La mayoría de las suscripciones a Google Workspace incluyen Google Drive y los editores de Documentos de Google, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Para que sea más fácil comenzar a usar estas apps, la configuración de creación de archivos suele estar activada de forma predeterminada. Como administrador, puedes cambiar estos parámetros de configuración según sea necesario.
¿Por qué un administrador cambiaría estos parámetros de configuración?
Un administrador puede cambiar estos parámetros de configuración si quiere usar Google Drive para administrar archivos, pero no quiere usar los editores de Documentos de Google. En este caso, el administrador haría lo siguiente:
- Activa la creación y carga de archivos
- Desactiva la creación de archivos en los editores de Documentos
Nota: Si desactivas la creación de archivos de los editores de Documentos, los usuarios podrán seguir creando Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones que se alojen en sistemas de almacenamiento de terceros, siempre y cuando tu organización tenga activados Drive y Documentos.
¿Qué sucede cuando se desactivan la creación y la carga de archivos?
Cuando la creación y carga de archivos están desactivadas, no puedes activar la creación de archivos de los editores de Documentos.
Los usuarios no pueden hacer lo siguiente:
- Crear o copiar diseños de Documentos, Dibujos, Formularios, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones, Vids o correos electrónicos
- Subir archivos que no sean de Google, como archivos PDF, JPG y de Microsoft Office
- Crear nuevos sitios de Google Sites
- Graba reuniones en Google Meet.
Sin embargo, los usuarios podrán seguir moviendo, editando y compartiendo archivos existentes en Drive.
Tengo Box para Google Workspace Essentials. ¿Este parámetro de configuración afecta mis precios?
Si tienes Box para Google Workspace Essentials, la creación y carga de archivos están desactivadas de forma predeterminada. Si activas esta opción, es posible que aumente el precio mensual de tu suscripción a Google Workspace. Obtén más información sobre la facturación de Essentials.
Cómo activar o desactivar la creación y carga de archivos
Para permitir que los usuarios creen y suban cualquier archivo a Google Drive, activa la creación y la carga de archivos. Obtén más información sobre lo que sucede si se desactiva este parámetro de configuración.
Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Drive y Documentos Funciones y aplicaciones.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
- Haz clic en Creación de archivos nuevos en Drive.
- Marca o desmarca la casilla Permitir que los usuarios creen y suban cualquier archivo.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.
Cómo activar o desactivar la creación de archivos en los editores de Documentos
Para permitir que los usuarios creen diseños de Documentos, Dibujos, Formularios, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones, Vids o correos electrónicos, activa la creación de archivos. Si desactivas este parámetro de configuración, los usuarios no podrán crear archivos de editores de Documentos, pero sí podrán colaborar en los archivos existentes en Drive.
Importante: Si la opción creación y carga de archivos está desactivada, no podrás activar la opción creación de archivos en los editores de Documentos.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Drive y Documentos Funciones y aplicaciones.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
- Haz clic en Creación de archivos nuevos en Google Drive.
- Marca o desmarca la casilla Permitir que los usuarios creen nuevos archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios y Vids.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.
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