הגדרה של Vault לארגון

דרישות והמלצות להגדרה

• כדי להשלים את השלבים במדריך הזה, אתם צריכים להיות סופר-אדמינים ב-Google Workspace בארגון.
• כדי להיות אדמין של Vault, צריך להיות לכם רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault. אם הרישיון שלכם ל-Google Workspace לא כולל את Vault, תצטרכו לקבל רישיון לתוסף Google Vault. מידע נוסף על התוסף Google Vault
• ודאו שהארגון שלכם לא מנהל את האחסון של הודעות אימייל וצ'אט. אם התכונה הזו מוגדרת למחיקה אוטומטית של הודעות, היא משבשת את כללי שמירת הנתונים ב-Vault. נכנסים למסוף Admin ומשנים את ההגדרה ללא למחוק אוטומטית הודעות אימייל וצ'אט.
• כדאי להפעיל אחסון כל האימיילים (CRL). יכול להיות שמוצרי Google אחרים ישלחו אימייל בשם משתמש. ההגדרה הזו מבטיחה שעותק של ההודעות האלה יאוחסן בתיבת הדואר של המשתמש ב-Gmail ויהיה זמין ב-Vault. מידע נוסף
• כדאי להפעיל את היסטוריית הצ'אט בארגון. כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי חלים תמיד על מרחבים ב-Chat. עם זאת, הן חלות על צ'אטים ישירים רק כשההיסטוריה מופעלת.
• כדאי להפעיל את הארכיון של ההודעות ב-Google Groups for Business לקבוצות שמעניינות אתכם. ‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש הודעות רק בקבוצות שבהן הארכיון מופעל. עם זאת, בעלי הקבוצות יכולים לשנות את ההגדרה הזו בקבוצות שלהם. אם בעלי הקבוצה משביתים את הארכיון, ההודעות מהקבוצה עדיין זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים.

שלב 1. במקרה הצורך, קונים רישיונות ל-Vault

‫Vault כלול ברוב מהדורות Google Workspace, אבל בחלק מהמהדורות הוא תוסף. אתם יכולים לקנות ולהקצות רישיונות לכולם (רישוי לכל הארגון) או רק לקבוצת משנה של אנשים (רישוי חלקי לארגון).

1. רכישת רישיונות ל-Vault לארגון צריך רישיון ל-Vault לכל משתמש שרוצים לאפשר לו לשמור ולחפש נתונים. בנוסף, צריך רישיון ל-Vault לכל אדמין של Vault. כדי להחליט למי צריך להקצות רישיון ל-Vault, כדאי להתייעץ עם אנשים בארגון שמבינים את הדרישות העסקיות והמשפטיות שלו.
2. מקצים רישיונות ל-Vault למשתמשים ולאדמינים.

שלב 2. קביעת המשתמשים שיכולים להיכנס ל-Vault

כדי לאפשר למשתמשים להיכנס ל-Vault, מפעילים את Vault לכל המשתמשים או למשתמשים נבחרים. כך עושים זאת

שימו לב:

• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שאפשר לשמור, להחזיק ולחפש ב-Vault. אפשר לשמור, להקפיא ולחפש את כל חשבונות המשתמשים ב-Google Workspace עם רישיון ל-Vault.
• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שיכולים לשנות את כללי שמירת הנתונים, לחפש נתונים או לבצע פעולות אחרות ב-Vault. למשתמשים צריכות להיות הרשאות מתאימות ל-Vault כדי לעבוד עם Vault.
• אם מפעילים את Vault לכל מי ששייך לארגון, הסמל של Vault מופיע ברשימת האפליקציות של כולם. אם הארגון שלכם הגדיר יחידות ארגוניות, מומלץ להגביל את הגישה ליחידות ארגוניות שיש להן הרשאות ל-Vault.

שלב 3. (אופציונלי) מתן הרשאות Vault למשתמשים מורשים

נותנים הרשאות למשתמשים שרוצים שייצרו כללי שמירה, יחילו החזקות לצורך משפטי או יבצעו חקירות. בהתחלה, רק סופר-אדמינים עם רישיון ל-Vault יכולים להשתמש בתכונות של Vault. כך עושים זאת

שלב 4. כניסה ל-Vault

אם רכשתם לאחרונה את Vault או התחלתם את תקופת הניסיון למשך 30 יום, מומלץ להמתין 30-60 דקות לפני שתיכנסו ל-Vault. אם תיכנסו לחשבון מיד אחרי הרכישה, יכול להיות שלא תהיה לכם גישה לכל התכונות של Vault.

1. נכנסים לכתובת vault.google.com.
2. נכנסים באמצעות שם המשתמש והסיסמה ב-Google Workspace.

משתמשים מורשים אחרים בארגון יכולים להיכנס ל-Vault באותה דרך אחרי שתעניקו להם גישה.

שלב 5. הגדרת כללי ברירת המחדל לשמירה בארגון

אפשר להגדיר כללי שמירה כדי לקבוע כמה זמן הנתונים יישמרו לפני שניתן יהיה למחוק אותם מחשבונות המשתמשים ומכל מערכות Google. מומלץ להתייעץ עם הצוות המשפטי של הארגון כשמגדירים כללי שמירה.

