Как управлять лицензиями Google Workspace for Education и назначать их

У администратора Google Workspace for Education есть несколько вариантов назначения лицензий и управления ими. Независимо от того, поддерживаете ли вы студентов, преподавателей или управляете доступом выпускников, изменения можно вносить в консоли администратора Google Workspace (admin.google.com).

Задачи по управлению ключами

Чтобы поддерживать эффективность среды и управлять расходами, регулярно выполняйте следующие действия:

  • Назначение лицензий. Обновляйте аккаунты пользователей вручную или настройте автоматическое назначение, чтобы у каждого пользователя был нужный уровень доступа.

  • Отслеживайте использование. Следите за выделенными лимитами, чтобы не превышать бюджет и количество лицензий организации.

  • Выберите подходящий тип лицензии. Выберите подходящую лицензию в зависимости от роли пользователя и уровня его активности:

    • Education Fundamentals – основной пакет для активных учащихся и преподавателей.

    • Только Gmail – для пользователей, которым нужен только доступ к электронной почте.

    • Отправленный в архив аккаунт. Для пользователей, которым больше не нужен активный доступ, но чьи данные необходимо сохранить.

Ресурсы для достижения успеха

Подробнее об инструментах, доступных для вашего учебного заведения, рассказывается в руководстве по лицензированию Google Workspace for Education. В этом ресурсе приведены подробные инструкции по развертыванию и управлению отдельными пользователями.

Рекомендации по управлению лицензиями

В Google Workspace for Education используется модель базовых лицензий. Чтобы у пользователей был правильный доступ, а ваше учебное заведение соответствовало требованиям, следуйте этим основным принципам:

  1. Education Fundamentals

    Каждому активному пользователю в вашем домене требуется лицензия Education Fundamentals. Это основа для всех остальных сервисов. Подробнее о модели лицензирования Education Fundamentals…

    • Переход на более новую версию. Если у пользователя есть платная лицензия (Education Standard или Plus), он должен сохранить лицензию Education Fundamentals.

    • Исключения. Лицензии Только Gmail и Отправленный в архив аккаунт не требуют Education Fundamentals.

  2. Правила покупки и назначения лицензий Education Standard и Plus

    Полное покрытие. Вам необходимо приобрести достаточно платных лицензий (Education Standard или Plus), чтобы их хватило на каждого активного пользователя в вашем домене, у которого также есть лицензия Education Fundamentals. Этот номер также должен быть указан в последнем письме с подтверждением лицензии. Ознакомьтесь с минимальными требованиями к покупке в статье Справочного центра Тарифные планы и лицензии Google Workspace for Education.

    Только активным пользователям – назначайте платные лицензии только активным аккаунтам. Если пользователям с лицензиями "Только Gmail" и/или "Отправленный в архив аккаунт" требуется доступ к определенным платным функциям, например к регионам хранения данных или изолированной среде безопасности, им необходимо назначить платную лицензию.

    Очистка. Удалите неактивных пользователей из правил автоматического назначения или групп, чтобы не превысить лимиты подписки.

  3. Рекомендации по обслуживанию

    • Ежегодный аудит. Проверяйте назначение лицензий и инструменты автоматизации не реже одного раза в год.

    • Динамические группы. Используйте автоматизированные правила, которые отражают изменения в составе учащихся и преподавателей (например, выпускные классы или новые сотрудники). Доступно только в версиях Education Standard или Plus.

    • Отслеживайте лимиты. Убедитесь, что количество назначенных лицензий не превышает общее количество приобретенных лицензий.

    • Используйте инструменты управления лицензиями. Подробнее о различных инструментах управления лицензиями рассказывается в руководстве по лицензированию Google Workspace for Education.

В консоли администратора Google Workspace

Автоматическое назначение пользовательских лицензий

Вы можете включить автоматическое предоставление лицензий пользователям на уровне организации или организационного подразделения. В этом случае лицензию Google Workspace for Education получат те пользователи в вашем аккаунте, у которых ее нет (и все новые сотрудники, которые будут добавлены в дальнейшем). Автоматическое назначение можно включить только для одной подписки на организацию или ОП.

Примечания

  • Если у вашей организации есть подразделения, вы можете настроить автоматическое предоставление лицензий отдельно для каждого из них.
  • Если вы включили автоматическое назначение лицензий на сервис для всех пользователей, то не сможете отзывать лицензии у отдельных сотрудников.
  • На активацию лицензии с момента ее автоматического назначения может уйти до 24 часов.
  • При автоматическом назначении лицензии получат как активные пользователи, так и пользователи с временно заблокированным аккаунтом в выбранной организации или организационных подразделениях. Перед назначением лицензий рекомендуем переместить пользователей с временно заблокированными аккаунтами из ОП, для которых вы планируете добавить лицензии, чтобы они не предоставлялись таким пользователям.

включить автоматическое назначение лицензий всем пользователям организации;

Сделать это можно на странице "Настройки лицензий" в консоли администратора.

