ระยะที่ 1: เตรียมพร้อมสำหรับการนำ AI มาใช้

ในระยะที่ 1 ให้แนะนำ พนักงานเกี่ยวกับฟีเจอร์ AI ใน Workspace และระบุวิธีใช้ฟีเจอร์ดังกล่าว ให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนี้ ให้วางแผนชุดการสื่อสารเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมอยู่เสมอ

ในหน้านี้

• ขั้นตอนที่ 1: มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องด้าน AI
• ขั้นตอนที่ 2: ทำแบบสำรวจผู้ใช้พื้นฐาน
• ขั้นตอนที่ 3: ระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมาย
• ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI
• ขั้นตอนที่ 5: วางแผนวิธีสื่อสารข้อมูลการเปลี่ยนแปลง

---

ขั้นตอนที่ 1: มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องด้าน AI

หากต้องการปรับขนาดการใช้งาน AI ทั่วทั้งบริษัท ให้รวบรวมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องต่อไปนี้ ซึ่งแต่ละคนจะมีบทบาทในเชิงกลยุทธ์ของการดำเนินการ ซึ่งบุคคลเหล่านี้อาจเป็นบุคคล ทีม หรือบุคคลหนึ่งๆ ที่อาจต้องทำหน้าที่หลายอย่าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร

	ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร บุคคลนี้มักจะเป็นผู้บริหารระดับ C ซึ่งมีหน้าที่ดังต่อไปนี้ ทำหน้าที่เป็นตัวแทนของบริษัทในการเปลี่ยนแปลงด้วยการประกาศและเผยแพร่ประโยชน์ของ AI ปรับการเป็นผู้นำและการจัดการอื่นๆ ให้สอดคล้องกับเป้าหมายเดียวกัน จัดสรรทรัพยากรให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องรายอื่นๆ ช่วยกำหนดกลยุทธ์และโปรเจ็กต์
	ผู้ดูแลระบบ Google Workspace โดยบุคคลนี้สามารถใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้ ตรวจสอบว่า AI เป็นไปตามนโยบายด้านความปลอดภัยและข้อมูลของบริษัท จัดการสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ AI ของผู้ใช้ ตรวจสอบการใช้งานและกิจกรรม AI ติดตามข่าวสารเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่และโปรแกรม Gemini เวอร์ชันเบต้า ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI ด้านล่าง
	ทีมสนับสนุนการใช้งาน ทีมนี้ประกอบด้วยผู้มีอำนาจตัดสินใจและผู้นำทางธุรกิจที่มีหน้าที่ดังนี้ เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงภายในแผนก ช่วยกำหนดกรณีการใช้งานและเป้าหมายของ AI ส่งการช่วยเตือนเกี่ยวกับการฝึกอบรม การสนับสนุน และเรื่องราวความสำเร็จ แชร์สถานะและผลลัพธ์กับผู้บริหาร
	คู่มือใช้งานสำหรับ Google ผู้ใช้กลุ่มแรกสุดที่เปิดรับการใช้งานซึ่งจะทำหน้าที่ดังนี้ เผยแพร่การใช้ AI ในหมู่เพื่อนร่วมงาน ให้การสนับสนุนแบบเพียร์ทูเพียร์ เช่น ผ่านช่วงเวลาทำการ รวบรวมความคิดเห็นและข้อมูลเชิงลึกสําหรับผู้บริหารและทีมสนับสนุนการใช้งาน ดูข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนรับ Google Guide เป็นผู้ใช้งานกลุ่มแรกในคู่มือนี้

ขั้นตอนที่ 2: ทำแบบสำรวจผู้ใช้พื้นฐาน

ขั้นต่อไปคือการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานเพื่อทําความเข้าใจความท้าทายในปัจจุบันในการทำงานและวิธีที่พวกเขาคิดว่า AI อาจช่วยได้ คําตอบที่คุณได้รับในขั้นตอนนี้จะช่วยระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมายของ AI ในขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้ คุณจะใช้ข้อมูลพื้นฐานนี้เพื่อวัดผลลัพธ์และความสำเร็จในระยะที่ 3 ของแผนการนำไปใช้นี้ด้วย

เคล็ดลับ: สร้างแบบสำรวจในฟอร์มได้อย่างง่ายดาย คุณจะได้รับผลลัพธ์ทันที และสรุปคำตอบได้อย่างรวดเร็วด้วยแผนภูมิและกราฟ ไปที่สร้างแบบสำรวจในฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 3: ระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมาย

หากต้องการรับประโยชน์ด้านธุรกิจอย่างแท้จริงจาก AI ให้ระบุวิธีที่ AI จะช่วย พนักงานในการทำงานประจำวันได้

1. ตรวจสอบฟีเจอร์ AI ที่พร้อมใช้งานใน Workspace เช่น ช่วยฉันเขียนใน Gmail หรือเอกสาร หรือการสร้างวิดีโอด้วย Google Vids ดูรายการฟีเจอร์ AI
2. สำหรับแต่ละแผนกหรือบทบาทงาน ให้ระบุ Use Case ที่เฉพาะเจาะจงของฟีเจอร์เหล่านี้

3. สําหรับชุดตัวอย่างแต่ละชุด ให้ระบุเป้าหมายที่คุณหวังว่าจะบรรลุตาม สิ่งที่สําคัญต่อธุรกิจของคุณ

   เคล็ดลับ: ตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้โดยอิงตามประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพของงาน ความพึงพอใจของพนักงานและความพึงพอใจของลูกค้า รวมถึงเวิร์กโฟลว์ ซึ่งคุณจะใช้เป้าหมายเหล่านี้ในภายหลังเพื่อติดตามเมตริกผลลัพธ์และความสําเร็จ

บทบาทงานและกรณีการใช้งานบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้มีดังนี้

ผลิตภัณฑ์และวิศวกรรม

กรณีการใช้งาน	การพัฒนาผลิตภัณฑ์: สร้างไอเดียและเรื่องราวของลูกค้าสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ ร่างคุณลักษณะทางวิศวกรรมและผลิตภัณฑ์ วิเคราะห์และสรุปความคิดเห็นของผู้ใช้ สร้างรายการการทำงานจากบันทึกการประชุมหรือข้อความถอดเสียง
เป้าหมาย	เร่งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีมธุรกิจและทีมวิศวกรรม ปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ใหม่ ลดค่าใช้จ่ายเพื่อประหยัดเวลาสำหรับงานด้านเทคนิค

HR และ People Ops

ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับงานทรัพยากรบุคคล

กรณีการใช้งาน	การสรรหาและการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่: เขียนลักษณะงาน ร่างอีเมลติดต่อผู้สมัครงานที่กำหนดเอง เตรียมตัวสัมภาษณ์ การฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงาน: พัฒนาหลักสูตรหรือสคริปต์สำหรับการฝึกอบรมเรื่องนโยบายของบริษัท ยกระดับการเล่าเรื่องในการฝึกอบรม
เป้าหมาย	ประหยัดเวลาในการระดมความคิดและพัฒนาเนื้อหา ปรับปรุงประสบการณ์การสมัครงานของผู้สมัคร ปรับปรุงคุณภาพของการฝึกอบรมและการเขียนนโยบาย เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานด้วยการฝึกอบรมภายใน

ผู้ดูแลระบบไอที

กรณีการใช้งาน	เอกสารและการสื่อสาร: ร่างบทความในฐานความรู้และคู่มือผู้ใช้ ร่างประกาศเกี่ยวกับนโยบายหรือการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิค สร้างฮับความรู้แบบรวมศูนย์โดยใช้ Gemini Notebook
เป้าหมาย	ปรับปรุงคุณภาพเอกสารประกอบ ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานในเรื่องการสื่อสารทางเทคนิค แจ้งข้อมูลล่าสุดให้ทีมทราบด้วยการแชร์ข้อมูลแบบรวมศูนย์ ประหยัดเวลาเพื่อมุ่งเน้นที่ลำดับความสำคัญด้านไอที

การตลาด

ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับการตลาด

กรณีการใช้งาน	การพัฒนาเนื้อหา: ระดมความคิดสำหรับบล็อกโพสต์ ข้อความในเว็บไซต์ และโพสต์บนโซเชียลมีเดีย วิเคราะห์การแข่งขัน ร่างสรุปครีเอทีฟโฆษณาและเอกสารไวท์เปเปอร์
เป้าหมาย	เร่งกระบวนการสร้างสรรค์ เพิ่มความน่าเชื่อถือและความเกี่ยวข้องในตลาด เพิ่มความเร็วในการเปิดตัวแคมเปญ

ฝ่ายขาย

ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับการขาย

กรณีการใช้งาน	การหาลูกค้าใหม่: สร้างการติดต่อส่วนบุคคล กำหนดลักษณะตัวตนลูกค้า ค้นคว้าและเร่งการค้นหาผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า สร้างเนื้อหาที่น่าสนใจ: ตอบสนองลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ก้าวข้ามปัญหาคิดงานไม่ออก
เป้าหมาย	เพิ่มผลลัพธ์และคุณภาพของเนื้อหา เพิ่ม Conversion

