отзывы и отслеживать результаты.
  • Плакаты. Разместите на рабочих местах плакаты, на которых показаны наиболее распространенные сценарии использования или запросы.

К началу