Là quản trị viên, bạn có thể cho phép người dùng trong tổ chức của mình yêu cầu hoặc trả lại thông báo xác nhận đã đọc email. Thông báo xác nhận đã đọc là một thông báo qua email cho người gửi biết thời điểm người nhận mở thư của họ. Tìm hiểu thêm về cách hoạt động của thông báo xác nhận đã đọc.
Khi bạn bật thông báo đã đọc cho tổ chức, người dùng có thể Yêu cầu hoặc trả lại thông báo đã đọc.
Lưu ý quan trọng: Bạn không nên dựa vào biên nhận đã đọc để xác minh việc gửi tin nhắn. Nhìn chung, thông báo xác nhận đã đọc hoạt động trên các hệ thống email. Tuy nhiên, có thể thông báo xác nhận đã đọc được gửi cho thư chưa đọc và đôi khi thông báo xác nhận đã đọc cho thư đã mở không được gửi hoặc gửi không như mong đợi.
Các lựa chọn về thông báo xác nhận đã đọc
Bạn có thể quản lý cách sử dụng thông báo đã đọc trong tổ chức của mình theo những cách sau:
- Bạn có thể giới hạn người nhận thông báo xác nhận đã đọc hoặc cho phép mọi người nhận thông báo này.
- Bạn có thể thiết lập để thông báo xác nhận đã đọc được tự động gửi lại cho người gửi khi người nhận mở thư. Hoặc bạn có thể yêu cầu người nhận phê duyệt việc gửi thông báo xác nhận đã đọc cho người gửi mỗi khi họ mở thư.
Thiết lập thông báo đã đọc cho người dùng
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Chế độ cài đặt người dùng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Trong Gmail, để áp dụng chế độ cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn một đơn vị tổ chức con.
- Trong phần Thông báo đã đọc email, hãy chọn các lựa chọn cho tổ chức của bạn:
- Không cho phép gửi thông báo xác nhận đã đọc email: Tắt lựa chọn gửi thông báo xác nhận đã đọc cho bất kỳ ai.
- Cho phép gửi thông báo xác nhận đã đọc email tới tất cả địa chỉ trong tổ chức của tôi cũng như tới các địa chỉ email trong danh sách cho phép: Giới hạn việc gửi thông báo xác nhận đã đọc chỉ tới các địa chỉ trong miền của bạn và mọi địa chỉ bên ngoài mà bạn nhập trong chế độ cài đặt này. Đối với địa chỉ mà bạn nhập trong phần cài đặt:
- Dùng dấu phẩy để phân tách các địa chỉ email bên ngoài.
- Nhập tối đa 100 địa chỉ.
- Mỗi địa chỉ có thể có tối đa 256 ký tự.
- Nhắc người dùng về từng yêu cầu xác nhận đã đọc: Yêu cầu người nhận phê duyệt việc gửi từng thông báo xác nhận đã đọc cho người gửi. Nếu bạn không đánh dấu vào hộp này, thông báo xác nhận đã đọc sẽ tự động được gửi lại cho người gửi khi người nhận mở từng thư.
- Cho phép gửi thông báo xác nhận đã đọc email tới bất kỳ địa chỉ email nào: Cho phép yêu cầu và nhận thông báo xác nhận đã đọc từ các địa chỉ email bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Khi bạn chọn chế độ này, hộp Nhắc người dùng về từng yêu cầu xác nhận đã đọc sẽ được chọn và tắt. Điều này có nghĩa là người nhận phải phê duyệt tất cả yêu cầu xác nhận đã đọc trước khi yêu cầu đó được gửi lại cho người gửi.
- Nhấp vào Lưu.
Cách hoạt động của thông báo xác nhận đã đọc
Thông báo xác nhận đã đọc hoạt động theo cách khác nhau tuỳ thuộc vào chương trình email mà bạn dùng để mở thư. Ví dụ: thông báo xác nhận đã đọc có thể được gửi tự động mà không cần người nhận phê duyệt nếu thư được mở bằng ứng dụng email IMAP hoặc POP. Một số ứng dụng email dành cho thiết bị di động không sử dụng IMAP không hỗ trợ thông báo xác nhận đã đọc.
Nếu chương trình email của người gửi không hỗ trợ thông báo xác nhận đã đọc, thì thông báo có thể không được gửi.
Gmail chỉ gửi thông báo đã đọc đến tài khoản email của từng người dùng. Gmail không gửi thông báo xác nhận đã đọc cho các nhóm hoặc danh sách gửi thư khác.