העברת קבצים מחשבון Dropbox

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט נתונים ייבוא וייצוא של נתונים העברת נתונים (חדש).

   לשירות החדש להעברת נתונים

   כדי לבצע את המשימה הזו, צריך להיכנס לחשבון כסופר-אדמין.

2. ב-Dropbox,לוחצים על העברה.
3. לוחצים על התחברות ונכנסים ל-Dropbox בתור אדמין של הצוות.

השירות החדש להעברת נתונים מעתיק קבצים, תיקיות והרשאות ממשתמשי Dropbox ותיקיות צוות ל-Google Drive. כדי להגדיר את היקף ההעברה, צריך ליצור קובץ CSV (ערכים מופרדים בפסיקים) עם פרטי Dropbox שרוצים להעביר. אפשר ליצור קובץ CSV חדש עם העמודות הנדרשות, או להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

1. ב-Workspace, פותחים תוכנה לגיליונות אלקטרוניים או בוחרים באפשרות הורדה של קובץ CSV לדוגמה.
2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת Source DropboxValue (ערך מקור ב-Dropbox) ומזינים כתובת אימייל לכל תיקייה אישית או נתיב תיקייה לכל תיקייה צוותית. תיקיות צוות מועברות לאחסון שיתופי ספציפי ב-Workspace. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.

   כדי למצוא מידע על תיקיות אישיות ותיקיות של צוותים במסוף Admin של Dropbox, אפשר לעבור אל איך יוצרים דוח נתונים של חברים או אל איך יוצרים דוח אחסון של צוות.

   הערה: אפשר להעביר עד 150 תיקיות אישיות או צוותיות ב-Dropbox בכל פעם.

3. (רלוונטי רק אם מעבירים תיקייה צוותית ב-Dropbox) בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת Target Drive FolderID (מזהה תיקיית היעד ב-Drive) ומזינים את המזהה של האחסון השיתופי ב-Workspace שאליו רוצים להעביר תיקייה צוותית ב-Dropbox.

   אפשר למצוא את המזהים של תיקיות האחסון השיתופי הקיימות בדף ניהול תיקיות אחסון שיתופי במסוף Google Admin.

4. (רלוונטי רק אם מעבירים תיקייה משותפת ב-Dropbox) בעמודה השלישית, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים כתובת אימייל של משתמש ב-Workspace שהנתונים שלו יועברו מתיקייה משותפת ב-Dropbox אל Workspace. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.

   הערה: משתמש היעד הוא הבעלים של הקובץ במקרים הבאים:

   • אין מידע על היוצר או על המשתמש שביצע את השינוי האחרון.
   • התיקייה ב-Dropbox כוללת רק הרשאות לקבוצות ולא הרשאות למשתמשים.
   • למי שיצר את התיקייה או הקובץ או למי ששינה אותם לאחרונה אין הרשאות מספיקות ב-Workspace.

   מומלץ: כדי למנוע כשלים בהעברה או עיכובים ב-Google Drive, אפשר להוסיף כמה כתובות אימייל בתא מתחת ל-Target GUser, ולהפריד ביניהן באמצעות פסיקים. אפשר להעביר עד 500,000 פריטים מ-Dropbox למשתמש Google אחד.

   דוגמה:

   Source DropboxValue	Target Drive FolderID	משתמש היעד ב-Google Workspace
   terry@example.com
   /folder/folder2	BDEz25J3DzFb	alan@other-company.com, emma@other-company.com

5. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
6. מעלים את הקובץ למסוף Admin:
   1. לוחצים על העלאת CSV.
   2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי לוחצים על פתיחה.
   3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

יוצרים קובץ CSV שני שישמש כקובץ מיפוי זהויות שמקשר בין משתמשים ב-Dropbox למשתמשים ב-Workspace. אפשר ליצור קובץ CSV חדש עם העמודות הנדרשות, או להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. הקובץ הזה צריך להיות נפרד מרשימת התיקיות שרוצים להעביר. הגודל שלו צריך להיות קטן מ-10MB.

לפני שמתחילים: אם אתם מעבירים קבוצות Dropbox לקבוצות Google, אתם צריכים:

• יוצרים קבוצות בקבוצות Google בחשבון Workspace. כאן מוסבר איך יוצרים קבוצה בארגון.
• משכפלים את החברות של המשתמשים בקבוצות ב-Dropbox לקבוצות ב-Google.

כדי ליצור את מיפוי הזהויות:

1. פותחים תוכנה לגיליונות אלקטרוניים או בוחרים באפשרות הורדת קובץ CSV לדוגמה ב-Workspace.
2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת ישות מקור ומזינים את כתובות האימייל של משתמשי Dropbox ואת שמות הקבוצות שרוצים להעביר. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.
3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace שתקבל את המידע שהועבר מהמשתמש או מהקבוצה ב-Dropbox שמופיעים בעמודה הראשונה. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.

   דוגמה:

   זהות המקור	כתובת אימייל יעד
   emma@example.com	emma@other-company.com
   Group Team A	group-team-a@other-company.com

4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
5. מעלים את הקובץ למסוף Admin:
   1. לוחצים על העלאת CSV.
   2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי לוחצים על פתיחה.
   3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-Dropbox, משתמשים בהגדרות שמפורטות פה:

1. כדי להעביר את כל המשתמשים ב-OneDrive, כולל אלה שלא נמצאים במיפוי הזהויות, מוודאים שהתיבה העתקת חשבונות שלא נכללו במיפוי והתגלו במהלך ההעברה מסומנת, ואז בוחרים באחת מהאפשרויות:
   • אם כתובת האימייל של המשתמש ב-Dropbox זהה לכתובת שלו ב-Workspace, מוודאים שהאפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית מסומנת.
   • אם שם הדומיין של כל המשתמשים שהועברו משתנה, בוחרים באפשרות הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ובוחרים דומיין מהרשימה.

   הערה: ההגדרות האלה לא חלות על משתמשים חיצוניים או על קבוצות ב-Dropbox.

2. כדי להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ואז בוחרים באחת מהאפשרויות:
   • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר אחרי ואז בוחרים תאריך.
   • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונו אחרי ואז בוחרים תאריך.

   הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם והן חלות רק על קבצים ספציפיים, ולא על תיקיות. כל התיקיות מועברות, בלי קשר לתאריך שבוחרים.

3. אם לא רוצים להעביר את כל סוגי הקבצים, מסמנים את התיבה לא לכלול פורמטים ספציפיים של קבצים, ואז מזינים את סיומות הקבצים שרוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות שונות של קבצים באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp,‏ log,‏ bak וכו').
4. אם לא רוצים להעביר קבצים גדולים יותר, מסמנים את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, מזינים גודל מקסימלי ואז בוחרים באפשרות MB או GB.
5. לוחצים על שמירה.

1. לוחצים על התחלת ההעברה.
2. תוכלו לראות עדכונים על הפרטים הבאים בזמן אמת במהלך ההעברה:
   • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו בהצלחה.
   • לא נכללו: משימות שלא נכללו בגלל הגדרות העברה מסוימות, או כי הן הושלמו בהעברה קודמת.
   • אזהרה – משימות שהושלמו אבל לא כצפוי
   • נכשלו: משימות שההעברה שלהן נכשלה בגלל שגיאה.
   • הזמן שחלף – הזמן שחלף מתחילת ההעברה
   • קבצים שנמצאו – מספר הקבצים שזוהו במהלך ההעברה
   • קבצים שהועברו – מספר הקבצים שהועברו בהצלחה.
   • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שהועברו בעבר והמערכת דילגה עליהם
   • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שההעברה שלהם נכשלה.
   • גודל הקבצים שהועברו – הגודל הכולל של הקבצים שהועברו
   • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – תיקיות מ-Dropbox שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן
   בסיום ההעברה תקבלו אימייל שכולל נתונים סטטיסטיים על ההעברה. כל הדוחות מצורפים.
3. לוחצים על ייצוא של דוח ההעברה. אתם יכולים לייצא את הדוח בכל שלב אחרי שתהליך ההעברה מתחיל.
4. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות בקישור לדוח.
5. כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets, לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets.

אם אתם צריכים להפסיק את ההעברה באמצע, לוחצים על הפסקת ההעברה.

יכול להיות שיחלפו כמה דקות עד שההעברה תיעצר, והפעולה לא תחזיר את תהליך ההעברה למצב הקודם. קבצים שהועברו לפני שהפסקתם את ההעברה לא נמחקים מ-Google Drive.

אתם יכולים להפעיל העברת דלתא ולבדוק את המידע על העברה שהושלמה במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מההעברה. אם אתם צריכים להפעיל העברת קבצים חדשה מ-Dropbox, צריך לצאת מההעברה הנוכחית.

כדי לצאת מהעברה:

1. אם רוצים להעביר קבצים חדשים או מעודכנים לפני שיוצאים, פועלים לפי השלבים במאמר הפעלת העברת דלתא מ-Dropbox.
2. (אופציונלי) אם רוצים לשמור יומנים ודוחות מהעברה, לוחצים על ייצוא של דוח ההעברה ייצוא של דוח התיקיות.
3. לוחצים על יציאה מההעברה לצאת מההעברה ולמחוק אותה.

איך להימנע מקבצים כפולים

אם יוצאים מהעברה ואז מתחילים העברה חדשה של אותה קבוצת נתונים, יכול להיות שההעברה השנייה תיצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות, לא מומלץ ליצור 2 העברות נפרדות לאותו מערך נתונים.