Exchange Online-এর জন্য উন্নত ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতি ব্যবহার করুন

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান ডেটা ডেটা আমদানি ও রপ্তানি ডেটা আমদানি ।

   ডেটা আমদানিতে যান

   এই কাজটি করার জন্য আপনাকে অবশ্যই সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে সাইন ইন করতে হবে।

2. উন্নত বিকল্পের জন্য, নতুন ব্যাচ-এ ক্লিক করুন।
3. ওয়েভ নামের জন্য, ব্যবহারকারীদের এই ব্যাচের একটি নাম লিখুন এবং তারপর 'চালিয়ে যান'-এ ক্লিক করুন।
4. ক্লায়েন্ট আইডি-র জন্য, আপনার Exchange Online অ্যাকাউন্টের অনন্য আইডি নম্বরটি প্রবেশ করান।
5. ক্লায়েন্ট সিক্রেট-এর জন্য, আপনার Azure টেন্যান্টের ক্লায়েন্ট সিক্রেট ভ্যালুটি প্রবেশ করান।
6. টেন্যান্ট আইডি-এর জন্য, আপনার অ্যাজুর টেন্যান্টের অনন্য আইডি নম্বরটি লিখুন।
7. সংযোগ করুন- এ ক্লিক করুন।

এই ব্যাচে আপনি যে Exchange Online ব্যবহারকারীদের ইম্পোর্ট করতে চান, তাদের তালিকা দিয়ে একটি কমা-সেপারেটেড ভ্যালু (CSV) ফাইল তৈরি করুন। আপনি একটি নতুন CSV ফাইল তৈরি করতে পারেন। অথবা, একটি নমুনা ফাইল ডাউনলোড করে তাতে তথ্য যোগ করতে পারেন। সম্পূর্ণ CSV ফাইলটির সাইজ অবশ্যই ১০ মেগাবাইটের কম হতে হবে এবং এতে ৫,০০০ জনের বেশি ব্যবহারকারী থাকতে পারবে না।

আপনার Exchange Online টেন্যান্টের ব্যবহারকারীদের সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে, আপনার ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টগুলি কোথায় এবং কীভাবে পরিচালনা করবেন তার পরিকল্পনা অংশে যান।

CSV ফাইল তৈরি করতে:

1. আপনার ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে একটি স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম খুলুন। অথবা, অ্যাডমিন কনসোলে, ‘Download a sample CSV file’ নির্বাচন করুন।
2. ‘Source Exchange Email’ হেডারটি যোগ করুন এবং আপনি যে প্রতিটি Exchange Online ব্যবহারকারীকে ইম্পোর্ট করতে চান, তার জন্য একটি করে ইমেল অ্যাড্রেস যুক্ত করুন। প্রতিটি ইমেল অ্যাড্রেসের জন্য একটি আলাদা সারি ব্যবহার করুন।

   উদাহরণ:

   উৎস বিনিময় ইমেল

   kim@example.com

   alex@example.com

3. স্প্রেডশিটটি একটি CSV ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
4. ফাইলটি অ্যাডমিন কনসোলে আপলোড করুন:
   1. আপনার অ্যাডমিন কনসোলে, আপলোড CSV- তে ক্লিক করুন।
   2. ফাইলটি নির্বাচন করুন খুলুন-এ ক্লিক করুন।
   3. টাস্কগুলিতে ক্লিক করুন ফাইলটি সফলভাবে আপলোড হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে।
5. যদি CSV ফাইলটি সফলভাবে আপলোড না হয়:
   1. ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং ডিলিট-এ ক্লিক করুন। নিশ্চিত করতে হ্যাঁ ।
   2. একটি নতুন ফাইল তৈরি করুন এবং সেটি আবার আপলোড করার চেষ্টা করুন।

   আপনি যদি একাধিকবার এই সমস্যার সম্মুখীন হন, তাহলে গুগল ওয়ার্কস্পেস সাপোর্টে যোগাযোগ করুন ।

