Là quản trị viên Google Workspace, khi bạn thay đổi địa chỉ email của người dùng, địa chỉ mới sẽ xuất hiện theo nhiều cách trong các ứng dụng Google Workspace.
Những thay đổi này có thể áp dụng khi bạn...
- Thay đổi tên hồ sơ của người dùng
- Thay đổi địa chỉ email của người dùng
- Cung cấp cho người dùng một địa chỉ "email đại diện" bổ sung (sales@)
Tác động của việc thay đổi địa chỉ theo ứng dụng
Tự động hoàn thành
Sau khi bạn thay đổi địa chỉ, hiệu ứng của tính năng tự động hoàn thành trong tổ chức của bạn sẽ phụ thuộc vào việc bạn có giữ địa chỉ email cũ làm biệt hiệu hay không:
- Nếu bạn giữ địa chỉ cũ làm email đại diện – Những người dùng khác sẽ thấy cả địa chỉ email cũ và mới dưới dạng các lựa chọn tự động hoàn thành. Ví dụ: một người dùng khác sẽ thấy cả hai địa chỉ khi chọn người nhận cho một thư mới trên Gmail.
- Nếu bạn không giữ địa chỉ cũ làm địa chỉ email đại diện – Trừ phi người dùng khác đã lưu địa chỉ cũ trong Danh bạ hoặc Người liên hệ khác,người dùng sẽ không thấy địa chỉ cũ dưới dạng một lựa chọn tự động hoàn thành. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Danh bạ Google ở phần sau của trang này.
Lịch
Những sự kiện mà bạn tạo trước khi thay đổi email của người dùng sẽ hiển thị email cũ. Các sự kiện hiện có và sự kiện mà bạn tạo sau khi thay đổi email của người dùng sẽ hiển thị email mới. Hành vi tương tự cũng áp dụng nếu bạn thay đổi miền chính, miền phụ hoặc lịch tài nguyên của người dùng.
Khi bạn thay đổi email của một nhóm, email cũ sẽ luôn xuất hiện trong sự kiện.
Những thay đổi đối với tên hồ sơ sẽ được cập nhật trên các sự kiện trong Lịch.
Chrome OS
Khi bạn thay đổi tên hồ sơ hoặc địa chỉ email của người dùng, người dùng sẽ nhận được một Hồ sơ mới. Sau khi nhận được Hồ sơ mới, người dùng sẽ mất quyền truy cập vào cả Hồ sơ cũ và mọi thông tin đã lưu trong đó. Để biết thông tin chi tiết về cách tải tệp và thư mục lên Google Drive, hãy xem bài viết Tải tệp và thư mục lên Google Drive.
Để biết thêm thông tin về Hồ sơ, hãy xem bài viết Sử dụng Chrome bằng nhiều hồ sơ.
Lớp học
Sau khi thay đổi địa chỉ email:
- Giáo viên và quản trị viên: Quyền sở hữu lớp học vẫn giữ nguyên và địa chỉ mới sẽ thay thế địa chỉ cũ ở bất kỳ nơi nào địa chỉ cũ từng xuất hiện. Giáo viên hoặc quản trị viên vẫn sở hữu tài liệu của họ bằng địa chỉ email mới.
- Học viên – Thành viên lớp học vẫn giữ nguyên. Học viên vẫn sở hữu các tài liệu của mình bằng địa chỉ email mới.
Lưu ý: Trong các tài liệu trước đây có tên trong tiêu đề, tiêu đề sẽ không được cập nhật để bao gồm tên mới.
Drive
Sau khi thay đổi địa chỉ email:
- Các tài liệu và bộ nhớ dùng chung mà bạn đã tạo sẽ được chuyển sang địa chỉ email mới.
- Nếu bạn giữ địa chỉ email cũ làm địa chỉ email đại diện, thì danh sách các mục đã chia sẻ trước đây sẽ liệt kê địa chỉ cũ của người dùng. Nếu không, địa chỉ mới sẽ xuất hiện nếu địa chỉ cũ không còn hợp lệ.
- Quyền của người dùng đối với các tài liệu dùng chung vẫn được giữ nguyên.
Gmail
Sau khi thay đổi địa chỉ email:
- Để đảm bảo email được gửi liên tục sau khi bạn thay đổi email, Google Workspace sẽ giữ địa chỉ email cũ làm email đại diện cho người dùng. Để sử dụng lại địa chỉ cũ, trước tiên, bạn cần xoá bí danh email.
- Người dùng vẫn có quyền truy cập vào tất cả email nhận được theo địa chỉ email trước đó.
- Người dùng không nhận được bất kỳ thông báo xác nhận đã đọc nào được trả về cho các thư được gửi từ địa chỉ email cũ.
- Người dùng có thể nhận được thông báo lỗi "Địa chỉ "Từ" không hợp lệ. Vui lòng chọn một giá trị hợp lệ." Nếu điều này xảy ra, hãy yêu cầu người dùng đăng xuất khỏi Tài khoản Google của họ, sau đó đăng nhập lại bằng địa chỉ email mới.
Google Chat
Google Chat
Sau khi thay đổi địa chỉ email:
- Dữ liệu trò chuyện cũ sẽ không bị xoá.
- Những người dùng khác từng trò chuyện với người dùng đó sẽ thấy địa chỉ email mới trong danh sách trò chuyện và có thể tiếp tục trò chuyện với họ.
- Những người dùng khác sẽ không còn thấy địa chỉ cũ, nhưng vẫn có thể tìm thấy địa chỉ đó bằng tính năng tự động hoàn thành. Nếu họ mời tên cũ tham gia trò chuyện, người dùng vẫn được thêm vào cuộc trò chuyện nhưng bằng địa chỉ email mới.
- Người dùng khác vẫn có thể tìm kiếm trên Chat bằng địa chỉ email cũ; tuy nhiên, kết quả sẽ cho thấy nhật ký trò chuyện với tên mới.
Danh bạ Google
Khi bạn thay đổi tên hồ sơ hoặc địa chỉ email của người dùng, tên hồ sơ trong Thư mục của tổ chức sẽ được cập nhật ngay lập tức. Nếu bạn xoá địa chỉ cũ, địa chỉ email cũng sẽ được cập nhật ngay lập tức. Nếu không, địa chỉ sẽ được cập nhật trong vòng 2 đến 3 ngày.
Google Groups
Địa chỉ thay đổi sẽ được cập nhật trong tất cả các nhóm mà người dùng là thành viên. Bản cập nhật này bao gồm các nhóm thuộc một miền hoặc Bảng điều khiển dành cho quản trị viên khác.
Tài khoản nhà phát triển trên Google Play
Nếu bạn thay đổi email sang một miền mới, thì Tài khoản nhà phát triển trên Google Play được liên kết với tên tài khoản người dùng cũ sẽ bị bỏ hoang.
Google Voice
Sau khi thay đổi, số Google Voice và nhật ký cuộc gọi thoại của người dùng sẽ được liên kết với địa chỉ email mới.
Các ứng dụng trên Google Workspace Marketplace và App Engine
Thiết bị di động, công cụ đồng bộ hoá và kết nối IMAP
Sau khi thay đổi địa chỉ email, bạn vẫn có thể truy cập vào Google Workspace miễn là ứng dụng cho phép bạn cập nhật thông tin đăng nhập cho tài khoản.
Vault
Sau khi cập nhật, bạn cần tạo lại mọi nội dung tìm kiếm hoặc chính sách giữ lại dựa trên bộ lọc có dạng "from:user@old_domain" hoặc "to:user@old_domain".