Google Vault הוא כלי לניהול מדיניות לגבי מידע ו-eDiscovery ל-Google Workspace. בעזרת Vault אפשר לשמור נתונים של משתמשים ב-Google Workspace, להחזיק אותם לצורך משפטי, לחפש בהם ולייצא אותם. אפשר להשתמש ב-Vault לנתונים הבאים:
- הודעות Gmail
- קבצים ב-Google Drive.
- אירועים ביומן Google
- הודעות ב-Google Chat (כשהיסטוריית השיחות מופעלת)
- הקלטות של פגישות ב-Google Meet ורישומים של הצ'אט, השאלות והתשובות והסקרים שמשויכים להן
- הודעות בקבוצות Google
- הודעות טקסט ב-Google Voice, הודעות קוליות והתמלילים שלהן ויומני שיחות (רק מינויים לתוסף ל-Voice)
- Google Sites
- הודעות באפליקציית Gemini
מידע נוסף על סוגי נתונים נתמכים
דרישות לגבי רישיונות
כדי ש-Vault יחפש וישמור את הנתונים של משתמש:
- למשתמשים צריך להיות רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault.
- לאדמינים צריך להיות רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault.
| רישיונות ל-Vault כלולים | רישיונות זמינים לתוסף Vault |
|---|---|
|
למידע על מהדורות תואמות, פנו למחלקת המכירות של Google. |
איך הרישוי פועל
- אם Vault כלול במהדורה שלכם, כל המשתמשים והאדמינים בארגון מקבלים רישיון ל-Vault באופן אוטומטי.
- אם Vault זמין כרישיון נוסף, אתם יכולים לקנות רישיונות ל-Vault לחלק מהמשתמשים והאדמינים בארגון שלכם או לכולם. רק משתמשים שהוקצו להם רישיונות ל-Vault מכוסים על ידי Vault. רק אדמינים עם רישיונות ל-Vault יכולים להשתמש ב-Vault. איך מקבלים את Google Vault
- אם מוחקים משתמש או רישיון נדרש, יכול להיות שהנתונים שלו יימחקו באופן סופי ולא יהיו יותר זמינים ב-Vault.
ניהול מידע: שמירה ומחיקה של נתונים
- לשמור נתונים כל עוד צריכים אותם. אם הארגון שלכם נדרש לשמור נתונים למשך תקופה מסוימת, אתם יכולים להגדיר ב-Vault את השמירה שלהם. הנתונים ממשיכים להיות זמינים ב-Vault גם אם המשתמשים מוחקים אותם ומרוקנים את האשפה.
- להסיר נתונים כשאין בהם יותר צורך. אם הארגון שלכם נדרש למחוק מידע אישי ורגיש אחרי פרק זמן מסוים, אתם יכולים להגדיר ב-Vault את האפשרות להסיר את המידע מחשבונות המשתמשים ולהתחיל למחוק אותו באופן סופי מכל מערכות Google.
כללי השמירה ב-Vault חלים ישירות על מערכות הנתונים של שירותי Google הנתמכים. Vault הוא לא ארכיון נתונים. כשפג התוקף של כללי השמירה, כל הנתונים שנמחקו על ידי משתמשים או אדמינים ושלא הוחזקו לצורך משפטי כפופים לתהליכי המחיקה הרגילים. כשנתונים נמחקים סופית אחרי שתקופת השמירה שלהם מסתיימת, המשתמשים או האדמינים לא יכולים לשחזר אותם. מידע נוסף על שמירת נתונים
הערה: נתונים לא נשמרים ב-Vault עד שמגדירים כללי שמירה. עד שתעשו זאת, המשתמשים יוכלו למחוק נתונים והשירותים יוכלו למחוק אותם באופן סופי בהתאם לפרוטוקול של השירות.
eDiscovery: חיפוש, שמירה וייצוא של נתונים רלוונטיים
בעזרת Vault, משתמשים מורשים יכולים לחפש נתונים, להעביר נתונים להחזקה לצורך משפטי ולייצא נתונים לניתוח נוסף.
