דרכים לניהול ולהקצאה של רישיונות

אדמינים של Google Workspace for Education צריכים להקצות רישיונות למשתמשים באופן ידני או אוטומטי, כדי לוודא שלכל משתמש יש רישיון שמשקף את הסטטוס שלו, בין אם הוא סטודנט במשרה מלאה או חלקית, בוגר, חבר סגל או משתמש שלא זקוק יותר לגישה בדומיין. אדמינים צריכים לעקוב אחרי השימוש ברישיונות כדי לא לחרוג מהמגבלה שהוקצתה להם ולנהל את העלויות. הם גם צריכים להבין את סוגי הרישיונות השונים (Education Fundamentals, רישיון רק ל-Gmail, רישיון לארכיון) ומתי להקצות אותם למשתמשים על סמך התפקידים ורמות הפעילות שלהם.

אדמינים ב-Google Workspace for Education יכולים לנהל ולהקצות רישיונות למשתמשים בכמה דרכים. מסוף Admin ב-Google Workspace‏ (admin.google.com) הוא הממשק הראשי לניהול משתמשים ורישיונות.

שימוש במסוף Admin של Google Workspace

הקצאת רישיונות אוטומטית על בסיס משתמשים

אתם יכולים להפעיל הקצאת רישיונות אוטומטית ברמת הארגון או היחידה הארגונית כדי להקצות רישיונות למשתמשים באופן אוטומטי. אם תעשו את זה, משתמשים בחשבון שלכם שאין להם רישיון (וכל משתמש חדש שתוסיפו בהמשך) יקבלו רישיון ל-Google Workspace for Education. אם יש לכם כמה מינויים ל-Google, אתם יכולים להפעיל הקצאת רישיונות אוטומטית רק למינוי אחד לכל ארגון או יחידה ארגונית.

הערה:

  • אם יש לכם יחידות ארגוניות שכפופות לארגון ברמה העליונה, אתם יכולים להגדיר אפשרויות הקצאת רישיונות אוטומטית ליחידות ארגוניות ספציפיות.
  • אם בחרתם להקצות רישיונות אוטומטית לכל המשתמשים בשירות, אתם לא יכולים להסיר רישיון של משתמש מסוים.
  • תהליך הקצאת הרישיונות האוטומטית יכול להימשך עד 24 שעות.
  • הקצאת רישיונות אוטומטית תקצה רישיונות למשתמשים פעילים ומושעים בארגון או ביחידות הארגוניות שהפעלתם. לפני שמקצים רישיונות, מומלץ להעביר משתמשים מושעים מהיחידות הארגוניות שאתם מתכננים להקצות להן רישיונות, כדי להימנע מהקצאת רישיונות למשתמשים האלה.

הקצאה אוטומטית של רישיון לכל משתמש בארגון

אתם יכולים להקצות רישיון לכל משתמש בארגון באופן אוטומטי בדף "הגדרות רישיון" במסוף Admin.

  1. בדף הבית של מסוף Admin, לוחצים על סמל התפריט, ובצד ימין לוחצים על חיוב > הגדרות רישיון.
  2. לוחצים על המינוי שרוצים להקצות לו רישיונות.
  3. לוחצים על 'השבתה' > בוחרים באפשרות 'הפעלה'.
  4. אם יש כמה מינויים לאותו שירות, בוחרים איזה מינוי ישמש להקצאת הרישיונות האוטומטית.
  5. לוחצים על שמירה.

הגדרת הקצאת רישיונות אוטומטית ליחידות ארגוניות

אם מגדירים יחידות ארגוניות במסוף Google Admin, כל יחידות הצאצא הארגוניות מקבלות בירושה את הגדרת הרישוי האוטומטי של יחידת ההורה הארגונית. עם זאת, אתם יכולים לבטל את ההגדרה של ההורה ולהגדיר את האפשרות של הקצאת רישיונות אוטומטית באופן עצמאי.

