Usa el método de importación de datos predeterminado para SharePoint Online

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Usa la herramienta de importación de datos para importar archivos de SharePoint Online (Microsoft 365) a la cuenta de Google Workspace de tu organización. A menos que se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que realizas la importación.

Acerca del método de importación de datos predeterminado

  • Este método usa la cuota de API compartida de Google.
  • La importación no borra ni modifica archivos en SharePoint Online. En cambio, los copia a la cuenta de Workspace del usuario.
  • A menos que se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que realizas la importación.
  • No se admiten todas las funciones de SharePoint Online. Para obtener más información, consulta ¿Qué se importa de SharePoint Online?

Si, en cambio, quieres importar datos con tu propia cuota de API dedicada, puedes usar el método de importación de datos avanzado. Para obtener más información, consulta Usa el método de importación de datos avanzado para SharePoint Online.

Requisitos de Workspace

Requisitos de SharePoint Online

Antes de comenzar: Evita problemas conocidos

  • Si sales de una importación de datos y, luego, inicias una nueva para el mismo conjunto de datos, la segunda importación podría crear archivos duplicados en Workspace. Para evitar archivos duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo conjunto de datos.

  • Es posible que tengas problemas si realizas las siguientes 3 acciones después de completar y salir de una importación de datos de SharePoint Online a una ubicación en Workspace:

    • Crear una nueva importación de datos para el mismo conjunto de datos en un plazo de 14 días desde la primera importación de datos
    • Importar el conjunto de datos a una segunda ubicación de Workspace
    • Detener la importación de datos antes de que se puedan copiar datos a Workspace

    Cuando reinicias la importación de datos, se ejecuta como una importación delta y traslada los datos de SharePoint Online de la primera ubicación de Workspace a la segunda. Los datos importados ya no están disponibles en la primera ubicación de Workspace.

Paso 1: Conéctate a SharePoint Online

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Importación de datos.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. En la sección Importar datos de Microsoft, haz clic en SharePoint Online y luego Importar.
  3. Haz clic en Conectarse a Microsoft SharePoint Online y accede como administrador global con tu cuenta de Microsoft. Si no puedes conectarte, asegúrate de usar una cuenta de administrador global para acceder a Microsoft.

Paso 2: Selecciona los sitios que se importarán

La herramienta de importación de datos copia archivos, carpetas y permisos de una lista de sitios de SharePoint Online a unidades compartidas en Workspace. Crea un archivo de valores separados por comas (CSV) que enumere los sitios de SharePoint Online que quieres importar. Puedes crear un archivo CSV nuevo. También puedes descargar un archivo de muestra y agregar filas. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

  1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.
  2. En la primera columna, agrega el encabezado URL de SharePoint de origen y, luego, ingresa la URL de cada sitio o colección de sitios de SharePoint Online.
    • Usa una fila separada para cada URL.
    • Los sitios secundarios se incluyen automáticamente. Los sitios adicionales requieren una importación de datos separada. Para evitar errores de duplicación, solo incluye los sitios superiores o secundarios en el archivo.
    • Puedes encontrar todas las URLs en Administrar sitios en el Centro de administración de SharePoint.
  3. En la segunda columna, agrega el encabezado ID de carpeta de Drive de destino y, luego, ingresa un ID único para la unidad compartida a la que quieres importar cada URL de SharePoint de origen. Puedes encontrar los IDs de unidades compartidas existentes en la página Administrar unidades compartidas de la Consola del administrador de Google.
  4. En la tercera columna, agrega el encabezado GUser de destino y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace para el usuario que tiene permiso de administrador para cada ID de carpeta de Drive de destino.

    Ejemplo:

    URL de SharePoint de origen ID de carpeta de Drive de destino GUser de destino
    https://company.
    SharePoint.com/SiteMain/    		 1dyUEebJaFnWa3Z4n
    0BFMVAXQ7mfUH11g    		 Kim@your-company.com
    https://company.
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 3xyUVNbJaFn9Ym2PL
    0BFMoQXm7PK09vFl    		 Alex@your-company.com
  5. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
  6. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:
    1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
    2. Selecciona el archivo y luego haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo se subió correctamente.

  7. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo.

    Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 3: Crea y sube una asignación de identidad

Si es necesario, crea un segundo archivo CSV (aparte del archivo de sitios de SharePoint Online) para asignar usuarios de SharePoint Online, grupos de sitios de SharePoint Online y grupos de Microsoft 365 a usuarios y grupos de Workspace. Puedes crear un archivo CSV nuevo. También puedes descargar un archivo de muestra y agregar filas. No es necesario que agregues usuarios externos. Sus permisos se importan de forma predeterminada. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

No necesitas una asignación de identidad en los siguientes casos:

  • La dirección de correo electrónico del sitio en SharePoint Online (por ejemplo, raha@example.com) es la misma en Workspace.
  • Todos los usuarios tienen el mismo nombre de usuario en SharePoint Online y Workspace, pero están asignados a otro nombre de dominio, y el único cambio es el nuevo nombre de dominio (como @example.com a @altostrat.com).

Si tienes algunos sitios que necesitan asignación y otros que no, puedes crear una asignación de identidad solo para los sitios que la necesiten.

Antes de comenzar:

Si asignas grupos de sitios de SharePoint Online a Grupos de Google, debes hacer lo siguiente:

  • Crear grupos en Grupos de Google para tu cuenta de Workspace
  • Crear las mismas membresías de usuario en Grupos de Google que las de los grupos de sitios de SharePoint Online

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

  1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.
  2. En la primera columna, agrega el encabezado Entidad de origen y, luego, ingresa cada dirección de correo electrónico y nombre de grupo que quieras importar de SharePoint Online o Microsoft 365. Usa una fila separada para cada usuario o grupo.
  3. En la segunda columna, agrega el encabezado Correo electrónico de destino y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace que recibirá información de importación de datos de cada usuario o grupo de la primera columna.

    Ejemplo:

    Entidad de origen Correo electrónico de destino
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    Visitantes de SiteComms groupsitecomms@your-company.com
  4. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
  5. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:
    1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
    2. Selecciona tu archivo de asignación y luego haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo de asignación se subió correctamente.
  6. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:
    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo. Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

(Opcional) Paso 4: Selecciona la configuración de importación de datos

  1. Haz clic en Editar configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros para elegir qué datos copiar de SharePoint Online.

  2. (Opcional) Para importar todos los usuarios de SharePoint Online y los grupos de 365, incluidos los que no se encuentran en la asignación de identidad, marca la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos y elige una opción:

    • Si la dirección de correo electrónico de la cuenta de Microsoft es la misma que la de Google Workspace, selecciona Conservar su dirección de correo electrónico original.
    • Si el nombre de dominio de todos los usuarios importados y los grupos de Microsoft 365 cambiará, selecciona Usar un dominio de dirección de correo electrónico diferente para estas cuentas y luego selecciona un dominio.

    Nota: Si la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos no está marcada, asegúrate de que la asignación de identidad incluya a los usuarios borrados o a los que se les bloqueó el acceso al buzón.

  3. (Opcional) Para copiar archivos por fecha, marca la casilla Incluir solo los archivos creados o modificados después de la siguiente fecha y elige una opción:

    • Para copiar los archivos creados después de una fecha determinada, selecciona Creado por y, luego, elige una fecha.
    • Para copiar los archivos modificados después de una fecha determinada, selecciona Modificado por y, luego, ingresa una fecha.

    Nota: La configuración de fecha se basa en tu zona horaria local y se aplica solo a archivos individuales, no a carpetas. Se importan todas las carpetas, independientemente de la fecha que selecciones.

  4. Si no quieres importar todos los tipos de archivos, marca la casilla Excluir formatos de archivo específicos y, luego, ingresa las extensiones de archivo que quieres excluir. Separa las diferentes extensiones de archivo con una coma (por ejemplo, tmp, log, bak, etcétera).

  5. Si no quieres importar archivos más grandes, marca la casilla Excluir archivos mayores que el siguiente tamaño , ingresa un tamaño máximo y, luego, selecciona MB o GB.

  6. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 5: Inicia una importación de datos

Antes de comenzar

  • La fase inicial de la herramienta de importación de datos puede tardar hasta 15 minutos. A veces, puede tardar más tiempo, durante el cual el resumen de progreso no mostrará ningún cambio. No es necesario que detengas la importación ni que salgas de ella.
  • Cuando se inicia una importación de datos, se otorga la delegación de todo el dominio y se crea un ID de cliente para la importación de datos en Workspace. Para obtener más información, consulta Controla el acceso a la API con la delegación de todo el dominio.
  1. Haz clic en Iniciar importación.
  2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real mientras se procesa la importación de datos:
    • Tareas descubiertas: Es la cantidad total de tareas que se importaron, omitieron o fallaron.
    • Advertencia : Es la cantidad de tareas que se completaron, pero no como se esperaba.
    • Con errores: Es la cantidad de tareas que no se pudieron importar debido a un error.
    • Omitidas: Es la cantidad de tareas que se omitieron debido a ciertos parámetros de configuración de importación de datos o porque se completaron en una importación anterior.
    • Sin errores: Es la cantidad de tareas que se completaron correctamente.
    • Sitios procesados: Es la cantidad de sitios que se importaron por completo.
    • Archivos descubiertos: Es la cantidad de archivos detectados durante la importación.
    • Archivos importados: Es la cantidad de archivos que se importaron correctamente.
    • Archivos omitidos: Es la cantidad de archivos importados anteriormente que se omitieron.
    • Archivos con errores: Es la cantidad de archivos que no se pudieron importar.
    • Problemas de descubrimiento: Es la cantidad de carpetas de la cuenta de origen que no se pudieron rastrear.
    • Tiempo transcurrido: Es el tiempo transcurrido desde que se inició la importación de datos.
  3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, haz lo siguiente:
    1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o en Exportar informe del sitio.
    2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas y luego el vínculo del informe.
    3. Para abrir el informe en Hojas de cálculo de Google, haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google.
  4. (Opcional) Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación. Esta acción puede tardar unos minutos, y el proceso de importación no se revierte. Si ejecutas otros lotes al mismo tiempo, esos lotes seguirán importándose. Los datos de SharePoint Online que se importaron antes de que detengas la importación no se borran de Workspace.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con las estadísticas de importación y se adjuntarán los informes. Para obtener más información, consulta Comprende un informe de importación de datos de SharePoint Online.

Paso 6: Sal de una importación de datos completada

Una vez que salgas de una importación de datos, ya no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes.

Puedes ejecutar importaciones delta y revisar información sobre una importación de datos completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación. Si necesitas iniciar una nueva importación de datos desde SharePoint Online, debes salir de la importación existente.

Para salir de una importación de datos completada, sigue estos pasos:

  1. Si quieres importar archivos nuevos o actualizados antes de salir, sigue los pasos que se indican en Ejecuta una importación delta para SharePoint Online.
  2. (Opcional) Para guardar informes de una importación de datos, haz clic en Ver registros de importación de datos y luego Exportar informe del sitio.
  3. Haz clic en Salir de la importación y luego Abandonar y borrar la importación.

La importación de datos está diseñada como una función de productividad y no para ayudar con asuntos de cumplimiento legal. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento legal de la organización. Si necesitas archivos y carpetas para fines de cumplimiento legal, considera crear una copia de seguridad de los archivos en SharePoint Online antes de importar datos a Google Workspace.

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