Cómo usar la importación avanzada de archivos desde una cuenta de OneDrive

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Puedes usar el método avanzado de importación de datos para optimizar las importaciones de datos a gran escala de Microsoft OneDrive a Google Workspace.

Acerca del método avanzado de importación de datos

• Este método usa tu propia cuota de API dedicada.
• Configuras una aplicación de Microsoft Azure a través del portal de Azure y, luego, importas tus datos a Workspace en lotes.
• La importación no borra ni modifica los datos en OneDrive, sino que los copia a la cuenta del usuario en Workspace.
• A menos que se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que realizas la importación.
• No se admiten todas las funciones de OneDrive. Para obtener más información, consulta ¿Qué se importa de OneDrive?

Si, en cambio, quieres importar datos con la cuota de API compartida de Google, consulta Usar el método de importación de datos predeterminado para OneDrive.

Requisitos de Workspace

• Asegúrate de que un administrador avanzado configure y ejecute la importación de datos. Los distribuidores no pueden importar datos para las cuentas de sus clientes.
• Activa Google Drive para todos los usuarios a los que realizas la importación a Workspace. Para obtener más información, consulta Activa o desactiva Google Drive y Documentos para los usuarios.
• Necesitas una cuenta de usuario y una licencia de Workspace para cada usuario que importes. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.
• Puedes importar hasta 4 lotes simultáneos a la vez, y cada lote admite un máximo de 5,000 usuarios.

Requisitos de OneDrive

• La importación de datos debe ser ejecutada por un administrador global.
• Necesitas la dirección de correo electrónico de cada usuario de OneDrive con archivos que quieras importar. Para obtener más información, consulta Planifica dónde y cómo administrarás tus cuentas de usuario.

Antes de comenzar

• Crea una aplicación de Azure: Para garantizar una importación de datos segura de OneDrive a tu cuenta de Workspace, primero debes crear una aplicación de Azure en el portal de Azure. Para obtener más información, consulta Configura una aplicación de Azure para OneDrive y SharePoint Online.
• Evita los archivos duplicados: Si sales de una importación de datos para un lote de datos de OneDrive y comienzas una nueva importación para el mismo lote de datos, la segunda importación podría crear archivos duplicados en Workspace. Para evitar archivos duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.

• Evita la pérdida de datos: Puedes tener problemas si completas y sales de una importación de datos de OneDrive a una ubicación de Workspace y, luego, completas las siguientes 3 acciones:

  • Crear una nueva importación de datos para el mismo conjunto de datos en un plazo de 14 días desde la primera importación de datos
  • Importar el conjunto de datos a una segunda ubicación de Workspace
  • Detener la importación de datos antes de que se puedan copiar datos a Workspace

  Cuando reinicias la importación de datos, se ejecuta como una importación delta y mueve los datos de OneDrive de la primera ubicación de Workspace a la segunda. Los datos importados ya no están disponibles en la primera ubicación de Workspace.

Paso 1: Conéctate a Microsoft OneDrive

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Datos Importación y exportación de datos Importación de datos Avanzado.

   Ir a la importación de datos avanzada

   Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

2. En la página Avanzado, en Lotes de importación de datos, haz clic en Lote nuevo.
3. En Tipo de datos, selecciona OneDrive haz clic en Continuar.
4. Para Paso 1: Conecta tu cuenta de OneDrive, ingresa la siguiente información de tu app de Azure:
   • ID de cliente
   • Secreto del cliente
   • ID de usuario
   • Nombre de host de SharePoint
5. Haz clic en Conectar.

6. Para completar la configuración de seguridad y verificar la conexión, haz lo siguiente:

   1. Haz clic en Descargar certificado.

      Se descargará un archivo de certificado para Azure.

   2. Ve a la aplicación registrada en el portal de Azure.

   3. En Azure, haz clic en Certificados y secretos Certificados Subir certificado.

   4. Sube el certificado que descargaste y, de manera opcional, ingresa una descripción.

7. Haz clic en Verificar conexión.

   Workspace valida las credenciales y el certificado de Azure, y actualiza el estado de la conexión para mostrar que se estableció correctamente.

Paso 2: Selecciona los usuarios que deseas importar

Sube un archivo CSV que contenga la URL de OneDrive de cada usuario y la dirección de correo electrónico de Google Workspace a la que se trasladará. Puedes crear un archivo CSV nuevo o descargar un archivo de muestra y agregar la información para asegurarte de que el archivo CSV tenga el formato correcto. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

Nota: Puedes importar hasta 4 lotes simultáneos a la vez, y cada lote incluye 1,000 sitios personales recomendados (esta cantidad se recomienda como práctica recomendada, pero se permiten hasta 5,000 sitios personales).

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, haz clic en Descargar un archivo CSV de muestra.

2. En la primera columna, agrega el encabezado URL de OneDrive de origen y, luego, ingresa la URL de cada sitio o colección de sitios de OneDrive. Usa una fila separada para cada URL. Si quieres importar varias carpetas específicas de la misma cuenta de OneDrive, puedes repetir la misma URL en varias filas y especificar diferentes rutas de acceso en la columna opcional Ruta de acceso a la carpeta de origen.

   Las direcciones de usuario agregadas a esta columna deben tener el siguiente formato:

   • Se debe agregar "-my.sharepoint.com" a la URL.

   • Los símbolos de arroba (@) y los puntos (.) deben reemplazarse por un guion bajo (_).

     Por ejemplo, kim@your.company.com se convierte en https://company-my.sharepoint.com/personal/kim_your_company_com Nota: Si tus usuarios reciben el mensaje de error No se encontró el archivo, verifica que las direcciones del sitio o las URLs de los archivos proporcionadas sean correctas.

3. En la segunda columna, agrega el encabezado Usuario de Google de destino y, luego, ingresa la dirección de correo electrónico de Workspace de cada usuario. En una migración de OneDrive, los archivos de origen se migran a Mi unidad del usuario de Google de destino.

4. (Opcional) En la tercera columna, agrega el encabezado ID de carpeta de Drive de destino (opcional) y, luego, ingresa el ID de la carpeta de Drive a la que deseas migrar los datos.

   • Puedes encontrar el ID de la carpeta en la URL de la carpeta de Drive, después de /folders/.
   • Si no especificas un ID de carpeta de Drive de destino, el contenido se importa al nivel superior de la unidad personal del usuario de Google de destino.

5. (Opcional) En la última columna, agrega el encabezado Ruta de acceso a la carpeta de origen (opcional) y, luego, ingresa la ruta de acceso de la carpeta específica que deseas migrar, como Carpeta1/Carpeta2.

   • Si usas este encabezado, la herramienta de importación de datos migra solo esa carpeta específica.
   • Si especificas varias carpetas para la misma URL de origen, las rutas de acceso a las carpetas deben estar completamente separadas y no pueden estar anidadas entre sí. Por ejemplo, Carpeta1 y Carpeta1/Carpeta2 no son válidas.

   Ejemplo:

   URL de OneDrive de origen	Usuario de Google de destino	ID de carpeta de Drive de destino (opcional)	Ruta de acceso a la carpeta de origen (opcional)
   https://company-my.sharepoint.com/personal/kim_your_company_com	kim@solarmora.com	15j5zAuUYjVL9iIejyTTzadqwwarUqpb7	Carpeta1
   https://company-my.sharepoint.com/personal/alex_your_company_com	alex@solarmora.com

6. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.

7. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:

   1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
   2. Selecciona tu archivo de asignación CSV haz clic en Abrir.
   3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo de asignación se subió correctamente.

8. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

   1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar Sí para confirmar.
   2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo.

   Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 3: Crea y sube una asignación de identidad

Si es necesario, crea un segundo archivo CSV (aparte del archivo de usuarios de OneDrive) para asignar cada usuario o grupo de OneDrive a los usuarios y grupos de Workspace. Puedes crear un archivo CSV nuevo o descargar un archivo de muestra y agregar filas. Sus permisos se importan de forma predeterminada. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

No necesitas una asignación de identidad en los siguientes casos:

• La dirección de correo electrónico del usuario en OneDrive, por ejemplo, raha@example.com, es la misma en Workspace.
• Todos los usuarios tienen el mismo nombre de usuario en OneDrive y Workspace, pero están asignados a otro nombre de dominio. El nombre de dominio, como @example.com a @altostrat.com, es el único cambio.

Para crear la asignación de identidad, sigue estos pasos:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, haz clic en Descargar un archivo CSV de muestra.

2. En la primera columna, agrega el encabezado Entidad de origen y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico para cada usuario o grupo de OneDrive cuyo permiso deba importarse. Usa una fila separada para cada entidad (usuario o grupo).

   Los usuarios también pueden asignar nombres de grupos a Grupos de Google de destino o correos electrónicos individuales.

3. En la segunda columna, agrega el encabezado Correo electrónico de destino y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace para cada usuario o grupo. Usa una fila separada para cada usuario o grupo.

   Ejemplo:

   Entidad de origen	Correo electrónico de destino
   emma@example.com	emma@solarmora.com
   Grupo Equipo A	group-team-a@solarmora.com

Paso 4: Selecciona la configuración de importación de datos

1. Haz clic en Editar configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros para elegir qué datos copiar de OneDrive.

2. (Opcional) Para importar todos los usuarios de OneDrive y los grupos de 365, incluidos los que no se encuentran en la asignación de identidad, marca la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos y elige una opción:

   • Si la dirección de correo electrónico de la cuenta de Microsoft es la misma que la dirección en Google Workspace, selecciona Conservar su dirección de correo electrónico original.
   • Si el nombre de dominio de todos los usuarios y grupos de 365 importados cambia, selecciona Usar un dominio de dirección de correo electrónico diferente para estas cuentas selecciona un dominio.

   Nota: Si la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos no está marcada, asegúrate de que la asignación de identidad incluya a los usuarios borrados o a los usuarios que no tienen acceso al buzón.

3. (Opcional) Para copiar archivos por fecha, marca la casilla Incluir solo los archivos creados o modificados después de la siguiente fecha y elige una opción:

   • Para copiar los archivos creados después de una fecha determinada, selecciona Creado por y, luego, elige una fecha.
   • Para copiar los archivos modificados después de una fecha determinada, selecciona Modificado por y, luego, ingresa una fecha.

   Nota: La configuración de fecha se basa en tu zona horaria local y se aplica solo a archivos individuales, no a carpetas. Se importan todas las carpetas, independientemente de la fecha que selecciones.

4. Si no quieres importar todos los tipos de archivos, marca la casilla Excluir formatos de archivo específicos y, luego, ingresa las extensiones de archivo que deseas excluir. Separa las diferentes extensiones de archivo con una coma (por ejemplo, tmp, log, bak, etcétera).

5. Si no quieres importar archivos más grandes, marca la casilla Excluir archivos más grandes que el siguiente tamaño , ingresa un tamaño máximo y, luego, selecciona MB o GB.

6. Si no se encuentra el creador original o el último modificador de algún archivo, marca la casilla Utilizar el usuario de destino si no se encuentra el creador o modificador original para usar el Usuario de Google de destino en su lugar. Este parámetro de configuración está activado de forma predeterminada.

7. Si quieres importar archivos y carpetas con permisos restrictivos, por ejemplo, cuando un usuario tiene permiso para un archivo o una carpeta superior, pero no para el archivo o la carpeta secundaria, marca la casilla Importar archivos y carpetas restringidos para permitir que los elementos se importen con acceso limitado.

