防範 Chat 訊息和附件的資料外洩

Chat 是容易受到延遲影響的應用程式，而 Chat 的資料遺失防護功能則設計為不會降低使用者體驗。

• 資料遺失防護功能會有固定的時間執行訊息掃描作業。視您的偵測工具的複雜程度和數量而定，部分偵測工具可能無法即時完成，而且無法強制執行。凡是已傳送的訊息和上傳附件，都會列在 Google Chat 稽核記錄中。
• 下列預先定義的偵測工具可能需要更多時間進行掃描 - 在 Chat 資料遺失防護規則中使用這些偵測工具，會增加掃描逾時的風險：
  • 出生日期
  • 姓名
• 附件會給予較長掃描時間

系統會將半形逗號分隔值 (.csv) 檔案視為純文字檔案。因此，當您檢查檔案中的資料時，資料遺失防護功能可能不會在顯示的欄中發現違規內容。

請確認使用者的 Gmail 和 Google Chat 應用程式是最新版本，以便接收關於遭封鎖 Chat 對話的完整訊息。如果是舊版 Gmail 和 Chat，則只有觸發警示的內容會遭到封鎖。

如果建立了無條件的資料遺失防護規則，這項規則就會對指定的「所有」Chat 訊息和/或「所有」上傳檔案套用指定動作 (視您建立規則時選取的訊息或檔案附件而定)。

以下是 Chat 訊息或附件遭到封鎖時使用者可接收的訊息：

• 無法傳送訊息
• 無法更新訊息

  你的訊息可能含有貴機構政策禁止分享的敏感內容 (例如信用卡號)。請視需要編輯內容；如果你認為這是系統誤判，請洽詢管理員。

訊息遭到封鎖時，使用者可以關閉對話方塊或點選「編輯訊息」，然後編輯訊息文字或移除違規的附件。

Chat 訊息或附件觸發警告時，使用者會收到以下訊息。請注意，訊息會先遭到封鎖，只有在使用者選擇傳送訊息時才會傳送：

• 查看訊息

  你的訊息可能含有貴機構政策禁止分享的敏感內容 (例如信用卡號)。請視需要編輯內容；如果你認為這是系統誤判，請洽詢管理員。

收到警告後，使用者可以按一下「編輯訊息」並編輯訊息文字，或按一下「直接傳送」，讓訊息不經修改直接傳送，或關閉對話方塊。

內部或外部對話的訊息或附件含有身分證字號時，這項規則會封鎖對話。

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「規則」「建立規則」「資料保護」。

   前往「資料保護」頁面

   必須具備「查看及管理資料遺失防護規則」權限。

2. 新增規則名稱和說明，例如「在即時通訊中分享身分證字號時封鎖」。
3. 在 Google Chat 部分，選取「已傳送訊息」和「已上傳檔案」 (包含附件)。
4. 按一下「繼續」。
5. 在「動作」部分的「Google Chat」下方，選取「封鎖訊息」，並選取要套用這項動作的時機。在本例中，請選取「外部對話」和「內部對話」。不要選取「聊天室」、「群組通訊」和「1:1 即時通訊」。
6. (選用) 在「快訊」部分：
   • 選擇嚴重程度 (低、中或高)，如果觸發規則的事件符合標準，系統就會在安全性資訊主頁中回報事件。
   • 選擇若有事件觸發規則，是否要一併將快訊傳送至快訊中心。此外，請一併選擇是否要透過電子郵件傳送快訊，通知所有超級管理員或其他收件者。
7. 按一下「繼續」。
8. 在「範圍」部分中選擇「套用至 <網域名稱> 全網域」domain.name，或搜尋並納入/排除要套用規則的機構單位或群組。
9. 在「內容條件」部分按一下「新增條件」，並選取下列值：
   1. 要掃描的內容類型：所有內容 (請注意，選取 Google Chat 後，不論選取哪些應用程式，都只能選取「所有內容」類型)。
   2. 掃描類型：與預先定義的資料類型相符 (建議)
   3. 選取資料類型：美國 - 社會安全號碼。
   4. 可能性門檻：高。條件的可信度門檻。這是用於決定郵件是否會觸發規則動作的額外選項。
   5. 不重複配對數量下限：[1]。訊息或郵件中的特定相符項目必須出現至少幾次，才會觸發動作。
   6. 相符項目數下限：[1]。相符內容必須在郵件或附件中出現幾次，才會觸發動作。舉例來說，如果您選取「2」，內容必須在郵件中至少出現兩次，才會觸發相應的動作。
10. 按一下「繼續」查看規則詳情。Chat 動作是封鎖外部和內部對話。
11. 選擇規則狀態：
    • 有效：您的規則會立即執行。
    • 無效：規則已建立完成，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與團隊成員分享，之後再啟用規則。啟用方法是依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」。按一下規則的「無效」狀態，然後選取「有效」。規則會在您啟用後立即執行，資料遺失防護功能也會開始掃描機密內容。
12. 點選「建立」。

這個組合規則可禁止透過 Chat 附件或雲端硬碟檔案與外部人士分享護照資訊。

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「規則」「建立規則」「資料保護」。

   前往「資料保護」頁面

   必須具備「查看及管理資料遺失防護規則」權限。

2. 新增規則名稱和說明，例如「在 Chat 和雲端硬碟中提及護照號碼時封鎖」。
3. 如果是 Google 雲端硬碟，請選取「雲端硬碟檔案」。如果是 Google Chat，請只選取「已上傳檔案」。
4. 按一下「繼續」。
5. 在「動作」部分：
   1. 選取 Google Chat 下方的「封鎖訊息」，並選取要套用這項動作的時機。在本例中，請取消選取「內部對話」，並將「外部對話」維持在選取狀態。此外，也可以選取要套用這項規則的即時通訊類型。
   2. 在 Google 雲端硬碟底下，選取「禁止對外共用」。
6. (選用) 在「快訊」部分：
   • 選擇嚴重程度 (低、中或高)，如果觸發規則的事件符合標準，系統就會在安全性資訊主頁中回報事件。
   • 選擇若有事件觸發規則，是否要一併將快訊傳送至快訊中心。此外，請一併選擇是否要透過電子郵件傳送快訊，通知所有超級管理員或其他收件者。
7. 按一下「繼續」。
8. 在「範圍」部分中選擇「套用至 <網域名稱> 全網域」domain.name，或搜尋並納入/排除要套用規則的機構單位或群組。
9. 在「內容條件」部分按一下「新增條件」，並選取下列值：
   1. 要掃描的內容類型：所有內容 (請注意，選取 Google Chat 後，不論選取哪些應用程式，都只能選取「所有內容」類型)。
   2. 掃描類型：與預先定義的資料類型相符 (建議)
   3. 選取資料類型：美國護照
   4. 可能性門檻：高。條件的可信度門檻。這是用於決定郵件是否會觸發動作的額外選項。
   5. 不重複配對數量下限：[1]。這個數字指的是不重複的相符結果必須在文件中至少出現幾次，才會觸發相應的動作。
   6. 相符項目數下限：[1]。這個數字指的是內容必須在郵件中出現幾次，才會觸發相應的動作。舉例來說，如果您選取「2」，內容必須在郵件中至少出現兩次，才會觸發相應的動作。
10. 按一下「繼續」查看規則詳情。Chat 的動作是封鎖外部對話的內容。雲端硬碟的動作是禁止外部成員共用。
11. 選擇規則狀態：
    • 有效：您的規則會立即執行。
    • 無效：規則已建立完成，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與團隊成員分享，之後再啟用規則。啟用方法是依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」。按一下規則的「無效」狀態，然後選取「有效」。規則會在您啟用後立即執行，資料遺失防護功能也會開始掃描機密內容。
12. 點選「建立」。

在這個範例中，您會在 Chat 的規則稽核記錄中，查看以附件形式上傳至 Chat 的文件，並在發現文件提及專案產品代號 (本例為 SpiderWeb) 或專案縮寫 (本例為 SpdW) 時進行記錄。