הגדרה של ארגון לשינוי ההגדרה של הארגון הראשי

  1. מדף הבית של מסוף Admin, עוברים אל חיוב -> הגדרות רישיון.
  2. לוחצים על היחידה הארגונית שרוצים להפעיל בה הקצאת רישיונות אוטומטית.
  3. בצד שמאל, בוחרים באפשרות Google Workspace for Education ומשנים את ההגדרה 'רישוי אוטומטי' מ'מושבת' ל'מופעל'.
  4. אם יש כמה מינויים לאותו שירות, בוחרים איזה מינוי ישמש להקצאת הרישיונות האוטומטית.
  5. לוחצים על 'שינוי מברירת המחדל'.

הקצאת רישיונות ידנית על בסיס משתמשים

אפשר להקצות רישיונות באופן ידני למשתמשים בודדים, לרשימת משתמשים שהועלתה או ליחידה ארגונית שלמה.

אם מקצים רישיונות לארגון באופן ידני, רק משתמשים בארגון הזה מקבלים רישיון. משתמשים בארגוני צאצא לא מקבלים רישיון באופן אוטומטי – צריך להקצות להם רישיון גם כן באופן ידני.

הקצאה והסרה של רישיונות באופן ידני בדף 'משתמשים'

  1. מדף הבית של מסוף Admin, עוברים אל 'משתמשים'.
  2. מסמנים את התיבה שלצד השם של כל משתמש שרוצים להקצות לו רישיון, או להסיר ממנו רישיון.
  3. למעלה, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > הקצאת רישיונות או הסרת רישיונות.
  4. לוחצים על Google Workspace for Education > הקצאה או הסרה. (הערה: אם יש לכם כמה סוגי רישיונות של Google Workspace for Education, אתם יכולים ללחוץ על התפריט הנפתח כדי לבחור את הסוג הספציפי).

הקצאה והסרה של רישיונות באופן ידני בדף של משתמש ספציפי

  1. מדף הבית של מסוף Admin, עוברים אל 'משתמשים'.
  2. לוחצים על שם המשתמש שרוצים לנהל.
  3. גוללים למטה ולוחצים על הקטע 'רישיון' של המשתמש.
  4. לוחצים על Google Workspace for Education כדי להציג את המתגים להפעלה והשבתה בעמודה 'סטטוס'.
  5. בעמודה 'סטטוס', לצד Google Workspace for Education, לוחצים על המתג כדי להקצות או להסיר רישיון.
  6. לוחצים על 'שמירה'. (הערה: אם יש לכם כמה סוגי רישיונות של Google Workspace for Education, אתם יכולים ללחוץ על התפריט הנפתח כדי לבחור את הסוג הספציפי).

הקצאה והסרה של רישיונות באופן ידני באמצעות העלאה בכמות גדולה

שלב 1: הורדת פרטי המשתמש

  1. מדף הבית של מסוף Admin, עוברים אל 'משתמשים'.
  2. בחלק העליון של הדף, לוחצים על 'הורדת משתמשים'.
  3. בקטע 'בחירת עמודות', בוחרים באפשרות 'כל העמודות שכוללות פרטי משתמש והעמודות שנבחרו'.
  4. בוחרים את הפורמט הרצוי ולוחצים על 'הורדה'.

שלב 2: מזינים את פרטי הרישיון

  1. בגיליון האלקטרוני, מחפשים את העמודה 'רישיונות חדשים [העלאה בלבד]'. (אם רוצים לראות את הרישיונות שמוקצים כרגע למשתמש, משתמשים בעמודה 'רישיונות [קריאה בלבד]').
  2. מזינים את מזהה המק"ט של הרישיון שרוצים להקצות:
    • א. ‫Google Workspace for Education – Fundamentals (חשבונות שנוצרו לפני 13 בנובמבר 2024): Google-Apps-For-Education
    • ב. ‫Google Workspace for Education Fundamentals (חשבונות שנוצרו בתאריך 13 בנובמבר 2024 ואחריו): 1010070001
    • ג. ‫Google Workspace for Education Plus – מדור קודם: 1010310002
    • ד. ‫Google Workspace for Education – מדור קודם (לתלמידים): 1010310003
    • ה. ‫Google Workspace for Education Plus: ‏ 1010310008
    • ו. ‫Google Workspace for Education Plus (צוות): 1010310009
    • ז. ‫Google Workspace for Education Standard: ‏ 1010310005
    • ח. ‫Google Workspace for Education Standard (Staff): ‏ 1010310006
    • ‫i. ‫Google Workspace for Education: תוסף Teaching and Learning:‏ 1010370001
  3. מזינים מזהי מק"ט של עד 200 משתמשים (ראו הערה למעלה).
  4. שומרים את הקובץ בפורמט CSV ‏(‎.csv).

