สแกนข้อมูลใน Exchange Online

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ข้อมูล การนำเข้าและการส่งออกข้อมูล การนำเข้าข้อมูล ขั้นสูง

   ไปที่ขั้นสูง

   คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้

2. สำหรับขั้นสูง ให้คลิกการสแกนใหม่
3. สำหรับชื่อการสแกน ให้ป้อนชื่อสำหรับการสแกนการนำเข้า แล้วคลิกดำเนินการต่อ
4. สำหรับรหัสไคลเอ็นต์ ให้ป้อนหมายเลขรหัสที่ไม่ซ้ำกันสำหรับบัญชี Exchange Online
5. ในส่วน Client Secret ให้ป้อนค่า Client Secret สำหรับผู้เช่า Microsoft Entra
6. ในส่วน Tenant ID (รหัสกลุ่มผู้ใช้) ให้ป้อนหมายเลขรหัสที่ไม่ซ้ำกันสำหรับกลุ่มผู้ใช้ Microsoft Entra
7. คลิกเชื่อมต่อ

สร้างไฟล์ค่าที่คั่นด้วยคอมมา (CSV) ซึ่งแสดงรายชื่อผู้ใช้ Exchange Online ที่คุณต้องการสแกน คุณสามารถสร้างไฟล์ CSV ใหม่ได้ หรือดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างแล้วเพิ่มข้อมูล โดยไฟล์ CSV ที่สมบูรณ์ต้องมีขนาดไม่เกิน 10 MB และมีผู้ใช้ไม่เกิน 2,000 ราย

หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ใช้ในกลุ่มผู้ใช้ Exchange Online ให้ไปที่หัวข้อสร้างกลุ่มในองค์กร

วิธีสร้างไฟล์ CSV

1. เปิดโปรแกรมสเปรดชีตโดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ Workspace หรือเลือกดาวน์โหลดไฟล์ CSV ตัวอย่างในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
2. เพิ่มส่วนหัวอีเมล Exchange ต้นทาง และเพิ่มอีเมลสำหรับผู้ใช้ Exchange Online แต่ละรายที่คุณต้องการสแกน ใช้อีเมลแต่ละรายการในแถวแยกกัน

   ตัวอย่าง

   อีเมล Exchange ต้นทาง

   kim@example.com

   alex@example.com

3. บันทึกสเปรดชีตเป็นไฟล์ CSV
4. อัปโหลดไฟล์ไปยังคอนโซลผู้ดูแลระบบโดยทำดังนี้
   1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้คลิกอัปโหลด CSV
   2. เลือกไฟล์คลิกเปิด
   3. คลิกงาน เพื่อยืนยันว่าอัปโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว
5. หากอัปโหลดไฟล์ CSV ไม่สำเร็จ ให้ทำดังนี้
   1. เลือกไฟล์ แล้วคลิกลบใช่เพื่อยืนยัน
   2. สร้างไฟล์ใหม่แล้วลองอัปโหลดอีกครั้ง

   หากพบปัญหานี้มากกว่า 1 ครั้ง โปรดไปที่ติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace

ปรับการตั้งค่าต่อไปนี้เพื่อเลือกข้อมูลที่ต้องการสแกน

1. คลิกแก้ไขการตั้งค่า
2. เลือกช่องต่อไปนี้อย่างน้อย 1 ช่องเพื่อเลือกข้อมูลที่จะสแกนสำหรับผู้ใช้ที่เลือกทั้งหมด
   • อีเมล
   • กิจกรรมในปฏิทิน
   • รายชื่อติดต่อ
3. ในส่วนช่วงวันที่ ให้ป้อนวันที่เพื่อเริ่มสแกนข้อมูลจากแหล่งที่มาที่คุณเลือก ระบบจะสแกนกิจกรรมในปฏิทินและข้อความอีเมลทั้งหมดที่ส่งหรือที่ได้รับหลังจากวันที่นี้ รวมถึงสแกนรายชื่อติดต่อทั้งหมดไม่ว่าจะสร้างขึ้นเมื่อใด
4. (ไม่บังคับ) สำหรับตัวเลือกอีเมล ให้เลือกช่องใดช่องหนึ่งต่อไปนี้เพื่อระบุประเภทข้อมูลอีเมลที่จะสแกน
   • รวมอีเมลที่ถูกลบ - สแกนข้อความอีเมลที่ถูกลบ
   • รวมอีเมลขยะ - สแกนข้อความอีเมลในโฟลเดอร์จดหมายขยะ
   • ยกเว้นโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง - ป้อนชื่อโฟลเดอร์ที่ยกเว้นโดยคั่นด้วยคอมมา โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อยกเว้นโฟลเดอร์จากการนำเข้า
5. (ไม่บังคับ) หากต้องการสแกนปฏิทินและกิจกรรมของผู้ใช้ Exchange Online รวมถึงปฏิทินสำหรับการนัดหมายส่วนตัว ให้เลือกช่องคัดลอกปฏิทินเพิ่มเติม
6. คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ยกเว้นโฟลเดอร์จากการสแกนการนำเข้า

