סוג הרישיון 'רישיון רק ל-Gmail' מיועד למשתמשים שצריכים גישה רק ל-Gmail ולכמה שירותים נבחרים אחרים. משתמשים עם הרישיון הזה יוכלו לגשת ל-Gmail, ליומן, לאנשי קשר, לקבוצות Google, ל-Meet, ל-Takeout ולחלק מהשירותים הנוספים, אבל לא יוכלו לגשת ל-Classroom, ל-Drive או לכלי העריכה. למשתמשים עם גישה ל-Gmail בלבד לא תהיה גישה ל-Google Drive שלהם, אבל האדמינים יכולים להגדיר מדיניות לשמירת נתונים עבור המשתמשים האלה.
שימוש ברישיונות 'משתמש רק ל-Gmail' לבוגרים, לעובדים ולסוגי משתמשים אחרים
הרישיון הזה הוא אפשרות מצוינת לאדמינים שרוצים לספק לבוגרים, לצוות ולמשתמשים אחרים גישה מתמשכת לכתובת האימייל שלהם בבית הספר אחרי שהם מסיימים את הלימודים או עוזבים את הארגון. סוג הרישיון הזה מאפשר גישה ל-Gmail ועמידה בדרישות התאימות, אבל מסיר את הגישה לשירותים אחרים. נכון לעכשיו, אדמינים יכולים לעשות זאת באופן ידני על ידי הוספת משתמשים לקבוצה שמאפשרת גישה רק ל-Gmail ומסירה תכונות אחרות של Google Workspace, אבל הרישיון הזה מציג דרך יעילה יותר להשיג את אותה התוצאה.
ההמלצה שלנו לאדמינים היא להודיע למשתמשים על המעבר שלהם לחשבון משתמש רק ל-Gmail אחרי סיום שנת הלימודים או אחרי שהמשתמשים כבר לא צריכים גישה לכל שירותי Google Workspace. אדמינים יכולים להנחות את המשתמשים לשמור את המידע או את הקבצים שלהם ב-Google Drive לפני שהם מקצים להם רישיון משתמש רק ל-Gmail.
איך מקצים רישיון למשתמש עם גישה ל-Gmail בלבד
כשהסוגים החדשים של הרישיונות יהיו זמינים, האדמינים יוכלו להקצות רישיון של משתמש עם גישה רק ל-Gmail במסוף Admin. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא דרכים לניהול ולהקצאה של רישיונות. כמה דברים שחשוב לזכור:
- רק לאדמין ב-Google Workspace יש גישה למסוף Admin והוא יכול להפיץ את הרישיון Google Workspace for Education – רישיון רק ל-Gmail.
- יש כמה אפשרויות להקצאת רישיונות, אבל מומלץ לבחור באפשרות אחת ולהשתמש בה בהמשך.
- לפני שמקצים רישיונות, מומלץ להעביר משתמשים מושעים מהיחידות הארגוניות או מהקבוצות שאתם מתכננים להקצות להן רישיונות, כדי למנוע הקצאת רישיונות למשתמשים האלה.
איך רישיון של משתמש רק ל-Gmail משפיע על נפח האחסון?
למשתמשים עם מינוי Gmail בלבד לא תהיה גישה ל-Google Drive שלהם (בהנחה שהייתה להם גישה קודם). הנתונים שלהם לא יימחקו ללא התערבות של אדמין, והאדמינים יכולים לקבוע מדיניות לשמירת נתונים.
שאלות נפוצות בנושא רישיון רק ל-Gmail
כמה רישיונות של Gmail בלבד יהיו זמינים למוסד שלי?
מוסדות שנרשמים ל-Google Workspace for Education מקבלים אוטומטית 2,500 רישיונות של משתמשים עם גישה רק ל-Gmail. במוסדות קיימים, מספר הרישיונות ל'משתמש רק ל-Gmail' שיתקבל יהיה זהה למספר הרישיונות ל-Education Fundamentals שהוקצו לדומיין בזמן המעבר. המספר הזה יהיה שווה לסך כל החשבונות, כולל משתמשים פעילים ומשתמשים מושעים.
מה העלות של סוג הרישיון Gmail בלבד?
סוג הרישיון הזה ניתן בחינם.
איך רישיון משתמש רק ל-Gmail משפיע על שמירת הנתונים של המשתמש?
לא תהיה השפעה על שמירת נתוני המשתמשים. אחרי שמקצים למשתמש רישיון ל-Gmail בלבד, הנתונים שלו נשמרים בהתאם לכללי השמירה של Vault בדומיין (אם הם מוגדרים).
מה קורה לקבצים שמשתמש עבד עליהם עם משתמשים שיש להם רישיון מלא ל-Education, כמו Education Fundamentals, אם מוקצה לו רישיון רק ל-Gmail?
הקבצים נשארים נגישים לכל מי שיש לו גישה, וכל מי שיש לו גישת עריכה יכול לערוך ולשתף אותם עם אחרים. בנוסף, לאדמינים יש כלים להעברת בעלות על קבצים, אם יש צורך בכך.