ঠিক যেমন আপনি ইনকামিং মেইল সামলানোর জন্য গুগল ওয়ার্কস্পেস কাস্টমাইজ করেন, তেমনি কিছু বহিরাগত প্রাপকও তাদের প্রয়োজন অনুযায়ী নিজেদের ইমেল সিস্টেম সেট আপ করে নেন। ফলে, তাদের কাছে পাঠানো ইমেল নিয়ে আপনি সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন।
সাধারণ সমস্যা এবং প্রস্তাবিত পদক্ষেপ
একটি ইমেল কারও ইনবক্সে পৌঁছাতে এক ঘণ্টারও বেশি সময় লাগে।
- যদি ইমেলটি ৩০ দিনেরও কম সময় আগে পাঠানো হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ইমেল লগ সার্চ ব্যবহার করে প্রাপকের ইমেল সিস্টেম পর্যন্ত আপনার বার্তাটির গতিপথ খুঁজে বের করতে পারেন।
- ইমেল ডেলিভারিতে বিলম্ব শনাক্ত করার আরেকটি উপায় হলো, প্রাপ্ত মেসেজ হেডারের একটি কপি নিয়ে হেডার অ্যানালাইসিস টুলে পেস্ট করা। এটি দেখিয়ে দেয় যে ইমেলটি পরিবহনের সময় বিলম্বিত হয়েছিল, নাকি প্রাপকের মেল সার্ভার ডেলিভারির জন্য মেসেজটি গ্রহণ করার পরে বিলম্বিত হয়েছিল।
প্রাপক মেইল সার্ভার গুগল থেকে আসা সংযোগ প্রত্যাখ্যান করেছে।
যদি কোনো প্রাপক সার্ভার গুগল সার্ভার দ্বারা প্রেরিত কোনো বাহ্যিক বার্তা প্রত্যাখ্যান করে , তাহলে গুগল একটি নন-ডেলিভারি রিপোর্ট প্রদান করে। এটিকে কখনও কখনও 'বাউন্স মেসেজ' বলা হয়। এটি ব্যবহারকারীর ইনবক্সে প্রদর্শিত হয় এবং এতে উল্লেখ থাকে যে বার্তাটি বাউন্স হয়েছে।
বাউন্স মেসেজে সাধারণত প্রাপক সার্ভারের SMTP রিপ্লাই অন্তর্ভুক্ত থাকে, যা থেকে সার্ভারটি কেন মেসেজটি প্রত্যাখ্যান করেছে তার একটি ভালো ইঙ্গিত পাওয়া যায়।
- প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করে সমস্যাটি সম্পর্কে জানান এবং আপনার ডোমেইন বা ইমেল ঠিকানাটি তাদের অনুমোদিত তালিকায় (allowlist) যোগ করার পরামর্শ দিন।
- আপনার যদি এখনও সাহায্যের প্রয়োজন হয়, তাহলে সাপোর্টে যোগাযোগ করুন ।
প্রাপকের সিস্টেম প্রেরিত ইমেলগুলোকে স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত করেছে।
আপনার ডোমেনের জন্য SPF , DKIM এবং DMARC রেকর্ড সেট আপ করুন। এটি নিশ্চিত করে যে প্রাপকরা আপনার কাছ থেকে পাওয়া বার্তাগুলির সত্যতা এবং উৎস যাচাই করতে পারে।
ইমেল পাঠানোর সর্বোত্তম পদ্ধতি
উপরে উল্লিখিত কিছু সমস্যার সম্মুখীন হওয়ার ঝুঁকি কমাতে প্রশাসকদের নিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলো অবলম্বন করা উচিত।
আমাদের ইমেল প্রেরকদের নির্দেশিকা অনুসরণ করুন
আপনি যদি গুগল ওয়ার্কস্পেস বা কোনো থার্ড-পার্টি ইমেল সিস্টেম ব্যবহার করে নিয়মিতভাবে সার্ভে, ফ্লায়ার বা অন্যান্য গণযোগাযোগমূলক ইমেল পাঠান, তাহলে ‘ইমেল প্রেরক নির্দেশিকা’ -তে দেওয়া আবশ্যকীয় শর্তাবলী ও সুপারিশগুলো অনুসরণ করুন। এই নির্দেশিকাগুলো অনুসরণ করলে প্রাপকদের মেল সিস্টেম দ্বারা আপনার বার্তাগুলোকে স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত করা বা আপনার ডোমেইন ব্লক করার ঝুঁকি কমে যায়।
অন্যান্য সিস্টেম থেকে ইমেল গুগল ওয়ার্কস্পেসের মাধ্যমে পাঠান।
আপনি SMTP-রিলে ব্যবহার করতে পারেন যদি:
- ইমেল পাঠানোর জন্য একটি স্ক্যানার, প্রিন্টার বা ওয়েব অ্যাপ সেট আপ করুন (উদাহরণস্বরূপ, স্ক্যান টু ইমেল)।
- প্রেরিত বার্তাগুলোতে স্প্যাম শনাক্ত করার জন্য গুগল-বহির্ভূত অন্য কোনো ইমেল-সক্ষম সিস্টেম (যেমন, সিআরএম, টিকেটিং বা মার্কেটিং অটোমেশন) ব্যবহার করুন।
নন-গুগল ইমেলকে আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস ডোমেইন থেকে এসেছে বলে দেখানোর মাধ্যমে, SMTP-রিলে এই ইমেলগুলির প্রমাণীকরণ সম্পন্ন করে।
প্রাপককে আপনার ডোমেইনটি তাদের অনুমোদিত তালিকায় (allowlist) যোগ করতে বলুন।
অ্যালাওলিস্ট হলো অনুমোদিত প্রেরকদের একটি তালিকা। যদিও এটি প্রাপকের বিবেচনার উপর নির্ভর করে, অ্যালাওলিস্টে একটি ডোমেইন যোগ করলে ভবিষ্যতে তাদের কাছে ইমেল না পৌঁছানোর ঝুঁকি অনেকাংশে দূর হয়ে যায়। আপনিও তাদের ডোমেইনটি স্প্যাম ফিল্টারে যোগ করে তাদের জন্য একই কাজ করতে পারেন।