Phase 1: Vorbereitung auf die Einführung von KI

In Phase 1 führen Sie Ihre Mitarbeiter in die KI-Funktionen in Workspace ein und ermitteln, wie sie diese effektiv in ihrer Arbeit einsetzen können. Planen Sie auch eine Reihe von Mitteilungen, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Themen in diesem Hilfeartikel

Schritt 1: KI-Stakeholder einbeziehen

Um die Einführung von KI in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen, sollten Sie die folgenden Stakeholder einbeziehen, die jeweils eine strategische Rolle spielen. Je nach Größe Ihrer Organisation kann es sich dabei um Einzelpersonen, Teams oder eine Person mit mehreren Rollen handeln.

Executive Sponsor

Diese Person ist in der Regel eine Führungskraft auf C-Level und

  • Sie ist das Gesicht des Wandels in Ihrem Unternehmen, indem sie die Vorteile von KI bekannt macht und kommuniziert.
  • Andere Führungskräfte und das Management auf dieselben Ziele ausrichten
  • Weist anderen Stakeholdern Ressourcen zu
  • Hilft bei der Definition von Strategien und Projekten

Google Workspace-Administrator

Diese Person kann die Admin-Konsole für Folgendes verwenden:

  • KI-Compliance mit den Sicherheits- und Datenrichtlinien Ihres Unternehmens sicherstellen
  • Nutzerzugriff auf KI-Funktionen verwalten
  • KI-Nutzung und ‑Aktivitäten überwachen
  • Über neue Funktionen und Gemini Beta-Programme auf dem Laufenden bleiben

Weitere Informationen zum Einrichten von KI-Funktionen und ‑Richtlinien

Einführungsteam

Dieses Team umfasst Entscheidungsträger und Führungskräfte, die:

  • Änderungen innerhalb von Abteilungen befürworten
  • Beim Definieren von KI-Anwendungsfällen und -Zielen helfen
  • Erinnerungen an Schulungen, Support und Erfolgsgeschichten senden
  • Status und Ergebnisse mit der Führungsebene teilen

Google-Leitfäden

Das sind Early Adopter, die:

  • KI-Nutzung bei Kollegen fördern
  • Peer-to-Peer-Support bieten, z. B. während der Sprechstunden.
  • Feedback und Statistiken für das Führungsteam und die Einführungsteams sammeln

Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden unter Google Guides als erste Nutzer gewinnen.

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Schritt 2: Eine Baseline-Nutzerumfrage durchführen

Als Nächstes sollten Sie Ihre Mitarbeitenden befragen, um herauszufinden, welche Herausforderungen sie derzeit bei ihrer Arbeit haben und wie KI ihnen helfen könnte. Die Antworten, die Sie jetzt erhalten, können Ihnen helfen, im nächsten Schritt KI-Anwendungsfälle und -Ziele zu ermitteln. Sie verwenden diese Baseline-Informationen auch, um in Phase 3 dieses Einführungsplans die Auswirkungen und den Erfolg zu messen.

Tipp:Erstellen Sie die Umfrage ganz einfach in Google Formulare. Sie erhalten sofort Ergebnisse und können Antworten mit Diagrammen und Grafiken auf einen Blick zusammenfassen. Weitere Informationen

Klicken Sie hier, um Beispielfragen für Umfragen aufzurufen.

Tipp: Sie können Gemini bitten, diese Fragen für Ihre Organisation anzupassen. Tipps zum Schreiben von Prompts für Gemini

Ihr Hintergrund

  • Wie lautet Ihre Berufsbezeichnung oder Rolle?
  • Wie gut kennen Sie sich mit generativer KI aus? (Skala 1–5)
  • Wie vertraut sind Sie mit dem Schreiben bzw. Erstellen von Prompts? (Skala 1–5)

Aktuelle Oberfläche

  • Wie hilfreich sind Ihre vorhandenen Workspace-Apps bei Ihrer täglichen Arbeit (Gmail, Docs, Sheets, Präsentationen, Chat usw.)? (Skala 1–5)
  • Wie gern verwenden Sie Workspace-Apps, um alltägliche Aufgaben zu erledigen? (Skala 1–5)

Erwartungen

  • Bei welchen Geschäftsprozessen benötigen Sie zu viel Zeit bzw. könnten Sie mit Gemini Zeit sparen?
  • Wie könnte Ihre Organisation als Ganzes von Gemini profitieren?

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Schritt 3: Anwendungsfälle und Ziele identifizieren

Damit KI einen echten geschäftlichen Nutzen bringt, müssen Sie genau festlegen, wie KI Ihre Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann:

  1. Sehen Sie sich die verfügbaren KI-Funktionen in Workspace an, z. B. Formuliere für mich in Gmail oder Docs oder das Erstellen von Videos mit Google Vids. Liste der KI-Funktionen ansehen
  2. Identifizieren Sie für jede Abteilung oder Stellenbezeichnung bestimmte Anwendungsfälle für diese Funktionen.

  3. Geben Sie für jede Gruppe von Beispielen die Ziele an, die Sie erreichen möchten, basierend darauf, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

    Tipp:Legen Sie messbare Ziele basierend auf Produktivität, Arbeitsqualität, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sowie Workflows fest. Sie verwenden diese Zielvorhaben später, um die Auswirkungen und Erfolgsmesswerte zu erfassen.

Hier sind einige Jobrollen und Anwendungsfälle für den Einstieg.