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「規則」「建立規則」「資料保護」。

   前往「資料保護」頁面

   必須具備「查看及管理資料遺失防護規則」權限。

2. 新增規則名稱和說明，例如「在 Chat 中提及名稱時進行記錄」。
3. 如果是 Google Chat，請只選取「已上傳檔案」。
4. 按一下「繼續」。
5. 在「動作」部分的「Chat」下方，選取「僅限稽核」。如果是 Chat，請選取要套用這項動作的時機。在本例中，請選取「外部對話」和「內部對話」。
6. (選用) 在「快訊」部分：
   • 選擇嚴重程度 (低、中或高)，如果觸發規則的事件符合標準，系統就會在安全性資訊主頁中回報事件。
   • 選擇若有事件觸發規則，是否要一併將快訊傳送至快訊中心。此外，請一併選擇是否要透過電子郵件傳送快訊，通知所有超級管理員或其他收件者。
7. 按一下「繼續」。
8. 在「範圍」部分中選擇「套用至 <網域名稱> 全網域」domain.name，或搜尋並納入/排除要套用規則的機構單位或群組。
9. 在「內容條件」部分按一下「新增條件」，並選取下列值：
   1. 要掃描的內容類型：所有內容 (請注意，選取 Google Chat 後，不論選取哪些應用程式，都只能選取「所有內容」類型)。
   2. 掃描項目：包含文字字串
   3. 輸入要比對的內容：SpiderWeb
10. 按一下「新增條件」以新增 OR 條件，然後選取下列值：
    1. 掃描內容類型：所有內容
    2. 掃描項目：包含文字字串
    3. 輸入要比對的內容：SpdW
11. 按一下「繼續」查看規則詳情。請注意，「動作」部分的 Chat 動作為「僅限稽核」，系統會針對提及相應內容的外部和內部對話執行動作。
12. 選擇規則狀態：
    • 有效：您的規則會立即執行。
    • 無效：規則已建立完成，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與團隊成員分享，之後再啟用規則。啟用方法是依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」。按一下規則的「無效」狀態，然後選取「有效」。規則會在您啟用後立即執行，資料遺失防護功能也會開始掃描機密內容。
13. 點選「建立」。

在這個範例中，您會建立用來列出專案敏感字詞的自訂偵測工具，接著，您會在資料遺失防護規則中，使用這個自訂偵測工具做為條件。

建立偵測工具

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」。

   前往「資料保護」頁面

   須具備「查看及管理資料遺失防護規則」的管理員權限。

2. 按一下「管理偵測工具」。
3. 依序按一下「新增偵測工具」和「字詞清單」。
4. 在「新增字詞清單」視窗中：
   1. 新增名稱 (例如敏感字詞) 和說明。
   2. 新增以半形逗號分隔的敏感字詞清單。請注意，系統會忽略大小寫和符號，且只會比對完整字詞。字詞清單偵測工具中的字詞，應至少包含 2 個字母或數字字元。
5. 按一下「建立」，現在，您可以在規則條件中使用自訂偵測工具。

在規則中使用自訂偵測工具

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」。

   前往「資料保護」頁面

   須具備「查看及管理資料遺失防護規則」的管理員權限。

2. 依序點選「管理規則」「新增規則」「建立新規則」。
3. 新增規則名稱 (例如用來警告使用者的敏感字詞) 和說明。
4. 在 Google Chat 部分，選取「已傳送訊息」和「已上傳檔案」。
5. 按一下「繼續」。
6. 在「動作」部分的「Chat」下方，選取「警告使用者」。如果是 Chat，請選取要套用這項動作的時機。在本例中，請選取「外部對話」和「內部對話」。
7. (選用) 在「快訊」部分：
   • 選擇嚴重程度 (低、中或高)，如果觸發規則的事件符合標準，系統就會在安全性資訊主頁中回報事件。
   • 選擇若有事件觸發規則，是否要一併將快訊傳送至快訊中心。此外，請一併選擇是否要透過電子郵件傳送快訊，通知所有超級管理員或其他收件者。
8. 在「範圍」部分中選擇「套用至<網域名稱> 全網域」，或搜尋並納入/排除要套用規則的機構單位或群組。
9. 在「內容條件」部分按一下「新增條件」，並選取下列值：
   • 要掃描的內容類型：所有內容 (請注意，選取 Google Chat 後，不論選取哪些應用程式，都只能選取「所有內容」類型)。
   • 掃描類型：比對字詞清單中的字詞
   • 字詞清單名稱：敏感字詞
   • 比對模式：比對任何字詞
   • 偵測到任何字詞的最低總次數：1
10. 按一下「繼續」查看規則詳情。請注意，「動作」下方的 Chat 動作為「警告使用者」，系統會針對提及內容的外部和內部對話執行動作。
11. 選擇規則狀態：
    • 有效：您的規則會立即執行。
    • 無效：規則已建立完成，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與團隊成員分享，之後再啟用規則。啟用方法是依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」。按一下規則的「無效」狀態，然後選取「有效」。規則會在您啟用後立即執行，資料遺失防護功能也會開始掃描機密內容。
12. 點選「建立」。