   Todos los archivos con permisos restrictivos se importan a la carpeta Restrictive Permissions Files en la unidad del usuario de Google de destino, y se crean accesos directos a estos archivos en sus ubicaciones reales. Esto se hace para garantizar que los archivos tengan los permisos correctos.

8. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 5: Inicia una importación de datos

Antes de comenzar:

• La importación inicial puede tardar hasta 15 minutos, pero es posible que tarde más. Durante esta fase, el resumen de progreso no muestra ningún cambio. No es necesario que detengas la importación ni que salgas de ella.
• Cuando se inicia una importación de datos, se otorga la delegación en todo el dominio y se crea un ID de cliente para la importación de datos en Workspace. Para obtener más información, consulta Controla el acceso a la API con la delegación en todo el dominio.

Para importar el lote de datos actual, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Ejecutar importación completa.
2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real mientras se procesa la importación de datos:
   • Elementos descubiertos: Cantidad total de tareas que se importaron, omitieron o fallaron
   • Advertencia : Cantidad de tareas que se completaron, pero no como se esperaba
   • Con errores: Cantidad de tareas que no se importaron debido a un error
   • Omitidas: Cantidad de tareas que se omitieron debido a ciertos parámetros de configuración de importación de datos o porque se completaron en una importación anterior
   • Sin errores : Cantidad de tareas que se completaron correctamente
   • Usuarios procesados: Cantidad de usuarios que se importaron por completo
   • Tiempo transcurrido: Tiempo transcurrido desde que comenzó la importación de datos
   • Sitios procesados: Cantidad de sitios que se importaron correctamente
   • Archivos descubiertos: Cantidad de archivos detectados durante la importación de datos
   • Archivos importados: Cantidad de archivos que se importaron correctamente
   • Archivos omitidos: Cantidad de archivos importados anteriormente que se omitieron
   • Archivos con errores: Cantidad de archivos que no se importaron a Drive
   • Problemas de descubrimiento: Cantidad de carpetas de la cuenta de origen que no se pudieron rastrear
3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, haz lo siguiente:
   1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o en Exportar informe del sitio.
   2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas el vínculo del informe.
   3. Para abrir el informe en Hojas de cálculo de Google, haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google.
4. (Opcional) Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación. Esta acción puede tardar unos minutos, y el proceso de importación no se revierte. Si ejecutas otros lotes al mismo tiempo, esos lotes continúan importándose. Los datos de OneDrive que se importaron antes de que detengas la importación no se borran de Workspace.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con las estadísticas de importación y se adjuntarán los informes. Para obtener más información, consulta Comprende un informe de importación de datos de OneDrive.

Paso 6: Sal de una importación de datos completada

• Si sales de una importación para un lote de datos y comienzas una nueva importación para el mismo lote, la segunda importación podría crear duplicados en Workspace. Para evitar duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.
• Una vez que salgas de la importación de datos para un lote, no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes. No salgas de una importación hasta que se complete por completo y no se necesiten importaciones delta.
• Puedes ejecutar importaciones delta y revisar la información de una importación completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación.

Para salir de una importación de datos completada, sigue estos pasos:

1. Si quieres importar archivos nuevos o actualizados antes de salir, sigue los pasos que se indican en Ejecuta una importación delta para OneDrive.
2. (Opcional) Para guardar informes de una importación de datos, haz clic en Ver registros de importación de datos Exportar informe del sitio.
3. Haz clic en Salir de la importación Abandonar y borrar la importación.

Conservaciones y retenciones de tipo legal

La importación de datos está diseñada como una función de productividad y no para ayudar con asuntos de cumplimiento de los requisitos legales. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento de los requisitos legales de la organización. Si necesitas archivos y carpetas para fines de cumplimiento de los requisitos legales, considera crear una copia de seguridad de los archivos en OneDrive antes de importar datos a Google Workspace.

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