Importa archivos de una cuenta de Dropbox

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Usa la herramienta de importación de datos para copiar archivos, carpetas y permisos asociados de una cuenta de Dropbox Business a la cuenta de Google Workspace de tu organización. A excepción de los casos en que se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que importas los datos.

Requisitos del espacio de trabajo

Requisitos de Dropbox

  • Asegúrate de que un administrador de equipo de Dropbox te ayude con la importación de datos.
  • Necesitas una dirección de correo electrónico de usuario de Dropbox para cada carpeta personal que quieras importar. Necesitas una ruta de acceso para cada carpeta del equipo que importes. Para obtener una lista de las direcciones de correo electrónico y las rutas de las carpetas de equipo en tu arrendatario de Dropbox, exporta un informe de datos de miembros y un informe de almacenamiento del equipo.

Antes de comenzar: Evita problemas conocidos

  • Si sales de una importación de datos y, luego, inicias una nueva importación para el mismo conjunto de datos, es posible que la segunda importación cree archivos duplicados en Workspace. Para evitar la duplicación, no crees 2 importaciones separadas para el mismo conjunto de datos.

  • Puedes tener problemas si completas y sales de una importación de datos de OneDrive a una ubicación de Workspace y, luego, completas las siguientes 3 acciones:

    • Crea una nueva importación de datos para el mismo conjunto de datos en un plazo de 14 días a partir de la primera importación de datos.
    • Importa el conjunto de datos a una segunda ubicación de Workspace.
    • Detener la importación de datos antes de que se puedan copiar datos a Workspace

    Cuando reinicies la importación de datos, se ejecutará como una importación delta y trasladará los datos de OneDrive de la primera ubicación de Workspace a la segunda. Los datos importados ya no están disponibles en la primera ubicación de Workspace.

Paso 1: Conecta tu cuenta de Dropbox

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Importación de datos.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. En Dropbox, haz clic en Importar.
  3. Haz clic en Conectar y accede a Dropbox como administrador de equipo.

Paso 2: Crea un archivo de las carpetas de Dropbox que deseas importar

Crea un archivo de valores separados por comas (CSV) que incluya las carpetas de Dropbox que deseas importar. Puedes crear un archivo CSV nuevo. O bien, descarga un archivo de muestra y agrega filas. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

  1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.
  2. En la primera columna, agrega el encabezado Source DropboxValue y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico para cada carpeta personal o una ruta de acceso para cada carpeta de equipo. Las carpetas del equipo se importan a una unidad compartida de Workspace especificada. Usa una fila separada para cada carpeta.
  3. Si importas una carpeta de equipo de Dropbox, en la segunda columna, agrega el encabezado Target Drive FolderID. Luego, ingresa el ID de la unidad compartida de Workspace a la que quieres importar la carpeta del equipo. Usa una fila separada para cada carpeta del equipo.

  4. Si importas una carpeta de equipo de Dropbox, en la tercera columna, agrega el encabezado Target GUser y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico para el usuario de Workspace al que importas la carpeta. Usa una fila separada para cada carpeta.

    Recomendación: Usa varios Target GUsers en el archivo para evitar errores en la importación de datos y problemas de rendimiento de Google Drive. Puedes importar hasta 500,000 elementos a un solo GUser objetivo.

    Ejemplo:

    Tipo de carpeta Source DropboxValue Target Drive FolderID Usuario de Google objetivo
    Personal terry@example.com No es necesario si el DropboxValue de origen coincide con un usuario de Workspace No es necesario si el DropboxValue de origen coincide con un usuario de Workspace
    Team /folder/folder2 BDEz25J3DzFb

    alan@other-company.com,

    emma@other-company.com

  5. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.

  6. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:

    1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
    2. Selecciona tu archivo de asignación de CSV y luego haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Tareaspara confirmar que el archivo de asignación se subió correctamente.

  7. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a subirlo.

    Si te encuentras con este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 3: Crea y sube un mapa de identidad

Crea un segundo archivo CSV (independiente del archivo de carpetas de Dropbox) para asignar carpetas y archivos de Dropbox a usuarios de Workspace. Puedes crear un archivo CSV nuevo. O bien, descarga un archivo de muestra y agrega filas. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

Antes de comenzar: Si vas a importar grupos de Dropbox a Grupos de Google, debes hacer lo siguiente:

  • Crea grupos en Grupos de Google en tu cuenta de Workspace. Para obtener más información, consulta Cómo crear un grupo en tu organización.
  • Replica las membresías de los usuarios de los grupos de Dropbox en los Grupos de Google.

Para crear el mapa de identidad, sigue estos pasos:

  1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.
  2. En la primera columna, agrega el encabezado Entidad de origen y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico para cada carpeta personal o una ruta de acceso para cada carpeta de equipo que quieras importar desde Dropbox. Usa una fila separada para cada carpeta.
  3. En la segunda columna, agrega el encabezado Correo electrónico de destino y, luego, ingresa la dirección de correo electrónico del espacio de trabajo al que deseas importar los datos.

