סוג הרישיון 'רישיון רק ל-Gmail' מיועד למשתמשים שצריכים גישה רק ל-Gmail ולכמה שירותים נבחרים אחרים. משתמשים עם הרישיון הזה יוכלו לגשת ל-Gmail, ליומן, לאנשי קשר, לקבוצות Google, ל-Meet, ל-Takeout ולחלק מהשירותים הנוספים, אבל לא תהיה להם גישה ל-Classroom, ל-Drive או לחבילת Google Workspace. למשתמשים עם מינוי ל-Gmail בלבד לא תהיה גישה ל-Google Drive שלהם, אבל האדמינים יוכלו לקבוע מדיניות לשמירת נתונים עבור המשתמשים האלה.
שימוש ברישיונות רק ל-Gmail לבוגרים, לעובדים ולסוגים אחרים של משתמשים
הרישיון הזה הוא אפשרות מצוינת לאדמינים שרוצים לספק לבוגרים, לצוות ולמשתמשים אחרים גישה מתמשכת לכתובת האימייל במוסד הלימודים שלהם אחרי שהם מסיימים את הלימודים או עוזבים את הארגון. סוג הרישיון הזה מאפשר גישה ל-Gmail ועומד בדרישות התאימות, אבל מסיר את הגישה לשירותים אחרים. נכון לעכשיו, אדמינים יכולים לעשות זאת באופן ידני על ידי הוספת משתמשים לקבוצה שמאפשרת גישה רק ל-Gmail ומסירה תכונות אחרות של Google Workspace, אבל הרישיון הזה מציג דרך יעילה יותר להשיג את אותה תוצאה.
ההמלצה שלנו לאדמינים היא להודיע למשתמשים על המעבר שלהם לרישיון רק ל-Gmail אחרי סיום שנת הלימודים או אחרי שהמשתמשים כבר לא צריכים גישה לכל השירותים של Google Workspace. אדמינים יכולים להנחות את המשתמשים שלהם לשמור את המידע או את הקבצים שלהם ב-Google Drive לפני הקצאת רישיון רק ל-Gmail.
איך מקצים רישיון רק ל-Gmail
כשהסוגים החדשים של הרישיונות יהיו זמינים, האדמינים יוכלו להקצות רישיון רק ל-Gmail במסוף Admin. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא דרכים לניהול ולהקצאה של רישיונות. כמה דברים שחשוב לזכור:
- רק לאדמין ב-Google Workspace יש גישה למסוף Admin והוא יכול להפיץ את הרישיון Google Workspace for Education – רישיון רק ל-Gmail.
- יש כמה אפשרויות להקצאת רישיונות, אבל מומלץ לבחור אפשרות אחת ולהשתמש בה מעכשיו והלאה.
- לפני שמקצים רישיונות, מומלץ להעביר משתמשים מושעים מהיחידות הארגוניות או מהקבוצות שאתם מתכננים להקצות להן רישיונות, כדי למנוע הקצאת רישיונות למשתמשים האלה.
איך רישיון רק ל-Gmail משפיע על נפח האחסון?
למשתמשים עם רישיון רק ל-Gmail לא תהיה גישה ל-Google Drive (בהנחה שהייתה להם גישה קודם). הנתונים שלהם לא יימחקו ללא התערבות של אדמין, ואדמינים יכולים לקבוע מדיניות לשמירת נתונים.
שאלות נפוצות בנושא רישיון רק ל-Gmail
כמה רישיונות רק ל-Gmail יהיו זמינים למוסד שלי?
מוסדות שנרשמים ל-Google Workspace for Education מקבלים אוטומטית 2,500 רישיונות רק ל-Gmail. במוסדות קיימים, מספר הרישיונות לרישיון רק ל-Gmail שיתקבל יהיה זהה למספר הרישיונות ל-Education Fundamentals שהוקצו לדומיין בזמן המעבר. המספר הזה יהיה שווה לסך כל החשבונות, כולל משתמשים פעילים ומשתמשים מושעים.
כמה עולה סוג הרישיון 'רק ל-Gmail'?
סוג הרישיון הזה ניתן בחינם.
מה ההשפעה של רישיון רק ל-Gmail על שמירת הנתונים של המשתמש?
לא תהיה השפעה על שמירת נתוני המשתמשים. אחרי שמקצים למשתמש רישיון רק ל-Gmail, הנתונים שלו נשמרים בהתאם לכללי השמירה של Vault בדומיין (אם הם מוגדרים).
מה קורה לקבצים שמשתמש עבד עליהם עם משתמשים שיש להם רישיון מלא ל-Education, כמו Education Fundamentals, אם מקצים לו רישיון רק ל-Gmail?
הקבצים נשארים נגישים לכל מי שיש לו גישה, וכל מי שיש לו גישת עריכה יכול לערוך ולשתף אותם עם אחרים. בנוסף, לאדמינים יש כלים להעברת בעלות על קבצים, אם יש צורך בכך.