  1. На главной странице консоли администратора нажмите "Меню" и слева выберите Оплата > Настройки лицензий.
  2. Выберите подписку, для которой нужно назначить лицензии.
  3. Нажмите Выкл. > выберите Вкл..
  4. Если сервис входит в несколько ваших подписок, выберите ту, которая будет использоваться для автоматического назначения лицензий.
  5. Нажмите Сохранить.

Как настроить автоматическое назначение лицензий для организационного подразделения

Если в консоли администратора Google заданы организационные подразделения, дочерние организации по умолчанию наследуют настройки автоматического назначения лицензий у родительской организации. Но при необходимости вы можете переопределить настройки на уровне отдельных подразделений.

Как переопределить настройки родительской организации

  1. На главной странице консоли администратора перейдите в раздел "Оплата -> Настройки лицензий".
  2. Нажмите на организационное подразделение, для которого нужно настроить автоматическое лицензирование.
  3. Справа выберите Google Workspace for Education и измените значение параметра "Автоматическое лицензирование" с "Выкл." на "Вкл.".
  4. Если сервис входит в несколько ваших подписок, выберите ту, которая будет использоваться для автоматического назначения лицензий.
  5. Нажмите "Переопределить".

Назначение пользовательских лицензий вручную

Лицензии можно вручную назначать отдельным сотрудникам, группам пользователей (по загруженному списку), а также всем в организационном подразделении.

При назначении вручную лицензии предоставляются только конкретной организации. Пользователи в дочерних подразделениях не получают лицензии автоматически – вам потребуется также назначить их вручную.

Как назначить или удалить лицензию вручную на странице "Пользователи"

  1. На главной странице консоли администратора выберите "Пользователи".
  2. Установите флажки рядом с именами пользователей, для которых нужно назначить или удалить лицензию.
  3. Вверху нажмите "Ещё" > "Назначить лицензии" или "Удалить лицензии".
  4. Нажмите Google Workspace for Education > "Назначить" или "Удалить". Примечание: если у вас несколько типов лицензий Google Workspace for Education, выберите нужный в раскрывающемся меню.

Как назначить или удалить лицензию на странице пользователя

  1. На главной странице консоли администратора выберите "Пользователи".
  2. Выберите нужного пользователя.
  3. Прокрутите страницу вниз и нажмите на раздел "Лицензия".
  4. Нажмите Google Workspace for Education, чтобы в столбце "Статус" отобразились переключатели.
  5. Рядом с параметром Google Workspace for Education в столбце "Статус" нажмите переключатель, чтобы назначить или удалить лицензию.
  6. Нажмите "Сохранить". Примечание: если у вас несколько типов лицензий Google Workspace for Education, выберите нужный в раскрывающемся меню.

Как назначать или удалять лицензии вручную, выполнив массовую загрузку

Шаг 1. Скачайте информацию пользователя

  1. На главной странице консоли администратора выберите "Пользователи".
  2. Вверху страницы нажмите "Скачать аккаунты пользователей".
  3. В разделе "Выбор столбцов" выберите "Все столбцы с информацией о пользователях и выбранные столбцы".
  4. Выберите нужный формат и нажмите "Скачать".

Шаг 2. Введите сведения о лицензиях

  1. Найдите в таблице столбец "Новые лицензии [только загрузка]". Чтобы посмотреть лицензии, которые сейчас назначены пользователю, воспользуйтесь столбцом "Лицензии [только чтение]".
  2. Введите идентификатор SKU для лицензии, которую нужно назначить:
    • а. Для Google Workspace for Education Fundamentals (аккаунты, созданные до 13 ноября 2024 года): Google-Apps-For-Education.
    • б. Для Google Workspace for Education Fundamentals (аккаунты, созданные 13 ноября 2024 года или позднее): 1010070001.
    • в. Для Google Workspace for Education Plus Legacy: 1010310002.
    • г. Для Google Workspace for Education Legacy (для студентов): 1010310003.
    • д. Для Google Workspace for Education Plus: 1010310008.
    • е. Для Google Workspace for Education Plus (для сотрудников): 1010310009.
    • ж. Для Google Workspace for Education Standard: 1010310005.
    • з. Для Google Workspace for Education Standard (для сотрудников): 1010310006.
    • и. Для дополнения Google Workspace for Education Teaching and Learning: 1010370001.
  3. Введите идентификаторы SKU максимум для 200 пользователей (см. примечание выше).
  4. Сохраните файл в формате CSV (.csv).

Шаг 3. Загрузите файл

  1. Вверху страницы "Пользователи" в консоли администратора нажмите "Массовое обновление аккаунтов".
  2. Нажмите "Прикрепить CSV-файл".
  3. Выберите CSV-файл на компьютере и прикрепите его.
  4. Нажмите кнопку "Загрузить". Если возникнет ошибка, добавьте в таблицу недостающую информацию и загрузите файл снова. Подробнее о распространенных ошибках…

Откроется список задач, в котором будет показан процесс обработки загруженных данных. После его завершения вы получите электронное письмо с отчетом. Если при загрузке данных возникнет ошибка, скачайте файл журнала в списке задач. Подробнее о распространенных ошибках…

В Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Google Cloud Directory Sync (GCDS) позволяет синхронизировать данные о пользователях, группах и контактах в аккаунте Google с данными на сервере LDAP, например Microsoft Active Directory. Кроме того, с помощью GCDS можно синхронизировать лицензии по пользователю, ОП или группе.