• เพิ่มชื่อโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยของ Exchange Online แต่ละรายการแยกกัน
• หากยกเว้นโฟลเดอร์ใด ระบบจะไม่นำเข้าโฟลเดอร์ย่อยและข้อความอีเมลใดๆ ในโฟลเดอร์นั้น
• หากต้องการยกเว้นโฟลเดอร์ย่อย ให้ใช้เส้นทางแบบเต็มและแยกโฟลเดอร์หลักออกจากโฟลเดอร์ย่อยด้วยเครื่องหมายทับ (/) เช่น
  • หากต้องการยกเว้นโฟลเดอร์ย่อย Asia ในโฟลเดอร์ Travel ให้ป้อน Travel/Asia
  • หากเพิ่ม Travel ไว้ในรายการด้วย เช่น Travel, Travel/Asia ระบบจะยกเว้นโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
• หากต้องการยกเว้นโฟลเดอร์ที่มีเครื่องหมายทับ (/) ในชื่อ ให้แทนที่เครื่องหมายทับแต่ละรายการด้วยขีดล่าง (_) เช่น หากต้องการยกเว้น Folder/with/slash ให้เพิ่มเป็น Folder_with_slash
• นอกจากนี้ คุณยังยกเว้นโฟลเดอร์เริ่มต้นของ Microsoft เช่น รายการที่ถูกลบ กล่องจดหมาย หรืออีเมลขยะ และโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้สร้างขึ้นได้ด้วย

1. คลิกเริ่มสแกน

   สถานะจะเปลี่ยนเป็นกำลังดำเนินการ และระบบจะอัปเดตข้อมูลต่อไปนี้แบบเรียลไทม์

   • ผู้ใช้ที่ประมวลผลแล้ว - จำนวนผู้ใช้ที่ได้รับการสแกนสำหรับข้อมูลทุกประเภทที่เลือก
   • อีเมลที่ค้นพบ - จำนวนข้อความอีเมลในบัญชีของผู้ใช้ Exchange Online
   • ปฏิทินที่ค้นพบ - จำนวนปฏิทินที่นำเข้า
   • กิจกรรมในปฏิทินที่ค้นพบ - จำนวนกิจกรรมในปฏิทินของผู้ใช้ Exchange Online
   • รายชื่อติดต่อที่ค้นพบ - จำนวนรายชื่อติดต่อในบัญชีของผู้ใช้ Exchange Online
2. คุณสามารถออกจากหน้ารายงานสถานะการสแกนได้โดยไม่ขัดจังหวะการสแกนการนำเข้า การสแกนการนำเข้าจะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะยกเลิก
3. (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งออกรายงานสำหรับการสแกนการนำเข้าที่กำลังดำเนินการ ให้ทำดังนี้
   1. คลิกส่งออกรายงานผู้ใช้หรือดูบันทึกการสแกน
   2. หากรายการงานไม่เปิดขึ้นโดยอัตโนมัติพร้อมกับรายงานที่ส่งออก ให้คลิกงาน ลิงก์รายงาน
   3. คลิกเปิดใน Google ชีตเพื่อเปิดรายงานในชีต
   4. หากต้องการส่งออกและตีความรายงาน โปรดไปที่หัวข้อทำความเข้าใจรายงานการสแกนการนำเข้า

หากต้องการหยุดการสแกนการนำเข้าที่กำลังดำเนินการอยู่ ให้คลิกหยุดสแกน ซึ่งระบบอาจใช้เวลาสักครู่การสแกนเพื่อนำเข้าจึงจะหยุด และกระบวนการสแกนเพื่อนำเข้าจะไม่ย้อนกลับ

หลังจากสแกนข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคลิกเรียกใช้การสแกนอีกครั้งเพื่อสแกนข้อมูลใหม่และข้อมูลที่อัปเดต

หากมีการเปลี่ยนแปลงผู้ใช้หรือข้อมูล Exchange Online ที่สแกนไว้ก่อนหน้านี้ การเรียกใช้การสแกนการนำเข้าอีกครั้งจะระบุและอัปเดตรายงานการสแกน