פתרון בעיות שקשורות להודעות עם טפסים ליצירת קשר שלא מתקבלות ב-Gmail

אם נתקלתם בבעיות שקשורות להודעות עם טפסים ליצירת קשר מהאתר שלכם שלא מתקבלות ב-Gmail, נסו את הפתרונות שמופיעים במאמר הזה. במאמר הזה מוסבר איך לפתור בעיות נפוצות שקשורות לטפסים ליצירת קשר, כולל:

  • הודעות שצפויות להתקבל מטפסים ליצירת קשר לא מתקבלות ב-Gmail.
  • הודעות תקינות מהטופס ליצירת קשר באתר שלכם נשלחות לספאם או נדחות, כולל הודעות שנשלחות מהספקים הבאים של טפסים ליצירת קשר:
    • Contact Form 7
    • GoDaddy
    • Zendesk
    • Squarespace
    • Shopify

חשוב לדעת:

  • בדרך כלל, הבעיה לא קשורה לטופס עצמו, אלא לאופן שבו מערכת מסירת האימייל שולחת את ההודעה מהטופס.
  • Contact Forms Pro הוא פתרון שיכול לעזור לכם לנהל את ההודעות שמתקבלות בטופס ליצירת קשר.

איך טפסים ליצירת קשר שולחים הודעות ל-Gmail

באתרים רבים יש טופס יצירת קשר שגורם לשליחה אוטומטית של הודעת אימייל כשמישהו שולח מידע בטופס. אם באתר שלכם יש טופס ליצירת קשר, בדרך כלל ההודעות נשלחות לחשבון Gmail ב-Google Workspace שהגדרתם למטרה הזו.

כך טופס ליצירת קשר באתר שולח הודעות לתיבת דואר ב-Gmail:

  1. מישהו מזין מידע בטופס ליצירת קשר (A) ואז שולח את הטופס.
  2. הטופס ליצירת קשר יוצר ושולח באופן אוטומטי הודעת אימייל, שעוברת דרך שרתי האימייל של Google (B).
  3. לפני שההודעה מועברת, Gmail סורק אותה כדי לוודא שהיא לא ספאם ולא מכילה תוכנות זדוניות.
  4. ‫Gmail מעביר את ההודעה לחשבון שהגדרתם לקבלת הודעות מטופס יצירת קשר (C).

הודעות מטפסים ליצירת קשר נשלחות לספאם או נדחות

לפעמים, Gmail מסמן הודעות מטופס ליצירת קשר כספאם או דוחה את ההודעות. לרוב, שורש הבעיה הוא האופן שבו ספק טופס יצירת הקשר מאמת את האימייל. הודעות מטופס ליצירת קשר מאומתות בדרך כלל באמצעות SPF, שרת SMTP או DKIM.

כדי לזהות את שיטת האימות של הודעות הטופס ולפתור בעיות שקשורות אליה, צריך לפעול לפי השלבים הבאים:

שלב 1: אימות שיטת האימות של ספק הטפסים

צריך לפנות לספק הטפסים כדי לברר אם הוא משתמש בשרתים משלו לשליחת אימייל ודורש להגדיר רשומות SPF או DKIM ב-DNS, או אם צריך לספק פרטי כניסה חיצוניים ל-SMTP כדי לשלוח הודעות מטופס יצירת קשר. שיטות האימות הנפוצות ביותר לתקשורת באמצעות טפסים הן SPF, ‏ DKIM או חיבורי SMTP חיצוניים.

אם הספק שלכם משתמש ב:

בשלבים האלה כללנו רשימה של ספקי טפסים ליצירת קשר, עם קישורים למסמכי העזרה שלהם.

שלב 2א: עדכון רשומת ה-SPF כך שתכלול את כל השירותים לשליחת אימייל

SPF היא שיטה לאימות אימייל שמציינת את הדומיינים וכתובות ה-IP שמורשים לשלוח אימיילים בשמכם. כששרתים מקבלים הודעות שנראה שהן מהדומיין שלכם, הם בודקים את רשומת ה-SPF כדי לוודא שהשולח מורשה על ידכם.

בסרטון הזה מוסבר איך רשומות SPF פועלות:

הגדרת SPF באמצעות הוספה של רשומת DNS TXT אצל ספק הדומיין

הוספה של שולחים מצד שלישי לרשומת ה-SPF

כשאתם שולחים אימיילים רק באמצעות חשבון Gmail שלכם ב-Workspace, אתם יכולים להשתמש ברשומת ה-SPF שמוגדרת כברירת מחדל ב-Google:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

עם זאת, כששירותים אחרים שולחים אימיילים בשם הדומיין שלכם, אתם צריכים לעדכן את רשומת ה-SPF כדי לכלול את השולחים האלה. אם לא תעשו זאת, יש סיכוי גבוה יותר שהודעות מהשולחים האלה יסומנו כספאם. טופס ליצירת קשר ששולח הודעות באופן אוטומטי הוא שולח אימייל בדומיין שלכם. צריך לעדכן את רשומת ה-SPF כדי לכלול את כתובת ה-IP או הדומיין של ספק טופס יצירת הקשר.

אם רשומת ה-SPF לא כוללת את כל השולחים מהצד השלישי בדומיין, צריך לעדכן את הרשומה כך שתכלול את השולחים האלה. הוראות מפורטות זמינות במאמר בנושא הגדרת SPF.

דוגמאות לרשומות SPF לשולחים נפוצים מצד שלישי

אלה כמה דוגמאות לאופן שבו רשומות SPF של Google Workspace מתעדכנות אצל כמה ספקים נפוצים.

חשוב: ספקים עשויים לשנות את הדרישות שלהם לגבי SPF בכל שלב. תמיד כדאי לעיין במידע העדכני מהתמיכה של הספק כדי לדעת אילו כתובות IP או דומיינים צריך לכלול ברשומת ה-SPF.

כדי להוסיף שירותים לשליחת אימייל לרשומת ה-SPF שמוגדרת כברירת מחדל, משתמשים במנגנון include: של SPF, כמו בדוגמאות הבאות.

רשומת SPF תומך בשולחים האלה
v=spf1 include:_spf.google.com ~all תמיכה בהודעות שנשלחות רק מ-Google Workspace.
v=spf1 include:_spf.google.com include:mail.zendesk.com ~all תמיכה בהודעות שנשלחות מ-Google Workspace ומ-Zendesk.
v=spf1 include:_spf.google.com include:secureserver.net ~all תמיכה בהודעות שנשלחות מ-Google Workspace ומ-GoDaddy.
v=spf1 include:_spf.google.com include:shops.shopify.com ~all תמיכה בהודעות שנשלחות מ-Google Workspace ומ-Shopify.

אימות רשומת ה-SPF כוללת את כל השולחים

אתם יכולים להשתמש בארגז הכלים של Google Admin כדי לבדוק את רשומת ה-SPF ולוודא שהיא כוללת את כל השולחים של צד שלישי בדומיין. שלבים מפורטים אפשר למצוא במאמר בדיקה אם יש לכם רשומת SPF קיימת.

ספקים שמשתמשים ב-SPF לאימות

בהמשך מופיעים קישורים למידע על SPF אצל כמה ספקים נפוצים של טפסים ליצירת קשר.

הערה: הקישורים עשויים להשתנות. אם נתקלתם בבעיות, תוכלו לעבור ישירות למרכז העזרה של הספק.

אם הבעיות נמשכות

אם עדיין יש בעיות ברשומת ה-SPF, פנו לספק האתר או הטופס.

שלב 2ב: אימות סיסמת ה-SMTP אצל הספק

חלק מהשולחים של אימיילים משתמשים ב-SMTP כדי לאמת הודעות יוצאות. השולחים מאמתים את הזהות שלהם על ידי כניסה לשרת ה-SMTP עם שם משתמש וסיסמה. כך אפשר לוודא שרק שולחים תקפים משתמשים בשרת ה-SMTP כדי לשלוח הודעות.

כדי להגדיר שרת SMTP, צריך לקבל מספק ה-SMTP פרטי חיבור. אם אתם מתכננים להשתמש ב-SMTP מ-Gmail, פרטי החיבור מפורטים במאמר שליחת אימיילים ממדפסות, מסורקים או מאפליקציות.

בדיקת שם המשתמש והסיסמה של SMTP

אם הספק שלכם משתמש ב-SMTP כדי לשלוח ולאמת הודעות מטופס יצירת הקשר, ודאו שפרטי הכניסה שלכם לשרת ה-SMTP נכונים. צריך לבדוק את שם המשתמש והסיסמה באתר או אצל ספק הטפסים, ולא במסוף Google Admin.