Предоставление лицензий

  1. Следуйте этим инструкциям, чтобы узнать как действует GCDS и приступить к работе.
  2. Настройте синхронизацию в Диспетчере конфигураций.
  3. На странице Licenses (Лицензии) в Диспетчере конфигураций настройте синхронизацию лицензий в GCDS для пользователей в вашем аккаунте Google.
  4. Назначьте атрибут адреса электронной почты: в разделе Email address attribute (Атрибут адреса электронной почты) укажите атрибут, с помощью которого GCDS будет сопоставлять адрес электронной почты в аккаунте LDAP пользователя и его аккаунте Google.
  5. Чтобы назначить лицензии, нажмите Add Rule (Добавить правило).

  6. В поле LDAP query (Запрос LDAP) с помощью формы запроса LDAP укажите, каким пользователям в каталоге LDAP нужно назначить лицензию.

  7. Выберите Assign licenses to Google domain users (Назначить лицензии пользователям домена Google).

  8. Нажмите на список License (Лицензия) и выберите товарный код лицензии.

  9. При необходимости установите флажок "Удалить лицензию у пользователей домена Google, не соответствующих этому правилу".

  10. Выберите один из следующих вариантов:

    • OK – добавление правила и возврат к экрану лицензионных правил LDAP.
    • Apply (Применить) – добавление правила и переход к созданию нового.
    • Cancel (Отмена) – отмена правила.
    • Test LDAP query (Проверить запрос LDAP) – проверка правильности запроса LDAP.

Использование стороннего инструмента командной строки (например, GAM)

Для быстрой инициализации большого количества аккаунтов можно использовать решения сторонних разработчиков. Например, бесплатное и доступное для скачивания ПО с открытым исходным кодом Google Apps Manager (GAM) позволяет создавать пользователей и группы Google Workspace, а также управлять ими при помощи Admin SDK Directory API.

GAM взаимодействует со многими API Google, с помощью которых можно также управлять другими функциями и ресурсами аккаунтов.

Если вы решите использовать GAM, выполните следующие рекомендуемые действия:

Предоставление лицензий

  1. Скачайте GAM на сайте программы. .
  2. Настройте инструмент.
  3. Во время настройки на вопрос "Готовы ли вы разрешить GAM управлять данными и настройками пользователей Google Workspace?" дайте ответ "N" (Нет), чтобы пропустить делегирование доступа к данным в домене.
  4. Чтобы убедиться, что инструмент GAM связан с нужным аккаунтом Google Workspace, используйте команду gam info domain.

  5. Вы можете добавлять лицензии по имени пользователя, организационному подразделению или группе. Для этого используется следующий синтаксис:

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    Например, чтобы предоставить всем участникам группы Teachers лицензии Google Workspace for Education Plus Legacy, выполните следующую команду:

    gam group teachers add license 1010310002

Синхронизация лицензий

Кроме того, вы можете добавлять или удалять лицензии для пользователей в зависимости от того, включены ли они в определенный список.

  • Это может быть группа Google, организационное подразделение или локальный текстовый файл.
  • Если пользователя с примененной лицензией нет в списке, этот тип лицензии будет удален из его аккаунта.
  • Если пользователь есть в списке, но у него нет лицензии, она будет добавлена в его аккаунт.
  • С помощью group_ns вы можете удалить лицензии для пользователей с временно заблокированным аккаунтом.

Синтаксис для синхронизации лицензий:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Пример

В следующем примере создаются две группы Google: e4e и e4es. В них добавляются пользователи с лицензией, которая в результате будет синхронизирована с группой. Так как на последнем шаге мы используем group_ns (group no suspended), для пользователей с временно заблокированным аккаунтом лицензия будет удалена. Регулярно выполняйте две последние команды, чтобы поддерживать согласованность лицензий с активными аккаунтами участников группы.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Удаление лицензий

Синтаксис:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Например, чтобы удалить лицензии для ОП Staff, выполните следующую команду:

gam ou staff delete license 1010310002

Как использовать инструмент License Management Tool на основе Google Таблиц

Инструмент License Management Tool на основе Google Таблиц дает администраторам возможность управлять массовым назначением лицензий и автоматизировать его. Инструмент предлагает партнер Google for Education AppsEdu. Решение бесплатно предоставляется учебным заведениям из разных стран, использующим Google Workspace for Education.

Скачайте инструмент здесь и прочтите документ с инструкциями и рекомендациями. Кроме того, обратите внимание на следующее:

  • Инструмент управления лицензиями разработан в основном для небольших и средних учреждений (в которых менее 20 000 активных пользователей). Для более крупных учреждений рекомендуем использовать Google Менеджер рекламы, GCDS или License Manager API.
  • Чтобы получить справку по работе с License Management Tool, пишите на адрес help@gwfelicensetool.com.

Использование Enterprise License Manager API

Назначать и удалять лицензии можно с помощью Enterprise License Manager API.

Приступайте к работе здесь или выполните инструкции из следующих документов: