Se você não tiver o Assured Controls ou uma edição avançada do Google Workspace (como o Enterprise Plus ou o Education Plus), para exportar todos os dados da sua organização, acesse Exportar todos os dados da sua organização.
Com a ferramenta de exportação de dados, é possível exportar parte ou a totalidade dos dados da sua organização para um arquivo do Google Cloud Storage e baixá-los. Algumas organizações só precisam exportar alguns dados, e não o conjunto inteiro. Por exemplo, pode ser que uma organização só precise exportar o conteúdo gerado pelo departamento de vendas.
Para que os usuários possam baixar os próprios dados, ative o Google Takeout e recomende o artigo Como fazer o download dos seus dados do Google.
Antes de começar
Requisitos
Estes são os requisitos para exportar os dados da sua organização:
- Use uma conta de superadmin do Google Workspace ou do Cloud Identity que tenha pelo menos 30 dias (a menos que sua conta organizacional tenha sido criada há menos tempo).
- Ative a verificação em duas etapas na sua conta. Esse recurso só é obrigatório para o admin que inicia a exportação. Para confirmar se a verificação está ativada, confira as configurações de segurança da sua conta.
Para acessar os dados exportados, ative o Google Cloud nas suas contas de admin. Saiba mais detalhes em Ativar ou desativar o Google Cloud para os usuários.
Recursos de exportação do Google Workspace
Sua edição do Google Workspace determina quais recursos de exportação estão disponíveis para você.
| Assured Controls e Assured Controls Plus | Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus |
Todas as outras edições do Google Workspace | |
|---|---|---|---|
| Exportar todos os dados da sua organização | ✔ | ✔ | ✔ |
| Executar uma exportação de dados filtrada para um único usuário | ✔ | ✔ | ✔ |
| Executar uma exportação de dados filtrada para uma unidade organizacional, um grupo ou até 100 usuários | ✔ | ✔ | |
| Executar uma exportação de dados filtrada para um ou mais serviços principais do Workspace | ✔ | ||
| Executar uma exportação de dados filtrada para um único marcador do Drive | ✔ | ||
| Executar uma exportação de dados filtrada dos últimos 7, 30 ou 90 dias | ✔ | ||
| Executar exportações contínuas | ✔ | ||
| Realizar uma exportação em conformidade com a FINRA | ✔ | ||
| Executar uma exportação incremental | ✔ | ||
| Exportar para seu próprio bucket do Cloud Storage (armazenamento local de dados) | ✔ | ||
| Número de exportações simultâneas | 2 | 2 |
Escolha uma destas opções:
|
| Intervalo de tempo mínimo entre as exportações de dados completas | Nenhum | Nenhum | 30 dias |
Quais dados são exportados?
Os superadmins podem usar filtros na ferramenta de exportação de dados para exportar informações de unidades organizacionais, grupos ou usuários específicos. Os dados também podem ser filtrados por serviço (como Gmail ou Drive), por um único marcador do Drive ou limitados a um determinado período.
Observação sobre edições do Google Workspace for Education: ao usar os filtros de grupo ou unidade organizacional na ferramenta de exportação de dados, selecione o marcador de idade Todos os usuários neste grupo ou unidade organizacional têm 18 anos ou mais. Saiba mais em Controlar o acesso aos Serviços do Google por idade.
Ela geralmente exporta os mesmos dados disponíveis no Google Takeout para os usuários. Para saber quais dados são exportados para cada serviço, consulte a lista neste link.
Os dados abaixo não são incluídos em uma exportação filtrada:
- As unidades organizacionais e os grupos adicionados nas 24 horas anteriores talvez não sejam exportados.
- Se os dados não pertencerem a um usuário, como um documento em um drive compartilhado, eles não serão exportados. Por exemplo, se um usuário cria e armazena uma planilha no Meu Drive, ele é o proprietário do documento. Porém, se ele move essa planilha para um drive compartilhado, deixa de ser o proprietário do arquivo. Exemplos de recursos que não pertencem a um usuário:
- Espaços do Chat e mensagens diretas em grupo
- Sites
- Drives compartilhados
- Agendas secundárias
- Os dados de drives compartilhados não podem ser filtrados por período e são exportados como um lote completo.
Para exportar dados de toda a empresa incluindo o conteúdo dos drives compartilhados, consulte o artigo Exportar todos os dados da sua organização.
Onde os dados exportados são armazenados?
