ייצוא כל הנתונים של הארגון

כדי לייצא את נתוני הארגון, אתם צריכים:

• להשתמש בחשבון סופר-אדמין ב-Google Workspace או ב-Cloud Identity שנפתח לפחות לפני 30 יום (אלא אם יצרתם את החשבון הארגוני לפני פחות מ-30 יום).
• להפעיל אימות דו-שלבי (2SV) בחשבון. אכיפה מסוג אימות דו-שלבי נדרשת רק בחשבון של האדמין שמתחיל את הייצוא. כדי לבדוק אם מופעל אימות דו-שלבי בחשבון, צריך לבדוק את הגדרות האבטחה של החשבון.

כדי לגשת לנתונים שיוצאו, צריך להפעיל את Google Cloud בחשבון האדמין. איך מפעילים או משביתים את Google Cloud למשתמשים

הכלי לייצוא הנתונים מייצא את אותם נתונים שהמשתמשים יכולים לייצא באמצעות Google Takeout. הוא מייצא גם נתונים שזמינים רק לאדמינים, כמו נתונים שנמחקו אבל שנשמרים על ידי Vault וכאלה שבבעלות הלקוח. נתונים בבעלות הלקוח שייכים לארגון ולא למשתמשים ספציפיים, כמו הודעות ב-Gmail שהוכנסו להסגר בניהול האדמין.

• נתוני יומן Google – הייצוא כולל גם את הנתונים הבאים שבבעלות הלקוח: מידע מובנה על הזמנת משאבים.
• נתוני Google Chat – הייצוא כולל גם את הנתונים הבאים שבבעלות הלקוח: הודעות וקבצים מצורפים בחדרים שנוצרו על ידי משתמשים בארגון שלכם.
• נתוני Chrome
• נתוני Classroom
• נתוני Cloud Search – (זמינים לאדמינים בלבד).
• נתוני אנשי קשר
• נתוני Drive – הייצוא כולל גם את הנתונים הבאים שבבעלות הלקוח: נתונים בתיקיות האחסון השיתופי ובמסמכים ששותפו.
• נתוני Gemini
• נתוני Gmail – הייצוא כולל גם את הנתונים הבאים שבבעלות הלקוח:
  • הודעות שהוכנסו להסגר בניהול האדמין.
  • הודעות במצב הסודי של Gmail שבהן השולח והנמען שייכים לאותו דומיין.
• נתונים של קבוצות Google – הייצוא כולל גם נתונים של קבוצות בארגון שלא בבעלות של אף אחד.

  הערה: נתונים שנוצרו על ידי משתמשים בקבוצות לקוח זמינים רק למשתמשים האלה.

• נתוני Keep
• נתוני NotebookLM
• נתוני תזכורות
• סקריפטים שנוצרו על ידי התראות מותנות.
• נתוני Tasks

  הערה: הייצוא כולל גם נתונים מ-Tasks שנמחקו לאחרונה, יחד עם חותמות הזמן של המחיקות.

• נתונים שנשמרו ב-Vault (זמינים רק לאדמינים) – נתונים בכל השירותים שהמשתמשים מחקו אבל כפופים להחזקה לצורך משפטי ב-Vault או לכללי שמירה. בשביל זה נדרשים רישיונות ל-Vault.

• נתוני Voice – הייצוא כולל גם את הנתונים הבאים שבבעלות הלקוח:
  • הזמנות של ניודי מספרים
  • הגדרות של המערכת לניתוב שיחות
  • רשימה של מכשירי טלפון IP
  • כתובות לצורכי מס
  • מזהה מס
  • מספרי טלפון והקצאות של מספרי טלפון
  • נתונים של רישיונות משתמשים
  • קבוצות חיוג

  הערה: הייצוא כולל גם נתוני Voice שנמחקו לאחרונה.

הכלי לייצוא נתונים לא מייצא:

• נתונים של חשבונות משתמשים שנוצרו במהלך 24 השעות לפני תחילת הייצוא.
• נתונים שנמחקו, אלא אם הנתונים האלה נשמרו או הוחזקו לצרכים משפטיים לפי כללי המדיניות של Google Vault.

ייצוא מלא כולל נתונים של משתמשים עם סוגי החשבונות הבאים:

• חשבונות פעילים עם רישיון
• חשבונות שהושעו על ידי אדמין
• חשבונות שהועברו לארכיון
• חשבונות עם רישיון Vault עובדים לשעבר (VFE)
• לגבי ייצוא Chrome: חשבונות פעילים ב-Google Workspace for Education

הכלי לייצוא נתונים מייצא את הנתונים של הארגון לקטגוריה של Google Cloud Storage ‏(GCS). כברירת מחדל, הכלי נותן קטגוריה זמנית של Cloud Storage ש-Google מספקת.

אם יש לכם את התוספים Google Workspace Assured Controls ו-Assured Controls Plus, אתם יכולים לציין קטגוריה של Cloud Storage בבעלותכם כדי לשמור נתונים במאגר המקומי. התכונה הזו נותנת מענה לחששות בנוגע לריבונות נתונים: היא מעניקה לכם יותר שליטה במיקום הנתונים שלכם ומאפשרת לקבוע מי יכול לגשת אליהם.

אם בוחרים קטגוריה ש-Google מספקת

• אפשר לבחור קטגוריה שמאוחסנת בארצות הברית, באירופה, או לציין שאין העדפה.
• הנתונים המיוצאים נמחקים באופן אוטומטי 60 יום לאחר תחילת הייצוא.

אם אתם בוחרים קטגוריה של Cloud Storage משלכם

כדי לשמור את הנתונים למשך יותר מ-60 יום, אתם צריכים ליצור ייצוא מותאם אישית ולבחור קטגוריה של Cloud Storage משלכם. איך מייצאים נתונים מ-Workspace ושומרים אותם במאגר מקומי?

כשמתחילים לבצע ייצוא, כל הסופר-אדמינים מקבלים אימייל שיש ייצוא נתונים בהמתנה. הייצוא יהיה מוכן 48 שעות או יותר אחרי שעת ההתחלה. תקופת ההמתנה הזו מגינה על האבטחה של נתוני הארגון.

ייצוא נתונים נמשך בדרך כלל 72 שעות, אבל יכול גם להימשך עד 14 ימים – בהתאם לנפח הנתונים שמייצאים. כל הסופר-אדמינים מקבלים התראה באימייל כשתהליך הייצוא מסתיים. כל הסופר-אדמינים יכולים לראות את הייצוא.