לפני שמתחילים, כדאי לקרוא איך פועלת שמירת נתונים. בשלבים הבאים מוסבר איך להגדיר כללי שמירה כברירת מחדל, אבל אפשר גם להגדיר כללי שמירה בהתאמה אישית.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות לכל החשבונות עם הרישיון למשך תקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

1. ב-Vault, לוחצים על שמירה. אם האפשרות שמירת נתונים לא מופיעה, צריך לבקש מסופר-אדמין ב-Google Workspace להעניק לכם הרשאות ל-Vault ('ניהול מדיניות שמירת נתונים').
2. בכרטיסייה כללי ברירת מחדל, לוחצים על שירות, כמו Drive‏ או Gmail‏ .

3. בוחרים כמה זמן לשמור את ההודעות או הקבצים:

   • כדי לשמור את הנתונים באופן קבוע, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי לשמור את הנתונים למשך זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500. תקופת השמירה מחושבת לפי מועדי ההתחלה הבאים:
     • הודעות ב-Gmail, בקבוצות Google וב-Chat – מספר הימים שחלפו מאז שההודעה נשלחה או התקבלה.
     • ‫Drive – מספר הימים שעברו מאז שהקובץ נוצר או שונה לאחרונה.
     • ‫Voice – מספר הימים שעברו מאז שהנתונים נשלחו או התקבלו.

4. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים כבר מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה עלול למחוק באופן סופי נתונים שהמשתמשים רוצים לשמור, כמו הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלהם ב-Gmail או קבצים ב-Drive.

5. לוחצים על יצירה. אם מגדירים תקופת שמירה, מערכת Vault מבקשת לאשר שהבנתם את ההשפעות של כלל השמירה הזה. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי ליצור את הכלל.

6. חוזרים על התהליך הזה לכל השירותים שרוצים להגדיר להם כללי ברירת מחדל לשמירה.

שלב 6. (אופציונלי) הגדרת קבלת אישור ממספר משתמשים לייצוא מ-Vault

לאדמינים ב-Vault יש גישה לנתונים רגישים מאוד ברמת הדומיין. כדי לוודא שייצוא הנתונים מנוהל בצורה נכונה ומתבצע רק על ידי משתמשים מורשים, אתם יכולים להפעיל אישור רב-צדדי (MPA) לכל הייצוא מ-Vault בארגון שלכם.

איך פועלת הרשאת גישה מוגבלת לייצוא מ-Vault

1. אדמין מבצע חיפוש ומנסה להתחיל ייצוא.
2. הודעה נשלחת לאדמין שני בארגון על כך שאדמין אחר הגיש בקשת ייצוא.
3. האדמין השני בודק את הבקשה במסוף Admin, ואם הכול נראה תקין, הוא מאשר אותה.
4. אחרי שהבקשה מאושרת, מתחיל ייצוא הנתונים.
5. האדמין הראשון יכול לבדוק את הסטטוס ולהוריד את הייצוא.

הפעלה או השבתה של MPA לייצוא מ-Vault

כדי לעשות את הפעולה הזו, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אבטחה אימות הגדרות של בקשות לקבלת אישור ממספר משתמשים.

   מעבר אל ההגדרות של קבלת אישור ממספר משתמשים

   כדי לעשות את הפעולה הזו, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

2. לוחצים על קבלת אישור ממספר משתמשים להגדרות של Vault.

3. כדי להפעיל MPA לייצוא מ-Vault, מסמנים את התיבה יצירת ייצוא ואז לוחצים על שמירה.

   הערה: שינויים בהגדרת הייצוא של Vault במסוף Admin יוצרים בקשת MPA רק אם גם MPA מופעל בארגון. מידע נוסף על אימות רב-שלבי לפעולות רגישות

4. כדי להשבית את MPA לייצוא מ-Vault, מבטלים את הסימון בתיבה Google Vault: create export ואז לוחצים על שמירה.

איך מאשרים בקשה לייצוא נתונים מ-Vault

אם אתם המבקשים או המאשרים של בקשת ייצוא מ-Vault שדורשת אישור ממספר משתמשים (MPA), תוכלו לראות את הבקשות בהמתנה או בקשות קודמות בדף האישור ממספר משתמשים.

פותחים את הכרטיסייה בקשות שנשלחו ולוחצים על בקשה כדי להציג את דף הפרטים שלה. בדף פרטי הבקשה, מגישי הבקשה יכולים לבטל את הבקשה, ומאשרי הבקשה יכולים לאשר או לדחות אותה.

ההגדרה של Google Vault הושלמה. ‫Vault שומר את הנתונים של הארגון בהתאם לכללי השמירה שהגדרתם.

הערות חשובות:

• מה קורה אחרי שמגדירים כללי שמירה כברירת מחדל: הנתונים נשמרים בהתאם לכלל השמירה שמוגדר כברירת מחדל, אלא אם חל עליהם כלל מותאם אישית או החזקה לצורך משפטי.
• מה קורה כשמשתמש מוחק הודעה או קובץ: ההודעה או הקובץ מוסרים מהחשבון של המשתמש. עם זאת, אם חל על ההודעה או הקובץ כלל ברירת המחדל לשמירה או כלל מותאם אישית, הם עדיין יהיו זמינים ב-Vault למשך תקופת השמירה שנותרה. הודעות וקבצים שנמחקו וששמורים ב-Vault, לא נחשבים כחלק ממכסת האחסון של המשתמש.