שלב 3: העלאת הקובץ

  1. בחלק העליון של דף המשתמשים במסוף Admin, לוחצים על 'עדכון של משתמשים בכמות גדולה'.
  2. לוחצים על 'צירוף קובץ CSV'.
  3. מוצאים את המיקום במחשב ומצרפים את קובץ ה-CSV.
  4. לחץ על 'העלה'. אם יש שגיאה, מזינים את המידע החסר בגיליון האלקטרוני ומעלים את הקובץ שוב. מידע נוסף זמין במאמר בנושא שגיאות נפוצות.

רשימת המשימות שלכם תיפתח אוטומטית ותוצג ההתקדמות של ההעלאה. אחרי סיום העיבוד, תקבלו דוח באימייל. אם יש שגיאת עיבוד, צריך להוריד את קובץ היומן מרשימת המשימות. מידע נוסף זמין במאמר בנושא שגיאות נפוצות.

שימוש ב-Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS)

אתם יכולים להשתמש ב-Google Cloud Directory Sync ‏ (GCDS) כדי לסנכרן אוטומטית משתמשים, קבוצות ואנשי קשר, כך שהנתונים בחשבון Google שלכם יתאימו לנתונים בשרת ה-LDAP, כמו Microsoft Active Directory. אפשר גם להשתמש ב-GCDS כדי לסנכרן רישיונות לפי משתמש, יחידה ארגונית או קבוצה.

הקצאת רישיונות

  1. כאן מוסבר איך GCDS פועל ואיך מתחילים להשתמש בו
  2. הגדרת סנכרון באמצעות אשף ההגדרות
  3. בדף Licenses (רישיונות) של Configuration Manager (כלי ניהול ההגדרות), מגדירים את סנכרון הרישיונות של GCDS למשתמשים בחשבון Google.
  4. הקצאת מאפיין כתובת האימייל: בקטע Email address attribute (מאפיין כתובת האימייל), מציינים באיזה מאפיין GCDS משתמש למיפוי כתובת האימייל בין חשבון המשתמש ב-LDAP לבין חשבון המשתמש ב-Google.
  5. כדי להקצות רישיונות, לוחצים על 'הוספת כלל'.

  6. בשדה 'שאילתת LDAP', באמצעות סימון של שאילתת LDAP, מציינים את המשתמשים בספריית LDAP שצריך להקצות להם את הרישיון.

  7. בוחרים באפשרות 'הקצאת רישיונות למשתמשים בדומיין Google'.

  8. לוחצים על רשימת הרישיונות ובוחרים את מק"ט הרישיון.

  9. (אופציונלי) מסמנים את התיבה'הסרת הרישיון הזה ממשתמשי דומיין Google שלא עומדים בתנאי הכלל הזה' כדי להסיר רישיונות ממשתמשי Google שלא עומדים בתנאי הכלל.

  10. בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:

    • אישור – הכלל יתווסף ותחזרו למסך כללי הרישיון של LDAP
    • החלה – הכלל מתווסף ומתחיל כלל רישיון LDAP נוסף
    • ביטול – ביטול הכלל
    • בדיקת שאילתת LDAP – בדיקה של התוקף של שאילתת הרישיון של LDAP

שימוש בכלי שורת פקודה של צד שלישי (לדוגמה, GAM)

כדי להקצות חשבונות במהירות ובכמות גדולה, אפשר להשתמש בפתרונות של צד שלישי. לדוגמה, מנהל האפליקציות של Google‏ (GAM), שהוא קוד פתוח להורדה בחינם, משתמש ב-Admin SDK Directory API כדי ליצור ולנהל משתמשים וקבוצות ב-Google Workspace.