Vault תומך בשלבים הראשונים של תהליך ה-eDiscovery שמתואר ב-Electronic Discovery Reference Model (EDRM):
- זיהוי – אתם יכולים לחפש נתונים ב-Google Workspace של הארגון לפי חשבון משתמש, יחידה ארגונית, תאריך או מילת מפתח, ולצפות בתצוגה מקדימה של הודעות, קבצים מצורפים וקבצים נתמכים. רוב השירותים תומכים בחיפושים עם אופרטורים בוליאניים. מידע נוסף על חיפוש
- שמירה – כדי לשמור נתונים ללא הגבלת זמן לצורך משפטי או לצורך עמידה בדרישות שמירה אחרות, אפשר להחיל החזקות לצורך משפטי על חשבונות, יחידות ארגוניות וקבוצות. בהודעות ב-Gmail ובצ'אט, אפשר גם להגדיר תנאים כדי להגביל את ההקפאה להודעות שתואמות לתנאים. מידע על הקפאות
אוסף – אחרי שמחפשים נתונים, אפשר לייצא אותם לעיבוד ולניתוח. הייצוא כולל:
- עותק מקיף של כל הנתונים שתואמים לקריטריוני החיפוש
- המטא-נתונים שדרושים לכם כדי לקשר את הנתונים המיוצאים למשתמשים ספציפיים בארגון
- המידע המאמת שנדרש כדי להוכיח שהנתונים המיוצאים תואמים לנתונים שמאוחסנים בשרתים של Google.
ייצוא נתונים זמין ב-Vault למשך 15 ימים, ולאחר מכן הייצוא נמחק כדי להגן על הנתונים. מידע נוסף על ייצוא
בקרת גישה וביקורת
אתם יכולים לקבוע למי תהיה גישה ל-Vault ואילו פעולות הם יוכלו לבצע. כך אפשר לוודא שרק למשתמשים מורשים תהיה גישה לנתונים של הארגון. מפעילים את Vault ליחידות ארגוניות נבחרות ומקצים את היחידות הארגוניות לתפקיד אדמין עם הרשאות ל-Vault. מידע נוסף על שליטה בגישה ל-Vault ועל הרשאות ב-Vault
Vault מספק יומן ביקורת מלא של פעילות המשתמשים ב-Vault, כולל מתי משתמש יוצר או עורך כלל שמירה, מריץ חיפוש או מייצא נתונים. אי אפשר לערוך את יומן הביקורת. מידע נוסף על דוחות ביקורת
איך מתחילים לעבוד עם Vault
- אם לארגון שלכם יש מהדורה של Google Workspace שלא כוללת את Vault, אתם יכולים לקנות רישיונות ל-Vault.
- אדמין עם הרשאות סופר-אדמין ב-Google Workspace צריך להגדיר את הגישה של המשתמש ל-Vault ואת ההרשאות שלו ב-Vault. הם יכולים גם להגדיר כללי שמירה כברירת מחדל כדי להתחיל לשמור נתונים באופן מיידי. אנחנו ממליצים להתייעץ עם הצוות המשפטי או צוות התאימות של הארגון כדי להבין מהן הדרישות שלכם בנוגע לניהול מדיניות לגבי מידע ולגילוי אלקטרוני (eDiscovery).
- משתמשי Vault יכולים להיכנס לחשבון ולהתחיל להשתמש ב-Vault. כדי להתחיל במהירות, אפשר לעיין במאמר איך מתחילים לעבוד עם תכונות החיפוש והייצוא ב-Vault.
השלבים הבאים
יש לך שאלות? תוכלו לעיין בשאלות הנפוצות בנושא Google Vault.
נתקלתם בבעיה? בקטע מה חדש אפשר לקרוא על בעיות מוכרות ולעקוב אחרי תיקונים ותכונות חדשות.