規則範本提供一組涵蓋許多一般資料保護情況的條件。您可以使用規則範本，針對常見資料保護情況設定政策。

在這個例子中，如果訊息或檔案包含美國個人識別資訊 (PII)，會使用規則範本禁止傳送即時通訊訊息、將檔案上傳到即時通訊，或是共用雲端硬碟檔案。

開始操作前，請登入超級管理員帳戶，或具有下列權限的委派管理員帳戶：

• 「組織單位管理員」權限。
• 「群組管理員」權限。
• 「查看及管理資料遺失防護規則」的權限。請注意，您必須同時啟用「查看」和「管理」權限，才能取得建立及編輯規則的完整權限。因此，建議您建立具備這兩項權限的自訂角色。
• 「查看中繼資料和屬性」權限 (僅在使用調查工具時才需要)：如要啟用這項權限，請依序前往「安全中心」「調查工具」「規則」「查看中繼資料和屬性」。

進一步瞭解管理員權限和建立自訂管理員角色。

1. 依序點選「選單」圖示 「規則」。
2. 點選「範本」。
3. 在「範本」頁面中，按一下「禁止共用 PII 資訊 (美國)」。
4. 在「名稱」部分中，接受規則的預設名稱和說明，或輸入新的值。
5. 在「應用程式」下方，系統會預先選取下列選項：
   • 如果是 Google Chat，系統會勾選「已傳送訊息」和「已上傳檔案」。
   • 如果是 Gmail，系統會勾選「已傳送郵件」。
   • 如果是 Google 雲端硬碟，系統會選取「雲端硬碟檔案」。
6. 按一下「繼續」，查看為 PII 規則範本選取的預設動作 (Chat 和 Gmail 是封鎖訊息/郵件，雲端硬碟則是禁止與外部人員共用)。
7. 按一下「繼續」。
8. 在「範圍」部分中，搜尋並選取要套用規則的機構單位或群組。
9. 查看為 PII 規則範本選取的預設條件：
   • 要掃描的內容類型：所有內容 (請注意，選取 Google Chat 後，不論選取哪些應用程式，都只能選取「所有內容」類型)。
   • 掃描類型：與預先定義的資料類型相符 (建議)
   • 選取資料類型：多種資料類型，包括身分證字號、駕照號碼和美國護照號碼。
   • 可能性門檻：極高。條件的可信度門檻。這是用於決定郵件是否會觸發動作的額外選項。
   • 不重複配對數量下限：[1]。這個數字指的是不重複的相符結果必須在文件中至少出現幾次，才會觸發相應的動作。
   • 相符項目數下限：[1]。這個數字指的是內容必須在郵件中出現幾次，才會觸發相應的動作。舉例來說，如果您選取「2」，內容必須在郵件中至少出現兩次，才會觸發相應的動作。
10. 按一下「繼續」查看規則詳情。
11. 選擇規則狀態：
    • 有效：您的規則會立即執行。
    • 無效：規則已建立完成，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與團隊成員分享，之後再啟用規則。啟用方法是依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」。按一下規則的「無效」狀態，然後選取「有效」。規則會在您啟用後立即執行，資料遺失防護功能也會開始掃描機密內容。
12. 點選「建立」。

