Permitir que los usuarios creen unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

Como administrador, puedes permitir que todos los usuarios de tu organización o algunos de ellos creen unidades compartidas. Por ejemplo, si tienes una empresa, es posible que quieras permitir que todos creen unidades compartidas para fomentar la colaboración en equipo y evitar la pérdida de datos cuando un empleado se va. Sin embargo, si eres una institución educativa, es posible que solo permitas que los instructores creen unidades compartidas, no los estudiantes.

Nota: Si la creación de unidades compartidas está desactivada para los usuarios de una unidad organizativa, las personas dentro y fuera de tu empresa o institución educativa podrán agregarlos a sus unidades compartidas.

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Creación de unidades compartidas.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Ubica la casilla Impedir que los usuarios de unidad-organizativa-seleccionada creen nuevas unidades compartidas y elige una opción:
    • Para permitir que los usuarios creen unidades compartidas, desmarca la casilla.
    • Marca la casilla para impedir que los usuarios creen unidades compartidas.
  5. (Opcional) Si permites que los usuarios creen unidades compartidas, elige en qué unidad organizativa se crearán de forma predeterminada. Puedes mover unidades compartidas a otras unidades organizativas más adelante. Esta opción puede ayudarte a supervisar y administrar el almacenamiento de tu organización.

  6. (Opcional, no compatible con Business Starter) Establece la configuración de uso compartido predeterminada para las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de unidades compartidas pueden anular esa configuración. Opciones:

    • Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración: Cuando esta opción no está marcada, los administradores no pueden cambiar la configuración de uso compartido de las unidades compartidas individuales. En la mayoría de los casos, te recomendamos que permitas que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración para que no se les impida colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
    • Permitir que los usuarios ajenos a tu organización accedan a los archivos de las unidades compartidas: Cuando esta opción está desactivada, los usuarios externos no pueden tener acceso, incluso si permites que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este parámetro de configuración también impide que los administradores de unidades compartidas agreguen usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este parámetro de configuración no tendrá efecto, ya que no puede anular el parámetro de configuración de uso compartido.
    • Permitir que se agreguen a archivos los usuarios que no sean miembros de una unidad compartida: Cuando esta opción no está marcada, los miembros de la unidad compartida no pueden otorgar acceso de visualización, comentarios o edición a los archivos de las unidades compartidas a personas que no sean miembros, ni compartir estos archivos con un vínculo.
    • Permitir que administradores de contenido compartan carpetas: Cuando esta opción no está marcada, solo los administradores pueden compartir carpetas.
    • Permitir que los lectores y comentaristas descarguen, impriman y copien archivos: Cuando esta opción no está marcada, los miembros de la unidad compartida que tienen acceso de lector o comentarista no pueden descargar, copiar ni imprimir archivos en las unidades compartidas.
      Nota: Los archivos y las carpetas de las unidades compartidas conservan este parámetro de configuración cuando se quitan de las unidades compartidas. En el caso de las carpetas, el parámetro de configuración no se puede revertir después de que el archivo esté en Mi unidad.

    Nota: Si cambias la configuración predeterminada más adelante, solo se verán afectados los nuevos Drive compartidos. Las unidades compartidas existentes conservarán su configuración actual. Puedes actualizar la configuración de uso compartido de las unidades compartidas existentes en la Consola del administrador.

  7. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información