סוג הרישיון 'משתמש רק ל-Gmail' מיועד למשתמשים שצריכים גישה רק ל-Gmail ולכמה שירותים נבחרים אחרים. משתמשים עם הרישיון הזה יוכלו לגשת ל-Gmail, ליומן, לאנשי קשר, לקבוצות Google, ל-Meet, ל-Takeout ולשירותים נוספים, אבל לא יוכלו לגשת ל-Classroom, ל-Drive או לכלי העריכה. למשתמשים עם מינוי ל-Gmail בלבד לא תהיה גישה ל-Google Drive שלהם, אבל האדמינים יכולים לקבוע מדיניות לשמירת נתונים עבור המשתמשים האלה.
שימוש ברישיונות רק ל-Gmail לבוגרים, לצוות ולסוגי משתמשים אחרים
הרישיון הזה הוא אפשרות מצוינת לאדמינים שרוצים לאפשר לבוגרים, לאנשי צוות ולמשתמשים אחרים להמשיך לגשת לכתובת האימייל במוסד הלימודים שלהם אחרי שהם מסיימים את הלימודים או עוזבים את הארגון. סוג הרישיון הזה מאפשר גישה ל-Gmail ועומד בדרישות התאימות, אבל מסיר את הגישה לשירותים אחרים. נכון לעכשיו, אדמינים יכולים לעשות זאת באופן ידני על ידי הוספת משתמשים לקבוצה שמאפשרת גישה רק ל-Gmail ומסירה תכונות אחרות של Google Workspace, אבל הרישיון הזה מציג דרך יעילה יותר להשיג את אותה התוצאה.
כשיטה מומלצת, אדמינים צריכים לשקול לשלוח למשתמשים הודעה על המעבר שלהם לחשבון משתמש עם Gmail בלבד אחרי סיום שנת הלימודים או אחרי שהמשתמשים כבר לא צריכים גישה לכל השירותים של Google Workspace. אדמינים יכולים להנחות את המשתמשים לשמור את המידע או את הקבצים שלהם ב-Google Drive לפני הקצאת רישיון 'משתמש עם גישה ל-Gmail בלבד'.
איך מקצים רישיון רק ל-Gmail
כשהסוגים החדשים של הרישיונות יהיו זמינים, האדמינים יוכלו להקצות רישיון של משתמש עם Gmail בלבד במסוף Admin. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא דרכים לניהול ולהקצאה של רישיונות. כמה דברים שחשוב לזכור:
- רק לאדמין ב-Google Workspace יש גישה למסוף Admin והוא יכול להפיץ את הרישיון Google Workspace for Education – רישיון רק ל-Gmail.
- יש כמה אפשרויות להקצאת רישיונות, אבל אנחנו ממליצים לבחור באפשרות אחת ולהשתמש בה בהמשך.
- לפני שמקצים רישיונות, מומלץ להעביר משתמשים מושעים מהיחידות הארגוניות או מהקבוצות שאתם מתכננים להקצות להן רישיונות, כדי להימנע מהקצאת רישיונות למשתמשים האלה.
איך רישיון רק ל-Gmail משפיע על נפח האחסון?
למשתמשים עם גישה רק ל-Gmail לא תהיה גישה ל-Google Drive (בהנחה שהייתה להם גישה קודם). הנתונים שלהם לא יימחקו ללא התערבות של אדמין, ואדמינים יכולים לקבוע מדיניות בנושא שמירת נתונים.
שאלות נפוצות בנושא רישיון רק ל-Gmail
כמה רישיונות רק ל-Gmail יהיו זמינים למוסד שלי?
מוסדות שנרשמים ל-Google Workspace for Education מקבלים באופן אוטומטי 2,500 רישיונות של משתמשים עם גישה רק ל-Gmail. במוסדות קיימים, מספר הרישיונות ל-Gmail Only User שיתקבל יהיה זהה למספר הרישיונות ל-Education Fundamentals שהוקצו לדומיין בזמן המעבר. המספר הזה יהיה שווה לסך כל החשבונות, כולל משתמשים פעילים ומשתמשים מושעים.
כמה עולה סוג הרישיון Gmail Only?
סוג הרישיון הזה ניתן בחינם.
מה ההשפעה של רישיון רק ל-Gmail על שמירת הנתונים של המשתמש?
לא תהיה השפעה על שמירת הנתונים של המשתמשים. אחרי שמקצים למשתמש רישיון ל-Gmail Only User, הנתונים שלו נשמרים בהתאם לכללי השמירה ב-Vault של הדומיין (אם הם מוגדרים).
מה קורה לקבצים שמשתמש עבד עליהם עם משתמשים שיש להם רישיון מלא ל-Education, כמו Education Fundamentals, אם מקצים לו רישיון רק ל-Gmail?
הקבצים נשארים נגישים לכל מי שיש לו גישה, וכל מי שיש לו גישת עריכה יכול לערוך ולשתף עם אחרים. בנוסף, לאדמינים יש כלים להעברת בעלות על קבצים, אם יש צורך בכך.