Fase 2: Logra que las personas comiencen a usar la IA

En la fase 2, haz que los empleados se sumerjan en la IA y comiacen a usarla en su trabajo diario. Deberás proporcionar capacitación, guías del usuario y asistencia entre pares.

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Paso 1: Recluta Guías de Google como usuarios pioneros

Recluta usuarios pioneros de cada departamento o grupo importante para que exploren y promuevan el uso de la IA. No es necesario que los Guías de Google tengan un perfil muy técnico, pero sí deben ser miembros del equipo entusiastas y de referencia que estén ansiosos por usar herramientas nuevas.

Tus Guías de Google deben tener el tiempo y el interés para hacer lo siguiente:

  • Trabaja con los equipos para identificar casos de uso y mostrarles a las personas cómo usar las herramientas.
  • Proporcionar asistencia entre pares con horarios de atención, demostraciones y participación en foros de la empresa
  • Comparte las prácticas recomendadas y las historias de éxito en correos electrónicos, entradas de blog o boletines informativos.
  • Recopila y transmite comentarios al equipo de adopción para determinar qué funciona bien y qué se debe mejorar.

Paso 2: Proporciona guías de capacitación

Para que las personas puedan aprender a su propio ritmo, proporciona materiales de capacitación on demand para usar las funciones potenciadas por IA en Workspace. Basa tus guías en los casos de uso y los objetivos que identificaste en la fase 1 de esta guía.

Paso 3: Brinda capacitación inicial y asistencia continua

Para ayudar a las personas a sumergirse en la IA y usarla, proporciona capacitación presencial, facilita la obtención de asistencia y comunícate con ellas con regularidad para mantenerlas interesadas.

Estas son algunas de las formas de brindar asistencia a los usuarios y atraerlos:

  • Capacitaciones de lanzamiento en las que los guías de Google se reúnen con cada equipo para demostrar casos de uso de IA para su rol
  • Horarios de atención semanales con personal de Google Guides, en los que los usuarios pueden obtener asistencia personalizada
  • Un centro interno con acceso a todos los recursos de IA, como capacitaciones on demand y horarios de atención
  • Espacio de Google Chat en el que los usuarios pueden hacer preguntas, compartir casos de uso y, de lo contrario, interactuar entre sí sobre el uso de la IA. Obtén más información para crear un espacio.
  • Competencias amistosas, como hacer un seguimiento de las instrucciones más eficaces o creativas y celebrarlas
  • Preguntas frecuentes, sugerencias e historias de éxito publicadas en tu centro de IA o compartidas a través de correos electrónicos, entradas de blog o boletines informativos
  • Pósteres que se muestran en todo tu lugar de trabajo con recordatorios y sugerencias sobre la IA

Realiza encuestas breves de "control de pulso"

Durante la fase 2, realiza una serie de encuestas breves en las que se les pregunte a los usuarios sobre una función favorita que hayan estado usando y cómo les ha ido con ella. Usa las respuestas para crear preguntas frecuentes, sugerencias e historias de éxito, y para identificar dónde las personas podrían necesitar más asistencia.

Sugerencia: Crea tu encuesta fácilmente en Formularios. Obtienes resultados instantáneos y puedes resumir las respuestas de un vistazo con gráficos. Ve a Crea una encuesta en Formularios.

Haz clic aquí para ver preguntas de muestra

Sugerencia: Pídele a Gemini que adapte estas preguntas para tu organización. Para comenzar, consulta Sugerencias para escribir instrucciones para Gemini.

Comentarios específicos de las funciones

  • La semana pasada, ¿con qué frecuencia usaste Gemini para Workspace?
  • Durante la semana pasada, ¿qué función de IA usaste más?
  • ¿Cómo te ayudó [función mencionada anteriormente] a completar una tarea específica? ¿Se completó correctamente?
  • Describe qué es lo que más te gusta de [función mencionada anteriormente] y qué se podría mejorar, si corresponde.

Exploración abierta

  • ¿Hubo algo sorprendente (positivo o negativo) en tu experiencia con la IA esta semana?
  • ¿Encontraste algún obstáculo inesperado? ¿Cómo intentaste superarlos?

Supervisa el uso y la actividad de Gemini

Una vez que las personas comiencen a usar Gemini con Google Workspace, usa la Consola del administrador para hacer un seguimiento de la adopción y conocer cómo Gemini usa los datos de tu empresa.

Realiza un seguimiento del uso de la IA con informes

Consulta los informes de Gemini para hacer un seguimiento de cuántas personas usan Gemini con Google Workspace y con qué apps lo usan. Realiza un seguimiento del uso en toda tu empresa, dentro de los equipos o por personas.

Con los informes, puedes descubrir qué equipos o personas son usuarios avanzados o quiénes tienen tasas de adopción bajas y podrían necesitar más capacitación en IA. También puedes obtener información sobre la adopción de diferentes casos de uso. Por ejemplo, es posible que descubras que tu equipo de ingeniería usa Gemini en Documentos de Google para mejorar las comunicaciones, pero no aprovecha las funciones de Gemini en Meet, como los resúmenes de reuniones y la toma de notas.

Consulta cómo hacerlo: Revisa el uso de Gemini en tu organización

Consulta cómo Gemini usa los datos de la empresa

Cuando responde a las instrucciones de tus usuarios, Gemini accede al contenido de Google Drive. Para ver a qué contenido se accedió, puedes ejecutar búsquedas en el registro de auditoría de Drive. Por ejemplo, si Gemini accede a los datos de un conjunto de archivos en respuesta a la consulta de un usuario, se generará un evento para cada archivo al que se accedió.

Más información: Registros de auditoría sobre la actividad de Gemini con Google Workspace