Permitir el uso compartido con usuarios ajenos a Google a través del uso compartido con visitantes

Compatible con todas las ediciones de Google Workspace y G Suite. No se admite en las ediciones de Cloud Identity.

Con el uso compartido con visitantes, puedes permitir que tus usuarios inviten a personas sin una Cuenta de Google a colaborar en archivos y carpetas. Puedes permitir el uso compartido con visitantes para cualquier persona o solo para los visitantes de dominios de confianza. Siempre puedes revisar quién tiene acceso a los archivos y las carpetas de tu organización.

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Cómo funciona el uso compartido con visitantes

Los usuarios comparten archivos con los visitantes de la misma manera en que lo hacen con los usuarios de Google. Los visitantes reciben una invitación por correo electrónico para colaborar y un PIN para verificar su identidad. Podrán editar, comentar o ver un elemento durante 7 días después de verificar su identidad. Si el visitante necesita colaborar durante más de 7 días, puede usar el vínculo original para volver a verificar su identidad.

Cuando se activa el uso compartido con visitantes

  • Los visitantes pueden usar Drive en la Web para ver, comentar, sugerir ediciones y editar los archivos que se compartan con ellos. Para obtener detalles sobre lo que se puede compartir, consulta Cómo compartir documentos con visitantes.
  • Tus usuarios pueden compartir archivos y carpetas en unidades compartidas con visitantes. Los visitantes pueden crear y subir archivos a las carpetas compartidas con ellos. No se pueden agregar como miembros de la unidad compartida.
  • Si un visitante tiene acceso de edición a un archivo, puede compartirlo con otro usuario de Google, pero no con otro visitante.
  • Los visitantes no pueden acceder a los archivos en dispositivos móviles ni en clientes descargados, como Google Drive para computadoras.
  • Los visitantes pueden borrar su sesión, lo que quita su nombre del historial del documento y los comentarios que hayan hecho.
  • Las sesiones en un archivo compartido se pueden ver y cambiar, o se puede revocar su acceso, al igual que cualquier otro colaborador.

Activa el uso compartido para visitantes

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Opciones de uso compartido.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Para permitir que los visitantes compartan contenido solo con dominios de confianza, sigue estos pasos:

    1. Si aún no lo hiciste, agrega esos dominios a la lista de entidades permitidas de tu organización. Para obtener más información, consulta Permite el uso compartido externo solo con dominios de confianza.
    2. Selecciona Dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.

    3. Marca Permitir que los usuarios o las unidades compartidas de tu organización compartan elementos con personas ajenas a tu organización que no usen una Cuenta de Google.

      Problema conocido: Puedes ignorar el mensaje "Incompatible with whitelisted domains" de forma segura. Tus usuarios aún pueden compartir contenido con personas del dominio de confianza.

    Sigue estos pasos para permitir que cualquier persona comparta el acceso de visitante:

    1. Selecciona Activado.
    2. Marca Permitir que los usuarios o las unidades compartidas de tu organización compartan elementos con personas ajenas a tu organización que no usen una Cuenta de Google.

  5. (Opcional) Si quieres advertir a los usuarios antes de que compartan contenido con personas ajenas a tu organización, marca la casilla Warn when files owned by users or shared drives in your organization are shared outside of your organization.

  6. En Verificador de acceso, selecciona Solo destinatarios, público objetivo sugerido o público (no se requiere una Cuenta de Google).

  7. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Actualiza una sesión de visitante a una cuenta de Google Workspace

Como administrador, puedes actualizar la sesión de visitante de un usuario a una cuenta de Google Workspace. Creas una cuenta de Google Workspace con la misma dirección de correo electrónico que la sesión de visitante. Este proceso conserva el historial de colaboración de la sesión del visitante, incluidos los comentarios y las ediciones del documento. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.

Nota: No puedes cambiar de una sesión de visitante a un Grupo de Google. Si un administrador crea un Grupo de Google con una dirección de correo electrónico que tiene una sesión de visitante, esta se borra.

Cómo un visitante actualiza su cuenta a una Cuenta de Google

Para actualizar de una sesión de visitante a una Cuenta de Google con la misma dirección de correo electrónico, el visitante primero debe borrar su sesión de visitante. Luego, pueden crear una Cuenta de Google o registrarse en Google Workspace.

Problemas conocidos y limitaciones

  • Es posible que algunos sitios que usan el acceso con Google muestren la cuenta del visitante en el selector de cuentas. Sin embargo, incluso si accedieron a su cuenta, los visitantes solo pueden acceder a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites.
  • Cuando los usuarios comparten una carpeta en una unidad compartida con un visitante, el permiso más alto que se le puede otorgar es el acceso de colaborador. Los visitantes no pueden acceder a la carpeta raíz de una unidad compartida.
  • No se pueden agregar visitantes a un grupo en Grupos de Google ni editar en Sites. Sin embargo, pueden ser lectores de la versión publicada de un sitio.
  • Si restringes el uso compartido con Cuentas de Google personales en tu organización, también se restringirá el uso compartido para visitantes. Si tú (o uno de tus usuarios) intentan compartir contenido con estas cuentas, recibirán un mensaje de error.
  • Los visitantes no pueden descargar carpetas.


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