A ferramenta de exportação de dados transfere os dados da sua organização para um bucket do Google Cloud Storage (GCS). Por padrão, ela usa um bucket temporário do Cloud Storage do Google.
Se você tiver o Google Workspace Assured Controls e o Assured Controls Plus, poderá especificar um bucket do Cloud Storage para usar o armazenamento local de dados. Com esse recurso, você controla o local dos dados e quem pode acessá-los, evitando problemas de soberania de dados.
Se você quiser usar um bucket do Google
- Escolha se você quer usar um bucket localizado nos Estados Unidos, na Europa ou indicar que não tem preferência.
- Os dados exportados são excluídos automaticamente 60 dias depois do início da exportação.
Se você quiser usar seu próprio bucket do Cloud Storage
Para reter seus dados por mais de 60 dias, crie uma exportação personalizada e escolha seu próprio bucket do Cloud Storage. Para mais informações, consulte Exportar dados do Workspace usando o armazenamento local de dados.
Quanto tempo leva a exportação dos dados?
Quando você inicia uma exportação, todas as pessoas com privilégios de superadmin recebem um e-mail informando que uma exportação de dados está pendente. Após iniciada, a exportação leva pelo menos 48 horas para ficar disponível. Esse período de espera ajuda a garantir a segurança dos dados da sua organização.
A exportação geralmente leva 72 horas, mas pode ser finalizada em até 14 dias dependendo da quantidade de dados. Todos os superadmin recebem um e-mail de notificação quando o processo é concluído e podem acessar a exportação.
Como configurar e gerenciar exportações contínuas
As exportações contínuas incluem apenas dados de usuários com a licença do Assured Controls.
É possível programar e automatizar essas exportações. Com o recurso de exportação contínua, você pode definir uma configuração específica de retirada de dados para admin e, depois, executar a exportação continuamente. Nesse caso, a ferramenta de exportação de dados executa automaticamente uma nova exportação cinco dias após o início da anterior. Se a exportação anterior ainda estiver em andamento, a nova exportação começará assim que a anterior terminar, gerando um novo arquivo a cada execução.
A ferramenta identifica os arquivos criados em exportações contínuas automatizadas com a tag Contínua.
Interromper ou pausar exportações contínuas
- Para interromper ou pausar futuras exportações de um arquivo, abra o menu suspenso Ações dele e escolha Desativar a exportação contínua. O marcador muda para Desativada.
- Quando quiser retomar as exportações contínuas do arquivo, selecione Ativar a exportação contínua.
Editar uma exportação contínua
Para mudar os dados que serão incluídos nas próximas exportações ou escolher um destino diferente, abra o menu suspenso Ações de um arquivo e escolha Editar exportação. Faça as mudanças e clique em Atualizar exportação. As exportações futuras vão usar as novas configurações.
Exportar os dados dos seus usuários
Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.-
No Google Admin Console, acesse Menu
Dados
Importação e exportação de dados
Exportação de dados.Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.
- Clique em Configurar nova exportação.
- Na caixa Nome, dê um nome para a exportação.
- Na caixa Tipo de exportação, selecione Padrão.
- Na caixa Escopo, selecione de quais usuários você quer exportar os dados:
- Para exportar todos os dados da sua organização, inclusive os que estão disponíveis apenas para admins, selecione Exportar todos os dados de usuários de toda a organização e pule a próxima etapa. Acesse Exportar todos os dados da sua organização para mais informações.
- Para exportar os dados de usuários selecionados, clique em Exportar dados de usuários específicos e escolha se quer identificar os usuários por unidade organizacional, grupo ou nomes de usuários individuais.
- (Opcional) Escolha se você quer exportar dados de grupos, unidades organizacionais ou nomes de usuário. Em seguida, clique na caixa de seleção e escolha ou digite sua opção.
- Ao selecionar uma unidade organizacional, só os membros diretos dela são exportados. As unidades organizacionais filhas não são incluídas. Por exemplo, a unidade organizacional Finanças tem duas unidades organizacionais filhas: Europa e Ásia. Se você selecionar a unidade organizacional Finanças, apenas os usuários diretos dela serão exportados. As unidades organizacionais Europa e Ásia não serão exportadas.
- Na caixa Serviço, selecione de quais serviços você quer exportar dados.
- (Opcional) Na caixa Marcadores, você pode optar por exportar dados com marcadores específicos do Google Drive. No menu suspenso, selecione os marcadores do Drive que você quer.
- Na caixa Período e tipo, escolha um intervalo de datas para exportar dados do Google Drive, Gmail e Chat de um período específico ou configure exportações contínuas. Saiba mais sobre as exportações contínuas
Observação: não é possível filtrar arquivos de drives compartilhados por período. - (Opcional) Para configurar a Exportação contínua, marque a caixa de seleção.
Observação: a caixa Exportação contínua só aparece para organizações que têm o complemento Assured Controls. - Na caixa Destino, escolha onde salvar os dados exportados.
Com a ferramenta de exportação de dados, você pode enviar os dados do usuário para um bucket do Cloud Storage próprio ou fornecido pelo Google. Saiba mais sobre onde os dados exportados são armazenados.- Para usar um bucket temporário fornecido pelo Google, selecione Bucket do Google e escolha a região dele: Estados Unidos, Europa ou Sem preferência.
Observação: o bucket temporário do Cloud Storage fornecido pelo Google não está disponível para exportações contínuas. - Para usar seu próprio bucket do Cloud Storage, selecione Seu bucket e informe o nome do bucket que você criou. Exemplo: my-gws-data-export-bucket
- Para usar um bucket temporário fornecido pelo Google, selecione Bucket do Google e escolha a região dele: Estados Unidos, Europa ou Sem preferência.
- Clique em Iniciar a exportação.
O tempo de execução estimado será calculado, se estiver disponível para sua exportação. Quando o cálculo for concluído, o tempo estimado para o término será exibido.
Cancelar ou interromper uma exportação
Após o início de uma exportação, a forma como você a gerencia depende das opções exibidas na coluna Ações da execução específica:
Se apenas as opções Ver arquivo ou Excluir aparecerem, não será possível cancelar nem interromper a exportação pelo Admin Console enquanto ela estiver em andamento. Para pedir um cancelamento, entre em contato com o suporte do Google Workspace.
Se a opçãoDesativar a exportação contínua for exibida, será possível interromper ou pausar as execuções futuras. Para interromper a programação recorrente, selecione essa opção.
Ver e baixar dados exportados
Quando a exportação de dados for concluída, todas as pessoas com privilégios de superadmin da sua organização vão receber uma notificação por e-mail com um link para acessar o arquivo. Também é possível acessar o arquivo pelo Google Admin Console.
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Dados
Importação e exportação de dados
Exportação de dados.Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.
- A tabela "Exportação de dados" lista todas as suas exportações e inclui:
- Nomes das exportações
- Últimas datas de início e conclusão
- Quem configurou cada exportação
- Status das exportações
- Ações que você pode realizar em relação aos dados exportados
- Nessa tabela, clique no nome de alguma exportação para abrir uma visualização detalhada.
- Em Escopo, você pode conferir os usuários, grupos ou unidades organizacionais que foram exportados.
- Em Status, é possível verificar se a exportação foi concluída ou se houve erros:
- Com falha: nenhum dado foi exportado
- Erros: faltam dados no arquivo
- Concluído: todos os dados foram exportados
- Para visualizar o arquivo, clique em Ações Ver arquivo.
- Se a exportação tiver erros, execute uma correção.
Visualização do seu arquivo de exportação de dados
Seu arquivo de dados exportados está disponível em um formato compactado chamado ZIP. Na pasta raiz, cada usuário tem uma subpasta com os respectivos dados em um arquivo ZIP. Esses dados são divididos por serviço, como Drive ou Gmail, e têm um limite de tamanho de arquivo. Por exemplo, um usuário pode ter dados do Drive e do Gmail divididos em arquivos nomeados: Drive (Parte 1), Drive (Parte 2), Gmail (Parte 1) e Gmail (Parte 2).
Observação: a ordem dos serviços pode mudar a cada exportação. Por isso, não se preocupe se o Drive aparecer em primeiro lugar uma vez e o Gmail na próxima.
Para acessar e baixar o arquivo de dados exportados:
- Na interface do Cloud Storage, clique na pasta raiz.
Observação: certos dados, como arquivos em drives compartilhados, pertencem a uma conta de serviço, não a um usuário. No arquivo de exportações, as contas de serviço são chamadas de "Recurso".
A interface do Cloud Storage só permite fazer o download de objetos individuais. Para baixar uma pasta ou vários objetos de uma só vez, use a ferramenta de linha de comando gcloud storage.
Exemplo:gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \ "gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" - Clique no arquivo ZIP para baixar os dados do usuário.
- Descompacte o arquivo para analisar os dados do usuário por produto.