โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ในองค์กรจะค้นหาข้อมูลโปรไฟล์ของทุกคนได้ หากต้องการจำกัดผู้ที่ผู้ใช้จะค้นหาได้ในรายการเติมข้อความอัตโนมัติ รายชื่อติดต่อ และการค้นหา ให้ตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเอง กำหนดไดเรกทอรีตามหน่วยขององค์กร เพื่อให้ผู้ใช้บางรายได้รับไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ขณะที่บางรายได้รับรายชื่อติดต่อทั้งหมดในไดเรกทอรีหรือไม่ได้รับเลย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าระดับการเข้าถึง
เช่น คุณสามารถตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเองสำหรับพนักงานชั่วคราวซึ่งมีเฉพาะบุคคลในทีมของตน และอนุญาตให้พนักงานเต็มเวลาค้นหาผู้ใช้ทั้งหมดในไดเรกทอรีได้
คุณสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเองได้ถึง 100 รายการ
สิทธิ์ที่จำเป็น
หากต้องการสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเอง คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบต่อไปนี้ทั้งหมด
- บริการ > การตั้งค่าบริการ
- สิทธิ์ Admin API > กลุ่ม > อ่าน (สิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็นหากตั้งค่ากลุ่มไว้แล้ว) หากต้องการสร้างหรือแก้ไขกลุ่ม คุณจะต้องมีสิทธิ์เพิ่มเติมสำหรับ Groups
ขั้นตอนที่ 1: ซ่อนไดเรกทอรี
หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลติดต่อจนกว่าคุณจะตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ให้ปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ
ขั้นตอนที่ 2: จัดระเบียบผู้ใช้
ตั้งค่าหน่วยขององค์กรและกลุ่มเพื่อใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากต้องการเพิ่มผู้ใช้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ให้ใส่ผู้ใช้ในกลุ่มและเพิ่มกลุ่มเหล่านั้นลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง จากนั้นคุณจะมอบหมายไดเรกทอรีที่กำหนดเองให้กับหน่วยขององค์กร
- สร้างหน่วยขององค์กรที่สอดคล้องกับกลุ่มผู้ใช้ที่คุณจะมอบหมายไดเรกทอรีที่กำหนดเองให้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้พนักงานเต็มเวลาใช้ไดเรกทอรีที่แตกต่างจากนักศึกษาฝึกงาน ให้สร้างหน่วยขององค์กรสำหรับพนักงานแต่ละกลุ่ม
- เพิ่มผู้ใช้ในหน่วยขององค์กร
- สร้างกลุ่มใน Google Groups และเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่ม คุณใช้กลุ่มดังกล่าวเพื่อเพิ่มข้อมูลในไดเรกทอรีที่กำหนดเองได้ เช่น คุณสามารถสร้างกลุ่มผู้บริหาร พนักงานเต็มเวลา นักศึกษาฝึกงาน และผู้ให้บริการได้ หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเพิ่มกลุ่มแบบไดนามิกลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเองได้
เคล็ดลับ: หากต้องการซ่อนสมาชิกของกลุ่ม ให้ตั้งค่าระดับการเข้าถึงของกลุ่มเป็นจำกัด หากต้องการซ่อนอีเมลของกลุ่มจากผู้ใช้ที่ไม่ใช่สมาชิกกลุ่ม ให้ซ่อนกลุ่มจากไดเรกทอรี Groups
ขั้นตอนที่ 3: สร้างไดเร็กทอรีที่กำหนดเอง
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
การตั้งค่าไดเรกทอรี - คลิกการตั้งค่าระดับการเข้าถึง
- เลือกหน่วยขององค์กรที่ต้องการสร้างไดเรกทอรีทางด้านซ้าย
- ในส่วนระดับการเข้าถึงไดเรกทอรี ให้เลือกผู้ใช้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง
- คลิกสร้างใหม่ที่ด้านล่าง
- ป้อนชื่อไดเรกทอรีที่กำหนดเอง
ในส่วนรวมกลุ่ม ให้เลือกช่องข้างกลุ่มที่ต้องการรวมไว้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากต้องการไปยังกลุ่มโดยตรง ให้ป้อนชื่อกลุ่มแล้วคลิกค้นหา
หมายเหตุ: เมื่อคุณเพิ่มกลุ่มลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง ระบบจะไม่ซ่อนกลุ่มจากผู้ใช้รายอื่น ทุกคนจะค้นหาอีเมลของกลุ่มและดูสมาชิกกลุ่มได้หากระดับการเข้าถึงกลุ่มอนุญาต ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการกลุ่ม
คลิกสร้าง แล้วคลิกบันทึก
ขั้นตอนที่ 4: แสดงไดเรกทอรี
หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรค้นหาและใช้ข้อมูลติดต่อได้ ให้เปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ สิ่งที่จะเกิดขึ้นมีดังนี้
- ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายไดเรกทอรีที่กำหนดเองจะค้นหาได้เฉพาะผู้ที่อยู่ในไดเรกทอรีที่กำหนดเองนั้น โดยค้นหารายชื่อติดต่อภายนอกที่แชร์ทั้งหมดได้ นอกจากนี้ยังค้นหากลุ่มทั้งหมดที่ปรากฏต่อตนเองได้ด้วย
- ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่ไม่ได้กำหนดไดเรกทอรีที่กำหนดเองจะค้นหาได้ดังนี้
- ทุกคนในไดเรกทอรี หากหน่วยขององค์กรไม่รับค่าการใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หรือ
- เฉพาะผู้ที่อยู่ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากหน่วยขององค์กรรับค่าการใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเองจากหน่วยขององค์กรระดับบนสุด