Configura unidades compartidas para tu organización

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter (excepto según se indica), Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

Para crear una unidad compartida, consulta aquí.

Como administrador, puedes controlar cómo los usuarios de tu organización pueden crear y usar unidades compartidas para colaborar en Google Drive. Los archivos de las unidades compartidas son propiedad de tu organización, no de una persona. Persisten incluso si la persona que creó el archivo abandona tu organización, lo que te ayuda a evitar la posible pérdida de datos.

Alienta a los usuarios a usar unidades compartidas para el contenido destinado al uso de toda la organización o del equipo, como planes de proyectos, resultados de investigaciones o notas de reuniones del equipo. Pídeles a los usuarios que guarden los archivos personales y privados, como las notas de reuniones individuales, las evaluaciones de rendimiento y los planes de desarrollo profesional, en Mi unidad.

En esta página

Inicio rápido

  1. Obtén más información sobre las unidades compartidas y las prácticas recomendadas para usarlas en ¿Qué son las unidades compartidas?
  2. Obtén más información para crear unidades compartidas y agregar miembros. Nota: Las unidades compartidas se crean en Drive, no en la Consola del administrador.
  3. (Opcional, no disponible para Business Starter) Considera si deseas limitar el uso compartido con usuarios externos, visitantes o personas que no son miembros, y establece los permisos de uso compartido predeterminados para las unidades compartidas.
  4. Cómo agregar archivos y carpetas a una unidad compartida

Configuración básica

  1. Obtén más información sobre cómo funciona el acceso a los archivos en unidades compartidas

  2. Establece quién puede crear unidades compartidas. En las ediciones de Google Workspace Business y Enterprise, todos los usuarios pueden crear unidades compartidas de forma predeterminada. Para los clientes de Google Workspace for Education, la creación de unidades compartidas está desactivada de forma predeterminada.

  3. Establece a qué unidad organizativa se asignan las unidades compartidas nuevas.

    De forma predeterminada, las unidades compartidas se asignan a la unidad organizativa superior y se aplican las políticas de datos de Drive en esa unidad organizativa. Para tener un control más detallado, puedes asignarlos a la unidad organizativa del creador de la unidad compartida o a cualquier otra unidad organizativa.

  4. Comparte recursos de capacitación para los usuarios.

Implementación y administración avanzadas

Estos pasos te ayudarán a comprender cómo implementar unidades compartidas cuando necesites mover contenido o administrar el uso compartido.

Paso 1: Planifica cómo trasladarás el contenido a las unidades compartidas

  1. Si necesitas trasladar muchos archivos y carpetas a unidades compartidas, revisa los límites de las unidades compartidas y las prácticas recomendadas para migraciones grandes de Google Drive.
  2. Para conservar la estructura de carpetas de Mi unidad, los administradores y los usuarios con acceso de administrador pueden mover a una unidad compartida las carpetas que les pertenecen o que se compartieron con ellos. De lo contrario, los miembros de la unidad compartida con acceso de Colaborador o superior pueden crear carpetas y agregar archivos.
  3. Configura quién puede mover archivos a unidades compartidas.

Paso 2: Configura el uso compartido avanzado de unidades compartidas, la protección de datos y la retención de datos

No disponible para Business Starter

  1. Establece los permisos de uso compartido predeterminados para las unidades compartidas.

    • Establece si el contenido de las unidades compartidas se puede compartir con usuarios externos o personas que no son miembros de la unidad compartida.
    • Establece si los lectores y comentaristas pueden descargar, imprimir y copiar archivos en una unidad compartida.
    • Establece si los miembros de la unidad compartida con acceso de administrador pueden anular tu configuración predeterminada de uso compartido.

    • Establece si los administradores de contenido pueden compartir carpetas.

      Nota: Los permisos de uso compartido de las unidades compartidas no restringen con quién se pueden compartir las solicitudes del formulario de Formularios de Google.

  2. Si tu organización usa reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) para Drive, revisa las reglas y asegúrate de que sean adecuadas para los archivos de tu unidad compartida. Las reglas de DLP para Drive se aplican a los archivos de las unidades compartidas por unidad organizativa. Obtén más información sobre la DLP y cómo se asignan las unidades organizativas a las unidades compartidas.

  3. Si tu organización usa Google Vault para retener archivos en Google Drive, establece reglas de retención para los archivos en unidades compartidas.

  4. Más consideraciones:

    • Cuando mueves archivos a unidades compartidas, los usuarios con los que se comparte el archivo pueden perder el acceso. La configuración de uso compartido de la unidad compartida puede anular el uso compartido de un archivo. Por ejemplo, si el archivo se compartió con un usuario externo, pero no se permite el uso compartido externo para la unidad compartida, ese usuario externo perderá el acceso al archivo.
    • Si algunos usuarios de tu organización tienen licencias que no admiten unidades compartidas, como cualquier edición de Frontline o Cloud Identity Premium, en esta página revisa cómo pueden acceder al contenido de las unidades compartidas.
    • Si quieres permitir que se compartan archivos y carpetas con personas que no tienen Cuentas de Google, puedes activar el uso compartido con visitantes.

Paso 3: Crea unidades compartidas y mueve archivos (opcional)

Te recomendamos crear unidades compartidas como administrador en los siguientes casos:

  • Si decides permitir que solo tú y otros administradores creen unidades compartidas y muevan archivos, debes configurar unidades compartidas para tus usuarios.
  • Si tu organización recién comienza a usar unidades compartidas y quieres establecer una estructura para las unidades compartidas de uso general.

Obtén más información para crear unidades compartidas, agregar miembros y establecer su nivel de acceso. Si eres administrador de la unidad compartida, puedes agregar miembros en drive.google.com. También puedes agregar miembros en la Consola del administrador.

Importante: Hasta que agregues miembros a la unidad compartida, solo los usuarios con los que se compartan los archivos directamente podrán acceder a ellos.

Capacita a tus usuarios

Para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo las unidades compartidas, comparte los siguientes recursos:

Acceso para usuarios con licencias que no admiten unidades compartidas

Los privilegios de las unidades compartidas para los usuarios con cualquier edición de Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium y Cloud Identity Free dependen de si la unidad compartida se encuentra dentro o fuera de tu organización.

Unidades compartidas internas

Estos usuarios se pueden agregar como miembros de unidades compartidas, pero solo con privilegios de lector. Sin embargo, si se comparte un archivo de una unidad compartida directamente con ellos, es posible que también se les permita comentar o editar el archivo. No pueden subir archivos a unidades compartidas, incluso si son miembros.

Unidades compartidas externas

Estos usuarios se pueden agregar como miembros de unidades compartidas externas y tener cualquier nivel de acceso, incluido el de administrador.