Exchange Online में मौजूद डेटा को स्कैन करना

1. Google Admin console में, मेन्यू डेटा डेटा इंपोर्ट और एक्सपोर्ट डेटा इंपोर्ट ऐडवांस पर जाएं.

   ऐडवांस पर जाएं

   यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.

2. ऐडवांस में जाकर,नया स्कैन पर क्लिक करें.
3. स्कैन का नाम में, इंपोर्ट स्कैन के लिए कोई नाम डालें. इसके बाद, जारी रखें पर क्लिक करें.
4. क्लाइंट आईडी में, अपने Exchange Online खाते का यूनीक आईडी नंबर डालें.
5. क्लाइंट सीक्रेट में, अपने Microsoft Entra किरायेदार के लिए क्लाइंट सीक्रेट की वैल्यू डालें.
6. किरायेदार आईडी में, अपने Microsoft Entra किरायेदार का यूनीक आईडी नंबर डालें.
7. कनेक्ट करें पर क्लिक करें.

कॉमा से अलग की गई वैल्यू (CSV) वाली एक फ़ाइल बनाएं. इसमें Exchange Online के उन उपयोगकर्ताओं की सूची शामिल करें जिनका डेटा स्कैन करना है. नई CSV फ़ाइल बनाई जा सकती है. इसके अलावा, सैंपल फ़ाइल डाउनलोड करके उसमें जानकारी जोड़ी जा सकती है. पूरी हो चुकी CSV फ़ाइल का साइज़ 10 एमबी से कम होना चाहिए. साथ ही, इसमें 2,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ता शामिल नहीं होने चाहिए.

अपने Exchange Online किरायेदार में मौजूद उपयोगकर्ताओं के बारे में जानकारी पाने के लिए, अपने संगठन में कोई ग्रुप बनाना लेख पढ़ें.

CSV फ़ाइल बनाने के लिए:

1. Workspace के एडमिन खाते का इस्तेमाल करके, स्प्रेडशीट प्रोग्राम खोलें. इसके अलावा, Admin console में, सैंपल CSV फ़ाइल डाउनलोड करें को चुनें.
2. सोर्स Exchange ईमेल हेडर जोड़ें. साथ ही, Exchange Online के हर उस उपयोगकर्ता के लिए एक ईमेल पता जोड़ें जिसका डेटा स्कैन करना है. हर ईमेल पते के लिए, अलग-अलग लाइन का इस्तेमाल करें.

   उदाहरण:

   सोर्स Exchange ईमेल

   kim@example.com

   alex@example.com

3. स्प्रेडशीट को CSV फ़ाइल के तौर पर सेव करें.
4. फ़ाइल को Admin console में अपलोड करें:
   1. Admin console में, CSV अपलोड करें पर क्लिक करें.
   2. फ़ाइल चुनेंखोलें पर क्लिक करें.
   3. यह पुष्टि करने के लिए कि फ़ाइल अपलोड हो गई है, टास्क पर क्लिक करें.
5. अगर CSV फ़ाइल अपलोड नहीं होती है, तो:
   1. फ़ाइल चुनें और मिटाएंपुष्टि करने के लिए, हां पर क्लिक करें.
   2. नई फ़ाइल बनाएं और उसे फिर से अपलोड करने की कोशिश करें.

   अगर आपको यह समस्या एक से ज़्यादा बार आती है, तो Google Workspace की सहायता टीम से संपर्क करें.

आपको जिस डेटा को स्कैन करना है उसे चुनने के लिए, यहां दी गई सेटिंग में बदलाव करें.

1. सेटिंग में बदलाव करें पर क्लिक करें.
2. चुने गए सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, कौनसा डेटा स्कैन करना है यह तय करने के लिए, इनमें से एक या ज़्यादा बॉक्स पर सही का निशान लगाएं:
   • ईमेल
   • कैलेंडर इवेंट
   • संपर्क
3. तारीख की सीमा में, वह तारीख डालें जिससे आपको चुने गए सोर्स का डेटा स्कैन करना है. इस तारीख के बाद भेजे या मिले सभी ईमेल और कैलेंडर इवेंट स्कैन किए जाते हैं. साथ ही, सभी संपर्क स्कैन किए जाते हैं. भले ही, उन्हें कभी भी बनाया गया हो.
4. (ज़रूरी नहीं) ईमेल के विकल्प में, किस तरह की ईमेल जानकारी स्कैन करनी है यह तय करने के लिए, इनमें से किसी भी बॉक्स पर सही का निशान लगाएं:
   • मिटाए गए ईमेल शामिल करें—मिटाए गए ईमेल स्कैन करें.
   • जंक ईमेल शामिल करें—स्पैम फ़ोल्डर में मौजूद ईमेल स्कैन करें.
   • चुनिंदा फ़ोल्डर शामिल न करें—शामिल न किए जाने वाले फ़ोल्डर के नाम डालें और उन्हें कॉमा लगाकर अलग करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, इंपोर्ट में फ़ोल्डर शामिल न करना लेख पढ़ें.
5. (ज़रूरी नहीं) Exchange Online के उपयोगकर्ताओं के कैलेंडर और इवेंट स्कैन करने के लिए, अतिरिक्त कैलेंडर कॉपी करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इसमें निजी अपॉइंटमेंट के लिए कैलेंडर भी शामिल हैं.
6. बदलाव सेव करें पर क्लिक करें.