Produkt und Entwicklung

Anwendungsfälle

Produktentwicklung:

  • Ideen und Kundenberichte für neue Produkte generieren
  • Produkt- und Entwicklungsspezifikationen entwerfen
  • Nutzerfeedback analysieren und zusammenfassen
  • Aufgaben aus Besprechungsnotizen oder ‑transkripten erstellen
Ziele
  • Produktentwicklung beschleunigen
  • Kommunikation zwischen Geschäfts- und Entwicklerteams verbessern
  • Qualität neuer Produkte verbessern
  • Overhead reduzieren, um Zeit für technische Aufgaben zu gewinnen

Personalabteilung

Weitere Beispiele:Gemini in Personalabteilungen

Anwendungsfälle

Recruiting und Onboarding:

  • Stellenbeschreibungen verfassen
  • Benutzerdefinierte E‑Mails zur Kontaktaufnahme mit Kandidaten entwerfen
  • Vorstellungsgespräche vorbereiten

Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern:

  • Entwicklung von Lehrplänen oder Scripts für Richtlinientrainings
  • Storytelling in Trainings verbessern
Ziele
  • Zeit sparen beim Brainstorming und bei der Entwicklung von Inhalten
  • Bewerbererfahrung verbessern
  • Qualität von Schulungen und Richtlinien verbessern
  • Mitarbeiterzufriedenheit durch interne Schulungen steigern

IT-Administratoren

Anwendungsfälle

Dokumentation und Kommunikation:

  • Artikel für die Wissensdatenbank und Nutzerhandbücher entwerfen
  • Ankündigungen von technischen Richtlinien oder Änderungen entwerfen
  • Zentralen Wissenshub mit Gemini Notebook erstellen
Ziele
  • Qualität der Dokumentation verbessern
  • Mitarbeiterzufriedenheit mit technischer Kommunikation verbessern
  • Teams mit zentralisierter Informationsweitergabe auf dem Laufenden halten
  • Mehr Zeit für IT-Prioritäten

Marketing

Weitere Beispiele:Gemini für Marketing verwenden

Anwendungsfälle

Entwicklung von Inhalten:

  • Ideen für Blogposts, Website-Texte und Beiträge in sozialen Medien sammeln
  • Wettbewerbsanalysen durchführen
  • Kreative Kurzanleitungen und Whitepapers erstellen
Ziele
  • Den kreativen Prozess beschleunigen
  • Glaubwürdigkeit und Relevanz auf dem Markt steigern
  • Kampagnen schneller starten

Vertrieb

Weitere Beispiele: Gemini für den Vertrieb verwenden

Anwendungsfälle

Akquise:

  • Personalisierte Kontaktaufnahme generieren
  • Auf Kunden-Personas ausrichten
  • Recherche und schnellere Suche nach potenziellen Kunden

Ansprechende Inhalte erstellen:

  • Schnell vor Ort reagieren
  • Schreibblockaden überwinden
Ziele
  • Ausgabe und Qualität von Inhalten steigern
  • Conversions steigern

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Schritt 4: KI-Funktionen und -Richtlinien einrichten

Wenn Sie Google Workspace mit Gemini verwenden, profitieren Sie von derselben Sicherheit auf Unternehmensniveau und demselben Datenschutz wie bei anderen Workspace-Produkten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Privacy Hub.

Außerdem haben Sie die folgenden Möglichkeiten, um zu steuern und zu überwachen, wie Gemini Ihre Daten verarbeitet und wer welche Funktionen verwenden kann.

Sicherheit und Governance verwalten

In der Admin-Konsole haben Sie folgende Möglichkeiten:

Zugriff auf KI-Funktionen verwalten

Sie können die folgenden Funktionen auch für Nutzer, Teams oder Ihre gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren:

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Schritt 5: Kommunikation der Änderung planen

Damit Nutzer sich weiterhin mit KI beschäftigen, sollten Sie regelmäßig Erinnerungen, Tipps und Updates zu Unternehmensstrategien senden.

Kommunikationszeitachse auf einen Blick

Hier ist ein Beispielplan für die Staffelung Ihrer Mitteilungen über die drei Phasen der Einführung hinweg.

Phase 1: Vorbereitung Phase 2: KI verwenden Phase 3: Messen und ausbauen

Ankündigung an das Unternehmen

Executive-Video senden

Baseline-Umfrage durchführen

Trainingswebsite starten

Google-Guides finden

KI-Roadshow veranstalten

Erinnerungen senden

Kurze Umfragen durchführen

Umfrage zu den Auswirkungen durchführen

Erfolgsgeschichten teilen

Tipps und Tricks posten

Neue Funktionen ankündigen

Tipp:Mit Gemini können Sie Ihre Mitteilungen schneller verfassen. Tipps zum Verfassen von Prompts für Gemini

Ideen zur Weiterverbreitung

  • Kickoff-Ankündigung: Beginnen Sie mit einer E-Mail oder Videoankündigung von Ihrem Executive Sponsor, in der KI-Funktionen und ihre Vorteile für Mitarbeiter vorgestellt werden.
  • KI-Roadshow: Lassen Sie erste Nutzer mit Teams zusammenkommen, um Anwendungsfälle zu demonstrieren, die auf dieses Team zugeschnitten sind.
  • Newsletter und Erinnerungen: Senden Sie diese wöchentlich, um KI-Tipps, ‑Strategien und ‑Erfolgsgeschichten zu teilen.
  • Umfragen: Führen Sie in jeder Phase Umfragen durch, um Feedback zu erhalten und die Auswirkungen zu messen.
  • Poster: Stellen Sie am Arbeitsplatz visuelle Elemente aus, die die wichtigsten Anwendungsfälle oder Prompts hervorheben.

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