По умолчанию пользователи в вашей организации могут находить информацию в профилях всех остальных сотрудников. Чтобы сотрудник видел при поиске или автозаполнении только определенные контакты, создайте персонализированный каталог. Чтобы некоторым пользователям не были видны никакие контакты, другим были доступны контакты только из персонализированного каталога, а третьим – все контакты в общем каталоге, назначьте разным организационным подразделениям различные каталоги. Подробнее о настройках доступа…
Например, для временных сотрудников можно настроить персонализированный каталог, содержащий только пользователей из их отдела, а штатным сотрудникам предоставить доступ ко всем профилям в каталоге.
Вы можете создать до 100 персонализированных каталогов.
Требуемые права
Чтобы создать собственный каталог, вам потребуются следующие права администратора:
- Сервисы > Настройки сервисов
- Права доступа к Admin API > Группы > Чтение (минимально необходимые права, если группы уже настроены). Если вам нужно создавать или редактировать группы, вам понадобятся дополнительные права на управление группами.
Шаг 1. Скройте каталог
Если вы не хотите, чтобы пользователи могли находить контактную информацию до того, как вы настроите собственные каталоги, отключите доступ к контактам.
Шаг 2. Упорядочьте пользователей
Для использования персонализированных каталогов необходимо создать организационные подразделения и группы. Чтобы добавить пользователей в собственный каталог, поместите их в группы и добавьте эти группы в каталог. Затем вы назначаете персонализированные каталоги организационным подразделениям.
- Создайте организационные подразделения, соответствующие наборам пользователей, которым будут назначены персонализированные каталоги. Например, если вы хотите, чтобы штатные сотрудники и стажеры использовали разные каталоги, создайте для каждой группы отдельное организационное подразделение.
- Добавьте пользователей в организационные подразделения.
- Создайте группы Google и добавьте в них пользователей. Вы можете заполнить персонализированные каталоги с помощью этих групп. Например, можно создать группы для руководителей, штатных сотрудников, стажеров и поставщиков. Примечание. В специальный каталог нельзя добавить динамические группы.
Совет. Чтобы скрыть участников группы, установите для нее уровень доступа Ограниченный. Чтобы скрыть адрес электронной почты группы от пользователей, которые не являются ее участниками, скройте группу из каталога групп.
Шаг 3. Создайте персонализированный каталог
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Настройки каталога.У вас должны быть права администратора с доступом к настройкам каталога.
- Нажмите Доступность.
- Слева выберите организационное подразделение, для которого нужно создать каталог.
- В разделе Доступность каталога выберите Пользователей в выбранном каталоге.
- Внизу нажмите Создать.
- Введите название персонализированного каталога.
В разделе Включить группы установите флажки рядом с группами, которые нужно добавить в пользовательский каталог. Чтобы перейти к группе, введите ее название и нажмите Поиск.
Примечание. Если вы добавите группу в специальный каталог, она не будет скрыта от других пользователей. Если это разрешено уровнями доступа группы, любой пользователь может найти адрес группы и посмотреть список ее участников. Подробнее о том, как управлять группами…
Нажмите Создать, а затем – Сохранить.
Шаг 4. Включите каталог
Чтобы сотрудники организации могли находить и использовать контактную информацию, включите доступ к контактам. После этого:
- Пользователи, которым назначен персонализированный каталог, могут находить только людей из этого каталога. Кроме того, они смогут находить группы, которые им видны, Они также могут находить все группы, которые им видны.
- Пользователи в организационных подразделениях, которым не назначен персонализированный каталог, могут находить:
- находить всех пользователей в каталоге, если их организационное подразделение не унаследовало персонализированный каталог;
- находить только пользователей в персонализированном каталоге, если их организационное подразделение унаследовало персонализированный каталог от родительской организации.