‫GAM מתקשר עם הרבה ממשקי API של Google, שבהם אפשר להשתמש גם כדי לנהל תכונות ומשאבים אחרים בחשבון.

אם אתם מחליטים להשתמש ב-GAM, מומלץ לבצע את השלבים הבאים:

הקצאת רישיונות

  1. באתר GAM, מורידים את GAM. .
  2. מגדירים את הכלי.
  3. במהלך ההגדרה, כשמוצגת השאלה 'האם אתה מוכן לתת ל-GAM הרשאה לנהל את הנתונים וההגדרות של משתמשי Google Workspace?', משיבים N (לא) כדי לדלג על הענקת גישה ברמת הדומיין.
  4. הפקודה הזו עוזרת לוודא ש-GAM משויך לחשבון Google Workspace הנכון: gam info domain

  5. אפשר להוסיף רישיונות לפי שם משתמש, יחידה ארגונית או קבוצה. התחביר להוספת רישיונות הוא:

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    לדוגמה, כדי לתת לכל חברי הקבוצה 'מורים' רישיונות ל-Google Workspace for Education Plus – Legacy:

    gam group teachers add license 1010310002

סנכרון רישיונות

אפשר גם להוסיף רישיונות למשתמשים ולהסיר אותם מהם על סמך הכללתם ברשימת משתמשים ספציפית.

  • רשימת ההכללה יכולה להיות קבוצת Google, יחידה ארגונית או קובץ טקסט מקומי.
  • למשתמשים שלא נכללים ברשימת המשתמשים ושהרישיון הוקצה להם, סוג הרישיון שניתן יוסר מהחשבון שלהם.
  • הרישיון יתווסף לחשבונות של משתמשים שנכללים ברשימת המשתמשים ואין להם רישיון.
  • אפשר להשתמש ב-group_ns כדי להסיר רישיונות ממשתמשים מושעים

התחביר לסנכרון רישיונות הוא:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

דוגמה

בדוגמה הבאה ייווצרו שתי קבוצות Google בשם e4e ו-e4es, המשתמשים עם הרישיון הנוכחי יתווספו לקבוצות, ובסוף הרישיון יסונכרן עם הקבוצה. בגלל שאנחנו משתמשים ב-group_ns (קבוצה ללא השעיה) בשלב האחרון, הרישיון יוסר ממשתמשים מושעים. אם מריצים מחדש את שתי הפקודות האחרונות על בסיס קבוע, הרישיונות יישארו בהתאם לחברי הקבוצה שלא הושעו.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

מחיקת רישיונות

התחביר למחיקת רישיונות הוא:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

לדוגמה, כדי להסיר רישיונות מהיחידה הארגונית 'צוות':

gam ou staff delete license 1010310002

שימוש בכלי לניהול רישיונות שמבוסס על Google Sheets

הכלי לניהול רישיונות מבוסס על Google Sheets ומאפשר לאדמינים לנהל ולהפוך לאוטומטיות את הקצאות הרישיונות בכמות גדולה. הכלי מוצע על ידי AppsEdu, שותף של Google for Education, ללא תשלום למוסדות חינוכיים ברחבי העולם שמשתמשים ב-Google Workspace for Education.

כאן אפשר להוריד את הכלי ולעיין בהוראות ובמסמך השיטות המומלצות. חשוב לזכור גם את הנקודות הבאות:

  • הכלי לניהול רישיונות מיועד בעיקר למוסדות קטנים עד בינוניים (פחות מ-20,000 משתמשים פעילים). במוסדות גדולים יותר, מומלץ להשתמש ב-GAM, ב-GCDS או ב-License Manager API.
  • לקבלת עזרה בשימוש בכלי לניהול רישיונות, אפשר לשלוח אימייל לכתובת help@gwfelicensetool.com.

שימוש ב-Enterprise License Manager API

אפשר להשתמש ב-Enterprise License Manager API כדי להקצות רישיונות ולהסיר אותם.

כאן אפשר להתחיל, או לפעול לפי ההוראות במאמרים הבאים: