שימוש בייבוא קבצים מתקדם מחשבון OneDrive

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים להשתמש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים כדי לייעל ייבוא נתונים בהיקף גדול מ-Microsoft OneDrive ל-Google Workspace.

מידע על השיטה המתקדמת לייבוא נתונים

  • השיטה הזו משתמשת במכסת API ייעודית משלכם.
  • אתם מגדירים אפליקציה של Microsoft Azure דרך פורטל Azure ומייבאים את הנתונים ל-Workspace באצוות.
  • הייבוא לא מוחק או משנה נתונים ב-OneDrive, אלא מעתיק אותם לחשבון של המשתמש ב-Workspace.
  • אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאליו אתם מייבאים נתונים.
  • לא כל התכונות של OneDrive נתמכות. פרטים מופיעים במאמר מה מיובא מ-OneDrive?

אם אתם רוצים לייבא נתונים באמצעות מכסת ה-API המשותפת של Google, אתם יכולים לעבור אל שימוש בשיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים מ-OneDrive.

דרישות ל-Workspace

  • מוודאים שסופר-אדמין מגדיר את ייבוא הנתונים ומריץ אותו. מפיצים לא יכולים לייבא נתונים מהחשבונות של הלקוחות שלהם.
  • צריך להפעיל את Google Drive לכל המשתמשים שרוצים לייבא ל-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של Google Drive ו-Docs למשתמשים.
  • צריך חשבון משתמש ורישיון ב-Workspace לכל משתמש שמייבאים. לפרטים, עיינו במאמר בנושא אפשרויות להוספת משתמשים.
  • אפשר לייבא עד 4 קבוצות של משתמשים בו-זמנית, וכל קבוצה יכולה לכלול עד 5,000 משתמשים.

דרישות ל-OneDrive

לפני שמתחילים

  • יצירת אפליקציית Azure – כדי להבטיח ייבוא נתונים מאובטח מ-OneDrive לחשבון Workspace, צריך קודם ליצור אפליקציית Azure בפורטל Azure. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת אפליקציית Azure ל-OneDrive ול-SharePoint Online.
  • איך להימנע מקבצים כפולים – אם יוצאים מייבוא נתונים של קבוצת נתונים מ-OneDrive ומתחילים ייבוא חדש של אותה קבוצת נתונים, יכול להיות שהייבוא השני ייצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות בקבצים, אל תיצרו 2 ייבואים לאותה קבוצת נתונים.

  • כדי למנוע אובדן נתונים – יכולות להיות בעיות אם משלימים ייבוא נתונים מ-OneDrive למיקום ב-Workspace, יוצאים מהייבוא ואז מבצעים את 3 הפעולות הבאות:

    • ליצור ייבוא נתונים חדש לאותו מערך נתונים תוך 14 ימים מהייבוא הראשון.
    • מייבאים את מערך הנתונים למיקום שני ב-Workspace.
    • להפסיק את ייבוא הנתונים לפני שניתן להעתיק נתונים ל-Workspace.

    כשמפעילים מחדש את ייבוא הנתונים, הוא פועל כייבוא דלתא ומעביר את הנתונים מ-OneDrive מהמיקום הראשון ב-Workspace למיקום השני ב-Workspace. הנתונים המיובאים לא זמינים יותר במיקום הראשון ב-Workspace.

שלב 1: חיבור ל-Microsoft OneDrive

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז נתונים ואז ייבוא וייצוא של נתונים ואז ייבוא נתונים.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בדף מתקדם, בקטע חבילות של ייבוא נתונים, לוחצים על חבילה חדשה.
  3. בקטע סוג הנתונים, בוחרים באפשרות OneDrive ואז לוחצים על המשך.
  4. בשלב 1: התחברות לחשבון OneDrive, מזינים את הפרטים הבאים מאפליקציית Azure:
    • Client ID
    • סוד לקוח
    • מזהה דייר (tenant)
    • שם המארח ב-Sharepoint
  5. לוחצים על התחברות.

  6. כדי להשלים את הגדרת האבטחה ולאמת את החיבור:

    1. לוחצים על הורדת האישור.

      קובץ האישור יורד ל-Azure.

    2. עוברים לאפליקציה הרשומה בפורטל Azure.

    3. ב-Azure, לוחצים על Certificates & secrets (אישורים וסודות) ואז Certificates (אישורים) ואז Upload certificate (העלאת אישור).

    4. מעלים את האישור שהורדתם, ואם רוצים, מזינים תיאור.

  7. לוחצים על אימות החיבור.

    ‫Workspace מאמת את האישורים ואת האישור של Azure ומעדכן את סטטוס החיבור כדי להראות שהחיבור הצליח.

שלב 2: בחירת המשתמשים לייבוא

צריך להעלות קובץ CSV שמכיל את כתובות ה-URL של המשתמשים ב-OneDrive ואת כתובות האימייל שלהם ב-Google Workspace. כדי לוודא שהפורמט של קובץ ה-CSV תקין, אפשר ליצור קובץ CSV חדש או להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף אליו את המידע. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

הערה: אפשר לייבא עד 4 קבוצות בו-זמנית, כאשר כל קבוצה כוללת 1,000 אתרים אישיים (המספר הזה מומלץ כשיטה מומלצת, אבל אפשר לייבא עד 5,000 אתרים אישיים).

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.

  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת URL של OneDrive (מקור) ומזינים את כתובת ה-URL של כל אתר או אוסף אתרים ב-OneDrive. כל כתובת URL צריכה להיות בשורה נפרדת.

    הכתובות של המשתמשים שמוסיפים לעמודה הזו צריכות להיות בפורמט הבא:

    • צריך להוסיף את המחרוזת '-my.sharepoint.com' לכתובת ה-URL.

    • צריך להחליף את הסימנים @ ונקודה (.) בקו תחתון (_).

      לדוגמה, kim@your.company.com הופכת ל-https://company-my.sharepoint.com/personal/kim_your_company_com הערה: אם המשתמשים מקבלים את הודעת השגיאה הקובץ לא נמצא, צריך לוודא שכתובות האתר או כתובות ה-URL של הקבצים שצוינו נכונות.

  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים את כתובת האימייל ב-Workspace של כל משתמש. בהעברה מ-OneDrive, קובצי המקור יועברו אל התיקייה 'הקובץ שלי' של משתמש היעד ב-Google.

    לדוגמה:

    כתובת URL של OneDrive (מקור) משתמש היעד ב-Google Workspace
    https://company-my.sharepoint.com/personal/kim_your_company_com kim@solarmora.com
    https://company-my.sharepoint.com/personal/alex_your_company_com alex@solarmora.com

  4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.

  5. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:

    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על משימות כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

  6. אם העלאת קובץ ה-CSV נכשלת:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 3: יצירה והעלאה של מיפוי זהויות

אם צריך, יוצרים קובץ CSV שני (נפרד מהקובץ של משתמשי OneDrive) כדי למפות כל משתמש או קבוצה ב-OneDrive למשתמשים ולקבוצות ב-Workspace. אתם יכולים ליצור קובץ CSV חדש או להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. ההרשאות שלהם מיובאות כברירת מחדל. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

לא צריך מפת זהויות אם:

  • כתובת האימייל של המשתמש ב-OneDrive, למשל raha@example.com, זהה לכתובת שלו ב-Workspace.
  • לכל המשתמשים יש את אותו שם משתמש ב-OneDrive וב-Workspace, אבל הם ממופים לשם דומיין אחר. השינוי היחיד הוא בשם הדומיין, למשל מ-‎ @example.com ל-‎ @altostrat.com.

כדי ליצור את מיפוי הזהויות:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.

  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת ישות המקור ומזינים כתובת אימייל לכל משתמש או קבוצה ב-OneDrive שצריך לייבא את ההרשאות שלהם. כל ישות (משתמש או קבוצה) צריכה להיות בשורה נפרדת.

    המשתמשים יכולים גם למפות שמות של קבוצות לקבוצות יעד ב-Google או לאימיילים בודדים.

  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace לכל משתמש או קבוצה. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.

    דוגמה:

    ישות המקור כתובת אימייל יעד
    emma@example.com emma@solarmora.com
    Group Team A group-team-a@solarmora.com

שלב 4: בחירת הגדרות ייבוא הנתונים

  1. לוחצים על עריכת ההגדרות ומשתמשים באחת מההגדרות הבאות כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-OneDrive.

  2. (אופציונלי) כדי לייבא את כל המשתמשים ב-OneDrive ואת כל הקבוצות ב-365, כולל אלה שלא נמצאו במיפוי הזהויות, מסמנים את התיבה מיפוי חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים ובוחרים אפשרות:

    • אם כתובת האימייל בחשבון מיקרוסופט זהה לכתובת ב-Google Workspace, בוחרים באפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית.
    • אם שם הדומיין של כל המשתמשים והקבוצות ב-365 שהועברו משתנה, בוחרים באפשרות הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ואז בוחרים דומיין.

    הערה: אם התיבה מיפוי של חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים לא מסומנת, צריך לוודא שמיפוי הזהויות כולל משתמשים שנמחקו או משתמשים שהגישה שלהם לתיבת הדואר חסומה.

  3. (אופציונלי) כדי להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ובוחרים באחת מהאפשרויות:

    • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר על ידי ואז בוחרים תאריך.
    • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונו על ידי ואז מזינים תאריך.

    הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם והן חלות רק על קבצים ספציפיים, ולא על תיקיות. כל התיקיות מיובאות, בלי קשר לתאריך שבוחרים.

  4. אם לא רוצים לייבא את כל סוגי הקבצים, מסמנים את התיבה לא כולל פורמטים ספציפיים של קבצים ומזינים את סיומות הקבצים שרוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות שונות של קבצים באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp,‏ log,‏ bak וכו').

  5. אם לא רוצים לייבא קבצים גדולים, מסמנים את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, מזינים גודל מקסימלי ובוחרים באפשרות MB או GB.

  6. אם היוצר המקורי או המשתמש האחרון שערך את הקובץ לא נמצאים, מסמנים את התיבה שימוש במשתמש היעד אם היוצר או העורך המקורי לא נמצא כדי להשתמש במקום זאת במשתמש היעד ב-Google Workspace. הגדרה זו מופעלת כברירת מחדל.

  7. אם רוצים לייבא קבצים ותיקיות עם הרשאות מוגבלות, למשל כשמשתמש מקבל הרשאה לקובץ או לתיקיית אב אבל לא לקובץ או לתיקיית צאצא, צריך לסמן את התיבה ייבוא של קבצים ותיקיות עם הרשאות מוגבלות כדי לאפשר ייבוא של הפריטים עם גישה מוגבלת.

    כל הקבצים עם הרשאות מגבילות מיובאים לתיקייה Restrictive Permissions Files ב-Drive של משתמש היעד ב-GUser, ונוצרים קיצורי דרך לקבצים האלה במיקומים שלהם בפועל. הפעולה הזו מתבצעת כדי לוודא שלקבצים יש את ההרשאות הנכונות.

  8. לוחצים על שמירת השינויים.

שלב 5: הפעלת ייבוא נתונים

לפני שמתחילים:

  • הייבוא הראשוני יכול להימשך עד 15 דקות, אבל לפעמים הוא לוקח יותר זמן. במהלך השלב הזה לא יופיעו שינויים בסיכום ההתקדמות. לא צריך להפסיק את הייבוא או לצאת ממנו.
  • התחלת ייבוא נתונים מעניקה גישה ברמת הדומיין ויוצרת מזהה לקוח לייבוא נתונים ב-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שליטה בהרשאות הגישה ל-API באמצעות הענקת גישה ברמת הדומיין.

כדי לייבא את קבוצת הנתונים הנוכחית:

  1. לוחצים על הפעלה של ייבוא מלא.
  2. במהלך ייבוא הנתונים, תוכלו לראות עדכונים בזמן אמת לגבי הפרטים הבאים:
    • פריטים שנמצאו – המספר הכולל של המשימות שיובאו, שהמערכת דילגה עליהן או שהיבוא שלהן נכשל.
    • אזהרה – מספר המשימות שהושלמו אבל לא כצפוי.
    • נכשלו – מספר המשימות שהייבוא שלהן נכשל בגלל שגיאה.
    • לא נכללו – מספר המשימות שלא נכללו בגלל הגדרות מסוימות של ייבוא נתונים, או כי הן הושלמו בייבוא קודם.
    • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו בהצלחה.
    • משתמשים שעובדו – מספר המשתמשים שיובאו באופן מלא
    • הזמן שחלף – הזמן שחלף מאז שהתחיל ייבוא הנתונים
    • אתרים שנותחו – מספר האתרים שיובאו בהצלחה
    • קבצים שזוהו – מספר הקבצים שזוהו במהלך ייבוא הנתונים
    • קבצים שיובאו – מספר הקבצים שיובאו בהצלחה
    • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שיובאו בעבר והמערכת דילגה עליהם.
    • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שהייבוא שלהם ל-Drive נכשל.
    • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – מספר התיקיות מחשבון המקור שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן.
  3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא נתונים שבאמצע התהליך:
    1. לוחצים על צפייה ביומני ייבוא הנתונים או על ייצוא דוח האתר.
    2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות ואז הקישור לדוח.
    3. כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets, לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets.
  4. (אופציונלי) כדי להפסיק ייבוא באמצע התהליך, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהפעולה הזו תסתיים, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם. אם אתם מריצים אצוות אחרות באותו הזמן, הייבוא של האצוות האלה יימשך. נתונים מ-OneDrive שייובאו לפני שהפסקתם את הייבוא לא יימחקו מ-Workspace.

בסיום הייבוא תקבלו אימייל עם נתונים סטטיסטיים על הייבוא, וכל הדוחות יצורפו אליו. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הסבר על דוח ייבוא נתונים מ-OneDrive.

שלב 6: יציאה מייבוא נתונים שהושלם

  • אם יוצאים מייבוא של אצווה אחת של נתונים ומתחילים ייבוא חדש של אותה אצווה, יכול להיות שהייבוא השני ייצור כפילויות ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות, אל תיצרו 2 ייבואים לאותה אצווה של נתונים.
  • אחרי שיוצאים מייבוא הנתונים של אצווה, אי אפשר יותר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלה. אל תצאו מייבוא עד שהוא יושלם במלואו ולא יהיה צורך בייבוא דלתא.
  • אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא שהושלם במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מהייבוא.

כדי לצאת מייבוא נתונים שהושלם:

  1. אם רוצים לייבא קבצים חדשים או מעודכנים לפני שיוצאים, פועלים לפי השלבים במאמר הפעלת ייבוא דלתא ל-OneDrive.
  2. (אופציונלי) כדי לשמור דוחות מייבוא נתונים, לוחצים על צפייה ביומני ייבוא נתונים ואז ייצוא דוח האתר.
  3. לוחצים על יציאה מהייבוא ואז יציאה ומחיקת הייבוא.

ייבוא נתונים נועד לשמש כתכונה שתומכת בפרודוקטיביות ולא ככלי עזר בנושאי תאימות משפטית. האחריות לבדיקה של צורכי התאימות המשפטית של הארגון ועמידה בהם חלה עליכם ועל הארגון שלכם. אם יש קבצים ותיקיות שדרושים לכם לצורכי תאימות משפטית, מומלץ לגבות את הקבצים שנמצאים ב-OneDrive לפני ייבוא הנתונים ל-Google Workspace.

מטריצת המוצרים להעברה של Google Workspace


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.