機構管理員可以新增訊息，在觸發規則時向使用者顯示。您可以自訂訊息，協助使用者瞭解及修正違規內容，然後封鎖訊息或顯示警告。

1. 依序點選「選單」圖示 「規則」。
2. 在「分類及保護敏感內容」部分，按一下「建立規則」。
3. 按一下「名稱」，然後輸入規則名稱。
   (選用) 如要輸入規則說明，請按一下「說明」，然後輸入內容。
4. 針對「應用程式」和「Google Chat」，選擇下列一或多個選項：
   • 如要將規則套用到訊息，請勾選「已傳送郵件」方塊。
   • 如要將規則套用到附件，請勾選「已上傳檔案」方塊。
5. 按一下「繼續」。
6. 按一下「動作」，然後選擇下列其中一個選項：
   • 如要警告使用者，請選取「警告使用者」。
   • 如要封鎖訊息，請選取「封鎖訊息」。
7. 選取要套用規則的時間，並勾選「自訂訊息」方塊。
8. 輸入自訂訊息。您可以建立最多 300 個半形字元的訊息並插入連結。插入的網址會計入訊息的字元限制。
9. (選用) 如要在管理控制台中，選擇如何回報由此規則觸發事件的嚴重性等級，請在「快訊」部分選取「低」、「中」，或是「高」。
10. (選用) 如要在規則觸發事件時傳送快訊至快訊中心，請勾選「傳送至快訊中心」方塊，如要傳送快訊通知給所有超級管理員，請勾選「所有超級管理員」方塊。您也可以輸入其他要收到通知的電子郵件收件者。
11. 在「範圍」部分，選擇下列任一選項：
    • 如要將規則套用至整個機構，請選取「<網域名稱> 所有成員」domain.name。
    • 如要將規則套用至特定機構單位或群組，請選取「機構單位和/或群組」，然後加入或排除該機構單位和群組。
12. (選用) 如要新增條件：
    1. 按一下 [Add Condition] (新增條件)。如果是 Google Chat，您只能使用「所有內容」選項。
    2. 按一下「掃描用途」，然後完成掃描類型所需的屬性。
       
       如果建立了無條件的資料遺失防護規則，這項規則就會對指定的「所有」Chat 訊息和/或「所有」上傳檔案套用指定動作 (視您建立規則時選取的訊息或檔案附件而定)。
13. 按一下「繼續」並查看規則詳情。
14. 選擇規則狀態：
    • 有效：規則會立即執行。
    • 無效：規則已建立完成，但不會立即執行。也就是說，您可以先檢查規則並與團隊成員分享，之後再啟用規則。如要稍後再啟用規則，請在管理控制台中依序前往「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」「管理規則」，將狀態變更為「有效」，然後按一下「確認」。
15. 點選「建立」。

1. 在管理控制台首頁中，依序點選「安全性」「存取權與資料控管」「資料保護」。
2. 在「資料保護設定」之下，按一下「光學字元辨識 (OCR)」。預設狀態為「開啟」。如果 OCR 為「關閉」狀態，請選取「關閉」，然後將其滑動至「開啟」狀態。
3. 按一下 [儲存]。如此一來，ORC 設定就會包含套用至 Google Chat 的資料保護規則。

注意：啟用 OCR 設定後，系統會將 OCR 設定套用至所有 Chat 資料遺失防護規則，您無法選擇將設定套用到特定規則。

建立資料保護規則時，您可以確認 OCR 是否已啟用。

1. 在管理控制台首頁中點選「規則」。
2. 在「保護敏感內容」下方，按一下「建立規則」。
3. 輸入規則名稱和說明。
4. 在「應用程式」下方的「Google Chat」部分，勾選「已上傳檔案」。
5. 點選即可檢查 OCR 是否已啟用。如未選取 Google Chat 的 OCR，請選取「Google Chat」方塊，然後按一下「儲存」。
6. 按一下「繼續」即可完成規則建立程序。 如需建立規則的相關說明，請參閱上方的「Chat 的資料遺失防護功能 - 規則範例」。

如有以下情況，您就無法查看原始的違規訊息或附件：

• 郵件未傳送 (遭封鎖)。只能查看已傳送及違反僅限稽核規則的內容。
• 這則訊息是在其他機構的對話中傳送。
• 訊息超過保留期限。