Usa el método de importación de datos predeterminado para Exchange Online

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Puedes usar el método de importación de datos predeterminado para copiar tus datos de Microsoft Exchange Online a Google Workspace. Puedes importar datos de correo electrónico, calendario y contactos.

Acerca del método de importación de datos predeterminado

  • Usa la cuota de API compartida de Google.
  • La importación no borra ni modifica los datos de un usuario en Exchange Online, sino que los copia a la cuenta del usuario en Workspace.
  • A menos que se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que realizas la importación.
  • No se admiten todas las funciones de Exchange Online. Para obtener más información, consulta ¿Qué se importa en una importación de Exchange Online?

Si, en cambio, quieres importar datos con tu propia cuota de API dedicada, puedes usar el método de importación de datos avanzado. Para obtener más información, consulta Cómo usar el método de importación de datos avanzado para Exchange Online.

Requisitos

  • Solo los administradores pueden importar datos con la herramienta de importación de datos. Los distribuidores no pueden importar datos para las cuentas de sus clientes.
  • Debes verificar tu dominio de Workspace. Si tienes una edición de Essentials, debes realizar la verificación antes de iniciar una importación. Para conocer los detalles, consulta Cómo verificar un dominio para utilizar Google Workspace.
  • La herramienta de importación de datos solo copia a los usuarios con cuentas existentes de Exchange Online y Workspace. El servicio no crea cuentas de usuario nuevas para los datos importados.
  • Necesitas una dirección de correo electrónico para cada usuario de Exchange Online que quieras importar. Para obtener más información, consulta Planifica dónde y cómo administrarás tus cuentas de usuario.
  • Necesitas una cuenta de usuario de Workspace para cada usuario que importes a Workspace. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.
  • Cada usuario necesita una licencia para usar los servicios de Google. Para obtener más información, consulta Cómo funcionan las licencias.
  • Activa los servicios de Gmail y Calendario de Google para los usuarios que importes. Para obtener más información, consulta Activa o desactiva un servicio para los usuarios de Google Workspace.
  • Puedes importar datos de hasta 1,000 usuarios de Exchange Online a la vez. Los usuarios adicionales requieren una importación de datos independiente.

Paso 1: Conéctate a tu cuenta de Microsoft Exchange Online

Elige una cuenta de Microsoft Exchange Online desde la que quieras copiar los datos:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Importación de datos.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. Para Exchange Online, haz clic en Importar.
  3. Haz clic en Conectar y accede a tu cuenta de Microsoft 365 como administrador global.

Nota: Si es necesario, permite las ventanas emergentes de los sitios de Microsoft.

Cuando tu cuenta esté conectada, Importación de datos aparecerá como cliente de API autorizado en la página Delegación de todo el dominio de la Consola del administrador. Obtén más información sobre la delegación de todo el dominio.

Paso 2: Selecciona los usuarios que deseas importar

El proceso para importar usuarios de Exchange Online depende de la cantidad de usuarios de tu organización.

Si tienes 20 usuarios o menos

Después de conectar tus cuentas de Exchange Online y Workspace, la herramienta de importación de datos busca automáticamente a los usuarios en ambas cuentas y trata de asignarlos.

De forma predeterminada, la herramienta de importación de datos intenta hacer coincidir a los usuarios con direcciones similares. Por ejemplo, un usuario de Exchange Online con la dirección kim@example.com se asigna a un usuario de Workspace con la dirección kim@other-company.com.

  1. Revisa las asignaciones sugeridas entre los usuarios de Exchange Online y los usuarios de Workspace.
  2. Si la herramienta de importación de datos no puede encontrar una dirección de correo electrónico coincidente para algunos de tus usuarios de Workspace, agrega las direcciones de esos usuarios de forma manual.
  3. Si necesitas cambiar alguna de las direcciones de correo electrónico de Workspace sugeridas, selecciona la dirección que deseas usar.
  4. Si no quieres importar ciertos usuarios, desmarca las casillas junto a sus direcciones de correo electrónico.

  5. Si agregaste o actualizaste usuarios recientemente en Workspace, haz clic en Actualizar datos para generar una nueva lista de usuarios asignados.

    La actualización descarta la lista de usuarios actual en la herramienta de importación de datos y cualquier edición manual que hayas realizado en ella.

  6. Si hiciste clic en Actualizar datos, vuelve a agregar de forma manual a los usuarios para los que el servicio no pueda encontrar una dirección de correo electrónico coincidente (paso 2 anterior en esta sección).

  7. Haz clic en Guardar cambios.

Si tienes más de 20 usuarios

Crea y sube un archivo de valores separados por comas (CSV) que contenga la dirección de correo electrónico de Exchange Online de cada usuario y su nueva dirección de Workspace. También puedes usar un archivo CSV para importar calendarios de recursos de Exchange Online a recursos de Calendario de Google, como salas de reuniones.