इंपोर्ट स्कैन में फ़ोल्डर शामिल न करना

• Exchange Online के हर फ़ोल्डर या सब-फ़ोल्डर का नाम अलग से जोड़ें.
• अगर कोई फ़ोल्डर शामिल नहीं किया जाता है, तो इंपोर्ट में उसके सब-फ़ोल्डर और उनमें मौजूद ईमेल शामिल नहीं किए जाते.
• किसी सब-फ़ोल्डर को शामिल न करने के लिए, पूरा पाथ इस्तेमाल करें. साथ ही, पैरंट फ़ोल्डर को सब-फ़ोल्डर से अलग करने के लिए, फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए:
  • अगर आपको Travel फ़ोल्डर में मौजूद Asia सब-फ़ोल्डर को शामिल नहीं करना है, तो Travel/Asia डालें.
  • अगर सूची में Travel भी जोड़ा जाता है, जैसे कि Travel, Travel/Asia, तो सभी सब-फ़ोल्डर अपने-आप शामिल नहीं किए जाएंगे.
• किसी ऐसे फ़ोल्डर को शामिल न करने के लिए जिसके नाम में फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) है, हर स्लैश को अंडरस्कोर (_) से बदलें. उदाहरण के लिए, Folder/with/slash को शामिल न करने के लिए, इसे Folder_with_slash के तौर पर जोड़ें.
• Microsoft के डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर भी शामिल नहीं किए जा सकते. जैसे, मिटाई गई चीज़ें, इनबॉक्स या जंक ईमेल. साथ ही, उपयोगकर्ता के बनाए गए फ़ोल्डर भी शामिल नहीं किए जा सकते.

1. स्कैन करें पर क्लिक करें.

   स्टेटस प्रोग्रेस में है में बदल जाता है. साथ ही, यहां दी गई जानकारी रीयल टाइम में अपडेट होती है:

   • प्रोसेस किए गए उपयोगकर्ता—उन उपयोगकर्ताओं की संख्या जिनका डेटा, चुने गए सभी टाइप के लिए स्कैन किया गया है.
   • मिले ईमेल—Exchange Online के उपयोगकर्ताओं के खातों में मौजूद ईमेल की संख्या.
   • मिले कैलेंडर—इंपोर्ट किए गए कैलेंडर की संख्या.
   • मिले कैलेंडर इवेंट—Exchange Online के उपयोगकर्ताओं के कैलेंडर में मौजूद इवेंट की संख्या.
   • मिले संपर्क—Exchange Online के उपयोगकर्ताओं के खातों में मौजूद संपर्कों की संख्या.
2. इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस को रोके बिना, स्कैन के स्टेटस की रिपोर्ट वाले पेज से कहीं और नेविगेट किया जा सकता है. इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस तब तक जारी रहती है, जब तक उसे रद्द नहीं किया जाता.
3. (ज़रूरी नहीं) इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस के दौरान, रिपोर्ट एक्सपोर्ट करने के लिए:
   1. उपयोगकर्ता की रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें या स्कैन के लॉग देखें पर क्लिक करें.
   2. अगर एक्सपोर्ट की गई रिपोर्ट के साथ, टास्क की सूची अपने-आप नहीं खुलती है, तो टास्क रिपोर्ट के लिंक पर क्लिक करें.
   3. Sheets में रिपोर्ट खोलने के लिए, Google Sheets में खोलें पर क्लिक करें.
   4. रिपोर्ट एक्सपोर्ट करने और उन्हें समझने के लिए, इंपोर्ट स्कैन की रिपोर्ट समझना लेख पढ़ें.

इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस को रोकने के लिए, स्कैन करें पर क्लिक करें. इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस को रुकने में कुछ मिनट लग सकते हैं. साथ ही, इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस को पहले जैसा नहीं किया जा सकता.

डेटा को स्कैन करने के बाद, स्कैन करें पर क्लिक करके, नए और अपडेट किए गए डेटा को स्कैन किया जा सकता है.

अगर पहले स्कैन किए गए Exchange Online के उपयोगकर्ताओं या डेटा में कोई बदलाव होता है, तो इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस को फिर से शुरू करने पर, स्कैन रिपोर्ट में बदलाव की पहचान की जाती है और उसे अपडेट किया जाता है.