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI

เมื่อใช้ Google Workspace พร้อม Gemini คุณจะได้รับการรักษาความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลระดับองค์กรเช่นเดียวกับบริการอื่นๆ ของ Workspace โปรดดูรายละเอียดที่ฮับด้านความเป็นส่วนตัว

นอกจากนี้ คุณยังมีสิทธิ์ควบคุมและดูแลต่อไปนี้ถึงวิธีที่ Gemini จัดการกับข้อมูลของคุณ รวมถึงสิทธิ์ควบคุมว่าใครจะใช้ฟีเจอร์ใดได้บ้าง

จัดการความปลอดภัยและการกำกับดูแล

คุณสามารถใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• ใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทโดย AI เพื่อป้องกันไม่ให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลผู้ใช้ที่ละเอียดอ่อน ดูวิธีการ
• ตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูลที่ Gemini จะปฏิบัติตาม ไปที่การป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และเขตข้อมูล
• ใช้ฟีเจอร์อัจฉริยะเพื่อควบคุมว่า Gemini จะแชร์ข้อมูลของผู้ใช้กับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google ได้หรือไม่ ดูวิธี

จัดการการเข้าถึงฟีเจอร์ AI

นอกจากนี้ คุณยังเปิดหรือปิดฟีเจอร์ต่อไปนี้สำหรับผู้ใช้ ทีม หรือทั้งองค์กรได้ด้วย

• แอป Gemini ดูวิธี
• Gemini ในแอป Workspace แต่ละแอป เช่น Gmail, ไดรฟ์ หรือเอกสาร ดูวิธีการ
• Gemini Notebook ดูวิธีการ
• Google Vids ดูวิธีการ
• การจดโน้ตด้วย AI ในการประชุม Meet ดูวิธีการ
• ส่วนขยาย Workspace ในแอป Gemini ดูวิธี

ขั้นตอนที่ 5: วางแผนวิธีสื่อสารข้อมูลการเปลี่ยนแปลง

คอยช่วยเตือน แนะนำเคล็ดลับ และอัปเดตกลยุทธ์ของบริษัทอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมกับ AI ต่อไป

ไทม์ไลน์การสื่อสารโดยย่อ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างแผนสำหรับการจัดเตรียมการสื่อสารใน 3 ระยะของการใช้งาน

ระยะที่ 1: เตรียม	ระยะที่ 2: ใช้ AI	ระยะที่ 3: วัดผลและขยายผล
ประกาศถึงบริษัท เผยแพร่วิดีโอจากผู้บริหาร ทําแบบสํารวจพื้นฐาน เปิดตัวเว็บไซต์การฝึกอบรม	รับสมัคร Google Guide จัดโร้ดโชว์เกี่ยวกับ AI ส่งการช่วยเตือน จัดทำแบบสำรวจสั้นๆ	จัดทำแบบสำรวจผลกระทบ แชร์เรื่องราวความสำเร็จ โพสต์เคล็ดลับและคำแนะนำ ประกาศฟีเจอร์ใหม่

เคล็ดลับ: เขียนการสื่อสารได้เร็วขึ้นโดยใช้ Gemini หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน โปรดไปที่เคล็ดลับในการเขียนพรอมต์สำหรับ Gemini

ไอเดียในการกระจายข่าว

• ประกาศการเปิดตัว - เริ่มต้นด้วยอีเมลหรือประกาศในวิดีโอจากสปอนเซอร์ระดับผู้บริหารของคุณ โดยแนะนำฟีเจอร์ AI และประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับ
• โร้ดโชว์ AI - ให้ผู้เริ่มใช้งานระยะแรกได้พบกับทีมเพื่อสาธิตกรณีการใช้งานที่ปรับให้เหมาะกับทีมนั้นๆ
• จดหมายข่าวและการช่วยเตือน - ส่งจดหมายข่าวและการช่วยเตือนเหล่านี้ทุกสัปดาห์เพื่อรายงานเคล็ดลับ กลยุทธ์ และเรื่องราวความสำเร็จเกี่ยวกับ AI
• แบบสำรวจ - ดำเนินการในแต่ละระยะเพื่อรวบรวมความคิดเห็นและวัดผล กระทบ
• โปสเตอร์ - แสดงภาพในที่ทํางานที่ไฮไลต์กรณีการใช้งานหรือพรอมต์ยอดนิยม