    Ejemplo:

    Identidad de la fuente Correo electrónico de destino
    emma@example.com emma@other-company.com
    Equipo del grupo A group-team-a@other-company.com
  4. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
  5. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:
    1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
    2. Selecciona tu archivo de asignación de CSV y luego haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Tareaspara confirmar que el archivo de asignación se subió correctamente.

  6. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a subirlo.

    Si te encuentras con este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 4: Configura los parámetros de importación de datos

  1. Haz clic en Editar la configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros de configuración para elegir qué datos copiar de Dropbox.

  2. Si deseas importar todos los usuarios de OneDrive, incluidos los que no se encuentran en la asignación de identidades, marca la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos y, luego, elige una opción:

    • Si la dirección de correo electrónico del usuario en Dropbox es la misma que en Workspace, selecciona Conservar su dirección de correo electrónico original.
    • Si el nombre de dominio de todos los usuarios importados cambiará, marca la casilla Usar un dominio de dirección de correo electrónico diferente para estas cuentas y luego selecciona un dominio de la lista.

    Nota: Estos parámetros de configuración no se aplican a los usuarios externos ni a los grupos de Dropbox.

  3. Si quieres copiar archivos por fecha, marca la casilla Incluir solo los archivos creados o modificados después de la siguiente fecha y, luego, selecciona una opción:

    • Para copiar los archivos creados después de una fecha determinada, selecciona Creado después de y, luego, elige una fecha.
    • Para copiar los archivos modificados después de una fecha determinada, selecciona Modificado después de y, luego, elige una fecha.

    Nota: La configuración de fecha se basa en tu zona horaria local y solo se aplica a archivos individuales, no a carpetas. Se importan todas las carpetas, independientemente de la fecha que selecciones.

  4. Si no quieres importar todos los tipos de archivos, marca la casilla Excluir formatos de archivo específicos y, luego, ingresa las extensiones de los archivos que quieras excluir. Separa las diferentes extensiones de archivo con una coma (por ejemplo, tmp, log, bak, etcétera).

  5. Si no quieres importar archivos más grandes, marca la casilla Excluir los archivos que superen el siguiente tamaño, ingresa un tamaño máximo y, luego, selecciona MB o GB.

  6. Haz clic en Guardar.

Paso 5: Inicia una importación de datos

Cuando inicias una importación de datos, se otorga la delegación para todo el dominio y se crea un ID de cliente para la importación de datos en Workspace. Para obtener más información, consulta Cómo controlar el acceso a la API con la delegación para todo el dominio.

  1. Haz clic en Iniciar importación de datos.
  2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real mientras se realiza la importación de datos:
    • Completadas: Cantidad de tareas que se completaron correctamente
    • Omitidas: Son las tareas que se omitieron debido a ciertos parámetros de configuración de la importación de datos o porque se completaron en una importación de datos anterior.
    • Advertencia: Tareas que se completaron, pero no como se esperaba
    • Failed: Tareas que no se pudieron importar debido a un error
    • Tiempo transcurrido: Tiempo transcurrido desde que se inició la importación de datos
    • Archivos descubiertos: Es la cantidad de archivos detectados durante la importación de datos.
    • Archivos importados: Es la cantidad de archivos que se importaron correctamente.
    • Archivos omitidos: Cantidad de archivos importados anteriormente que se omitieron
    • Archivos con errores: Es la cantidad de archivos que no se pudieron importar.
    • Tamaño de los archivos importados: Tamaño total de los archivos importados
    • Problemas de detección: Carpetas de Dropbox que no se pudieron rastrear
  3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, haz lo siguiente:
    1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o Exportar informe de resumen.
    2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas y luego el vínculo del informe.
    3. Haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google para abrir el informe en Hojas de cálculo de Google.
  4. (Opcional) Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación. Este proceso puede tardar unos minutos y no se revierte. Si ejecutas otros lotes al mismo tiempo, estos se seguirán importando. No se borrarán de Workspace los datos de Dropbox que se importaron antes de la detención.

Cuando se complete la importación de datos, recibirás un correo electrónico con las estadísticas de importación. Se adjuntan los informes. Para obtener detalles sobre los informes, consulta Cómo comprender un informe de importación de datos de Dropbox.

Paso 6: Sal de una importación de datos completada

Una vez que salgas de una importación de datos, no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes.

Puedes ejecutar importaciones incrementales y revisar la información sobre una importación de datos completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación. Si necesitas iniciar una nueva importación de datos desde Dropbox, debes salir de la importación existente.

Para salir de una importación de datos, sigue estos pasos:

  1. Si quieres importar archivos nuevos o actualizados antes de salir, sigue los pasos que se indican en Cómo ejecutar una importación delta para Dropbox.
  2. (Opcional) Si deseas guardar los registros y los informes de una importación de datos, haz clic en Ver registros de importación de datos y luego Exportar informe de resumen.
  3. Haz clic en Salir de la importación y luego Salir y borrar la importación.

La importación de datos está diseñada como una función de productividad y no para ayudar con asuntos de cumplimiento legal. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento legal de la organización. Si necesitas archivos y carpetas para cumplir con requisitos legales, considera crear una copia de seguridad de los archivos en Dropbox antes de importar datos a Workspace.


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