Controllare Workspace Intelligence per le funzionalità di AI generativa

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Supportato anche nei componenti aggiuntivi AI Expanded Access, Google AI Pro for Education e Teaching and Learning. Confronta la tua versione

Workspace Intelligence trova contenuti nelle varie app per fornire a Gemini in Workspace un contesto più approfondito in modo che possa offrire esperienze di AI generativa più utili e pertinenti.

In qualità di amministratore, puoi attivare o disattivare i servizi Workspace in cui è possibile eseguire ricerche attive per potenziare le funzionalità di AI generativa all'interno di Workspace per gli utenti della tua organizzazione. I servizi supportati includono:

  • Gmail
  • Drive e Documenti (inclusi Fogli, Presentazioni, PDF, immagini, Vids e altro ancora)
  • Calendar
  • Chat

L'impostazione predefinita per ogni sorgente è on. Se attivi o disattivi un'origine, l'applicazione della modifica potrebbe richiedere fino a 48 ore.

In che modo Workspace Intelligence utilizza i tuoi dati

Workspace Intelligence utilizza i tuoi dati di Google Workspace per aiutare le funzionalità di AI generativa a comprendere le informazioni uniche della tua organizzazione. Ad esempio, Workspace Intelligence potrebbe utilizzare i dettagli delle tue email, dei tuoi documenti o degli eventi nel calendario per fornire risposte e suggerimenti più intelligenti.

Workspace Intelligence è alla base di molti utilizzi di Gemini in Workspace, tra cui:

Ad esempio, immagina di dover inviare al tuo responsabile un aggiornamento sul "Progetto X". Chiedi a Gemini in Documenti e Workspace Intelligence consulterà tutti i dati pertinenti. Sono inclusi gli appunti della riunione, la documentazione e le discussioni in chat relative al Progetto X. Gemini produce una bozza del report in pochi secondi, con citazioni complete.

Queste modifiche sono in linea con le nostre attuali pratiche di gestione dei dati e con i nostri impegni per la privacy. Le funzionalità di AI rispettano l'accesso ai contenuti a livello di utente, garantendo che le risposte siano basate solo sui contenuti che un utente è già autorizzato a visualizzare. I tuoi dati non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di AI generativa o per scopi pubblicitari.

Attiva o disattiva Workspace Intelligence in un servizio Google

Puoi scegliere quali servizi Workspace possono contribuire a Workspace Intelligence.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi AI generativa e poi Gemini in Workspace.

    È necessario disporre dei privilegi amministrativi Impostazioni di Gemini.

  2. Fai clic sul riquadro Workspace Intelligence.

  3. (Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata).

    Viene fatto l'override delle impostazioni del gruppo sulle unità organizzative. Scopri di più

  4. Fai clic su Modifica accanto al servizio che vuoi attivare o disattivare.

  5. Fai clic su On o Off e poi su Salva.

Quando Workspace Intelligence è disattivato

Se disattivi Workspace Intelligence per un'origine dati, le funzionalità di AI generativa non cercheranno attivamente contenuti dall'origine disattivata. Tuttavia, quando fa riferimento a contenuti specifici di Google Workspace, inclusi file di Drive, email e messaggi di Chat, Gemini potrebbe basare le sue risposte su questi contenuti, anche se il prodotto corrispondente è disattivato come origine dati per Workspace Intelligence. Ad esempio, se disattivi Drive come fonte, gli utenti possono chiedere a Gemini informazioni su file specifici. Gemini consulterà questi file, ma non cercherà attivamente altri file.

Nota:la disattivazione delle origini dati limita l'efficacia di Gemini. In alcuni casi, gli utenti potrebbero perdere l'accesso a funzionalità di AI specifiche. Ad esempio:

  • Se Gmail è disattivato come fonte, gli utenti potrebbero perdere l'accesso alle overview dell'AI nella ricerca di Gmail. Gli utenti potrebbero anche perdere l'accesso alla posta in arrivo AI.
  • Se Calendar è disattivato come fonte, Gemini potrebbe non essere in grado di leggere i calendari o programmare eventi in altri servizi Workspace.
  • Se Drive e Documenti sono disattivati come origine, la funzionalità dei progetti di Drive potrebbe non essere più disponibile.

Note importanti su Workspace Intelligence

  • L'applicazione completa delle modifiche potrebbe richiedere fino a 48 ore.
  • Questa impostazione controlla l'utilizzo di queste fonti per l'utilizzo di Gemini in Workspace. Non regola l'utilizzo di queste fonti per Gemini for Education, l'app Gemini, Gemini Notebook o altri servizi aggiuntivi. Queste sono controllate da altre impostazioni utente o amministratore.
  • Alcune preferenze relative ai dati a livello di utente regolano anche l'utilizzo di una fonte da parte di Workspace Intelligence. Ad esempio, se una fonte è attivata nella Console di amministrazione, un singolo utente può comunque disattivare le funzionalità intelligenti di Workspace per disattivare tutte le funzionalità di Gemini in Workspace, inclusa Workspace Intelligence.
  • L'accesso alle origini dati è controllato anche dalle regole di prevenzione della perdita di dati (DLP) della tua organizzazione.

  • Questa impostazione gestisce le origini dati disponibili per Workspace Intelligence. Google potrebbe modificare il modo in cui specifiche funzionalità di AI utilizzano le origini dati di Workspace Intelligence. Nel tempo, alcune origini dati potrebbero passare da miglioramenti facoltativi per una determinata funzionalità a requisiti essenziali, così come i requisiti essenziali potrebbero diventare facoltativi.

    Inoltre, Google potrebbe apportare modifiche alle funzionalità di AI che comportano un'esperienza limitata o ridotta quando Workspace Intelligence non ha accesso alle origini dati richieste.

  • Quando utilizzi una funzionalità di Gemini, i contenuti attualmente attivi sono disponibili anche per fornire una risposta migliore. Ad esempio, se apri un documento in Documenti Google e chiedi a Gemini una domanda nel riquadro laterale, Gemini potrà prendere in considerazione i contenuti del documento e fornire una risposta più pertinente, anche se Drive e Documenti sono disattivati come origini dati.

  • La maggior parte delle versioni include la possibilità di controllare l'accesso a Workspace Intelligence. Tuttavia, ci sono delle eccezioni:

    • Le funzionalità di Workspace Intelligence non sono supportate in Education Fundamentals ed Education Standard.
    • I clienti con Workspace Essentials Starter e Workspace Individual non hanno accesso alla Console di amministrazione. Non possono controllare l'accesso alle origini dati.

  • Gli utenti di Google Workspace for Education minori di 18 anni non possono utilizzare Workspace Intelligence. Quando Workspace Intelligence è attivato per un utente di età superiore ai 18 anni, tieni presente che può accedere ai dati condivisi con quell'utente (come i file di Google Drive e i messaggi di Chat), indipendentemente dal fatto che l'utente che condivide abbia accesso a Workspace Intelligence.

    Scopri come controllare l'accesso ai servizi Google in base all'età.