ספקים שמשתמשים ב-SMTP לאימות

הוספנו קישורים למידע על עזרה ב-SMTP עבור כמה ספקים נפוצים של טפסים ליצירת קשר:

  • ‫Shopify: ב-Shopify מומלץ להשתמש ב-Jotform עבור טפסי יצירת קשר באמצעות שרת SMTP.
  • ‫WPForms: משתמש בשיטת ממסר SMTP
  • ‫Formstack: משתמש באימות SMTP/OAuth
הערה: הקישורים עשויים להשתנות. אם נתקלתם בבעיות, תוכלו לעבור ישירות למרכז העזרה של הספק.

אם אתם לא מקבלים אימייל מ-Contact Form 7…

אם נתקלתם בבעיות בקבלת אימיילים מ-Wordpress Contact Form 7, אתם יכולים לנסות את הפלאגין WP Mail SMTP. התוסף מתחבר ישירות לחשבון Gmail או לחשבון Workspace שלכם ושולח הודעות בשמכם. מידע נוסף והוראות מפורטות זמינים במאמר למה טופס יצירת הקשר 7 לא שולח אימיילים.

שלב 2ג: שימוש ב-DKIM לאימות

יכול להיות שספקים מסוימים שמציעים שירותי אימייל משלהם כדי לשלוח תקשורת מטפסים למשתמשים, יבקשו מכם להגדיר DKIM כדי לאמת הודעות שנשלחות בשמכם. הגדרת DKIM מאפשרת לנמענים לוודא שהודעות שנשלחות משירות של צד שלישי מורשות להישלח בשמכם, ושההודעות האלה לא שונו במהלך ההעברה.

כדי להגדיר DKIM, צריך לקבל מספק הטפסים מפתח DKIM ציבורי וסלקטור אישיים. מוסיפים את מפתח ה-DKIM ואת הסלקטור לרשומות ה-DNS. התהליך דומה כשמגדירים את Workspace לשימוש ב-Google Forms, ביומן או ב-Drive כדי לשלוח הודעות לנמענים.

  • אם Google היא ספק הטפסים שלכם, פועלים לפי ההוראות במאמר הגדרת DKIM.
  • אם אתם משתמשים בספק טפסים אחר, תוכלו לעיין במסמכים שלו כדי להבין איך לאחזר את מפתח ה-DKIM והסלקטור ואיך להגדיר אימות.

ספקים שמשתמשים ב-DKIM לאימות

הוספנו קישורים למידע על DKIM אצל כמה ספקים נפוצים של טפסים ליצירת קשר:

הערה: הקישורים עשויים להשתנות. אם נתקלתם בבעיות, תוכלו לעבור ישירות למרכז העזרה של הספק.

שלב 3: שימוש בחיפוש ביומן אימייל כדי למצוא הודעות חסרות

בעזרת חיפוש ביומן אימייל (ELS) תוכלו למצוא הודעות שציפיתם לקבל, אבל לא נמסרו כמצופה. אם אתם לא מוצאים ב-Gmail הודעות שנשלחו מהטופס ליצירת קשר, אתם יכולים להשתמש ב-ELS כדי לחפש אותן.

במאמר בנושא חיפוש הודעות באמצעות הכלי 'חיפוש ביומן אימייל' מפורטים השלבים לשימוש ב-ELS כדי למצוא הודעות חסרות.

אם אתם מוצאים הודעה חסרה בחיפוש ELS, כדאי לבדוק את הסטטוס שלה כדי לקבל מידע נוסף על הסיבה לכך שהיא לא נמסרה כמצופה. במאמר הגדרות סטטוס המסירה בחיפוש ביומן אימייל (ELS) מפורטים תיאורי סטטוס ההודעה.

הודעת שגיאה של DMARC ב-ELS

אם תוצאות ה-ELS כוללות את השגיאה הבאה, יכול להיות שרשומת ה-SPF לא כוללת את כל שולחי האימייל בדומיין.

‫550-5.7.26 אימייל לא מאומת מאת שם הדומיין לא התקבל בגלל מדיניות DMARC של שם הדומיין

עוברים לקטע הוספה של שולחים מצד שלישי לרשומת ה-SPF בדף הזה.

הודעות שגיאה של SMTP ב-ELS

לפעמים תוצאות של ELS כוללות הודעות שגיאה של SMTP. במאמר שגיאות וקודים של שגיאות בשרת ה-SMTP של Gmail מפורטים תיאורים של הודעות שגיאה שיכולים לעזור לכם לזהות את הבעיה.

איך מזהים את רשם הדומיין


‫Google,‏ Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.