প্রয়োজনে, Exchange Online ব্যবহারকারীদের Workspace ব্যবহারকারীদের সাথে ম্যাপ করার জন্য একটি দ্বিতীয় CSV ফাইল (Exchange Online ব্যবহারকারীদের ফাইল থেকে আলাদা) তৈরি করুন। আপনি একটি নতুন CSV ফাইল তৈরি করতে পারেন। অথবা, একটি নমুনা ফাইল ডাউনলোড করে তাতে সারি যোগ করতে পারেন। আপনার বাহ্যিক ব্যবহারকারী যোগ করার প্রয়োজন নেই। তাদের অনুমতিগুলো ডিফল্টভাবে ইম্পোর্ট হয়ে যায়। সম্পূর্ণ CSV ফাইলটির সাইজ অবশ্যই ১০ মেগাবাইটের কম হতে হবে।

একজন Exchange Online ব্যবহারকারীকে Workspace-এ একাধিক ব্যবহারকারী বা গ্রুপের সাথে ম্যাপ করা যায় না। আপনাকে এক-এক (one-to-one) অথবা বহু-এক (many-to-one) ম্যাপিং প্রদান করতে হবে।

আইডেন্টিটি ম্যাপ সবসময় প্রয়োজন হয় না। আপনার আইডেন্টিটি ম্যাপের প্রয়োজন নেই যদি:

• Exchange Online-এ ব্যবহারকারীর ইমেল ঠিকানা এবং Workspace-এ তার ঠিকানা একই থাকে। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীর Microsoft অ্যাকাউন্ট এবং Workspace অ্যাকাউন্ট উভয়ের জন্যই ইমেল ঠিকানাটি হলো raha@example.com।
• ওয়ার্কস্পেসে সকল ব্যবহারকারী একই ইউজারনেম রাখেন এবং তাদেরকে অন্য একটি ডোমেইন নেমের সাথে ম্যাপ করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, সকল ব্যবহারকারীর ডোমেইন নেম হলো @example.com এবং তারা @altostrat.com ডোমেইন নেমে স্থানান্তরিত হচ্ছেন। এক্ষেত্রে ব্যবহারকারীরা তাদের ইউজারনেম অপরিবর্তিত রাখেন এবং শুধুমাত্র ডোমেইন নেমটি পরিবর্তিত হয়।

যদি আপনার এমন কিছু ব্যবহারকারী থাকে যাদের ম্যাপ করার প্রয়োজন নেই এবং কিছু ব্যবহারকারীর প্রয়োজন আছে, তাহলে আপনি শুধুমাত্র সেইসব ব্যবহারকারীদের জন্য একটি আইডেন্টিটি ম্যাপ তৈরি করতে পারেন যাদের ম্যাপ করা প্রয়োজন।

একটি পরিচয় মানচিত্র তৈরি করুন

1. আপনার ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে একটি স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম খুলুন। অথবা, অ্যাডমিন কনসোলে, ‘Download a sample CSV file’ নির্বাচন করুন।
2. প্রথম কলামে ‘Source Email’ হেডারটি যোগ করুন এবং আপনি যে সকল Exchange Online ব্যবহারকারীকে ইম্পোর্ট করতে চান, তাদের প্রত্যেকের জন্য একটি করে ইমেল অ্যাড্রেস যুক্ত করুন। প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য একটি আলাদা সারি ব্যবহার করুন।
3. দ্বিতীয় কলামে ‘Destination Email’ হেডারটি যোগ করুন এবং প্রথম কলামে প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য একটি ওয়ার্কস্পেস ইমেল অ্যাড্রেস লিখুন। প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য একটি আলাদা সারি ব্যবহার করুন।

   উদাহরণ:

   উৎস বিনিময় ইমেল	গন্তব্য ইমেল
   charliecruz@example.com	ccruz@other-company.com
   kailee@example.com	klee@other-company.com

4. স্প্রেডশিটটি একটি CSV ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
5. ফাইলটি অ্যাডমিন কনসোলে আপলোড করুন:
   1. আপনার অ্যাডমিন কনসোলে, আপলোড CSV- তে ক্লিক করুন।
   2. ফাইলটি নির্বাচন করুন খুলুন-এ ক্লিক করুন।
   3. ফাইলটি সফলভাবে আপলোড হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে টাস্ক-এ ক্লিক করুন।
6. যদি CSV ফাইলটি সফলভাবে আপলোড না হয়:
   1. ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং ডিলিট-এ ক্লিক করুন। নিশ্চিত করতে হ্যাঁ ।
   2. একটি নতুন ফাইল তৈরি করুন এবং সেটি আবার আপলোড করার চেষ্টা করুন।

