Fas 2: Få användarna att börja använda AI

I fas 2 kan du låta medarbetarna börja använda AI i sitt dagliga arbete. Du måste tillhandahålla utbildning, användarhandböcker och peer-to-peer-support.

På den här sidan

Steg 1: Rekrytera Google-guider som early adopters

Rekrytera early adopters från varje större avdelning eller grupp för att utforska och sprida användningen av AI. Google-guider behöver inte vara tekniskt kunniga, men de bör vara entusiastiska teammedlemmar som är villiga att använda nya verktyg.

Dina Google-guider ska ha tid och intresse för att

  • arbeta med team för att identifiera användningsfall och visa hur verktygen används
  • ge peer-to-peer-support genom att hålla öppettider, hålla demonstrationer och delta i företagsforum
  • dela rekommenderade metoder och framgångsberättelser i e-postmeddelanden, blogginlägg eller nyhetsbrev
  • samla in och vidarebefordra feedback till adoptionsteamet för att avgöra vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.

Steg 2: Tillhandahålla utbildningsguider

Tillhandahåll utbildningsmaterial på begäran för att använda AI-funktioner i Workspace så att användarna kan lära sig i sin egen takt. Basera guiderna på de användningsfall och mål som du identifierade i fas 1 i den här guiden.

Steg 3: Tillhandahålla startutbildning och löpande support

Hjälp användarna att komma igång och använda AI genom att tillhandahålla utbildning på plats, göra det enkelt att få support och kontakta dem regelbundet för att hålla dem engagerade.

Bra sätt att stötta och engagera användare är att

  • tillhandahålla startutbildningar där Google-guider träffar varje team för att demonstrera AI-användningsfall för deras roll
  • ha veckovisa öppettider med Google-guider där användarna kan få enskild support
  • skapa ett internt nav med åtkomst till alla AI-resurser, till exempel utbildning på begäran och scheman för öppettider
  • skapa ett Google Chat-rum där användarna kan ställa frågor, dela användningsfall och på andra sätt interagera med varandra om hur de använder AI. Läs mer om att skapa ett rum
  • anordna vänskapliga tävlingar, till exempel för att spåra och fira de mest effektiva eller kreativa promptarna
  • skapa vanliga frågor, tips och framgångsberättelser som publiceras i AI-navet eller delas via e-postmeddelanden, blogginlägg eller nyhetsbrev
  • skapa affischer som visas på arbetsplatsen med AI-påminnelser och tips.

Genomför korta enkäter för att ta tempen

Genomför en serie korta enkäter under fas 2 där du frågar användarna om en favoritfunktion som de har använt och hur den har fungerat. Använd svaren för att skapa vanliga frågor, tips och framgångsberättelser och för att identifiera var användarna kan behöva mer support.

Tips! Skapa enkelt en enkät i Formulär. Du får omedelbara resultat och kan sammanfatta svaren i korthet med diagram. Öppna Skapa en enkät i Formulär

Klicka här för att se exempelfrågor

Tips! Be Gemini att anpassa frågorna för organisationen. Kom igång genom att läsa Tips för att skriva promptar för Gemini.

Funktionsspecifik feedback

  • Hur ofta använde du Gemini for Workspace den senaste veckan?
  • Vilken AI-funktion använde du mest den senaste veckan?
  • Hur hjälpte [funktionen ovan] dig att utföra en viss uppgift? Fungerade det?
  • Beskriv vad du gillar mest med [funktionen ovan] och vad som eventuellt kan förbättras.

Utforskning med öppna svar

  • Hände något oväntat (positivt eller negativt) med AI-upplevelsen den här veckan?
  • Stötte du på några oväntade hinder? Hur försökte du övervinna dem?

Övervaka användning och aktivitet i Gemini

När användarna har börjat använda Gemini med Google Workspace kan du använda administratörskonsolen för att spåra användningen och se hur Gemini använder företagets data.

Spåra AI-användning med rapporter

Visa Gemini-rapporter för att se hur många som använder Gemini med Google Workspace och med vilka appar de använder det. Spåra användning i hela företaget, i team eller av enskilda personer.

Med hjälp av rapporter kan du ta reda på vilka team eller personer som är avancerade användare eller vilka som har låga användningsfrekvenser och kan behöva mer AI-utbildning. Du kan även få insikter om användningen av olika användningsfall. Du kan till exempel upptäcka att teknikteamet använder Gemini i Google Dokument för att förbättra kommunikationen, men att de inte utnyttjar Gemini-funktioner i Meet, till exempel mötessammanfattningar och anteckningar.

Läs mer om hur du granskar användningen av Gemini i organisationen

Se hur Gemini använder företagsdata

När Gemini svarar på användarnas promptar får Gemini åtkomst till innehåll från Google Drive. Du kan se vilket innehåll som har öppnats genom att köra sökningar i granskningsloggen i Drive. Om Gemini till exempel får åtkomst till data från en uppsättning filer som svar på en användarfråga genereras en händelse för varje fil som öppnas.

Läs mer om: granskningsloggar för Gemini med Google Workspace-aktivitet