Para obtener detalles sobre los usuarios de tu instancia de Exchange Online, consulta Planifica dónde y cómo administrarás tus cuentas de usuario.

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

  1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, selecciona Descargar archivo CSV de muestra.
  2. En la primera columna, agrega el encabezado Correo electrónico de Exchange de origen y una dirección de correo electrónico para cada usuario de Exchange Online que quieras importar. Usa una fila independiente para cada dirección de correo electrónico.

  3. En la segunda columna, agrega el encabezado GUser de destino y un correo electrónico de Workspace para cada usuario o recurso de calendario. No es necesario que la dirección de correo electrónico sea única.

    Usa una fila independiente para cada usuario o recurso de calendario.

    Ejemplo:

    Correo electrónico de Exchange de origen GUser de destino
    kim@example.com kim@other-company.com
    alex@example.com alex@other-company.com

  4. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.

  5. Sube el archivo a la Consola del administrador:

    1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
    2. Selecciona tu archivo de asignación CSV y luego haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo se subió correctamente.

  6. Si el archivo CSV no se sube, haz lo siguiente:

    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo.

  7. Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

(Opcional) Paso 3: Configura los parámetros de importación

  1. Haz clic en Editar configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros para elegir qué datos copiar de Exchange Online.
  2. Para elegir qué datos importar para todos los usuarios seleccionados, marca una o más de las siguientes casillas:
    • Correos electrónicos
    • Eventos de calendario
    • Contactos: Una nueva importación duplica los contactos que ya importaste. Las etiquetas de contacto no se duplican.
    • Tareas pendientes
  3. En Período, selecciona una fecha para comenzar a importar datos de la fuente que seleccionaste. Todos los eventos de calendario y los mensajes de correo electrónico enviados o recibidos después de esta fecha se copian en Workspace, y todos los contactos se copian, independientemente de la fecha de creación.
  4. Para especificar mensajes de correo electrónico y carpetas adicionales, marca las siguientes casillas:
    • Incluir correo electrónico borrado: Importa los mensajes de correo electrónico borrados.
    • Incluir correo electrónico de spam: Importa los mensajes de correo electrónico de las carpetas de spam.
    • Excluir carpetas específicas: Excluye los mensajes de carpetas específicas. Ingresa los nombres de las carpetas excluidas, separados por comas. Para obtener más información, consulta Excluye carpetas de la importación.
  5. Para importar los calendarios y eventos de los usuarios de Exchange Online, incluidos los calendarios de citas personales, selecciona Copiar calendarios adicionales. Los calendarios adicionales se importan a Otros calendarios en Calendario de Google.
  6. En Eventos de calendario y contactos de usuarios que no importarás, agrega de forma manual una lista de usuarios y recursos adicionales en un archivo CSV. Esta lista puede incluir a los invitados a eventos que no forman parte de la importación. Por ejemplo, es posible que planees importar algunos usuarios más adelante. O bien, la lista podría incluir invitados a eventos que no pertenecen a tu organización.
    1. Marca la casilla Subir una lista de direcciones de correo electrónico de los usuarios que no importarás.
    2. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, selecciona Descargar archivo CSV de muestra.
    3. En la primera columna, agrega el encabezado Correo electrónico de origen y la dirección de correo electrónico original del usuario. Usa una fila independiente para cada usuario.
    4. En la segunda columna, agrega el encabezado Correo electrónico de destino y la nueva dirección de correo electrónico.

      Ejemplo:

      Correo electrónico de origen

      Correo electrónico de destino
      kim@example.com kim@other-company.com
      alex@example.com

      alex@other-company.com
    5. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
    6. Haz clic en Subir archivo CSV y sigue los pasos para subir el archivo CSV.

  7. Para elegir qué sucede si el servicio encuentra usuarios adicionales durante el proceso, marca la casilla Si los usuarios no están en la lista que subiste, copia sus direcciones y y elige conservar el mismo nombre de dominio o seleccionar uno diferente de la lista.

    Este parámetro de configuración no funciona para los calendarios de recursos de Exchange Online. Debes usar un archivo CSV para asignarlos a los recursos de Calendario de Google.

  8. Haz clic en Guardar cambios.

Excluye carpetas de la importación

  • Agrega por separado cada nombre de carpeta o subcarpeta de Exchange Online.
  • Si excluyes una carpeta, la importación no incluye sus subcarpetas ni los mensajes de correo electrónico que contengan.
  • Para excluir una subcarpeta, usa la ruta completa y separa la carpeta superior de la subcarpeta con una barra diagonal (/). Por ejemplo:
    • Si quieres excluir la subcarpeta Asia de la carpeta Viajes, ingresa Viajes/Asia.
    • Si también agregas Viajes a la lista, como Viajes, Viajes/Asia, se excluirán automáticamente todas las subcarpetas.
  • Para excluir una carpeta con una barra diagonal (/) en su nombre, reemplaza cada barra por un guion bajo (_). Por ejemplo, para excluir Carpeta/con/barra, agrégala como Carpeta_con_barra.
  • También puedes excluir carpetas predeterminadas de Microsoft, como Elementos eliminados, Bandeja de entrada o Correo no deseado, y carpetas creadas por el usuario.