   আপনি যদি একাধিকবার এই সমস্যার সম্মুখীন হন, তাহলে গুগল ওয়ার্কস্পেস সাপোর্টে যোগাযোগ করুন ।

Exchange Online থেকে কোন ডেটা কপি করা হবে তা বেছে নিতে নিম্নলিখিত সেটিংসগুলো পরিবর্তন করুন।

1. সেটিংস সম্পাদনা করুন -এ ক্লিক করুন।
2. আপনার নির্বাচিত সকল ব্যবহারকারীর জন্য কোন ডেটা ইম্পোর্ট করবেন তা বেছে নিতে নিচের এক বা একাধিক বক্সে টিক দিন:
   • ইমেল
   • ক্যালেন্ডারের ইভেন্টগুলি
   • যোগাযোগ — নতুন করে ইম্পোর্ট করলে আপনার আগে থেকে ইম্পোর্ট করা যেকোনো যোগাযোগের প্রতিলিপি তৈরি হয়। যোগাযোগের লেবেলগুলোর প্রতিলিপি তৈরি হয় না।
3. তারিখের পরিসরের জন্য, আপনার নির্বাচিত উৎস থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করা শুরু করতে একটি তারিখ লিখুন। এই তারিখের পরে পাঠানো বা গ্রহণ করা সমস্ত ক্যালেন্ডার ইভেন্ট এবং ইমেল বার্তা ওয়ার্কস্পেসে কপি করা হয় এবং তৈরির তারিখ নির্বিশেষে সমস্ত পরিচিতি কপি করা হয়।
4. (ঐচ্ছিক) কোন ইমেইল তথ্য ইম্পোর্ট করা হবে তা নির্দিষ্ট করতে, 'ইমেইল অপশনস'- এর জন্য নিচের যেকোনো বক্সে টিক দিন:
   • মুছে ফেলা ইমেল অন্তর্ভুক্ত করুন —মুছে ফেলা ইমেল বার্তাগুলি আমদানি করুন।
   • অপ্রয়োজনীয় ইমেল অন্তর্ভুক্ত করুন — স্প্যাম ফোল্ডারে থাকা ইমেল বার্তাগুলো ইম্পোর্ট করুন।
   • নির্দিষ্ট ফোল্ডার বাদ দিন — বাদ দেওয়া ফোল্ডারগুলোর নাম কমা দিয়ে আলাদা করে লিখুন। বিস্তারিত জানতে, ‘ইম্পোর্ট করা থেকে ফোল্ডার বাদ দিন’ অংশটি দেখুন।
5. (ঐচ্ছিক) ব্যক্তিগত অ্যাপয়েন্টমেন্টের ক্যালেন্ডার সহ Exchange Online ব্যবহারকারীদের ক্যালেন্ডার এবং ইভেন্টগুলি ইম্পোর্ট করতে, 'অতিরিক্ত ক্যালেন্ডার কপি করুন' বক্সটি চেক করুন। ক্যালেন্ডারগুলি Google Calendar-এর 'অন্যান্য ক্যালেন্ডার' -এ ইম্পোর্ট হবে।
6. আপনি যদি শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য একটি আইডেন্টিটি ম্যাপ তৈরি করে থাকেন অথবা একেবারেই তৈরি না করে থাকেন, তাহলে আইডেন্টিটি ম্যাপে খুঁজে না পাওয়া ব্যবহারকারীদের সহ সমস্ত Exchange Online ব্যবহারকারীকে ইম্পোর্ট করতে 'Copy accounts that aren't included in the map that are discovered during the data import' বক্সটি চেক করুন।

   তারপর, একটি বিকল্প বেছে নিন:

   • যদি Exchange Online-এ ব্যবহারকারীর ইমেল ঠিকানা এবং Workspace-এ থাকা ঠিকানা একই হয়, তাহলে ‘Keep their original address’ বক্সটিতে টিক দিন।
   • যদি ইম্পোর্ট করা সমস্ত ব্যবহারকারীর ডোমেইন নাম পরিবর্তন হয়, তাহলে ‘Use a different email address domain for these accounts’ বক্সটি চেক করুন এবং তারপর তালিকা থেকে একটি ডোমেইন নির্বাচন করুন।
7. পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন -এ ক্লিক করুন।

