如要使用存取管理和存取權核准功能，您需要安裝 Google Workspace 安全控管外掛程式。詳情請洽詢您的業務代表。
Google Workspace 管理員可以設定存取管理功能，根據預先定義的屬性限制哪些 Google 員工可以對機構的資料採取支援行動。
存取權核准功能規定，可對貴機構相關資料進行支援行動的 Google 員工必須先要求核准，獲准後才能查看支援行動所需的資料。
存取管理和存取權核准功能目前僅適用於下列服務。
詳情請參閱下列說明文章：
注意：資料存取透明化控管機制會記錄存取管理和存取權核准功能允許的動作。
存取管理和存取權核准功能涵蓋的服務和資料
主要數據
存取管理及存取權核准功能適用於主要靜態資料，包括備份資料：
| Google Workspace 核心服務 | 涵蓋資料 |
| Gmail | 主旨、內文和附件 |
| 日曆 | 活動名稱、說明和地點 |
| 即時通訊 | 名稱、聊天室標題、聊天室 即時訊息和聊天室中的訊息和主題內文 使用者資訊 (包括姓名、電子郵件地址和聊天室成員) 注意：如要讓 Chat 涵蓋群組訊息，您必須在頂層機構單位 (整個機構) 設定存取權管理和存取權核准。如果您不需要在子組織單位使用存取管理功能和存取權核准功能，則可替這些組織單位確實關閉這兩項功能。 |
| 雲端硬碟 | 上傳至雲端硬碟的原始檔案內容 |
| Google 文件、表單、試算表、協作平台、簡報 | 文件內容，包括檔案內文、嵌入圖片、嵌入繪圖、註解和表單回應 注意：舊版協作平台並不在適用範圍內。 |
| Gemini | 提示詞和回覆 |
注意：存取管理和存取權核准功能僅適用於上方提到的版本、產品或服務。
備份
Google Workspace 會保留主要資料的備份，用於災難復原及維持企業營運。在極少數情況下，Google Workspace 會使用備份還原資料，讓各項服務保持高度穩定性。
請注意，我們無法應客戶要求使用這些備份還原資料。備份內容會在指定時間到期 (遭到覆寫)。