Importa calendarios adicionales

Cuando importas calendarios adicionales de Outlook, como un calendario de citas personales, se importan como Otros calendarios en Calendario de Google.

Paso 4: Inicia la importación y verifica su progreso

  1. Haz clic en Iniciar importación.

  2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real cuando la importación de datos esté en proceso:

    • Elementos descubiertos: Es la cantidad total de elementos (mensajes, carpetas y otras tareas) que se importaron, omitieron o no se pudieron importar.
    • Advertencia: Es la cantidad de elementos que se importaron, pero no se completaron como se esperaba.
    • No se pudo importar: Es la cantidad de elementos que no se pudieron importar debido a un error.
    • Omitidos: Es la cantidad de elementos que se omitieron.
    • Correcto : Es la cantidad de elementos que se importaron.
    • Usuarios procesados: Es la cantidad de usuarios cuya importación se completó para todos los tipos de datos seleccionados.
    • Correos electrónicos descubiertos: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico en las cuentas de los usuarios de Exchange Online.
    • Correos electrónicos importados: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que se importaron.
    • Correos electrónicos omitidos: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que se omitieron. Por ejemplo, un correo electrónico se marca como omitido si ya se importó en una importación completa y, luego, ejecutas una importación delta.
    • Correos electrónicos con errores: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que no se pudieron importar.
    • Calendarios procesados: Es la cantidad de calendarios que se importaron.
    • Eventos de calendario descubiertos: Es la cantidad de eventos en las cuentas de los usuarios de Exchange Online.
    • Eventos de calendario importados: Es la cantidad de eventos que se importaron.
    • Eventos de calendario omitidos: Es la cantidad de eventos que se omitieron. Por ejemplo, un evento se marca como omitido si ya se importó en una importación completa y, luego, ejecutas una importación delta.
    • Eventos de calendario con errores: Es la cantidad de eventos que no se pudieron importar.
    • Contactos descubiertos: Es la cantidad de contactos en las cuentas de los usuarios de Exchange Online.
    • Contactos importados: Es la cantidad de contactos que se importaron.
    • Contactos omitidos: Es la cantidad de contactos que se omitieron. Por ejemplo, un contacto se marca como omitido si ya se importó en una importación completa y, luego, ejecutas una importación delta.
    • Contactos con errores: Es la cantidad de contactos que no se pudieron importar.

    Puedes salir de la página de importación sin interrumpir la importación. La importación continuará a menos que la canceles.

    Nota: Después de una importación de datos, el total de Correos electrónicos importados puede ser inferior a la cantidad de correos electrónicos que se muestran en Exchange Online. Para obtener más información, consulta Soluciona problemas de los informes de importación de datos de Exchange Online.

  3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, sigue estos pasos:

    1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o Exportar informe de usuario.
    2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas y luego el vínculo del informe.
    3. Haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google para abrir el informe en Hojas de cálculo.

  4. (Opcional) Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación. Puede tardar unos minutos, y el proceso de importación no se revierte. Los datos de Exchange Online que se importaron antes de la detención no se borran de Workspace.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con estadísticas de importación. Se adjuntarán los informes. Para obtener detalles sobre los informes, consulta Comprende los informes de importación de datos de Exchange Online.

Paso 5: Ejecuta una importación delta

Después de importar datos correctamente, puedes ejecutar una importación delta para copiar los datos nuevos o actualizados a Workspace. También puedes usar una importación delta para copiar los datos que no se pudieron importar en la importación inicial. Para obtener más información, consulta Ejecuta una importación delta para Exchange Online.

Paso 6: Sal de una importación completada

Importante: Una vez que salgas de una importación, ya no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes.

Puedes ejecutar importaciones delta y revisar la información sobre una importación completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación. No puedes iniciar una nueva importación de datos hasta que salgas de una importación completada. Para salir de una importación completada, sigue estos pasos:

  1. (Opcional) Para guardar los registros de una importación completada, haz clic en Ver registros de importación de datos y Exportar informe de usuario. Para obtener más información, consulta Comprende los informes de importación de datos de Exchange Online.
  2. Haz clic en Salir de la importación y luego Abandonar y borrar la importación.

Cuando sales, el sistema borra el ID de cliente y quita Importación de datos como cliente en el parámetro de configuración de delegación de todo el dominio.

La importación de datos de Exchange Online está pensada como una función de productividad y no está diseñada para ayudar con asuntos de cumplimiento de los requisitos legales. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento de los requisitos legales de la organización.


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