আমদানি থেকে ফোল্ডারগুলি বাদ দিন

• প্রতিটি Exchange Online ফোল্ডার বা সাবফোল্ডারের নাম আলাদাভাবে যোগ করুন।
• আপনি যদি কোনো ফোল্ডার বাদ দেন, তাহলে ইম্পোর্টের সময় তার সাবফোল্ডারগুলো এবং সেগুলোর ভেতরের কোনো ইমেল মেসেজ অন্তর্ভুক্ত হয় না।
• কোনো সাবফোল্ডার বাদ দিতে, সম্পূর্ণ পাথটি ব্যবহার করুন এবং প্যারেন্ট ফোল্ডার ও সাবফোল্ডারকে একটি ফরওয়ার্ড স্ল্যাশ (/) দিয়ে আলাদা করুন। উদাহরণস্বরূপ:
  • আপনি যদি Travel ফোল্ডারের অন্তর্গত Asia সাবফোল্ডারটি বাদ দিতে চান, তাহলে Travel/Asia লিখুন।
  • যদি আপনি তালিকায় Travel , Travel/Asia -এর মতো Travel- ও যোগ করেন, তাহলে এর সমস্ত সাবফোল্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ হয়ে যাবে।
• নামে ফরওয়ার্ড স্ল্যাশ (/) থাকা কোনো ফোল্ডার বাদ দিতে, প্রতিটি স্ল্যাশের জায়গায় একটি আন্ডারস্কোর (_) বসান। উদাহরণস্বরূপ, Folder/with/slash বাদ দিতে, এটিকে Folder_with_slash হিসেবে যোগ করুন।
• আপনি ডিফল্ট মাইক্রোসফট ফোল্ডারগুলোও বাদ দিতে পারেন, যেমন ডিলিটেড আইটেমস, ইনবক্স বা জাঙ্ক ইমেইল।

বর্তমান ব্যাচের ব্যবহারকারীদের ইম্পোর্ট করা শুরু করুন। আপনি একবারে ৫টি ব্যাচ ইম্পোর্ট করতে পারবেন।

1. সম্পূর্ণ আমদানি চালান-এ ক্লিক করুন।

   স্ট্যাটাসটি 'চলমান' (In progress) এ পরিবর্তিত হয় এবং নিম্নলিখিত তথ্যগুলো রিয়েল টাইমে আপডেট করা হয়:

   • প্রক্রিয়াকৃত ব্যবহারকারী — সেইসব ব্যবহারকারীর সংখ্যা যাদের নির্বাচিত সকল ডেটা টাইপের জন্য আমদানি সম্পন্ন হয়েছে।
   • আবিষ্কৃত ইমেল — Exchange Online ব্যবহারকারীদের অ্যাকাউন্টগুলিতে থাকা ইমেল বার্তার সংখ্যা।
   • আমদানিকৃত ইমেল —আমদানি করা ইমেল বার্তার সংখ্যা।
   • বাদ দেওয়া ইমেল — যে ইমেল বার্তাগুলো বাদ দেওয়া হয়েছে তার সংখ্যা। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইমেলকে বাদ দেওয়া হিসাবে চিহ্নিত করা হয় যদি সেটি ইতিমধ্যেই একটি সম্পূর্ণ ইম্পোর্টে আমদানি করা হয়ে থাকে এবং তারপরে আপনি একটি ডেল্টা ইম্পোর্ট চালান।
   • ইমেল ব্যর্থ —যেসব ইমেল বার্তা ইম্পোর্ট হতে ব্যর্থ হয়েছে তার সংখ্যা।
   • প্রক্রিয়াকৃত ক্যালেন্ডার — আমদানি করা ক্যালেন্ডারের সংখ্যা।
   • আবিষ্কৃত ক্যালেন্ডার ইভেন্ট — Exchange Online ব্যবহারকারীদের অ্যাকাউন্টগুলিতে থাকা ইভেন্টের সংখ্যা।
   • আমদানিকৃত ক্যালেন্ডার ইভেন্ট —আমদানি করা ইভেন্টের সংখ্যা।
   • ক্যালেন্ডারের বাদ দেওয়া ইভেন্ট — যে ইভেন্টগুলো বাদ দেওয়া হয়েছে তার সংখ্যা। উদাহরণস্বরূপ, কোনো ইভেন্টকে বাদ দেওয়া হিসেবে চিহ্নিত করা হয় যদি সেটি ইতিমধ্যেই একটি সম্পূর্ণ ইম্পোর্টের মাধ্যমে ইম্পোর্ট করা হয়ে থাকে এবং তারপরে আপনি একটি ডেল্টা ইম্পোর্ট চালান।
   • ক্যালেন্ডার ইভেন্ট ব্যর্থ —যেসব ইভেন্ট ইম্পোর্ট করা যায়নি তার সংখ্যা।
2. আপনি ইম্পোর্ট প্রক্রিয়াটি বাধাগ্রস্ত না করেই ইম্পোর্ট পৃষ্ঠা থেকে অন্য পৃষ্ঠায় যেতে পারেন। আপনি বাতিল না করা পর্যন্ত আপনার ইম্পোর্ট চলতে থাকবে।

