Activa o desactiva Google Drive y Documentos para los usuarios

Este artículo está dirigido a los administradores que gestionan Drive y los editores de Documentos de una organización. Para obtener ayuda con la administración de tus propios archivos, visita el Centro de aprendizaje.

Como administrador, puedes activar o desactivar Google Drive para las personas de tu organización. Este parámetro de configuración también controla el acceso a los editores de Documentos de Google, como Documentos de Google, Sites y Apps Script. En la mayoría de los casos, el servicio de Drive y Documentos está activado para tu organización de forma predeterminada. Puedes activar el servicio de Drive y Documentos para todos los miembros de tu organización, unidades organizativas o grupos específicos.

Los usuarios que accedan con su cuenta de Google Workspace con Drive y Documentos activados pueden usar todos los servicios que ofrecen Drive y Documentos. Los usuarios que accedieron con su cuenta de Google Workspace en la que se desactivaron Drive y Documentos pueden seguir usando el servicio, pero solo con una capacidad limitada, similar a la de un usuario que salió de su cuenta. Por ejemplo, pueden seguir accediendo de forma anónima a los documentos compartidos públicamente en la Web, incluso cuando el botón de activación de Drive y Documentos esté desactivado.

Cuando Drive y Documentos están desactivados

Los usuarios no pueden hacer lo siguiente:

  • Acceder a archivos o crearlos en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites, Vids o Apps Script Las secuencias de comandos de Apps Script existentes se siguen ejecutando. Cuando se desactiva Drive y Documentos para el propietario de un archivo, los demás usuarios que tengan activado Drive y Documentos y con quienes se haya compartido el archivo podrán seguir accediendo a él.
  • Enviar Formularios de Google que requieran que compartan documentos fuera de tu organización
  • Subir archivos a espacios en la experiencia integrada de Gmail Obtén más información sobre la integración de Gmail.
  • Usa diseños de correo electrónico personalizados en Gmail.

Los administradores tienen limitaciones en cuanto a la forma en que pueden administrar la configuración de uso compartido de archivos:

Si quieres permitir que los usuarios usen Drive, pero no que creen archivos con Documentos, Hojas de cálculo y otros editores de Documentos, activa el servicio de Drive y Documentos y desactiva la creación de Documentos.

Controla quiénes usan Drive y los editores de Documentos en tu organización

Antes de comenzar: Si quieres activar o desactivar un servicio para ciertos usuarios, coloca sus cuentas en una unidad organizativa (para controlar el acceso por departamento) o agrégalos a un grupo de acceso (para permitir el acceso de los usuarios de un departamento o de varios).

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario contar con el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  2. Haz clic en Estado del servicio.

  3. Para activar o desactivar un servicio para todas las personas de tu organización, haz clic en Activado para todos o Desactivado para todos y, luego, en Guardar.

  4. Si quieres activar o desactivar un servicio para una unidad organizativa, sigue estos pasos (opcional):
    1. Sobre la izquierda, selecciona la unidad organizativa.
    2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activar o Desactivar.
    3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio se establece como Heredado y quieres mantener el parámetro de configuración actualizado, incluso si cambia la configuración parental, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio se estableció como Anulado, haz clic en Heredar para revertir al mismo parámetro de configuración que el del elemento superior o en Guardar para mantener el parámetro nuevo incluso si cambia el de nivel superior.

        Obtén más información sobre la estructura organizativa.

  5. (Opcional) Si quieres activar un servicio para un conjunto de usuarios de una misma unidad organizativa o de varias, selecciona un grupo de acceso. Para obtener más detalles, consulta Personaliza el acceso a servicios con grupos de acceso.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información