   আমদানি সম্পন্ন হলে, আপনি আমদানির পরিসংখ্যানসহ একটি ইমেল পাবেন। এর সাথে যেকোনো রিপোর্ট সংযুক্ত থাকে।

3. (ঐচ্ছিক) চলমান কোনো ইম্পোর্টের রিপোর্ট এক্সপোর্ট করতে:
   1. ডেটা ইম্পোর্ট লগ দেখুন অথবা ব্যবহারকারী রিপোর্ট এক্সপোর্ট করুন-এ ক্লিক করুন।
   2. এক্সপোর্ট করা রিপোর্টের সাথে যদি টাস্ক তালিকাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে না খোলে, তাহলে টাস্ক-এ ক্লিক করুন। রিপোর্টের লিঙ্ক।
   3. রিপোর্টটি শীটসে খোলার জন্য ‘ওপেন ইন গুগল শীটস’-এ ক্লিক করুন।
   4. রিপোর্টগুলো সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে, “Understand Exchange Online data import reports” অংশে যান।

চলমান কোনো ইম্পোর্ট বন্ধ করতে, ‘স্টপ ইম্পোর্ট’-এ ক্লিক করুন। ইম্পোর্টটি বন্ধ হতে কয়েক মিনিট সময় লাগতে পারে এবং ইম্পোর্ট প্রক্রিয়াটি পূর্বাবস্থায় ফিরে যায় না। আপনি যদি একই সময়ে অন্য ব্যাচ চালান, তবে সেই ব্যাচগুলোর ইম্পোর্ট চলতে থাকবে।

আপনি ইম্পোর্ট বন্ধ করার আগে ইম্পোর্ট করা ইমেল বার্তা, ক্যালেন্ডার, ক্যালেন্ডার ইভেন্ট এবং কন্টাক্ট Gmail, Google Calendar বা Google Contacts থেকে মুছে ফেলা হয় না।

সফলভাবে একগুচ্ছ ডেটা ইম্পোর্ট করার পর, আপনি ওয়ার্কস্পেসে নতুন যোগ করা বা আপডেট করা যেকোনো ডেটা কপি করতে একটি ডেল্টা ইম্পোর্ট চালাতে পারেন। প্রাথমিক ইম্পোর্টে ব্যর্থ হওয়া ডেটা কপি করার জন্যও আপনি ডেল্টা ইম্পোর্ট ব্যবহার করতে পারেন। যদি আপনি একই ডেটা দুটি আলাদা ব্যাচে ইম্পোর্ট করে থাকেন, তাহলে ডেল্টা ইম্পোর্ট কোনো ডুপ্লিকেট আইটেম তৈরি করবে না, যতক্ষণ না আপনি ব্যাচগুলোর কোনো একটিকে মুছে ফেলার জন্য ‘এক্সিট ইম্পোর্ট’-এ ক্লিক করছেন।

বিস্তারিত জানতে, Run a delta import-এ যান।